191
0

Bezpieczne relacje online w biznesie

191
0

Prowadząc biznes może spotkałeś się z sytuacją, kiedy wystawiona faktura nie została zapłacona w terminie. A być może nie została zapłacona wcale. Mimo, że sprzedany towar czy wykonana usługa były bez zarzutu. Wówczas na pewno zastanawiałeś się nad najlepszym sposobem odzyskania swojej należności. Rozważałeś, czy może załatwić sprawę polubownie, czy też udać się do sądu. Być może na Twoją finalną decyzję miały też wpływ przekonania co do czasu trwania postępowań sądowych czy też ich kosztowności.  Co więcej, jeśli nie miałeś takich doświadczeń wcześniej to przy podejmowaniu decyzji z pewnością rzutowały na nią też częste informacje z rynku. Mówiące, że mimo wygranej w sądzie należności i tak nie udało się odzyskać.

Z moich doświadczeń wynika jednak, że tak jak nie da się wyeliminować ryzyka w biznesie. To jest w końcu jego nieodłączny element. Z całą pewnością można spowodować, że postępowanie sądowe w sprawach gospodarczych będzie przeprowadzone szybko i tanio. A to znacząco zwiększy Twoje szanse na odzyskanie należności. Szczególnie, jeśli mając wiedzę jak to osiągnąć podejmiesz działania odpowiednio wcześnie.

Kluczowym będzie w tych sytuacjach jednak to, czy zawczasu zadbałeś żeby posiadane przez Twoją firmę dokumenty dawały podstawę do wydania przeciwko Twojemu dłużnikowi nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Uzyskanie  nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym w drodze do bezpiecznej relacji

Postępowanie nakazowe to tylko jeden z wariantów procesowych na odzyskanie należności. Co je zatem wyróżnia? To, że nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym nie traci mocy nawet po jego zaskarżeniu. Dodatkowo jest podstawą do zabezpieczenia należności jeszcze w trakcie trwającego sporu. Zabezpieczenie należności nie jest równoznaczne z odzyskaniem przez Ciebie pieniędzy. Jest o tyle dobre, że jeżeli komornik zabezpieczy Twoją należność to kwota ta będzie bezpieczna do zakończenia postępowania. Później nie będzie problemu z jej egzekucją.

Najczęściej sprawy, gdzie są podstawy do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym są rozpoznawane szybko. Opłata od pozwu wynosi w nich tylko ¼ normalnej opłaty. To właśnie wyróżnia nakaz zapłaty z postępowania nakazowego od innych orzeczeń sądowych, które rozpoczynają postępowanie. Takich jak nakaz zapłaty wydanego w postępowaniu upominawczym lub elektronicznym upominawczym. Dlatego warto zadbać o to, żeby w sytuacji, kiedy Twój kontrahent biznesowy zalega z płatnością, Twoja firma miała możliwość dochodzenia roszczeń w postępowaniu nakazowym.

Uzyskanie nakazu zapłaty w kontekście umów handlowych z kontrahentami w celu bezpiecznej relacji

Dokładne przesłanki uzyskania nakazu zapłaty są podane w art. 485 Kodeksu postępowania cywilnego. Przepis ten stanowi w istocie zbiór sytuacji, w których można uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym. W relacjach handlowych mogą mieć zastosowanie wszystkie te sytuacje. Jednakże dwie z nich warto wyciągnąć przed szereg. W kontekście ewentualnych roszczeń o zapłatę wynikających z Twoich umów z kontrahentami będą mogły mieć one zastosowanie bez dodatkowych formalności. Takich jak choćby odebranie weksla od kontrahenta w celu zabezpieczenia kontraktu.

Faktura jako zaakceptowany rachunek

Pierwsza to taka, w której sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym. Jeżeli fakty uzasadniające dochodzone roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem. Pomyślisz prawdopodobnie, że Twoja firma nie wystawia rachunków – wystawia faktury VAT. Spieszę więc wyjaśnić, że przepis mówi, że chodzi w nim podstawę powództwa jaką jest jest faktura. Ewentualnie inny rachunek rozliczeniowo-księgowy, którą Twój kontrahent zaakceptował. Jak widzisz rachunek to pojęcie szersze niż faktura. Bowiem faktura to jeden z rodzajów rachunków, które mogą być podstawą do wydania nakazu zapłaty. Za rzeczony rachunek będzie również uznana także nota obciążeniowa, czy też każdy dokument rozliczeniowo-księgowy, który był podstawą transakcji, która łączyła Cię z kontrahentem.

Zaakceptowany rachunek a podpis

Co jednak oznacza, że rachunek został „zaakceptowany”? Klasyczny zaakceptowany rachunek przez dłużnika to podpisana faktura przez dłużnika lub osobę, która działa z jego upoważnienia, a upoważnienie to było zawarte w umowie lub innym dokumencie np. stosownym pełnomocnictwie. Ponieważ jednak mówimy tu o świecie online warto się zastanowić czy w nim także można taką akceptacje uzyskać. Warto wiedzieć, że podpis może być tradycyjny – odręczny na papierowej fakturze, ale może być też elektroniczny na fakturze przesłanej kontrahentowi elektroniczne np. za pośrednictwem korespondencji e-mail.

Rzecz jasna podpis ten może być złożony przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale może być też zrobiony ePUAPem, czy nawet innym podpisem. Pod warunkiem, że ich charakter pozwoli na identyfikację osoby, która go złożyła.  Akceptacja rachunku zostaje potwierdzona także za pośrednictwem korespondencji e-mail. Jednak pod warunkiem, że nastąpi to przez działanie dłużnika lub osoby upoważnioną przez niego. Warto także wspomnieć, że w literaturze prawniczej ukształtował się pogląd, iż zaakceptowanym rachunkiem jest również faktura. Co prawda bez podpisu dłużnika, ale wystawiona na podstawie umowy, w której dłużnik (Twój kontrahent) upoważnił wierzyciela do wystawiania faktur bez podpisu.

Kluczowa informacja a bezpieczna relacja w biznesie

Warto więc takie postanowienie zawrzeć w umowie. Choć trzeba dodać, że praktyka procesowa pokazuje, że sądy powszechne niechętnie uznają taką sytuację jako podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, pomimo, że Sąd Najwyższy ten pogląd zaaprobował. Niemniej warto posiadać taką klauzulę w umowie. Upoważnia Cię to do wystawienia faktury bez podpisu Twojego partnera biznesowego za wykonaną usługę lub sprzedany towar. Mimo wątpliwości wśród prawników – jest to pewne zabezpieczenie Twojego roszczenia umownego w postaci zapłaty należności.

Zdaniem autora, jeżeli nie ma możliwości, żeby uzyskać rachunek z podpisem tradycyjnym lub elektronicznym, to warto zadbać o to, żeby po pierwsze w treści umowy wystawca faktury był upoważniony  przez dłużnika do ich wstawienia bez jego podpisu oraz o posiadanie choćby e-mail od dłużnika lub osoby upoważnionej przez niego, w której zaznacza, że akceptuje rzeczoną fakturę. A co najmniej potwierdzi jej otrzymanie i nie zgłosi do niej żadnych zastrzeżeń. Rzecz jasna, w zależności od sytuacji sądy mogą różnie zinterpretować określoną sytuację. Jednak nawet jeśli nie otrzymamy nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym to z całą pewnością także taki e-mail będzie w sprawie pozwalał na korzystniejszą ocenę dowodów.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Umowa, dowód spełnienia świadczenia, doręczenia faktury w ramach transakcji handlowej

Druga możliwość uzyskania nakazu zapłaty, którą warto znać w kontekście Twoich rozliczeń z kontrahentami to sytuacja, w której Sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie:

  1. dołączonej do pozwu umowy,
  2. dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego,
  3. dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku,

jeżeli wierzyciel dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego w rozumieniu przepisów ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, odsetek w transakcjach handlowych określonych w tej ustawie lub rekompensaty oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów odzyskiwania należności, jeżeli powód dochodzi również zwrotu kosztów tytułem rekompensaty za opóźnienie w zapłacie.

Kroki do uzyskania bezpiecznej relacji w biznesie

Może Ci się teraz wydawać, że do uzyskania wyższego poziomu zabezpieczenia konieczne jest podjęcie wielu działań oraz że pewnie tylko nieliczni mogą na podstawie tej przesłanki uzyskać nakaz zapłaty. Patrząc na jej złożoność, gdyż wszystkie powyższe trzy punkty muszą być spełnione łącznie przy tym wariancie.  Niemniej warto zaznaczyć, że wystarczy zadbać dosłownie o kilka prostych kwestii, a przesłanki z tego przepisu zostaną spełnione.

Zatem w pierwszej kolejności musisz mieć ze swoim kontrahentem umowę co najmniej w formie dokumentowej, gdyż tzw. umowy ustnej – mówiąc najprościej – nie da się sądowi przedłożyć. Umowa musi być utrwalona na jakimś trwałym nośniku informacji, żeby móc nią fizycznie dysponować. Pamiętaj przy tym, że umowa nie musi mieć bardzo sformalizowanego charakteru. Jeśli spisałeś ją na serwetce to też powinno wystarczyć. Nie mówiąc już o jej podpisaniu przez coraz bardziej popularne programy online do składania podpisów (niekwalifikowanych) elektronicznych.

Ważne, aby w tym ostatnim przypadku dało się zidentyfikować osoby, które się podpisały. Aby były one uprawnione do reprezentowania stron. Następnie trzeba posiadać dokument, który dowodzi, że spełniłeś swoje świadczenie niepieniężne. List przewozowy lub inne dokumenty kurierskie potwierdzające dostawę towaru objętego nieopłaconą fakturą lub protokół, wiadomość e-mail, czy też inny dokument potwierdzający wykonania usługi, jeżeli ta była przedmiotem umowy. Wreszcie potwierdzenie przesłania dłużnikowi samej faktury np. w formie blankietu pocztowego lub wydruku z korespondencji e-mail.

Newsletter dla e-biznesu 🎉

Zapisz się do newslettera, uzyskaj dostęp do unikalnych treści tworzonych przez prawników naszej kancelarii oraz otrzymuj informacje o najważniejszych aktualnościach prawnych.

Klikając przycisk „Zapisuję się” wyrażasz zgodę na otrzymywanie od nas newsletterów i akceptujesz Regulamin. Będziemy przetwarzać Twoje imię oraz adres e-mail w celu przesyłania Ci informacji handlowych. Administratorem Twoich danych osobowych jest Kancelaria Prawna Kantorowski, Głąb i Wspólnicy Sp.j. Szczegółowe informacje znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

Przy wiadomości e-mail warto zadbać, żeby adres e-mail, na który przesyłasz fakturę lub innego rodzaju rachunki był zawarty w umowie. Jako adres do przesyłania takiego rodzaju dokumentów oraz żeby otrzymać potwierdzenie odebrania wiadomości e-mail. Podobnie jest z adresem, na który doręczasz towar objęty fakturą. Jeżeli różni się on od adresu Twojego kontrahenta ujawnionego w CEIDG lub KRS to również winien być zawarty w treści umowy. Dzięki temu sąd nie będzie miał wątpliwości co do spełnienia przesłanek pod kątem wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Bezpieczna relacja między wierzycielem a dłużnikiem

Co do punktu czwartego, to chociaż jest on najbardziej rozbudowany to w istocie nie wymaga przedkładania żadnych dowodów. Chodzi tutaj o relację pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem, która musi zaistnieć, aby wierzyciel mógł nakaz zapłaty na tej podstawie uzyskać. Będzie tak, gdy trzy pierwsze punkty były spełnione w ramach tzw. transakcji handlowej tj. umowy. Charakteryzuje się ona odpłatną dostawą towaru lub świadczeniem jakiejś usługi, a która została zawarta pomiędzy dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. W związku z przedmiotem ich działalności np. umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług, umowa sprzedaży zawarta pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. Gdzie jeden przedsiębiorca sprzedaje dany towar lub świadczy daną usługę za określoną sumie pieniężną należną od drugiego przedsiębiorcy.

Taka umowa jest określana jako transakcja handlowa. Jest ona również podstawą do dochodzenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych od zaległych należności. Także rekompensaty za koszty w związku z odzyskaniem należności głównej, występującej obok odsetek.  Zatem zgodzisz się, że praktycznie każda Twoja umowa handlowa z kontrahentami będzie uznana za transakcje handlową.

Jeśli więc chcesz posiadać zabezpieczenie w postaci możliwości uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym to wystarczy zadbać o pierwsze trzy punkty. Wówczas kiedy Twój kontrahent nie zapłaci wystawionej przez Ciebie faktury lub innego rachunku, to będziesz mógł udać się do sądu i wnosić o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Pozwoli Ci to na długo przed egzekucją zabezpieczyć Twoje roszczenie.

Podsumowanie

Jak widzisz uzyskanie nakazu zapłaty w postępowanie nakazowym, jest tańszy od innych. Nie jest trudne. Trzeba jedynie zadbać o kilka detali, które zostały przedstawione powyżej. A przede wszystkim o odpowiednie sformułowanie samej umowy handlowej z Twoim partnerem biznesowym i odejście od ustnych ustaleń.

Sam zaś nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym jest o tyle dla przedsiębiorcy atrakcyjnym orzeczeniem sądowym, że pozwoli Ci na zabezpieczenie należności pieniężnych. Do czasu zakończenia procesu sądowego i egzekucji komorniczej. Praktyka pokazuje, że w sytuacji, gdy z rachunku bankowego dłużnika znika kwota, którą Ci zalegał dłużnik traci też motywacje do niepotrzebnego przeciągania sprawy, gdyż i tak nic dzięki temu nie zyskuje. W efekcie będziesz miał gwarancje że czas sądowej batalii nie pójdzie na marne i faktycznie uzyskasz swoje należności pieniężne.

Marcin Sierżęga
PRAWNIK

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych. Specjalizuję się również w prawie własności intelektualnej, w szczególności w ochronie znaków towarowych. Wspieram firmy w zabezpieczeniu umów i biznesu.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.