Z zamknięciem roku obrotowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się szereg formalności. To m.in. obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego przez księgowość spółki i jego zaakceptowanie przez jej zarząd. Dalej, sporządzenie sprawozdania z działalności spółki przez zarząd i wreszcie odbycie zgromadzenia wspólników spółki, na którym wspólnicy m.in. zapoznają się ze sprawozdaniem finansowym i sprawozdaniem z działalności, zatwierdzają je oraz zajmują się kwestią podziału zysku albo pokrycia straty i udzielają absolutorium członkom organów spółki. Wszystko powyższe powinno odbywać się zgodnie z terminami określonymi w ustawie o rachunkowości.

Powyższe kwestie zapewne są Ci dobrze znane, jeżeli prowadzisz swój biznes w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednakże z powyższymi obowiązkami wiąże się również szereg kwestii, o których nie każdy pamięta, a które są istotne z punktu widzenia poprawności wyżej przedstawionych czynności. Dlatego opowiem Ci o nich abyś mógł się upewnić, czy u Ciebie w firmie wszystkich formalności staje się zadość.

Obowiązek protokołowania uchwał zgromadzenia wspólników w zakończeniu roku obrotowego

W pierwszej kolejności chcę Ci opowiedzieć o obowiązku protokołowania przebiegu zgromadzenia wspólników. Dotyczy on zarówno nadzwyczajnego, jak i zwyczajnego zgromadzenia. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych wspólników lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Natomiast jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów. W każdej spółce z organiczną odpowiedzialnością powinna być księga protokołów, zawierająca protokoły z poszczególnych zgromadzeń wspólników. W tym także tych dotyczących zakończenia danego roku obrotowego.

Każdy protokół powinien odzwierciedlać w swej treści przebieg zgromadzenia, którego dotyczy, a w szczególności zawierać uchwały podejmowane przez wspólników. Co do protokołowania uchwał, to można je zawrzeć w protokole na dwa sposoby. Pierwszy to po prostu wkomponowanie danej uchwały w treść protokołu, w momencie w którym wspólnicy ją podejmują w czasie zgromadzenia. Z kolei drugi to uczynienie w protokole wzmianki o podjęciu danej uchwały w momencie jej przyjęcia przez wspólników. Zaś co do samej uchwały, to można uczynić z tejże uchwały załącznik do protokołu. Obydwa warianty są dopuszczalne, zaś to przewodniczący, ewentualnie wespół z protokolantem będzie miał tu decydujący głos.

Co ważne – nie powinno się podejmować samych uchwał bez protokołu. Winno się je każdorazowo zawierać w protokole zgromadzenia wspólników, stosując jeden z powyższych wariantów.

Prawidłowy protokół zgromadzenia wspólników

Należy również podkreślić, że wzorcowo sporządzony protokół ze zgromadzenia wspólników powinien nie tylko zawierać uchwały. W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do podejmowania uchwał. Co więcej, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy (jeżeli takie były podniesione przy głosowaniu). Tutaj ważne – jeżeli zgromadzenie wspólników odbywa się bez formalnego zwołania w sytuacji, kiedy reprezentowany jest cały kapitał spółki, a nikt z obecnych nie zgłosił co do tego sprzeciwu, to fakt ten powinien również zostać wprost wskazany w treści protokołu z tegoż zgromadzenia.

 Ponadto do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli któryś ze wspólników w ten sposób głosował.

Zatem z każdego zgromadzenia wspólników, w tym także tego związanego z zakończeniem roku obrotowego spółki, winien być sporządzony protokół z przebiegu zgromadzenia. Z kolei protokół powinien zawierać nie tylko uchwały wspólników, ale także w protokole powinna zostać stwierdzona prawidłowość zwołania zgromadzenia. Jak również do protokołu należy dołączyć listę obecności.

Udzielenie absolutorium a zakończenie roku obrotowego spółki

W czasie zgromadzenia wspólników dotyczącego zakończenia danego roku obrotowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podejmują się szereg uchwał. W tym także co do udzielenia absolutorium zarządowi spółki. Jednak zarząd to nie jedyny organ, co do którego  wspólnicy winni udzielić absolutorium.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, żeby mogła istnieć, musi posiadać co najmniej dwa organy tj. zgromadzenie wspólników i zarząd działający w imieniu spółki. Powołanie innych organów jak np. rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej co do zasady nie jest obowiązkowe. Chyba że zachodzą przesłanki prawem przewidziane, które dotyczą jednak większych podmiotów. Niemniej nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (nawet w sytuacji kiedy nie ma takiego obowiązku) funkcjonowała rada nadzorcza, czy komisja rewizyjna. Jeżeli takie organy w danej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością działają, to wspólnicy również co do członków tychże organów winni podjąć uchwałę w przedmiocie udzielenia absolutorium.

Co istotne, absolutorium nie udziela się danemu organowi jako takiemu (np. zarządowi) ale osobom wchodzącym w skład organów spółki. Udzielenie absolutorium zarządowi jako całości będzie z zasady nieważne. Wyjątkiem może być tu sytuacja, gdy w skład zarządu przez cały rok obrotowy wchodziła tylko jedna osoba. Zatem wspólnicy, co do każdego członka zarządu spółki lub członka innego jej organu powinni osobno podjąć uchwałę co do udzielenia absolutorium.

Tutaj ważne – taką uchwałę należy podjąć w stosunku do każdej osoby wchodzącej w skład danego organu spółki w roku obrotowym, którego zgromadzenie dotyczy. Nawet jeżeli pełniła ona funkcje w tymże organie tylko przez chwile i już jej nie pełni w czasie, kiedy zgromadzenie się odbywa, czy nawet nie pełniła jej z końcem danego roku obrotowego. Ten wymóg jest obligatoryjny nawet w sytuacji, gdyby członek danego organu zmarł przed przystąpieniem do głosowania nad absolutorium.

Kto może uzyskać absolutorium

Warto wiedzieć, że wspólnicy nie mają obowiązku udzielenia absolutorium. Powinni podjąć uchwałę w tej kwestii w stosunku do osób wchodzących w skład organów spółki, lecz wynik głosowani niekoniecznie musi mieć charakter pozytywny. W głosowaniu większość wspólników może zadecydować, że członek danego organu nie zasługuje na udzielenie absolutorium. Jeżeli któraś z osób wchodzą w skład organów spółki np. członek zarządu – nie uzyska absolutorium, to wówczas w treści protokołu ze zgromadzenia warto zawrzeć powody  odmowy udzielenia absolutorium. Tak żeby taka osoba mogła znać uzasadnienie decyzji zgromadzenia co do niej.

Taki pogląd można odnaleźć w orzecznictwie sądów powszechnych oraz literaturze prawniczej. Warto wiedzieć, że brak udzielenia absolutorium w takiej sytuacji nie oznacza automatycznego odwołania takiej osoby z danej funkcji w organie. Niemniej może być to powodem podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, co do odwołania takiej osoby z funkcji w ogranie spółki. Co istotne, nawet udzielenie absolutorium nie zwalnia członków organów spółki z ewentualnej odpowiedzialności względem tejże. Można więc powiedzieć, że udzielenie bądź nieudzielenie przez wspólników absolutorium to raczej wyraz ich aktualnej oceny wywiązywania się przez zarząd z obowiązków niż akt o szerszym znaczeniu i skutkach.

W tym kontekście warto zwrócić jeszcze uwagę na pewną kwestię. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wspólnik sp. z o.o. był jednocześnie członkiem zarządu spółki, członkiem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Jeżeli jednak tak jest, to w głosowaniu nad uchwałą dotyczącą udzielenia absolutorium takiemu wspólnikowi w ramach pełnionej przez niego funkcji w innym organie spółki, winien być on wyłączony od głosowania co do tej uchwały. Nawet jeżeli posiadałby on większość udziałów.

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu. W tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. Zatem nawet wspólnik z większością udziałów nie powinien głosować nad uchwałą dotyczącą udzielenia mu absolutorium. Co wprost wynika z Kodeksu spółek handlowych. W takiej sytuacji pozostali wspólnicy podejmują uchwałę, a ich głosy, choćby stanowiły ułamek całego kapitału zakładowego, stanowiąc 100% głosów uprawnionych do głosowania nad tą konkretną uchwałą.

Jeżeli natomiast mamy do czynienia z jednoosobową spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, w której jest jeden wspólnik będący jednocześnie jedynym członkiem zarządu spółki, to wówczas winien on odstąpić od uchwały co do udzielenia sobie absolutorium, zaś kwestia przyczyn takiego odstąpienia powinna być jedynie wskazana w protokole ze zgromadzenia.

Podział zysku lub pokrycie straty

Jak zapewne wiesz – w czasie zwyczajnego zgromadzenia wspólników to jest tego, które dotyczący zakończenia danego roku obrotowego spółki, wspólnicy podejmują uchwałę o podziale wypracowanego zysku w tymże roku obrotowym. Jeżeli zaś spółka odnotowała w danym roku obrotowym stratę, to wówczas wspólnicy podejmują uchwałę co do pokrycia straty, wskazując z reguły, iż strata zostanie pokryta z zysku wypracowanego w latach następnych. Jednakże nie zawsze będzie to wystarczające, gdyż są sytuację, w których poza uchwałą dotyczącą pokrycia straty, trzeba także podjąć uchwałę o dalszym istnieniu samej spółki. Otóż zgodnie z Kodeksem spółek handlowych jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.

Zatem jeżeli ze sprawozdania finansowego sporządzonego za dany rok obroty wynika strata, która jest większa niż połowa kapitału zakładowego spółki, przewyższając jednocześnie rezerwy finansowe spółki, to wówczas wspólnicy po uprzednim powiadomieniu przez Zarząd powinni podjąć decyzję o dalszym istnieniu spółki w formie uchwały. Jeżeli spółka nie ma rezerw finansowych, to punktem odniesienia co do podjęcia uchwały o dalszym istnieniu spółki będzie wówczas wysokość samego kapitału zakładowego. Jeżeli odnotowana strata jest większa niż jego połowa, to w takiej sytuacji uchwała o dalszym istnieniu spółki będzie konieczna. Co istotne, uchwała w tym przedmiocie jest odrębną uchwałą od tej o pokryciu strat. W związku z tym, powinna być ona osobno wskazana w zawiadomieniu o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników oraz w  porządku obrad.

Z kolei co do podziału zysku to tutaj finalną decyzję mają wspólnicy, którzy mogą przeznaczyć go na wypłatę dywidendy lub kapitał rezerwowy lub zapasowy spółki. Co istotne – zysk może zostać podzielony na kilka części tj. np. część na wypłatę dywidendy, a część na kapitał rezerwowy.

Zatem co do podziału zysku, to ostateczny głos mają wspólnicy spółki i nie są związani rekomendacjami zarządu co do tej kwestii.

Głosować jawnie, czy tajnie?

Odpowiedź na to pytanie brzmi – jak zapewne się domyślasz – to zależy. Co do zasady głosowanie na zgromadzeniu wspólników jest jawne ale są sytuację, w których należy przeprowadzić głosowanie tajne. Jeżeli chodzi o tajne głosowanie to zgodnie z Kodeksem  spółek handlowych zarządza się je przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, czy też o pociągnięcie ich do odpowiedzialności. Ponadto głosowanie tajne zarządza się również w sprawach osobowych np. udzielenie absolutorium członkom organów spółki. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników.

Warto dodać, że do wspominanych powyżej spraw osobowych wlicza się również kwestia wyboru przewodniczącego zgromadzenia wspólników lub protokolanta, chyba że zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę o uchyleniu tajności co do tego. Jeżeli nie to wybór tych funkcji powinien mieć charakter tajny.

Zatem jak widzisz na zgromadzeniu wspólników dotyczącym zamknięcia roku obrotowego spółki, część podejmowanych uchwał będzie poprzez głosowanie jawne, zaś część poprzez głosowanie tajne. Wszystko zależy od konkretnej uchwały.

Sprawy poddane pod głosowanie w czasie zgromadzenia wspólników

Warto zaznaczyć, że katalog spraw, nad którymi głosują wspólnicy w czasie zgromadzenia wspólników ma charakter otwarty. Jeżeli zgromadzenie wspólników dotyczy zakończenia danego roku obrotowego, czyli mowa jest o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, to wśród podejmowanych uchwał winny się znaleźć te dotyczące zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki. Zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki; uchwała dot. podziału zysku albo pokrycia straty oraz uchwały co do udzielenia absolutorium członkom organów spółki. Natomiast nie ma przeciwskazań do tego, żeby wspólnicy podjęli również i inne uchwały dot. innych kwestii związanych ze spółką.

Zasadą jest, że porządek zgromadzenia ustala zarząd wysyłając zaproszenia do wspólników. Jest to szczególnie ważny element całej procedury, ponieważ w przypadku nieujęcia danej sprawy na takim zaproszeniu jej poddanie pod głosowanie będzie możliwe o ile wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę.  Co istotne, nie ma ograniczeń co do tego, co konkretnie powinno być poddane pod głosowanie. Nawet w czasie zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Podsumowanie

Zatem jak już wiesz – zakończenie roku obrotowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to tylko pozornie łatwa sprawa. Jednakże wiąże się z tym wiele istotnych elementów, na które trzeba zwracać uwagę. Poza tymi głównymi jak zatwierdzenie  sprawozdania finansowego spółki; zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki; podział zysku albo pokrycie straty oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki. W efekcie niekiedy warto sporządzenie dokumentów skonsultować z odpowiednio wykfalifikowanymi specjalistami. Dzięki temu można uniknąć kwestionowania poszczególnych uchwał czy to przez część wspólników czy czasami nawet i przez sąd rejestrowy