Zdarzyło Ci się zapewne, aby Twój kontrahent nie zapłacił na czas. Co najgorsze jest już bardzo dawno po terminie płatności jak również brak jest perspektyw na spłatę. Pomimo podjęcia rozmów, czy wiadomości mailowych wciąż brak jest środków na Twoim koncie? Zastanawiasz się co zrobić w takiej sytuacji, czy może to już ten etap, aby zwrócić się do Sądu?
Odpowiadając na to pytanie chcę pokreślić, że przed wstąpieniem na drogę sądową warto wezwać naszego kontrahenta do zapłaty. Dlaczego tak jest? Wezwanie do zapłaty stanowi jedną z form miękkiej windykacji i ma na celu zmobilizowanie nasze dłużnika do uiszczenia zapłaty. Tym samym, może być tak, że po jego otrzymaniu zapłaci nam on zaległą kwotę. Wezwanie do zapłaty stanowi spełnienie obowiązku wynikającego z procedury cywilnej. Jest to obowiązek polegający na przedstawieniu informacji, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu. W przypadku nie podjęcia takich działań należy wskazać dlaczego próby takie nie zostały podjęte. Trudno natomiast najczęściej wskazać na racjonalny powód niepodjęcia – choćby – próby wezwania kontrahenta do zapłaty.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Skoro już wiesz, że wezwanie do zapłaty jest konieczne do wystąpienia na drogę sądową to warto wyjaśnić co powinno zawierać.  Choć, co prawda na próżno szukać przepisu prawnego, który wskazywałby jak pismo takie ma wyglądać to jednak w praktyce przyjęte zostały elementy istotne dla tego rodzaju pisma. W treści wezwania należy określić w sposób prawidłowy stron. To jest wskazać kto żąda oraz od kogo żąda. Oczywistym jest również, iż w wezwaniu tym nalży w prawidłowy sposób określić nasze roszczenie.

Oznaczenie to powinno być w miarę możliwości jak najbardziej szczegółowe. Wskazując przy tym z czego oraz w jakiej wysokości nasze roszczenie wynika. W przypadku roszczenia wynikającego z faktury dobrze jest ją określić poprzez wskazanie numeru oraz daty jej sporządzenia. Prawidłowo sporządzony opis roszczenia w znaczny sposób ułatwi nam uniknięcie ewentualnego kwestionowania przez dłużnika zadłużenia. Czy też już na etapie postępowania sądowego kwestionowanie jego podstawy, czy źródła.

W treści wezwania wskazać trzeba również termin spłaty zadłużenia. Dodać trzeba, iż w tym przypadku – gdy dłużnik i tak już jest w zwłoce z płatnością – termin ten może zostać określony wedle uznania. Termin ten nie zmieni pierwotnie ustalonych w umowie, czy też wskazanych na fakturze VAT terminów. Jedynie zakreśli czas do realizacji samego wezwania do zapłaty. Pamiętać należy iż termin ten liczony jest od dnia odebrania przez dłużnika wezwania do zapłaty. W wezwaniu warto dodać informację o naliczonych odsetkach oraz w przypadku relacji pomiędzy przedsiębiorcami kwoty tytułem  rekompensaty za dochodzenie należności wynikającej z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Należy w nim podać informację o konsekwencjach jakie wynikną w związku z brakiem płatności. Chodzi tutaj o wskazanie co „wydarzy się dalej” w przypadku, gdy nie zostanie uregulowana należność. W przypadku braku płatności sprawa zostanie przekazana na drogę postępowania sądowego. Wywoła to dalsze – bardzo często niepotrzebne – koszty zawiązane z sądowym dochodzeniem należności.   

Przedsądowe, a może ostateczne wezwanie do zapłaty?

Często można spotkać się z dodatkowym „oznaczaniem” wezwania  jako przed sądowe lub jako ostateczne. Czy wezwania te różnią się od „normalnego” wezwania? Wbrew utrwalonej opinii wezwanie z dopiskiem ostateczne lub przedsądowe nie różni się od zwykłego. Tak naprawdę może zostać wysłane jako pierwsze nie zaś jako kolejne. Kierując do dłużnika wezwanie do zapłaty ten i już jest w zwłoce z płatnością, czyli nie zapłacił nam w terminie. Stąd też twierdzenie, że „ostateczne” wezwaniem musimy być poprzedzone „zwykłym” wezwaniem jest nieprawdziwe. Nieprawdą są też inne mity takie jak choćby ten, że dopiero po trzykrotnym bezskutecznym wezwaniu do zapłaty można wystąpić  na drogę sądową. Wezwanie do zapłaty wskazuje jedynie, iż w przypadku braku płatności dojdzie do zakończenia etapu windykacji miękkiej i sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Celowość jego wysłania wynika też w głównej mierze z kwestii związanych z ryzykiem obciążenia wierzyciela kosztami niepotrzebnie wywołanego postępowania sądowego.

Jak wysłać wezwanie?

Wezwanie do zapłaty w celu dalszego jego wykorzystania w toku postępowania sądowego należy wysłać tak, abyśmy posiadali dowód nadania tego pisma. Można oczywiście pokusić się o przesyłkę z potwierdzeniem odbioru niemniej jednak nie jest to konieczne. Wezwanie takie można zresztą wysłać także mailem.

Dlaczego należy wysłać wezwanie do zapłaty przed złożeniem pozwu?

Jednym z wymogów jakie stawiane są dla pisma jakim jest pozew jest wskazanie czy strony postępowania podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu. W przypadku nie podjęcia takich działań należy wskazać dlaczego próby takie nie zostały podjęte. Powyższy obowiązek wynika wprost z art.187 § 1 pkt. 3 Kodeksu postępowania cywilnego. Z literalnego brzmienia przepisu wynika, że jest to element obligatoryjny pozwu. Stąd w celu spełniania zobowiązania warto przed wszczęciem postępowania skierować do naszego dłużnika wezwanie do zapłaty. Wskazać trzeba, iż wezwanie takie traktowane jest jako wyraz chęci polubownego rozwiązania sporu. Bowiem przed wszczęciem postępowania sądowego wierzyciel dał dłużnikowi możliwość spełnienia świadczenia.

Dodać trzeba, iż w przypadku braku podjęcia czynności zmierzających do polubownego rozwiązania sporu sporządzając pozew należy wskazać dlaczego takie działania nie zostały podjęte i uzasadnić je w należyty sposób. Tym samym łatwiejszym rozwiązaniem staje się uprzednie wezwanie dłużnika do dobrowolnego spełnienia świadczenia przy pomocy wezwania do zapłaty. Ponadto, o czym już pisałem, w sprawach o zapłatę niezmiernie trudno jest wykazać, że skierowanie wezwania do zapłaty było niecelowe, albo że inne obiektywne okoliczności przemawiały za brakiem jego wysłania. Finalnie, nie wysyłając wezwania ryzykujemy poniesienie kosztów postępowania w całości nawet w przypadku wygrania sprawy.

Jak się okazuje sporządzenie wezwania do zapłaty nie jest wcale trudnym zdaniem. Nie oznacza to jednak że nic nie przemawia za tym, aby zlecić go prawnikowi. W grę wchodzą kwestie psychologiczne takiego wezwania od prawnika. Praktyka pokazuje, że osoby, które otrzymały wezwanie do zapłaty bezpośrednio wierzyciela często je ignorowały, zaś w przypadku otrzymania wezwania sporządzonego na przykład przez kancelarię prawną częściej podejmowały rozmowy w celu ustalenia warunków spłaty zadłużenia, albo dokonywały płatności.

Daniel Sobota
RADCA PRAWNY

Prowadzę sprawy gospodarcze oraz reprezentuję przedsiębiorców w sporach sądowych. Zajmuję się również sporządzaniem i audytowaniem umów oraz dokumentów korporacyjnych. Ponadto prowadzę sprawy związane z ochroną danych osobowych oraz pomagam firmom w wypełnianiu obowiązków związanych z rejestrem BDO.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja