Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i nie dokonujesz wyłącznie gotówkowych transakcji z konsumentami, prędzej czy później napotkasz problem z opóźnioną płatnością. Taka sytuacja może wystąpić nawet wtedy, gdy prowadzisz swoją firmę od wielu lat . Jeśli jednak twój biznes obejmuje wyłącznie sprzedaż gotówkową, ale kupujesz towary od innych przedsiębiorców, może dojść do sytuacji, w której po zapłaceniu za towar nie otrzymasz ani towaru, ani faktury. Ostatnia sytuacja może wydawać się zrozumiała w pewnych przypadkach, ponieważ w większości sytuacji brak jakiegoś zdarzenia, które wywołałoby obowiązek podatkowy i, w konsekwencji, obowiązek wystawienia faktury VAT. Jednak nie zmienia to faktu, że może to stanowić problem dla Twojej firmy, który wiąże się z utratą środków pieniężnych, które mogą być trudne do odzyskania.

Dlatego chciałbym Cię zaprosić do wysłuchania kolejnego odcinka podcastu “Prawo dla Biznesu – Jak sprzedać i zarobić, jak kupić i nie stracić?”. Jestem Piotr Kantorowski, radcą prawnym, a to już kolejny odcinek naszego podcastu.

W poprzednich odcinkach omawialiśmy różne kwestie związane z organizacją prawną firmy i ochroną marki, zarówno na początku działalności, jak i po pewnym czasie na rynku. Dziś skoncentrujemy się na zabezpieczeniach transakcji w biznesie B2B, czyli między przedsiębiorcami. Z transakcjami konsumenckimi zwykle nie ma problemów, ponieważ rzadko daje się kupować na raty, co minimalizuje potencjalne trudności. Teraz skupmy się na tym, jak możemy zabezpieczyć transakcje bez zawierania obszernych umów, wykorzystując dostępne, często darmowe narzędzia.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Bezpłatna konsultacja

Metody zabezpieczania transakcji w weryfikacji kontrahenta

Przedpłata

Jeśli jesteś sprzedawcą lub świadczysz usługi, najlepszym sposobem na zabezpieczenie transakcji jest wymaganie przedpłaty. Im bliżej wartości transakcji jest ta przedpłata, tym bardziej jesteś zabezpieczony. W przypadku przedpłaty w wysokości 100% ceny transakcji, możesz poczuć się praktycznie pewnie. To oczywiste, ale warto wiedzieć, że nawet niewielka przedpłata, na przykład kilkanaście procent, może dostarczyć ci informacji o rentowności transakcji. Niestety, zdarza się, że po otrzymaniu przedpłaty dowiadujemy się, że nie pochodzi ona od naszego kontrahenta, ale np. od prezesa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub innego pracownika. Taka sytuacja jest sygnałem, że kontrahent może mieć problemy finansowe lub konto bankowe zajęte przez komornika. To już jest problem, ponieważ jeśli otrzymasz tylko część płatności, istnieje ryzyko, że nie odzyskasz reszty. W takiej sytuacji musisz dokładniej zbadać kontrahenta, co do czego wrócę później. Istnieją również inne metody, które pomogą ci zabezpieczyć swoje interesy.

Potwierdzenie warunku transakcji

Kolejnym krokiem w zabezpieczaniu transakcji jest uzyskanie potwierdzenia wszystkich warunków transakcji. W przypadku sklepów internetowych potwierdzenia te często generowane są automatycznie przez system sprzedaży. Niemniej jednak niektórzy klienci mogą próbować uzyskać rabaty lub negocjować warunki, dlatego warto wiedzieć, że potwierdzenie warunków transakcji jest niezwykle ważne. Umożliwia to nam udowodnienie, że kontrahent uzgodnił konkretne warunki, co może okazać się niezwykle przydatne w przypadku sporu sądowego. Nawiasem mówiąc, nawet w przypadku sprzedaży stacjonarnej, sam fakt podpisania faktury przez kontrahenta może pomóc w ostateczności. Jednak problem pojawia się, gdy kontrahent nie przychodzi osobiście, a towar odbierany jest przez jego pracowników. Wtedy uzyskanie podpisu od pełnomocnika jest ważne. To pełnomocnictwo jest również przydatne w przypadku sporu sądowego, ponieważ uprawdopadnia to wytykanie, że faktura jest niezgodna z umową.

Weryfikacja kontrahenta – Rejestry i ewidencje w które wpisani są przedsiębiorcy

Kolejnym etapem w zabezpieczaniu transakcji jest weryfikacja kontrahenta za pomocą dostępnych rejestrów i ewidencji przedsiębiorców. Chociaż nie zawsze zawierają one wszystkie informacje, to jednak mogą dostarczyć nam podstawowych danych o kontrahencie. Warto zwrócić uwagę na rejestr CEIDG, w którym można sprawdzić, czy nasz kontrahent ma zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, czy też ewentualne zawieszenie działalności. To istotne, ponieważ umowy zawierane z takimi osobami mogą być nieważne. Warto również skorzystać z KRS, czyli Krajowego Rejestru Sądowego, aby sprawdzić, czy nasz kontrahent jest zarejestrowany w odpowiedni sposób jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Ponadto warto sprawdzić, czy nie jesteśmy w stanie znaleźć informacji na temat dłużników w rejestrze dłużników, który prowadzony jest przez komorników. To również mogłoby dostarczyć nam informacji o potencjalnych problemach finansowych kontrahenta.

Weryfikacja kontrahenta – opinie i referencje

Kolejnym źródłem informacji o kontrahencie w celu weryfikacji mogą być opinie i referencje od innych przedsiębiorców, którzy mieli już z nim do czynienia. Jeśli nasz kontrahent jest znany na rynku, być może znajdziemy różne recenzje lub opinie na jego temat. Warto również zapytać o referencje, zwłaszcza jeśli planujemy zawarcie umowy na większą wartość. Oczywiście, opinie i referencje mogą być subiektywne, ale mogą dostarczyć nam pewnych wskazówek w drodze weryfikacji kontrahenta dotyczących tego, czy nasz kontrahent jest rzetelny i godny zaufania.

Weryfikacja kontrahenta w płatności i dostawach

Jeśli zawarliśmy umowę i dostarczyliśmy towar lub usługę, warto monitorować płatności i dostawy. Jeśli nasz kontrahent nie reguluje płatności lub nie odbiera towaru, możemy podjąć odpowiednie kroki w celu weryfikacji i odzyskania naszych pieniędzy. Warto również zawierać umowy zapisujące terminy płatności i dostaw, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.

Podsumowanie

Zabezpieczanie transakcji w biznesie B2B może być trudne, ale istnieje wiele dostępnych narzędzi i metod, które pomogą Ci chronić swoje interesy. Warto działać ostrożnie i podejść do każdej transakcji z rozwagą. Nie należy lekceważyć ryzyka związanego z opóźnioną płatnością lub niewłaściwym kontrahentem, ponieważ może to zaszkodzić Twojej firmie. Dlatego warto inwestować czas i wysiłek w zabezpieczanie swoich transakcji i dbać o bezpieczeństwo finansowe swojej firmy.

Dziękuję za wysłuchanie kolejnego odcinka podcastu “Prawo dla Biznesu – Jak sprzedać i zarobić, jak kupić i nie stracić?”. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz porady prawnej, skontaktuj się z nami. Jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY

Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja