Tematem kolejnego odcinka jest rozprawa sądowa, a konkretnie kilka prostych trików, które pozwolą Ci się do niej dobrze przygotować. Otrzymasz również wskazówki na temat tego, jakie rozwiązania w prowadzonej działalności warto wdrożyć, żeby jej uniknąć.

---

“Dzień dobry, witam serdecznie. Jestem Piotr Kantorowski, a to kolejny odcinek podcastu “Prawo dla biznesu”. Tym razem omówimy, jak wygląda rzeczywista postawa sądowa i jakie sprawy sądowe często nie wymagają rozprawy.

Z mojego doświadczenia wynika, że większość spraw sądowych nie kończy się rozprawą w sądzie. Wyjątkiem są sytuacje w branży budowlanej, gdzie spory między podwykonawcami a generalnym wykonawcą lub inwestorem często dochodzą do rozprawy. W innych przypadkach sprawy sądowe często są załatwiane bez konieczności rozprawy. Niemniej jednak, większość przedsiębiorców zazwyczaj decyduje się na wynajęcie radcy prawnego lub adwokata do reprezentacji w sądzie.

W dzisiejszym odcinku podcastu omówimy, jak przygotować się do rozprawy sądowej, aby chronić swoje interesy, oraz przebieg samej rozprawy.

Zaczynamy.

JAKIE ASPEKTY WARTO UWAŻAĆ PRZY PRZYGOTOWANIU DO ROZPRAWY SĄDOWEJ?

Jeśli chodzi o przygotowanie do rozprawy sądowej, ważne jest, aby inwestować czas i wysiłek w staranne weryfikowanie swoich kontrahentów. Należy pamiętać, że sprawdzenie kontrahenta nie zawsze gwarantuje uniknięcie potencjalnych problemów. Niektórzy nie płacą, bo nie są w stanie. Inni nie płacą, bo nie chcą lub nie przestrzegają terminów płatności, licząc na opóźnienia i formalności. Czasami także stosują taktyki opóźniania płatności i wydłużają postępowanie sądowe, unikając konkretnych argumentów.

Warto zrozumieć, że wielu podmiotów może prowadzić sprawę sądową przez długi czas, nie prezentując konkretnych argumentów. Wyjątek stanowi formalny argument dotyczący odroczenia terminu płatności i twierdzenie, że roszczenie nie jest jeszcze wymagalne. To może znacząco opóźnić moment, w którym będziemy mogli skorzystać z pomocy komornika, aby odzyskać nasze pieniądze.

JAK WERYFIKOWAĆ KONTRAHENTÓW?

Teraz wróćmy do podstaw – weryfikacji kontrahentów. Jak już wspominałem w poprzednich odcinkach podcastu, istnieje wiele sposobów na weryfikację kontrahentów. Jednym z nowszych narzędzi jest repozytorium dokumentów w Krajowym Rejestrze Sądowym, w którym spółki składają sprawozdania finansowe. To ważne narzędzie do weryfikacji finansowej kontrahentów.

Należy również dokładnie przeanalizować wpisy w KRS. Dowiesz się dzięki temu, czy nie ma żadnych ostrzeżeń, tj. brak zarządu, tymczasowy nadzorca sądowy lub postępowanie restrukturyzacyjne w trakcie. Możemy także sprawdzić, czy nie ma wierzycieli prowadzących egzekucję przeciwko naszemu kontrahentowi, ponieważ takie informacje są rejestrowane w KRS.

Dodatkowo, warto skorzystać z rejestru podatników VAT prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. To działanie upewni nas, że nasz kontrahent nie został wykreślony jako podatnik VAT czynny. To może świadczyć o ryzyku związanym z transakcją.

Jest również możliwość korzystania z raportów handlowych, towarzystw ubezpieczeniowych i biur informacji gospodarczej, ale są to płatne usługi.

Należy pamiętać, że żadna z tych metod nie daje 100% pewności, ponieważ niektórzy kontrahenci mogą nie płacić z różnych powodów. Jednak odpowiednia weryfikacja może pomóc w minimalizacji ryzyka.

JAK ZABEZPIECZYĆ SIĘ W TRAKCIE WSPÓŁPRACY Z KONTRAHENTEM?

Po weryfikacji kontrahenta, ważne jest, aby mieć odpowiednio sprecyzowane umowy i dokumentować postęp prac lub świadczonych usług. Dla mniejszych transakcji, zwłaszcza w e-commerce, e-mail potwierdzający szczegóły zamówienia może być wystarczający.

Dla dłuższych lub bardziej skomplikowanych umów, szczególnie tych dotyczących świadczenia usług, warto spisać umowę na piśmie. To może pomóc uniknąć nieporozumień i sporów w przyszłości. Jeśli umowy są długotrwałe lub dotyczą konkretnego efektu, konieczne jest dokładne sprecyzowanie warunków i obowiązków stron. Dokumenty potwierdzające wykonanie określonych czynności, takie jak protokoły wydania czy dokumenty magazynowe, również powinny być uwzględnione w procesie dokumentowania transakcji.

Warto również przyjąć pewne metody dokumentowania świadczonych usług, szczególnie jeśli wynagrodzenie zależy od ilości wykonanych czynności. Dzięki temu można uniknąć sporów w przyszłości, które mogą wyniknąć z różnic w rozumieniu wykonanych czynności.

Pamiętajmy, że dobrze zrozumiane i udokumentowane umowy oraz staranne dokumentowanie postępów prac mogą pomóc w uniknięciu problemów podczas współpracy z kontrahentem i w razie ewentualnych sporów sądowych

Przypomnijmy również, że można zabezpieczyć umowę, na przykład wekslem in blanco. Alternatywnymi opcjami są:

1. Poddanie się egzekucji wprost z aktu notarialnego.
2. Zabezpieczenie w postaci zastawu rejestrowego lub hipoteki.
3. Użycie gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych.

Szczegółowe omówienie tych zagadnień znajduje się w innym odcinku podcastu, który, o ile dobrze pamiętam, jest dość obszerny. Dlatego, jeśli ktoś pragnie zdobyć pełną wiedzę w tym zakresie, zalecam sięgnąć po ten odcinek.

JAK ROZLICZYĆ TRANSAKCJĘ Z KONTRAHENTEM?

Teraz przejdźmy do momentu rozliczenia danej transakcji. Każdy przedsiębiorca wystawia odpowiednie dokumenty rozliczeniowe, takie jak faktury VAT lub rachunki. Te dokumenty stanowią podstawę płatności, przede wszystkim pod kątem podatkowym.

Warto jednak zauważyć, że większość orzeczeń sądowych potwierdza istotność tych dokumentów. Są one również ważne z punktu widzenia prawa skarbowego, a nie tylko cywilnego, czyli nie związanego bezpośrednio z zawartą przez nas umową. Innymi słowy, wystawienie faktury VAT, która wymaga korekty, nie oznacza automatycznie, że druga strona może odmówić zapłaty za wykonaną usługę. Warto zaznaczyć, że ten pogląd znajduje poparcie w wielu orzeczeniach sądowych.

Jednak nie można tego traktować jako reguły, ponieważ istnieją sytuacje, w których brak wystawienia faktury lub wystawienie wadliwego dokumentu może stanowić podstawę do odmowy płatności.

CO ZROBIĆ, JEŚLI KONTRAHENT NIE ZAPŁACI?

Jeśli już wystawiliśmy fakturę lub rachunek, to po pewnym czasie nadszedł termin płatności, a kontrahent nie dokonał płatności, musimy podjąć kroki w celu dochodzenia naszych należności.

W pierwszej kolejności powinniśmy wysłać wezwanie do zapłaty, co stanowi podstawowy krok w tej sytuacji. Wezwanie to jest pierwszym krokiem, który należy podjąć przed wszczęciem postępowania sądowego.

Jeśli jednak nie posiadamy pewnych informacji sugerujących, że kontrahent znajduje się w trudnej sytuacji finansowej lub ma komorników na karku, możemy zacząć od bardziej łagodnych działań, tj. przypomnienie o płatności poprzez e-mail lub telefon. W 90% przypadkach opóźnienia w płatności wynikają z braku uiszczenia zapłaty w terminie. Zwykle z powodu zapomnienia lub tymczasowego braku środków. Warto wiedzieć, że proces sądowy trwa zazwyczaj dłużej niż kilka dni, w odróżnieniu od tego, co pokazują amerykańskie filmy.

Jeśli wysłanie przypomnienia nie przyniesie rezultatów lub kontrahent obiecuje płatność w przyszłości, ale nie spełnia obietnicy, możemy rozważyć bardziej formalne kroki i skierować sprawę do prawnika lub samodzielnie rozważyć takie kroki.

Warto zaznaczyć, że nie ma obowiązku skierowywania wezwań do zapłaty przez prawnika. Jednak wezwanie do zapłaty wysłane przez prawnika może mieć większą siłę psychologiczną wobec drugiej strony. W praktyce wszystkie te formy mają jednak tę samą moc prawną – informują kontrahenta o naszych roszczeniach

Podsumowując, decyzja o tym, kto wysłałby wezwanie do zapłaty, może być bardziej związana z psychologią niż z prawem. Ważne jest, aby podjąć działania w celu weryfikacji dokładności wpłat na konkretne faktury lub rachunki. Zwłaszcza jeśli pojawiają się wpłaty od stron trzecich. W tych bardziej skomplikowanych przypadkach warto skonsultować się z prawnikiem, aby upewnić się, że obliczenia są dokładne i zgodne z prawem.

Po złożeniu pozwu do sądu istnieją trzy możliwe scenariusze:

1. Sąd skieruje sprawę na rozprawę, nie wydając nakazu zapłaty.
2. Sąd wyda nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym.
3. Sąd wyda nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Nakaz zapłaty

Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym może być wydany, jeśli posiadamy podpisaną przez dłużnika fakturę VAT. Warto jednak pamiętać, że konieczne jest, aby faktury były podpisane przez dłużnika, a nie przez pracownika dłużnika. Chyba, że ten pracownik miał pełnomocnictwo do dokonywania zamówień, ustalania cen i podpisywania faktur.

W przypadku uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, możemy przekazać sprawę komornikowi. Komornik przeprowadzi postępowanie zabezpieczające. Ma ono na celu zabezpieczenie majątku dłużnika na poczet naszych należności, które nadal nie są egzekwowalne, lecz jedynie zabezpieczane.

Takie postępowanie zabezpieczające wymaga uiszczenia opłaty w wysokości 2% kwoty łącznych roszczeń, wraz z odsetkami i kosztami postępowania, które będziemy zabezpieczać. Myślę, że jest to warte zainwestowania, szczególnie że możemy później ubiegać się o zwrot tej kwoty. Sąd może ją przyznać po zakończeniu postępowania zabezpieczającego od dłużnika (pozwanej), a my będziemy wtedy mogli ją egzekwować. Wiadomo, że jeśli dłużnik jest niewypłacalny, to nie odzyskamy tych pieniędzy, ale nie wykonujemy zabezpieczenia w założeniu, że i tak nic nie odzyskamy. Dlatego najczęściej warto jednak zainwestować te pieniądze. Dodatkowo, dochodzić będziemy koszty związane z czynnościami, o które wystąpiliśmy, więc to zazwyczaj stanowi więcej niż 2%. Mimo to nadal uważam, że rozpoczęcie postępowania zabezpieczającego jest korzystne, zwłaszcza jeśli mamy nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym. Jeśli nie posiadamy takiego nakazu, niestety nie mamy możliwości podjęcia tych działań.

Jeżeli otrzymaliśmy nakaz zapłaty, to w ogóle nie doszło do rozprawy sądowej, a jedynie do posiedzenia, na którym ten nakaz został wydany. Posiedzenie to odbywa się w gabinecie sędziego, nie na sali rozpraw, i jest wyjątkowo umowne. Nie odbywa się rozprawa w tradycyjnym tego słowa znaczeniu.

CO ZROBIĆ, JEŚLI DRUGA STRONA KWESTIONUJE NASZE NALEŻNOŚCI?

Jeśli druga strona kwestionuje nasze roszczenia, ma możliwość zaskarżenia nakazu zapłaty. W przypadku nakazu wydanego w postępowaniu upominawczym jest to stosunkowo proste, ponieważ nie jest wymagane uiszczanie żadnej opłaty. Jeśli jednak chodzi o nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, to druga strona musi uiścić 3/4 opłaty od pozwu, co często stanowi problem, szczególnie gdy kwestionowane roszczenia są nieuzasadnione.

W takim przypadku sprawa trafia na rozprawę sądową. Sposób jej przebiegu zależy od tego, czy opiera się ona wyłącznie na dokumentach, czy też obejmuje przesłuchanie świadków. Rozprawa ta może różnić się w zależności od tych czynników. W każdym przypadku rozprawa rozpoczyna się pytaniem strony, czy podtrzymuje swoje stanowisko.

Jeśli tak, sprawa toczy się zgodnie z dokumentami, czyli pozwem i odpowiedzią na pozew lub sprzeciwem, jeśli chodzi o nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Jeśli strona zmienia stanowisko, stosuje się odpowiednie modyfikacje. W przypadku, gdy jedynymi dowodami są dokumenty, sąd nie czyta ich, lecz jedynie stwierdza, że są dopuszczone jako dowody.

Jeśli byli przesłuchiwani świadkowie, nie ma przysięgi, chyba że strony taką formę przesłuchania żądają. Świadków przesłuchuje strona, która ich powołała, a po przesłuchaniu świadków i ewentualnie biegłego, jeśli był w sprawie zaangażowany, sąd udziela stronom głosu, pozwalając im podsumować stanowiska na podstawie postępowania dowodowego. To postępowanie ma charakter formalny, ponieważ sąd nie czyta dokumentów, ale jedynie ogłasza, że dopuszcza je jako dowody.

Jeśli jednym z dowodów były świadectwa, to są one przesłuchiwane. Sąd może zezwolić na przesłuchanie eksperta, jeśli jest to konieczne, ale nie jest to standardowe w tego typu postępowaniach. Po zakończeniu dowodów strony mogą przedstawić swoje argumenty w związku z przeprowadzonym postępowaniem dowodowym.

Jeśli posiadamy prawomocny wyrok, możemy skierować sprawę do komornika w celu wszczęcia egzekucji. Musimy wtedy uiścić zaliczki na poczet kosztów egzekucji. Jeśli wcześniej przeprowadziliśmy postępowanie zabezpieczające, dostaniemy szybko pieniądze zgromadzone w jego trakcie. Dlatego rozpoczęcie postępowania zabezpieczającego jest korzystne.

Podsumowanie

To wszystko, co chciałem przekazać w tej części podcastu. Mam nadzieję, że teraz lepiej rozumiecie przebieg sprawy sądowej, jej elementy i fazy. Oczywiście życzymy Wam, abyście nie musieli wchodzić w tego rodzaju sytuacje.

Na koniec chciałbym zaprosić tych z Was, którzy dokonują transakcji z odroczonym terminem płatności, do odwiedzenia naszej strony internetowej na vatmonitor.eu, gdzie oferujemy usługę regularnej weryfikacji kontrahentów. Usługa polega na codziennym sprawdzaniu kontrahentów w rejestrze GUS, aby dowiedzieć się, czy wystąpiły zmiany w ich statusie podatnika VAT. Pozytywna wiedza na ten temat pozwoli uniknąć potencjalnie ryzykownych transakcji i podjąć odpowiednie działania w odpowiednim momencie.

Chciałbym podkreślić, że pierwsze dwa tygodnie korzystania z naszej aplikacji są bezpłatne, a dopiero później można skorzystać z pełnych usług, które obejmują analizę wyników aplikacji i dostęp do szczegółowych informacji z rejestrów. Jeśli jesteście zainteresowani tą usługą, zachęcam Was do skontaktowania się z nami.

Na dzisiaj to wszystko, bardzo Wam dziękuję za poświęcenie tak dużo czasu na słuchanie naszego podcastu, i już teraz zapraszam na kolejny odcinek za dwa tygodnie.