Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i nie sprzedajesz wyłącznie konsumentom za gotówkę prędzej czy później spotkasz się z problemem nieuregulowanej w terminie płatności. Taka sytuacja najprawdopodobniej nastąpi nawet wtedy jeśli prowadzisz swój biznes już wiele lat i nie miało to nigdy wcześniej miejsca. Jeśli natomiast sprzedajesz wyłącznie za gotówkę jednak kupujesz towar u innych przedsiębiorców może zdarzyć się sytuacja, że po zapłaceniu jego ceny nie zobaczysz ani towaru, ani nawet faktury jego dotyczącej. To ostatnie w pewnych sytuacja może nie dziwić o tyle, że w większości takich przypadków brak będzie zdarzenia, które spowoduje powstanie obowiązku podatkowego, a tym samym nie powstanie obowiązek wystawienia faktury VAT. Nie zmienia to jednak tego, że dla Twojej firmy będzie to problem związany ze stratą środków pieniężnych, które mogą okazać się już niemożliwe do odzyskania. Aby dowiedzieć się tego i wielu innych przydatnych rzeczy zapraszam do wysłuchania kolejnego odcinka Prawa dla Biznesu – Jak sprzedać i zarobić, jak kupić i nie stracić?

Transkrypcja odcinka

Dzień Dobry ! Witam wszystkich Przedsiębiorców ! Ja nazywam się Piotr Kantorowski, jestem radcą prawnym, a to kolejny już odcinek podcastu Prawo dla Biznesu.

W poprzednich odcinkach mówiliśmy o tym jaką formę organizacyjno prawną wybrać biorąc pod uwagę biznes, który chcemy prowadzić oraz o tym jak zabezpieczyć naszą markę i to zarówno w momencie kiedy dopiero ją zaczynamy tworzyć jak i w momencie, w którym ta marka już funkcjonuje na rynku. Natomiast dzisiaj tematem, który chcę poruszyć jest kwestia zabezpieczenia transakcji, które zawieramy prowadząc biznes, przy czym od razu dodam, że chodzi tu o transakcje w formule B2B czyli transakcje między przedsiębiorcami. Transakcje z konsumentami wydaje się że w chwili obecnej są zabezpieczone przez sam ten fakt, że w zasadzie w sprzedaży konsumenckiej nie stosuje się możliwości sprzedaży z odroczonym terminem płatności czyli z tzw. kredytem kupieckim, co jest głównym powodem powstawania na kanwie danej transakcji późniejszych problemów. I tak chciałbym się dzisiaj skupić na tym, jak my możemy zabezpieczyć transakcje, przy użyciu dostępnych nam środków czy też dostępnych i bezpłatnych rejestrów. Oczywiście każdą transakcję możemy dodatkowo zabezpieczać dobrą umową, natomiast nie każdy rynek szczególnie jeżeli mamy do czynienia ze sprzedażą towarów jest tego typu, że wraz z zawarciem transakcji zawiera się jeszcze jakąś pisemną umowę, dlatego to o czym będę mówił w dalszej części podcastu będzie w gruncie rzeczy dotyczyło możliwości zabezpieczenia transakcji bez właśnie zawierania wielostronicowych umów i przy użyciu wyłącznie dostępnych nam i co do zasady bezpłatnych metod.

Metody zabezpieczania transakcji

Przedpłata

Jeżeli chodzi o zabezpieczenie transakcji, w których my jesteśmy sprzedawcą albo to my świadczymy usługi to nie będzie chyba dla nikogo zaskoczeniem jeśli powiem, że najlepszą metodą zabezpieczenia takiej transakcji jest właśnie przedpłata. Im bliższa ta przedpłata jest cenie sprzedaży czy wynagrodzeniu za świadczenie usług tym bardziej powinniśmy się czuć zabezpieczeni. Jeżeli jest to 100 % ceny to w zasadzie  możemy czuć się niemal całkowicie bezpieczni. I to chyba nikogo nie zaskoczyło, natomiast warto wiedzieć, że nawet jeżeli wprowadzimy kilku czy kilkudziesięciu procentową przedpłatę, to będziemy mogli uzyskać już pewne informacje, które już jakimś stopniu pozwolą nam ocenić rentowność transakcji. Mianowicie bardzo często zdarza się tak, że po uzyskaniu przedpłaty okazuje się, że wcale nie otrzymaliśmy jej od naszego kontrahenta a np. co zdarza się często w przypadku gdy tym kontrahentem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, od prezesa zarządu spółki, od jej wspólnika albo od jakiejś jeszcze innej osoby. Powinniśmy wiedzieć, że taka sytuacja co do zasady jest co najmniej żółtym światłem w kontekście bezpieczeństwa nas jako sprzedawców, czy nas jako świadczących usługi co do otrzymania pozostałej części wynagrodzenia. Mianowicie fakt, że my środki otrzymujemy od podmiotu inny niż ten dla którego sprzedajemy towar lub świadczymy usługi, może świadczyć o tym, że nasz kontrahent boryka się z problemami finansowymi, a mówiąc wprost, że jest rachunek bankowy jest zajęty przez komornika. Na pewno nie jest to sytuacja dla nas idealna, ponieważ jeżeli przedpłata którą otrzymaliśmy jest z kilkudziesięciu procentowa, to oczywiście spodziewamy się i oczekujemy otrzymania pozostałej części ceny, natomiast fakt, że rachunek bankowy naszego kontrahenta jest zajęty, może uniemożliwić nam uzyskania pozostałego należnego nam wynagrodzenia. Dlatego w takiej sytuacji, co najmniej powinniśmy dokonać sprawdzenia naszego kontrahenta przy użyciu pozostałych dostępnych metod, o których będę mówił w dalszej części i dobrze rozważyć czy aby na pewno daną transakcję chcemy mówiąc już wprost – wchodzić, czy też tę akurat transakcję będziemy woleli anulować i zrezygnować z niej ze względu na zagrożenie tego, że nie otrzymamy pozostałej części należnego nam wynagrodzenia.

Potwierdzenie warunku transakcji

Kolejną metodą służącą nam do zabezpieczenia naszych transakcji jest posiadanie każdorazowo potwierdzenia warunku tej transakcji. Oczywiście jeżeli sprzedajemy w formie sklepu internetowego to takie potwierdzenia najczęściej są generowane mówiąc wprost – przez system sprzedażowy, z którego korzystamy. Natomiast tu też realia obrotu pokazują, że bardzo często szczególnie osoby które chcą w jakiś sposób oszczędzić na transakcji albo też właśnie pominąć potwierdzenia warunków tej transakcji, zamiast zamówić przez naszą stronę  internetową decydują się na zamówienie z jej pominięciem negocjując przy okazji kilkuprocentowy rabat albo jakieś specyficzne warunki transakcji, które chcieliby wprowadzić np. dotyczące dostawy czy terminu. I tu trzeba wiedzieć, że jeżeli sprawa miałaby trafić do sądu ze względu na to, że nie otrzymaliśmy należnego nam wynagrodzenia czy też ceny sprzedaży musimy posiadać dokumenty, które pozwalają ustalić jaka była cena sprzedaży i jakie konkretnie towary czy też usługi zostały od nas zamówione. Oczywiście nie sugeruje tu, że powinniśmy każdorazowo zawierać umowę w takim przypadku w formie pisemnej z podpisami obu stron. Takim minimalnym pułapem bezpieczeństwa jest  potwierdzenie warunków transakcji przez jej strony, ponieważ to uniemożliwi w przyszłości przyjęcie przez naszego nierzetelnego kontrahenta takiej linii obrony w sprawie sądowej, że on w zasadzie zamówił co innego niż  my mu dostarczyliśmy albo że cena, którą uzgodniliśmy była inna, czy też termin płatności został inaczej ustalony. Potwierdzenie tych elementów będzie tworzyło wyższy poziom bezpieczeństwa danej transakcji po naszej stronie. Trzeba też wiedzieć, co już bardziej odnosi się do sprzedaży stacjonarnej, że bardzo często już samo podpisanie faktury przez naszego kontrahenta zmniejsza ryzyko powoływania się w późniejszym ewentualnym postępowaniu sądowym na tego typu zarzuty, że to nie ten towar, że to nie ten termin albo finalnie, że to nie ta cena była z nami ustalana. I tu problem wydaje się łatwy do rozwiązania, mianowicie wystarczy uzyskać podpis pod fakturą. Natomiast faktycznie to tylko wydaję się, że ten problem jest łatwy do rozwiązania, ponieważ bardzo często przecież zdarzają się sytuacje, w których nasi kontrahenci nie przychodzą osobiście kupować towaru a towar ten jest kupowany faktycznie przez ich pracowników, którzy każą wystawić fakturę na określoną firmę. Wiadomym jest, że nie możemy zweryfikować czy dana osoba jest czy też nie jest pracownikiem naszego kontrahenta, być może mamy wiedzę, że była takim pracownikiem, natomiast to przecież mogło się zmienić.  Dlatego łatwym sposobem do zabezpieczenia takich transakcji jest uzyskanie od naszego kontrahenta upoważnienia dla określonych osób do nabywania towarów i jego odbioru, odbioru faktur VAT i potwierdzenia kwot transakcji poprzez podpisanie faktury. Takie upoważnienie na gruncie prawa cywilnego będzie w zasadzie zawsze uznawane za pełnomocnictwo dla tej osoby. A tym samym jeśli uzyskamy podpis pełnomocnika pod fakturą VAT będzie to równoznaczne z tym, że nasz kontrahent zaakceptował wystawioną przez nas fakturę. Stwarza nam to dużo lepszą pozycję w ewentualnym sporze sądowym, ponieważ po pierwsze opłata od takiego pozwu jest czterokrotnie niższa, a po drugie już po wydaniu nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, będziemy mogli uruchomić komornika który zabezpieczy nam środki pieniężne do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego.

Weryfikacja kontrahenta – Rejestry i ewidencje w które wpisani są przedsiębiorcy

Kolejną metodą, która pozwala nam na weryfikację naszych kontrahentów jest analiza dostępnych rejestrów i ewidencji, w których wpisywani są przedsiębiorcy. Bardziej szczegółowe informacje w tym zakresie znajdziecie w dołączonym do tego odcinka pliku PDF. Natomiast w tym momencie warto powiedzieć, że do obu tych rejestrów wpisuje się choćby podstawowe informacje dotyczące sytuacji naszego kontrahenta. Oczywiście nie zawsze takie informacje się znajdą, ponieważ fakt iż nasz kontrahent posiada zadłużenie co do którego toczy się postępowanie egzekucyjne, jest wpisywane na wniosek wierzyciela a nie sąd rejestrowy z urzędu, natomiast w chwili obecnej takie wpisy pojawiają się coraz częściej a szczególnie w przypadku zadłużenia w stosunku do urzędów skarbowych stają się już regułą. Dlatego weryfikując KRS, w którym takie wpisy się pojawiają, będziemy mogli uzyskać informacje, że nasz kontrahent ma albo też nie ma problemów finansowych. Jeżeli chodzi o oba rejestry to na pewno warto sprawdzić w CEIDG to czy co do naszego kontrahenta np. nie został orzeczony zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, co jest informacją jednoznaczną dla nas, że nie powinniśmy z tym kontrahentem wchodzić w relacje gospodarcze. Możemy też zweryfikować czy ten kontrahent nie zawiesił działalności gospodarczej co może nie w każdym przypadku oznacza, że może dokonywać transakcji ale też powinno nam to zapalać żółte światło czy co do naszego kontrahenta nie została ogłoszona upadłość, albo czy nie jest wszczęte postępowanie restrukturyzacyjne, a czasem warto zweryfikować, ponieważ i z takimi sytuacjami się spotkałem, czy nasz kontrahent z którym wcześniej handlowaliśmy aby w ostatnim czasie nie wykreślił się z rejestru i nie zaprzestał bycia przedsiębiorcą. Jeżeli natomiast chodzi o KRS to tu zakres dostępnych informacji jest zdecydowanie bardziej obszerny. Tak jak mówiłem do KRS-u wpisuje się na wniosek wierzyciela fakt istnienia zadłużenia stwierdzonego prawomocnym wyrokiem czy nakazem zapłaty, do KRS-u wpisuje się oczywiście kwestie dotyczące postępowań upadłościowych czy restrukturyzacyjnych, natomiast bardzo często zdarza się tak, że już analizując kwestie reprezentacji naszego kontrahenta, dojdziemy do wniosku że naszej transakcji nie powinniśmy zawierać. Mianowicie zdarzają się w obrocie takie sytuacje, że spółka, najczęściej chodzi tu o spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, nie posiada zarządu ani innego organu, który może ją reprezentować, a posiada np. tylko prokurenta. Taka sytuacja powinna nam dawać jednoznaczne, wręcz czerwone światło do zawarcia jakiejkolwiek transakcji, a co najmniej wymusza na nas zwrócenie się do takiego kontrahenta o wyjaśnienie tej kwestii i przedłożenie choćby uchwał o powołaniu nowego zarządu. Trzeba wiedzieć, że z zarządu bardzo często dochodzi do wykreślenia poszczególnych osób w momencie w którym są one skazane za poszczególne przestępstwa wymienione w kodeksie spółek handlowych i fakt, że do takiego wykreślenia doszło nie przesądzając ale z dużą dozą prawdopodobieństwa powinien nam dawać sygnał, że być może to nie tylko prezes zarządu tej spółki działał w sposób nieuczciwy, że być może ta spółka służyła właśnie temu prezesowi zarządu do takich działań, a być może to prezes zarządu był tak zwanym mówiąc potocznie „słupem”, który nie miał żadnej kontroli nad tą spółką. Oczywiście z KRS-u możemy wyczytać o wiele więcej informacji, natomiast szersze omówienie tych kwestii będzie w dołączonym do tego podcastu PDF, który poszerza kwestie dotyczące tematyki weryfikacji kontrahentów.

Weryfikacja kontrahenta – Rejestr podatników Vat

Kolejnym rejestrem, który umożliwia nam na dokonanie weryfikacji naszych kontrahentów jest rejestr prowadzony przez Ministra FinansówRejestr Podatników VAT. Co prawda w tym rejestrze można w zasadzie dowiedzieć się tylko czy dany podmiot jest podatnikiem VAT, jest podatnikiem VAT czynnym albo też nie jest podatnikiem VAT lub nie jest podatnikiem VAT czynnym, jednak łącząc te informacje z obecnym stanem prawnym możemy przynajmniej przypuszczać, że pewne określone zmiany na kanwie tego rejestru, mogą stawiać pod znakiem zapytania rzetelność naszego kontrahenta. Prawdopodobnie będzie to tematem jednego z kolejnych podcastów, natomiast tu warto zasygnalizować, że Naczelnik Urzędu Skarbowego wykreśla z rejestru podatników VAT czynnych albo odmawia wpisu do tego rejestru choćby podmioty nieistniejące czyli spółki które widnieją w zasadzie tylko w KRS-ie, podmioty które wystawiały nierzetelne dokumenty księgowe w tym w szczególności faktury, które nie dokumentowały sprzedaży czyli tzw. puste faktury, wykreśla też z urzędu podmioty, które nie stawiają się na jego wezwania i podmioty co do których zaistniały jeszcze inne przesłanki, natomiast to będzie omówione w innym podcascie dlatego w tym momencie jedynie to sygnalizuję. Wszystkie te okoliczności powiedzmy poddają w wątpliwość to, czy nasz kontrahent jest rzetelny, także jeżeli przy transakcji ustalimy że nasz kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT to powinniśmy kwestie te wyjaśnić. Oczywiście może być tak, że nasz kontrahent dopiero rejestruje się do VAT-u, złożył deklarację VAT-R i czeka na dokonanie przez Urząd Skarbowy weryfikacji co w niektórych miastach jak np. Warszawie potrafi trwać do pół roku, natomiast jeśli dojdzie do wykreślenia naszego kontrahenta jako czynnego podatnika VAT to taka sytuacja już z dużą dozą prawdopodobieństwa powinna budzić u nas poważne wątpliwości i zastrzeżenia i wymagać szczegółowego wyjaśnienia.

Informacje z Urzędu Skarbowego

Na koniec podaje jeszcze jedną metodę służącą do weryfikacji naszych kontrahentów. Metoda ta obowiązuje od 25 grudnia 2017 r. i dotyczy zmiany zakresu tajemnicy skarbowej. Mianowicie w chwili obecnej można z Urzędu Skarbowego uzyskać informacje dotyczące naszego kontrahenta jeśli ten prowadzi działalność gospodarczą, które to informacje będą dotyczyć tego czy złożył on deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia był zobowiązany, dotyczące tego czy ujął on w deklaracjach określone zdarzenia i dokumenty oraz co do tego czy nasz kontrahent posiada czy też nie posiada zaległości publicznoprawne przy czym tu warto podkreślić, że chodzi tylko o takie zaległości, które wynikają ze składanych przez niego deklaracji podatkowych czyli no nie można wykluczyć sytuacji, że dany podatnik składa nierzetelne deklaracje i zarazem nie posiada w stosunku do tych nierzetelnych deklaracji  zaległości podatkowych. Wprowadzenie takich możliwości z całą pewnością w kontekście bezpieczeństwa transakcji należy oceniać jako zwiększenie tego bezpieczeństwa, natomiast no nie ukrywając biorąc pod uwagę konieczność odczekania na uzyskanie tej informacji oraz dynamikę obrotu gospodarczego, wydaję się to być środek stosowany jakby w ostateczności kiedy biorąc pod uwagę informacje uzyskane na wcześniejszych etapach, biorąc pod uwagę weryfikację, którą już dokonaliśmy, mamy uzasadnioną wątpliwość co do tego czy warto z naszym kontrahentem, potencjalnym kontrahentem, wchodzić w relacje gospodarcze.

Oczywiście przedstawione przeze mnie metody to jedynie część tych które możemy stosować. Przy większych transakcjach mówiąc wprost – warto jednak zabezpieczyć się umową, która będzie precyzyjnie określała ramy tej naszej transakcji na której nam najbardziej zależy, natomiast na pewno podejmując działania o których była mowa wcześniej, unikniemy przynajmniej części nietrafionych transakcji, bo nie ukrywając, szczególnie w przypadku handlu przez Internet nie trudno trafić na takiego kontrahenta, który czy to po otrzymaniu przedpłaty 100 % nie wyśle nam towaru a nawet faktury. Wyeliminowanie wszelkich ryzyk związanych z transakcjami jak wiadomo nie jest realne, natomiast zabezpieczenie się przed maksymalnie wieloma tymi ryzykami jest możliwe i tak jak to wyjaśniłem, jest możliwe bez angażowania w to w zasadzie żadnych dodatkowych kosztów.

Dziękuję Wam za wysłuchanie tego podcastu. Mam nadzieje, że wiedza z którą się z Wami podzieliłem jest dla Was przydatna i będziecie z niej korzystać. Jeśli zainteresowała Was tematyka, którą poruszyłem, proszę zasubskrybujcie ten kanał i dodajcie recenzję tego podcastu za co będę Wam bardzo wdzięczny i co będzie mnie mobilizowało do dalszej pracy nad rozwojem podcastu.

Dziękuję Wam i do usłyszenia.