518
0

Weryfikacja kontrahenta

518
0

Aby zabezpieczyć swoją transakcję, pierwszą czynnością, jaką należy podjąć, jest sprawdzenie potencjalnego kontrahenta. A także jego późniejsza, bieżąca weryfikacja w razie kolejnych umów. W Internecie można znaleźć wiele płatnych baz, które rzekomo pozwolą nam na taką weryfikację kontrahentów. Istnieje wiele legalnych, powszechnie dostępnych i darmowych źródeł informacji o podmiotach obrotu handlowego, które dostarczą nam aktualnych i prawdziwych danych.

Dzisiaj omówimy niektóre z takich podstawowych, darmowych źródeł. Oczywiście zaznaczając, że można również skorzystać z płatnych – jednorazowo lub w formie abonamentu – rejestrów. W przypadku płatnych baz danych to użytkownik decyduje czy po wstępnej weryfikacji uzna on za celową zapłatę za uzyskanie szerszego zakresu informacji. Ewentualnie uzyskanie informacji w pewien sposób przetworzonych i uporządkowanych. Warto jednak w tym kontekście zauważyć, że obecnie większość danych jest po prostu dostępna i to za darmo. A z chwilą stworzenia Krajowego Rejestru Zadłużenia zakres informacji możliwych do uzyskania jest niezmiernie szeroki. Dlatego też płatne rejestry niosą ze sobą głównie taki walor, że informacje są zebrane i uporządkowane. Przeglądanie ich jest dzięki temu szybsze i bardziej wygodne.

Warto również wiedzieć, że w Polsce działalność gospodarcza podlega wpisowi do odpowiedniego rejestru. Co do zasady może być podjęta dopiero z chwilą wpisu do właściwego rejestru gospodarczego. Wyjątkiem są spółki kapitałowe w organizacji, które mogą funkcjonować po zawarciu umowy spółki. A przed wpisem do KRS, co wynika z art. 17 Prawa przedsiębiorców, jak również tzw. działalność nierejestrowana, której prowadzenie jest możliwe do momentu osiągnięcia określonego progu przychodu. Co do zasady więc każdy przedsiębiorca, z którym zamierzamy współpracować, musi posiadać wpis we właściwym rejestrze. Rejestry gospodarcze stanowią podstawową bazę informacji o przedsiębiorcach, a do tego są jawne, publicznie dostępne oraz darmowe.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej jest rejestrem, w którym znaleźć możemy kontrahentów, którzy prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze. Powszechnie zwane „JDG” czy „DG”, jak i kontrahentów, którzy są wspólnikami spółek cywilnych. Szczegółową regulację określającą zasady funkcjonowania tegoż rejestru stanowi ustawa o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.

Jak widać, chcąc wyszukać w CEIDG konkretnego przedsiębiorcę, należy uzupełnić wiele pól. Nie trzeba wypełniać wszystkich okienek, wystarczy znać chociażby imię i nazwisko naszego kontrahenta, aby rozpocząć wyszukiwanie. Dużo łatwiej będzie nam go jednak zweryfikować, jeżeli posiadamy jego NIP (numer identyfikacji podatkowej) lub REGON (rejestr gospodarki narodowej). Przedsiębiorców posługujących się tymi danymi nie może być więcej niż jeden. A osób o tym samym imieniu i nazwisku – wręcz przeciwnie.

Po wprowadzeniu odpowiednich danych pojawią się informacje na temat wyszukiwanej osoby, takie jak:

  1. dane podstawowe: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON,
  2. dane kontaktowe (numer telefonu i e-mail) – jeżeli nie zostały zastrzeżone,
  3. dane adresowe,
  4. data rozpoczęcia działalności, ewentualnie data jej zawieszenia i wznowienia,
  5. status (przedsiębiorca aktywny, zawieszony),
  6. rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej, czyli PKD,
  7. czy przedsiębiorca działa w ramach spółki cywilnej,
  8. czy wobec przedsiębiorcy orzeczone zostały ewentualnie zakazy,
  9. czy dla przedsiębiorcy ustanowiono zarządcę sukcesyjnego,
  10. dane pełnomocników firmy,
  11. informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego czy postępowania restrukturyzacyjnego.

Co wiesz o swoim kontrahencie

Aby sprawdzić stabilność finansową i gospodarczą naszego kontrahenta, powinniśmy przede wszystkim zwrócić uwagę na to, jak długo prowadzi on działalność gospodarczą oraz czy nie znajduje się w którymś ze stanów wymienionych w ostatnim z punktów powyżej. Koniecznie zweryfikujmy też, czy wobec naszego przedsiębiorcy nie został orzeczony zakaz prowadzenia działalności gospodarczej albo też ewentualnie inny zakaz. Co prawda takie zakazy nie są bardzo częstym zjawiskiem, ale to niezmiernie ważne, aby sprawdzić kontrahenta i pod tym kątem. Na pytanie klienta, czy może on zawrzeć umowę z przedsiębiorcą, co do którego orzeczono zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, zawsze odpowiadam, że wiedza o takim zakazie w stosunku do danej osoby powinna dać do myślenia w kontekście sprzedaży z odroczonym terminem płatności. A w zasadzie powinna stanowić czerwone światło dla jakiejkolwiek transakcji, abstrahując już nawet od tego, czy taka umowa byłaby prawnie skuteczna.

W tym miejscu warto wspomnieć, o czym szerzej w dalszej części, że w sytuacji, gdy po wpisaniu numeru NIP spółki cywilnej albo osoby fizycznej nie znajdziemy szukanego kontrahenta, powinniśmy przejść do rejestru REGON. Sytuacja ta może być spowodowana faktem, że poprzez CEIDG można zweryfikować jedynie spółki, które prowadzą działalność gospodarczą.

Krajowy Rejestr Sądowy a weryfikacja kontrahentów

Kolejnym rejestrem wartym uwagi w kontekście darmowej weryfikacji jest KRS – Krajowy Rejestr Sądowy. Uregulowany ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym. To drugi (po CEIDG) z najpopularniejszych rejestrów, w którym można znaleźć dane przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność. W szczególności w ramach spółek prawa handlowego, tj. handlowych spółek osobowych oraz spółek kapitałowych, do których należą spółki:

– jawne,

– partnerskie,

– komandytowe,

– komandytowo-akcyjne,

– z ograniczoną odpowiedzialnością,

– akcyjne,

– proste spółki akcyjne.

Wpisowi do KRS podlegają także inne podmioty będące przedsiębiorcami, utworzone na podstawie innych ustaw. Jednak one nie będą stanowić przedmiotu naszego zainteresowania, ponieważ większość z nich posiada bardzo specyficzne regulacje. Ponadto najczęściej podmioty te nie są typowymi kontrahentami dla mikro, małych lub średnich przedsiębiorców. Chyba, że w ramach umów, na których treść nie mają oni większego wpływu. Oprócz tego KRS pozwala na wyszukanie podmiotów takich, jak stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki  zdrowotnej. Nawet jeśli nie są one przedsiębiorcami. One także nie zostaną jednak szczegółowo omówione. Specyfika ich funkcjonowania stanowi odrębną problematykę działalności tzw. trzeciego sektora.

Podobnie jak w przypadku CEIDG, tak i tu, oprócz znajomości firmy przedsiębiorcy wystarczy znać którykolwiek z trzech numerów służących do oznaczenia danego podmiotu, aby możliwe było jego precyzyjne wyszukanie. I tak, może to być numer NIP, REGON czy KRS. Konieczne jest nadto, aby zaznaczyć, w którym z rejestrów dostępnych na stronie Krajowego Rejestru Sądowego chcemy wyszukać kontrahenta. W rejestrze przedsiębiorców czy wcześniej wspomnianym rejestrze stowarzyszeń i innych podmiotów. Każdy z podmiotów wymienionych na wstępie będzie wpisany do rejestru przedsiębiorców.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Podmioty wpisywane do drugiego z działów, takie jak w szczególności fundacje i stowarzyszenia, mogą być przedsiębiorcami. Przez co niekiedy figurują także w pierwszym z rejestrów – rejestrze przedsiębiorców. Wyszukiwarka KRS pozwala nam sprawdzić oczywiście podstawowe dane, takie jak adres spółki, formę, w jakiej jest prowadzona, numery identyfikacyjne czy daty chociażby jej wpisu i wykreślenia. Dostępna jest ponadto historia wpisu, która pokazuje wszystkie najważniejsze informacje o spółce, przy czym aby je uzyskać, musimy pobrać pełny odpis KRS.

Sposób reprezentacji a weryfikacja kontrahentów

Bardzo ważne z punktu zawierania umów z kontrahentem jest to, aby sprawdzić sposób reprezentacji obowiązujący w danym podmiocie, czyli czy zarząd jest uprawniony do jednoosobowej czy łącznej reprezentacji, czy w spółce jest prokurent oraz – w przypadku spółek osobowych – czy określeni wspólnicy nie zostali wyłączeni z reprezentacji.

Stowarzyszenia i fundacje mogą mieć jeszcze bardziej specyficzne regulacje w tym zakresie, więc tym bardziej warto je sprawdzić. Zawsze przed zawarciem umowy koniecznie zwróćmy uwagę na to, czy do skuteczności zawarcia umowy wystarczy jedna osoba, czy też mamy reprezentację łączną. Chociażby dwóch członków zarządu. Zwróćmy też uwagę czy do zawarcia umowy wystarczająca będzie ta konkretna osoba, która chce tę umowę podpisać z nami, czy też zupełnie inna. Spotkałem się również i z taką sytuacją, że z analizy wpisów w KRS wynikało, że choć dana spółka ma prokurenta, to nie ma ona zarządu. Co w ogóle stawia pod znakiem zapytania możliwość jej funkcjonowania. A już – co także wiem z praktyki – z całą pewnością jej wypłacalność.

Weryfikacja wysokości kapitału zakładowego

Czytając to, z pewnością wielu przedsiębiorców uzna, że taka sytuacja nigdy im nie się przydarzy. Doświadczenie uczy, że wystarczy chwila nieuwagi, aby wysłać towar na rzecz spółki nieposiadającej zarządu. Jeśli chodzi o spółki kapitałowe,  istotna jest – w szczególności przy większych transakcjach – weryfikacja wysokości kapitału zakładowego. Co prawda nie jest to kwota, która pokazuje wartość majątku spółki czy też jakiekolwiek parametry dotyczące jej cash flow. Jednak jeśli umowę o znacznej wartości będzie chciała z nami zawrzeć spółka, która dopiero co została założona, a dodatkowo jej kapitał zakładowy jest minimalny i wynosi 5.000,00 zł, to, w mojej ocenie, powinniśmy działać rozsądnie. Zażądać zabezpieczeń albo przedpłaty co najmniej w znaczącym procencie ogólnej ceny wynikającej z transakcji.

Kontynuując proces weryfikacji kontrahenta w KRS, powinniśmy naszą uwagę skupić na dziale czwartym. Pokaże on nam czy dany podmiot posiada wierzycieli, ponieważ w tym dziale wpisuje się zaległości, wierzytelności, informacje o ogłoszeniu upadłości oraz o umorzeniach prowadzonych przeciwko podmiotowi egzekucji z uwagi na fakt, że z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych. Myślę, że tego rodzaju dane na etapie przed zawarciem umowy będą dostateczną rekomendacją do jej nie zawarcia. Chyba, że nasz potencjalny kontrahent będzie w stanie wykazać, że wpisy te są nieaktualne. A jego sytuacja finansowa jest wystarczająca do wywiązania się z danej transakcji.

Zwróćmy też uwagę na to, czy spółka, z którą zamierzamy współpracować, nie jest w procesie likwidacji (choć powyższe samo w sobie nie powinno być odbierane negatywnie przy drobnych, bieżących transakcjach związanych z funkcjonowaniem i działalnością większości przedsiębiorców). Czy corocznie składa sprawozdania finansowe. Brak spełnienia tego ostatniego obowiązku może bowiem sugerować, że spółka ma wątpliwą sytuację finansową. A przynajmniej dąży do tego, abyśmy nie mogli jej ustalić.

Newsletter dla e-biznesu 🎉

Zapisz się do newslettera, uzyskaj dostęp do unikalnych treści tworzonych przez prawników naszej kancelarii oraz otrzymuj informacje o najważniejszych aktualnościach prawnych.

Klikając przycisk „Zapisuję się” wyrażasz zgodę na otrzymywanie od nas newsletterów i akceptujesz Regulamin. Będziemy przetwarzać Twoje imię oraz adres e-mail w celu przesyłania Ci informacji handlowych. Administratorem Twoich danych osobowych jest Kancelaria Prawna Kantorowski, Głąb i Wspólnicy Sp.j. Szczegółowe informacje znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego

Sytuację finansową danego podmiotu – choćby w przybliżeniu – możemy poznać, analizując jego sprawozdania finansowe. Można je przeglądać za darmo w trybie online poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego, które jest dostępne na stronie eKRS prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Oprócz rocznych sprawozdań finansowych znaleźć tam możemy sprawozdania z działalności, jeśli dany podmiot jest zobowiązany do ich składania, oraz m.in. uchwały o podziale zysków bądź pokryciu straty.

Co prawda dane publikowane w Repozytorium nie będą nigdy najbardziej aktualne, gdyż w większości przypadków są one składane z kilkumiesięcznym opóźnieniem w stosunku do okresu, którego dotyczą, niemniej, jeśli w latach ubiegłych widoczna będzie znacząca strata po stronie danego podmiotu, to także powinniśmy to wziąć pod uwagę, decydując się na zawarcie określonej umowy.

Rejestr Gospodarki Narodowej

Kolejnym, czwartym rejestrem, w którym można znaleźć informacje o kontrahencie, jest Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON). Przedsiębiorcę w tym rejestrze można odszukać, tak jak uprzednio, za pomocą numerów REGON, NIP oraz KRS, jak również po adresie. Rejestr REGON charakteryzuje się m.in. tym, że można w nim znaleźć dane podmiotów, które występują w obrocie gospodarczym, a nie podlegają wpisowi do CEIDG czy KRS. Chodzi tu w szczególności, acz nie wyłącznie, o rolników, stowarzyszenia zwykłe czy też spółki cywilne osób prawnych.

Biała lista podatników VAT

Po weryfikacji kontrahenta w bazach podanych powyżej powinniśmy odwiedzić stronę internetową prowadzoną przez Ministerstwo Finansów, gdzie prowadzony jest „Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT”, potocznie nazywany również „białą listą podatników VAT”.

Dane na tej liście aktualizowane są codziennie (w dni robocze). Należy podkreślić, że informacje zawarte w tym wykazie mogą mieć częstokroć podstawowe znaczenie w kontekście naszych rozliczeń podatkowych. Jednak niekiedy można je interpretować także pod kątem ewentualnego ryzyka wejścia z daną firmą w relacje gospodarcze.

Do wyboru są cztery możliwości wyszukania przedsiębiorcy:

– za pomocą numeru konta,
– numeru NIP,
– numeru REGON,
– nazwy podmiotu.

Dodatkowe informacje na białej liście

Oczywiście na tym etapie, po wstępnej weryfikacji naszego kontrahenta, posiadamy już zarówno jego NIP, jak i REGON. Dlatego właśnie za pomocą tych danych będzie go najłatwiej wyszukać, choć niekiedy celowe będzie przeprowadzenie wyszukiwania po numerze rachunku bankowego. Na białej liście można znaleźć, oprócz podstawowej w kontekście tego rejestru informacji, czyli tego, czy dany kontrahent figuruje w rejestrze VAT, również następujące dane:

  1. firma (nazwa) lub imię i nazwisko,
  2. numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,
  3. status podatnika (według stanu na dzień sprawdzenia),
  4. numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany,
  5. numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
  6. adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
  7. adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania. W przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej,
  8. ewentualne imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
  9. ewentualne imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
  10. ewentualne imię i nazwisko lub firma (nazwa) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
  11. numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK,
  12. data rejestracji jako podatnika VAT,
  13. ewentualna data odmowy rejestracji jako podatnika VAT,
  14. ewentualna podstawa prawna odmowy rejestracji,
  15. ewentualna data wykreślenia rejestracji jako podatnika VAT,
  16. ewentualna podstawa prawna wykreślenia,
  17. ewentualna data przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT,
  18. ewentualna podstawa prawna przywrócenia.

Weryfikacja a podejmowanie współpracy

Co ważne, informacje o naszych kontrahentach zweryfikujemy na wybrany dzień do 5 lat wstecz. Istnieją jeszcze dwa powody, dla których weryfikacja naszego kontrahenta na białej liście podatników VAT jest celowa. Po pierwsze, jeśli dany podatnik został wykreślony jako podatnik VAT, mogło się to wiązać z jego niezgodnym z prawem działaniem albo też uznaniem przez organ podatkowy, że jest to spółka – mówiąc w pewnym uproszczeniu – założona fikcyjnie. Bez przeznaczenia do prowadzenia działalności gospodarczej i bez realnej siedziby.

Rzeczywistą podstawę takiego wykreślenia będziemy mogli sprawdzić w samym wykazie, ponieważ jest ona w nim ujawniona. W takim stanie rzeczy należy jeszcze raz przemyśleć sytuację i zastanowić się czy warto podejmować współpracę z takim podmiotem. Rejestr ten może okazać się przydatny również wtedy, jeśli to my jesteśmy zobowiązani do zapłaty na rzecz innego podmiotu. Weryfikacja na białej liście będzie niezwykle ważna dla wyeliminowania ryzyka naszej współodpowiedzialności za ewentualne zaległości podatkowe naszego kontrahenta wynikające z zawartej z nim umowy

Odpowiedzialność za przelew na rachunek poza rejestrem

Jeśli bowiem uiścimy na jego rzecz płatność z pominięciem rachunku bankowego wskazanego w tym rejestrze, to ryzykujemy współodpowiedzialność za zaległy podatek VAT. Jak również brak możliwości uznania tego wydatku jako koszt uzyskania przychodu. Warto podkreślić, że od 1 stycznia 2022 r. zasada ta dotyczy rozliczeń na kwotę powyżej 8.000,00 zł. W pewnych sytuacjach będzie można jednak powyższy skutek zniwelować – jeżeli w ciągu 7 dni (w czasie epidemii 14 dni) zgłosimy ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego. Właściwym miejscowo naczelnikiem jest wówczas naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla miejsca prowadzenia działalności przez sprzedawcę.

Pamiętajmy jednak, że jak sama nazwa wskazuje, biała lista podatników VAT zawiera informacje o podatnikach VAT i nie każdy przedsiębiorca musi do tej kategorii zostać zaliczony. Dlatego też warto zwrócić uwagę na to, że jeżeli na liście brak jest danych o tym, że nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT (również gdy brak informacji o rachunku bankowym, na który chce on uzyskać płatność), to nie oznacza to jeszcze, że w tej konkretnej sytuacji powinniśmy płatności odmówić albo wycofać się z transakcji. W pierwszej kolejności powinniśmy zweryfikować czy nasz kontrahent wraz ze swoim rachunkiem bankowym powinien na tej liście się znaleźć.

Wykaz podatników VAT Unii Europejskiej

Jeśli nasz kontrahent posiada siedzibę w innym kraju Unii Europejskiej, wówczas właściwe będzie jego sprawdzenie w Wykazie podatników VAT UE. Jest to wyszukiwarka prowadzona przez Komisję Europejską, pozwalająca zweryfikować czy nasz kontrahent jest podmiotem, który dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowych. Przy wyszukiwaniu wystarczy podać państwo członkowskie podmiotu oraz jego numer VAT.

Numer VAT jest odpowiednikiem naszego numeru NIP. Niemniej jednak warto też przy większych transakcjach poprosić o odpowiednie dokumenty rejestrowe dotyczące takiego przedsiębiorcy. Dopiero z nich będziemy w stanie wywnioskować, jakie są zasady reprezentacji podmiotu. Ewentualnie czy podmiot ten na pewno wciąż istnieje. Co niekiedy nie jest wcale takie oczywiste. Szczególnie jeśli chodzi o spółki zakładane za granicą w celu uzyskania przez ich założycieli efektu – nie zawsze legalnej – tak zwanej optymalizacji podatkowej.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, w skrócie CRBR, jest rejestrem wprowadzonym ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Funkcjonuje on stosunkowo krótko, bowiem od 13 października 2019 r. Zgodnie z ww. ustawą przez beneficjenta rzeczywistego rozumie się każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

Ustawa wprost wskazuje, że za beneficjenta rzeczywistego uznaje się między innymi osoby będące wspólnikami spółki, którym przysługuje więcej niż 25% w ogólnej liczbie udziałów lub akcji spółki lub też które posiadają ponad 25% głosów w organie stanowiącym spółki, w tym także jako zastawnik albo ich użytkownik. Ponadto w kontekście spółek kapitałowych, w przypadku braku możliwości ustalenia beneficjenta rzeczywistego na zasadach określonych powyżej. Za beneficjenta rzeczywistego należy też uznać członków zarządu i rad nadzorczych tych spółek. Posiadają oni kontrolę nad bieżącą działalnością danej spółki.

Wewnętrzne procedury AML w weryfikacji

Pozornie informacja ta może nie wydawać się istotna. Jednak w niektórych branżach weryfikacja beneficjentów rzeczywistych jest nie tylko uprawnieniem, ale także obowiązkiem. W tym celu niektóre podmioty posiadają wewnętrzne procedury AML związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. Podobnie jak w już omówionych rejestrach, tak i w CRBR istnieje kilka możliwości wyszukiwania kontrahenta.

Można wpisać NIP podmiotu, PESEL beneficjenta lub datę urodzenia beneficjenta (wyszukamy tak wyłącznie osoby, dla których w zgłoszeniu nie zarejestrowano numeru PESEL). Po odpowiednim wprowadzeniu danych będziemy mogli zweryfikować na przykład, jakie osoby są beneficjentami rzeczywistymi spółki, wielkość ich udziałów. Ewentualne rodzaje uprzywilejowania, co niekiedy bywa istotne w kontekście ustalenia, czy do zawarcia przez spółkę danej umowy nie trzeba jeszcze dodatkowej zgody określonej osoby lub osób, co w kontekście decydującego wpływu na dany podmiot może być wprost wpisane w tym właśnie rejestrze.

Kara finansowa

Ponadto potwierdzić możemy sposób reprezentacji podmiotu, który może być tam wpisany. Dane w rejestrze powinny odpowiadać stanowi faktycznemu, gdyż spółka, która nie zgłosiła informacji o beneficjentach rzeczywistych może zostać obciążona karą finansową w wysokości nawet do 1.000.000 zł. Co istotne, tak jak wprowadzenie zmian w KRS może niekiedy trwać miesiącami, tak tu zmiany winny być zgłoszone w terminie 7 dni od ich zaistnienia. W niektórych przypadkach pozwoli nam to określić ewentualne rozbieżności pomiędzy treścią KRS a stanem rzeczywistym.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

Krajowy Rejestr Zadłużonych (w skrócie KRZ) jest to nowy rejestr utworzony 1 grudnia 2021 r. Jest jawnym rejestrem prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości i można w nim znaleźć dane dotyczące:

  1. osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, wobec których są lub były prowadzone postępowania restrukturyzacyjne, upadłościowe oraz postępowania w sprawach orzeczenia zakazu prowadzenia działalności gospodarczej;
  2. osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, wobec których była prowadzona egzekucja sądowa lub administracyjna i została ona umorzona z powodu jej bezskuteczności;
  3. osób fizycznych, wobec których toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych lub egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów, a które zalegają ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące.

Wyszukiwanie KRZ

Dane przekazywane są do KRZ przez sądy i komorników. Nie ma możliwości, aby dane zostały przekazane przez wierzycieli. Po wejściu na stronę internetową KRZ mamy do wyboru pięć usług i informacji:

  1. wyszukiwanie podmiotów i przeglądanie postępowań,
  2. wyszukiwanie wspólników spółek osobowych,
  3. wyszukiwanie składników masy upadłości, tablica obwieszczeń,
  4. wyszukiwanie doradców restrukturyzacyjnych.

Oczywiście z poziomu weryfikacji kontrahenta najbardziej interesującą kategorią jest pierwsza z nich. Ta kategoria posiada kolejne opcje do wyboru, w zależności od dalszych cech wyszukiwanego podmiotu:

  1. podmiot niebędący osobą fizyczną,
  2. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
  3. osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej,
  4. ewentualnie jeżeli znamy, to sygnatura postępowania.

Dane zawarte w Rejestrze Zadłużonych nie mogą być z niego usunięte, chyba, że ustawa stanowi inaczej. Jeśli w postępowaniu został prawomocnie zatwierdzony układ, dane automatycznie przestają być ujawniane po upływie:

  1. 3 lat od dnia uprawomocnienia się postanowienia o stwierdzeniu wykonania układu albo
  2. 10 lat od dnia uprawomocnienia się postanowienia o uchyleniu układu bądź wygaśnięciu układu z mocy prawa.

Jeżeli w postępowaniu został prawomocnie ustalony plan spłaty wierzycieli albo prawomocnie umorzono zobowiązania bez ustalenia planu spłaty wierzycieli, dane automatycznie przestają być ujawniane po upływie:

  1. 3 lat od dnia uprawomocnienia się postanowienia o stwierdzeniu wykonania planu spłaty wierzycieli i umorzeniu zobowiązań upadłego albo umorzeniu zobowiązań bez ustalenia planu spłaty wierzycieli albo
  2. 10 lat od dnia uprawomocnienia się postanowienia o uchyleniu planu spłaty wierzycieli.

Koniec jawności danych

Jeżeli w postępowaniu prawomocnie warunkowo umorzono zobowiązania upadłego bez ustalenia planu spłaty wierzycieli, dane automatycznie przestają być ujawniane po upływie:

  1. 3 lat od dnia upływu terminu 5 lat od dnia uprawomocnienia się postanowienia o warunkowym umorzeniu zobowiązań upadłego bez ustalenia planu spłaty wierzycieli albo 10 lat od dnia uprawomocnienia się postanowienia o uchyleniu postanowienia o warunkowym umorzeniu zobowiązań upadłego bez ustalenia planu spłaty wierzycieli.

Dane osoby, wobec której prawomocnie orzeczono zakaz prowadzenia działalności gospodarczej wraz z danymi dotyczącymi postępowania, w którym orzeczono zakaz, automatycznie przestają być ujawniane po upływie 3 lat od dnia następującego po upływie okresu zakazu. Wprowadzenie KRZ znacząco ułatwi weryfikację kontrahentów. A jedynym jego mankamentem jest to, że dotyczy on danych wpisanych do niego od dnia 1 grudnia 2021 r.

Opisane powyżej rejestry są darmowe i możemy w ciągu zaledwie kilku czy kilkunastu minut, „prześwietlić” naszego kontrahenta. Jak już wspomniałem wcześniej, oprócz omówionych powyżej sposobów weryfikacji danych potencjalnych kontrahentów istnieją na rynku także inne możliwości, które wymagają jednak większego zaangażowania i poniesienia kosztów.

Weryfikacja w urzędzie skarbowym

Kiedy podejmiemy już współpracę z kontrahentem, pewne dane możemy sprawdzić również w urzędzie skarbowym. Należy pamiętać jednak, że musimy być już stroną transakcji. Brak jest bowiem możliwości uzyskania informacji o potencjalnych, przyszłych kontrahentach. Sprawę można załatwić podczas wizyty w urzędzie, listownie lub elektronicznie. Wystarczy złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego status podatnika VAT naszego kontrahenta.

Koszt takiego wniosku, kiedy składamy go osobiście, to 21 zł. Po prawidłowym złożeniu i opłaceniu wniosku urząd skarbowy w ciągu 7 dni wyda zaświadczenie potwierdzające status podatnika VAT. Zaświadczenie potwierdza status podatnika VAT na dzień jego wydania. Z zaświadczenia dowiemy się czy druga strona transakcji:

  1. zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innych dokumentów, składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia jest obowiązana,
  2. zawarła w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności, o których wykazania była obowiązana.

Doceniasz tworzone przeze mnie treści?

Jakub Michalski
APLIKANT RADCOWSKI

Pomagam przedsiębiorcom w windykacji i egzekucji należnych im świadczeń. Zajmuję się rejestracją podmiotów i zgłaszaniem zmian w KRS, zarówno spółek, jak i NGO. Sporządzam pisma w procesach sądowych oraz opinie prawne. Przygotowuję dokumentację prawną sklepów internetowych.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.