Czym jest procedura AML?

Termin AML wywodzi się z języka angielskiego (z ang. Anti-Money Laundering) i oznacza przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Zatem Procedura AML to zbiór zasad, przyjęty przez dany podmiot, oparty na określonej podstawie prawnej, który ma na celu przeciwdziałanie zjawisku prania pieniędzy w obrocie gospodarczym. Jeśli mowa o jego zastosowaniu w biznesie to oznacza to wprowadzenie takiej procedury w danym przedsiębiorstwie, która będzie miała na celu przeciwdziałanie temu procederowi.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

Zmiany w prawie polskim 2021 r. w zakresie AML

W dniu 15 maja 2021 r. weszła w życie Ustawa z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw. Niniejszy akt normatywny wprowadził m.in. szereg znaczących zmian w zakresie AML dla przedsiębiorców jak np. poszerzenie katalogu instytucji obowiązanych czy też pojęcie Beneficjenta rzeczywistego oraz jego weryfikacje w procesie identyfikacji. Warto zwrócić uwagę, że nie wszystkie zmiany uregulowane w powyższej ustawie weszły w życie w dniu 15 maja 2021 r., gdyż ustawodawca przewidział dwa wyjątki. Po pierwsze, w dniu 31 lipca 2021 r. weszły w życie zmiany rozszerzające katalog instytucji obowiązanych. Pod drugie, w dniu 31 października 2021 r. wejdą w życie nowe przepisy, wprowadzające nowe obowiązki dla Instytucji obowiązanych dotyczące funkcjonowania Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Kogo dotyczą zmiany?

Powyższe zmiany prawne dotyczą tzw. instytucji obowiązanych, których katalog został uregulowany w art. 2 ust. 1 Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej jako Ustawa). Każdy podmiot wchodzący w zakres instytucji wskazanych w tymże przepisie jest instytucją obowiązaną. Należy zwrócić uwagę, że katalog owych instytucji został rozszerzony przez ustawodawcę. Po powyższej nowelizacji od 31 lipca 2021 r. m.in. biura rachunkowe stały się instytucjami obowiązanymi (art.  2 ust. 15a Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), z których usług korzysta zdecydowana większość przedsiębiorców w Polsce. Co więcej, zważywszy na katalog instytucji obowiązanych uregulowany w Ustawie, należy stwierdzić, że w zdecydowanej większości Instytucie obowiązane to przedsiębiorcy.

Obowiązki instytucji obowiązanej w przedmiocie AML

Już samo określenie – instytucja obowiązana – wskazuje, że z podmiotem będącym takową instytucją, wiążą się określone obowiązki. Ma to swoje przełożenie na realia prowadzenia biznesu, bowiem przedsiębiorcy, których działalność gospodarcza mieści się w katalogu określonym w art. 2 ust. 1 Ustawy, poza prowadzeniem swojego biznesu będą zobowiązani do szeregu dodatkowych obowiązków, które nakłada na nich Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W skład rzeczonych obowiązków należy zaliczyć w szczególności:
– sporządzenie wewnętrznej oceny ryzyka (art. 27 ust. 3 Ustawy) czyli tzw. procedura AML, a następnie jej regularne aktualizowanie, które nie może być rzadsze niż raz na dwa lata;
– wprowadzić w swoim przedsiębiorstwie wewnętrzną procedurę AML (art. 50 ust. 1 Ustawy);
– stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego określonych art. 34 Ustawy w sytuacjach wskazanych w art. 35 Ustawy, przy uwzględnieniu ryzyka, o którym mowa w art. 33 ust. 2 Ustawy;
– analizowane transakcji Klientów pod kątem transakcji podejrzanych;
– składanie raportów Głównemu Inspektorowi Informacji Finansowej w sytuacjach określonych w art. 72 Ustawy;
– dokumentowanie zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego (art. 34 ust. 3 Ustawy);
– wdrożyć wewnętrzną procedurę anonimowego zgłoszenia, o której mowa w art. 53 Ustawy.
– obowiązek szkolenia pracowników z zakresu AML (art. 52 Ustawy);
– obowiązek wyznaczenia osób odpowiedzialnych za wdrożenie oraz funkcjonowanie procedury AML w instytucji obowiązanej (art. 7 i art. 8 Ustawy);
– prowadzenie rejestru dotyczącego transakcji, których wartość przekracza 15 000 euro, oraz transakcji podejrzanych i powiązanych;

W jakich sytuacjach należy stosować powyższe zmiany dotyczące wewnętrznej Procedury AML?

W pierwszej kolejności należy zważyć czy ustawodawca w art. 2 ust. 1, gdzie zostały zdefiniowane podmioty określone jako Instytucje obowiązane, przewidział możliwość stosowania przepisów ustawy w określonych sytuacjach czy też nie. Przykładem przepisu, który przewiduje występowanie w charakterze instytucji obowiązanej tylko w określonych sytuacjach jest  art. 2 ust. 1 pkt. 14 Ustawy, w myśl którego profesjonalni prawnicy, w szczególności adwokaci oraz radcowie prawni stosują przepisy ustawy tylko w konkretnych sytuacjach, a nie każdorazowo jak np. biura rachunkowe, co do których ustawodawca nie uregulował szczególnego zakresu stosowania jak wyżej tylko jeżeli zaistnieje sytuacja przewidziana w Ustawie – art. 35 Ustawy to biuro rachunkowe jest obowiązane do stosowania rozwiązań ustawowych. Natomiast radcowie prawni czy adwokaci tylko jeżeli sytuacji określone w art. 35 Ustawy zaistniały w zakresie przewidzianym w  art. 2 ust. 1 pkt. 14 Ustawy. Zatem w pierwszej kolejności należy zweryfikować czy Twoja działalność gospodarcza kwalifikuje się pod Instytucje obowiązaną (sprawdzić art. 2 ust. 1 Ustawy), a następnie zweryfikować czy ustawodawca przewidział w Twoim przypadku podstawowy zakres stosowania czy też szczególny jak np. w przypadku prawników profesjonalnych. W kontekście zastosowania wewnętrznej procedury AML w Instytucji obowiązanej znamienne znaczenie ma art. 35 Ustawy. Powyższa norma prawna określa sytuacje w których stosuje się tzw. środki bezpieczeństwa finansowego. Zważywszy na konstrukcje przepisu należy stwierdzić, że katalog tych sytuacji ma charakter zamknięty. Jednakże przepis nie ma charakteru bezwzględnie obowiązującego, bowiem ustawodawca przewidział od niego wyjątki jak np. ograniczenie np. w art. ust. 1 pkt. 14 Ustawy w stosunku do adwokatów, radców prawnych, prawników zagranicznych i doradców podatkowych. Jednocześnie stanowi to ograniczenie art. 35 Ustawy, który pozostaje w korelacji z art. ust. 1 pkt. 14 Ustawy, bowiem ograniczenie występowania jako Instytucja obowiązana do konkretnych sytuacji stanowi jednoczesne wyznaczenie ram zastosowania sytuacji określonych w art. 35 Ustawy. Jednakże zasadą jest, iż w sytuacjach określonych w art. 35 Ustawy stosuje się środki bezpieczeństwa wskazane w art. 34 Ustawy. Zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa powyżej winny być uregulowane w wewnętrznej Procedurze AML w Twoim przedsiębiorstwie jeżeli Twoja działalność gospodarcza kwalifikuje się jako Instytucja obowiązana. Ponadto znamienne są sytuacje dotyczące informowania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), uregulowane w art. 72 i nast. Ustawy. Winny być uwzględnione przez każdą Procedurę AML, gdyż poza sytuacjami stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (art. 35 Ustawy) równie istotne są sytuacje, w których wymagany jest kontakt z GIIF. Warto zwrócić uwagę, że należy także zawiadomić GIIF każdorazowo jeżeli dana transakcja wypełnia znamiona transakcji podejrzanej, tj. takiej, podczas przeprowadzenia której zachodzi uzasadniane podejrzenie ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Co więcej jeżeli transakcja podejrzana wypełnia znamiona przestępstwa poza GIIF Instytucja obowiązana winna zawiadomić organy ścigania. W kwestii zastosowania ważne są także sytuacje, w których można odstąpić od stosowania środków bezpieczeństwa finansowego pomimo ziszczenia się sytuacji uregulowanych w art. 35 Ustawy. W tym celu znamienna jest treść art. 38 Ustawy, który reguluje możliwości odstąpienia w tym przedmiocie. Rzeczą istotną w tematyce AMLu w biznesie jest kwestia dotycząca CRBR, którą również winna uwzględniać od 31 października 2021 r. Twoja wewnętrzna procedura AML to sytuacje dotyczące zgłaszania Beneficjentów rzeczywistych. W tym celu należy:

• ustalić kim jest Beneficjent rzeczywisty (definicja legalna – art. 2 ust. 2 pkt. 1 Ustawy) w transakcji, którą przeprowadzasz,
• Sprawdzić czy jesteś podmiotem obowiązanym do zgłaszania Beneficjentów rzeczywistych w myśl art. 58 ustawy do CRBR.

Jeżeli tak to wówczas należy sięgnąć do art. 59 i nast. Ustawy, które regulują procedurę zgłaszania Beneficjentów rzeczywistych do CRBR.

Co musi zawierać każda Procedura AML?

Rzeczą istotną jest, że każda wewnętrzna Procedura AML musi uwzględniać wszystkie kwestie uregulowane w art. 50 Ustawy, który to przepis określa wymogi dotyczące wewnętrznej procedury. Ponadto Wewnętrzna Procedura AML winna regulować również procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń, o której mowa w art. 53 Ustawy. Ponadto warto wyakcentować poniższe kwestie, które są znamienne dla każdej Wewnętrznej Procedury AML. Wewnętrzna Procedura AML musi określać również zasady w kontekście analizy ryzyka, o której mowa w art. 33 ust. 2 Ustawy oraz art. 34 ust. 1 pkt. 4 Ustawy. Jest to o tyle istotne, iż ustawodawca przewidział w Ustawie dwa kwalifikowane sposoby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego poza podstawowym (art. 34 w zw. z art. 35 Ustawy) tj. uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego (art. 42 Ustawy) oraz wzmożone środki bezpieczeństwa (art. 43 i art. 44 Ustawy). Poprzez właśnie analizę przedmiotowego ryzyka dokonuje się wybory charakteru środków bezpieczeństwa finansowego, które zamierzamy zastosować. Co więcej wewnętrzna Procedura AML musi określać również zasady identyfikacji Klienta, Osób upoważnionych oraz Beneficjentów rzeczywistych, o których mowa w art. 36 oraz 37 Ustawy. Nadto wewnętrzna Procedura AML Powinna także uwzględniać Warunki odstąpienia od stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (art. 38 Ustawy) oraz sytuacje, w których nie należy przeprowadzać transakcji, które reguluje art. 41 Ustawy. Co więcej w każdej Wewnętrznej Procedurze AML winien zostać uwzględniony obowiązek szkoleniowy, o którym mowa w art. 52 Ustawy oraz winny zostać wyznaczone przez instytucję obowiązaną następujące osoby:

• osoba odpowiedzialna, o której mowa w art. 7 i art. 8 Ustawy,
• osoba zajmująca się prowadzeniem rejestru dotyczącego transakcji, których wartość przekracza 15 000 euro, oraz transakcji podejrzanych i powiązanych.

Kompleksowa Wewnętrzna Procedura AML powinna uwzględniać także wszystkie obowiązki określone w pkt IV niniejszego artykułu.

Jak poprawnie przeprowadzić transakcję w oparciu o powyższe zmiany legislacyjne – poszczególne etapy

Jeżeli prowadzisz swój biznes będąc Instytucją obowiązaną i zaistnieją sytuacje uregulowane w art. 35 Ustawy to wówczas musisz podjąć następujące kroki w postaci zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego (art. 34 Ustawy):
I. monitorowanie czy zachodzą sytuacje uregulowane w art. 35 ustawy.
Jeżeli zachodzą to należy
II. zastosować Środki bezpieczeństwa finansowego z art. 34 Ustawy:

1. identyfikacja, a następnie weryfikacja Klienta, osoby upoważnionej oraz Beneficjenta rzeczywistego.
2. następnie należy dokonać ocenę stosunków gospodarczych związanych z daną transakcja, w szczególności określenie ich celu oraz charakteru
3. kolejno należy dokonać analizy ryzyka związanego z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, w szczególności czy dana transakcja jest tzw. transakcją podejrzaną.
4. monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 4 Ustawy
   Ponadto należy
5. w czasie stosowanie środków bezpieczeństwa należy także ocenić czy zachodzą podstawy do zastosowania uproszczonych albo wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego albo do odstąpienia od zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego albo niemożność przeprowadzenia transakcji.
6. odnotowywanie wszelkich rozbieżności lub nieprawidłowości dotyczących Twoich danych odnośnie Beneficjenta rzeczywistego z danymi ujawnionymi w CRBR

Następnie należy zweryfikować czy zachodzą przesłanki do zawiadomienia GIIF określone w art. 72 Ustawy. Jeżeli tak to trzeba zawiadomić GIIF zgodnie z procedurą uregulowaną w art. 72 i nast. Ustawy. Dodatkowo należy ocenić czy zachodzi prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa i jeżeli tak to równolegle do zawiadomienia GIIG zawiadomić organy ścigania.

Na sam koniec należy udokumentować wszystko powyższe

III. Udokumentowanie i przechowywanie dokumentacji

1. wpisać daną transakcję do rejestru dotyczącego transakcji, których wartość przekracza 15 000 euro, oraz transakcji podejrzanych i powiązanych jeżeli zachodzą ku temu przesłanki
   Ponadto
2. udokumentować zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, analizy o której mowa powyżej oraz zawiadomienia GIIF lub organów ścigania w dokumentacji dotyczącej danej transakcji.
3. udokumentować wszelkie rozbieżności lub nieprawidłowości dotyczących Twoich danych odnośnie Beneficjenta rzeczywistego z danymi ujawnionymi w CRBR jeżeli takie zaistniały.
4. dokumentacje tą przechowywać co najmniej przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dany środek bezpieczeństwa został zastosowany.

Podsumowanie

Jeżeli prowadzisz swój biznes to powinieneś sprawdzić czy jesteś lub czy Twoja spółka jest Instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów Ustawy. Jeżeli tak to zadbaj koniecznie, ażeby w swoim przedsiębiorstwie należycie wykonywać wszystkie powyższe obowiązki, w szczególności zadbaj, ażeby mieć swoją Wewnętrzną Procedurę AML. Brak dopełnienia obowiązków przedstawionych w niniejszym artykule może skutkować nałożeniem przez organy administracji publicznej sankcji w postaci kar administracyjnej. Dlatego zadbaj o to, żeby należycie wykonywać obowiązki przewidziane w niniejszym artykule.

Marcin Sierżęga
PRAWNIK

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych. Specjalizuję się również w prawie własności intelektualnej, w szczególności w ochronie znaków towarowych. Wspieram firmy w zabezpieczeniu umów i biznesu.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja