Co znajdziesz w tym materiale:
Obsługując agencje SEO/SEM zauważam ostatnio niepokojący trend wśród ich kontrahentów związany z coraz częściej pojawiającymi się sytuacjami opóźnienia w zapłacie wystawionych faktur VAT. Choć sytuacje takie same w sobie – niestety – do nietypowych w biznesie nie należały nigdy, to jednak obecnie są one podobnie jak w trakcie kryzysu z lat 2008-2010 coraz częstsze. Nie muszę natomiast dodawać, że przy dzisiejszej inflacji utrzymanie cash flow i tak wcale do najprostszych rzeczy nie należy, a w przypadku, gdy dodatkowo nasi kontrahenci przestają nam (terminowo) płacić sytuacja staje się jeszcze bardziej skomplikowana.
Jasne, można powiedzieć, że takie mamy czasy więc nie można się dziwić. Z drugiej jednak strony widzę w tym zakresie często pewien, wydaje się nieprzypadkowy, schemat. Obserwując rynek mam niekiedy wrażenie, że szczególnie w przypadku agencji SEO/SEM brak płatności bardzo często dotyczy drobnych faktur, na kwoty, których dochodzenie – uwzględniając tradycyjne zasady a tym samym także koszty windykacji – bywa bardzo często nieopłacalne.
Innymi słowy, jeśli dana osoba zalega z płatnością niewielkiej kwoty zlecenie jej dochodzenie po prostu potrafi się nie opłacać. Rzecz jasna inaczej sprawa kosztów takiego działania przedstawia się, gdy dana agencja korzysta ze stałej obsługi prawnej, czy w zakresie windykacji, a inaczej gdy z takich usług nie korzysta, jednak koszty nie będą tu bez znaczenia. Niemniej jednak, niekiedy realnie mam wrażenie, że są firmy, które tak strategicznie podchodzą do doboru faktur, których nie będą regulować jak pewnie powinny podejść do strategii marki, czy innych kluczowych kwestii w biznesie.
Porozmawiaj z ekspertem 🎯
Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!
Najlepsza metoda na terminową płatność faktur VAT
Niestety, na problem z niezapłaconymi fakturami VAT jest tylko jeden niekwestionowany i zawsze pewny sposób. Jest nim przedpłata 100%. Jeśli w Twojej firmie udało się wdrożyć ten model płatności to śmiało nie musisz czytać dalej, a i tak nie będziesz miał problemu z niezapłaconymi fakturami VAT. Mam jednak świadomość, że nie każda agencja marketingowa i nie w każdym przypadku jest w stanie wprowadzić ten model płatności, a jeśli nawet – to nie co do całości należnego jej wynagrodzenia od wszystkich klientów. Dlatego też ważne jest poszukiwanie innych sposobów i modeli na zwiększenie swoich szans na uzyskanie terminowej płatności, ewentualnie na skuteczną jej windykacje w przypadku opóźnień.
Jak zabezpieczyć agencję SEO/SEM przed niezapłaconymi fakturami
Jeśli nie rozliczasz się na zasadzie przedpłaty 100% to powinieneś pamiętać o kilku kwestiach, których zaniedbanie może później przekreślić skuteczne odzyskana należnych Ci pieniędzy. Poniżej więc przedstawię Ci kilka wskazówek co do tego w jaki sposób przygotować się na zatory płatnicze zanim jeszcze zaistnieją oraz jak reagować w sytuacji, gdy te już nastąpią.
Czy podpisanie umowy jest konieczne ?
Pamiętaj, że jako agencja SEO/SEM najprawdopodobniej będziesz ewentualne spory sądowe prowadził przed sądem gospodarczych w oparciu o bardzo rygorystyczne przepisy postępowania gospodarczego. Jakie są tego konsekwencje? Przede wszystkim to, że występując na drogę sądową musisz posiadać potwierdzenie zasad współpracy i to bynajmniej nie w formie swojego oświadczenia zawartego w pozwie, czy też napisanego już „po wszystkim”.
Jeśli nawet nie zdecydujesz się z danym kontrahentem podpisać umowy pamiętaj, aby co najmniej mailowo potwierdzić warunki współpracy i ich akceptację. Rzecz jasna, jeśli przed rozpoczęciem współpracy prześlesz klientowi sprecyzowaną ofertę i klient ją zaakceptuje to świetnie, ale zawarcie warunków współpracy w treści maila też będzie najczęściej wystarczające.
Zawrzyj w umowie o usługi SEO/SEM odpowiednie klauzule
Jeśli chcesz odpowiednio zabezpieczyć swoją płynność finansowa i mieć pewność, że albo Twoje faktury VAT są płacone w terminie albo Twoja firma nie poświęca zasobów ludzki lub innych środków na realizację umowy konieczne jest wprowadzenie pewnych postanowień do umowy. Musisz wiedzieć, że zgodnie z przepisami sam fakt, że Twój kontrahent nie uregulował wynagrodzenia w terminie bynajmniej nie zwalnia Cię z realizacji umowy. Tak może się stać dopiero jeśli wprowadzić w umowie mechanizm, który umożliwia Ci zawieszenie dalszego świadczenia usług w przypadku, gdy wynagrodzenie za te usługi nie zostanie uiszczone, ewentualnie na ten wypadek zastrzeżeń możliwość rozwiązania umowy.
Sęk jedynie w tym, jak pokazuje praktyka, że większa część przedsiębiorców mimo wprowadzenia takiego postanowienia w umowie dalej świadczy usługi mimo, że nie otrzymała zapłaty nie tylko za jeden miesiąc, ale nawet za …. dobre kilka miesięcy. Tym samym częstokroć postanowienie takie co prawda formalnie zabezpiecza agencje SEO/SEM, ale realnie nie jest wykorzystywane.
Warto też dodać, że mała część przedsiębiorców decyduje się rozwiązać umowę ze względu na brak płatności od razu, gdy ten tylko nastąpi, co wynika prawdopodobnie z tego, że w polskim biznesie takie rzeczy zdarzają się dość często przez co do pewnego stopnia je akceptujemy. Niemniej jednak, aby w tej sytuacji rozwiązać umowę i tak trzeba do niej wcześniej wprowadzić odpowiednie klauzule. Tym samym, rozwiązanie w postaci odpowiednich klauzul umownych wydaje się być dobre, ale czasami – niestarczające.
Dodatkowe zabezpieczenie należności z faktur
Tu raczej zasygnalizuję taką możliwość i niż będę się o niej rozpisywał. Możesz na etapie podpisania umowy, a nawet później zabezpieczyć swoje należności z faktur w przeróżny sposób. Może to być hipoteka, zastaw rejestrowy, weksel, poręczenie, gwarancja ubezpieczeniowa czy bankowa. Niemniej, w przypadku agencji SEO/SEM nie spotkałem się jeszcze z takiego rodzaju działaniami i obawiam się, że ich wdrożenie może być rynkowo niemożliwe, szczególnie jeśli klient już popadł w spore zadłużenie.
Słuchaj podcastu Prawo dla Biznesu:
Co robić, gdy faktury są po terminie a dalej brak płatności
Niestety, jeśli nie wybraliśmy formy zabezpieczenia naszych należności z faktur VAT za usługi SEO/SEM w postaci przedpłaty 100% to inne zabezpieczenia bywają zawodne. Co wtedy powinieneś zrobić? Jak działać? Pierwszą i podstawową kwestią jest działanie szybkie i skuteczne. Rzecz w tym, że jeśli będziesz zwlekał to być może inni kontrahenci Twojego dłużnika (klienta) już wcześniej podejmą stosowne kroki w celu odzyskania należności. Niby powinno to pozostawać bez związku z Twoją należnością, bo przecież jeśli fakturę wystawiłeś podstawnie to zapłata Ci się po prostu należy. Realia są jednak takie, że w sytuacji, gdy Ty zwlekasz inni mogą z pomocą komorników zająć i zlicytować cały majątek Twojego klienta.
Skoro już wiesz, że szybkość reakcji ma znaczenie to teraz warto dodać jak ta reakcja powinna wyglądać. Wiadomo, że nie chodzi w tym przypadku o to żeby zadzwonić i „nakrzyczeć” na kontrahenta chociaż pewnie i to niekiedy przyniesie skutek. Rzecz jasna, niewiele jest sytuacji, w których pierwszą rzeczą, którą należy zrobić jest wystąpienie na drogę sądową. Tak też nie będzie w tym przypadku, gdy Twój kontrahent zalega Ci z zapłatą za faktury.
Wezwanie do zapłaty przez agencję SEO/SEM
Pierwsze co trzeba zrobić to wezwać go do zapłaty. Można to zrobić na wile sposobów, w zasadzie większość programów do fakturowania pozwala obecnie na wysłanie wezwania do zapłaty generowanego przez ten program automatycznie. Takie wezwanie będzie ze wszech miar skuteczne, jednak – tu pozwolę sobie na mała reklamę zawodów prawniczych – rzecz w tym, że tego typu wezwania do zapłaty chyba na nikim nie robią przysłowiowego wrażenia.
Owszem, jeśli ktoś płatność przeoczył to z pewnością będzie to wystarczające. Jeśli jednak Twój kontrahent o płatności pamięta, a jedynie dokonał matematycznych obliczeń, których wynik był niewątpliwy – nie płacąc Twojej faktury zostanie mu na rachunku większa kwota niż w przypadku, gdyby ją opłacił, to szansa na jego reakcję po wezwaniu wygenerowanym z systemu jest minimalna.
Inaczej może być w przypadku, gdy zobaczy, że za wezwaniem stoi już realny człowiek, a do tego – specjalizujący się w odzyskiwaniu należności z niezapłaconych faktur VAT. Tak może być jeśli wezwanie do zapłaty będzie podpisane przez radcę prawnego lub adwokata i wysłane z kancelarii prawnej. Wtedy nierzetelny dłużnik będzie musiał zmierzyć się z myślą, że jesteś zdeterminowany i stać Cię na skierowanie sprawy do sądu. To może już realnie wpłynąć na jego decyzję co do tego, czy finalnie należną Ci fakturę opłaci.
Pomożemy rozwiązać Ci problem niezapłaconych faktur!
Prowadzisz agencję SEO/SEM i Twoi klienci coraz częściej zalegają z zapłatą? Mamy dla Ciebie rozwiązanie, które pomoże zachować Ci płynność finansową i odzyskać pieniądze z niezapłaconych faktur!
Co zrobić w przypadku braku reakcji na wezwanie do zapłaty ?
Podejmując niezwłocznie po odnotowaniu braku płatności stanowcze działania niestety jedynie zwiększamy swoje szanse na odzyskanie należnych nam z faktury pieniędzy. Istnieje jednak ryzyko, że nasz kontrahent, a obecnie już dłużnik nie zapłaci nam pieniędzy, a nawet że nie odpowie na nasze wezwanie. Jak wtedy powinniśmy działać?
Jeśli dostaniemy odpowiedź na nasze wezwanie do zapłaty to warto ją przeanalizować i być może poszukać konsensusu z byłym (lub jeszcze obecnym) kontrahentem. W przypadku jednak gdy spotkamy się z milczeniem to najlepiej jak najszybciej skierować sprawę do sądu. W sytuacji gdy sprawa dotyczy mniejszej kwoty być może adekwatna będzie tu decyzja o skierowaniu sprawy do e-sądu, który rozpatruje sprawy w postępowaniu elektronicznym. Takie postępowanie jest przede wszystkim tańsze, co przy małej kwocie niezapłaconych faktur VAT oczywiście ma znaczenie.
Niestety, musimy się też uzbroić w cierpliwość ponieważ sprawy sądowe potrafią trwać i to nawet dobre kilka, a niekiedy kilkadziesiąt miesięcy. Im później jednak je rozpoczniemy, tym później się one skończą. Pamiętaj, ze kwestia czasu trwania postępowań powinna Cię przede wszystkim zmobilizować do wystąpienia na drogę sądową od razu, gdy widzisz, że dalsze czekanie nie ma sensu, a nie odwodzić od podjęcia dalszych kroków w tym kierunku.
Pamiętaj, że postępowanie sądowe i ewentualnie późniejsze komornicze wiąże się z koniecznością poniesienia ich kosztów, dlatego tym ważniejsze jest skrupulatne wykorzystanie momentu, w którym jest jeszcze szansa na uzyskanie płatności za faktury, bez konieczności angażowania wymiaru sprawiedliwości.
O czym agencja SEO/SEM nie może zapomnieć?
Jeśli przedpłata 100% nie jest rozwiązaniem, które możesz wdrożyć, to pamiętaj o tym, że brak terminowej zapłaty za faktury VAT wystawione przez Ciebie powinien dawać Ci natychmiastowy impuls do tego, aby podjąć kroki zmierzające do odzyskania należnych Ci pieniędzy. Każdy dzień zwłoki w tym zakresie to jedynie dalsza utrata cashflow Twojej firmy i zmniejszanie się szans na to, że kiedykolwiek odzyskasz należne Ci pieniądze.
Doceniasz tworzone przeze mnie treści?
Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY
Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.
Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.
