Zanim zaczniesz współpracę z potencjalnym kontrahentem warto zacząć od uzyskania jak największej ilości informacji na jego temat. Jest to ważne, by uniknąć transakcji  z nieuczciwymi  partnerami biznesowymi oraz zmniejszyć ryzyko utraty pieniędzy lub towaru.

Wiele informacji np. czy podmiot zarejestrował działalność gospodarczą lub czy jest podatnikiem VAT, znajdziesz przeglądając bezpłatne rejestry publiczne, o których porozmawiamy w dzisiejszym odcinku.

Serdecznie zapraszam!

---

– Dzień dobry, z tej strony Piotr Kantorowski, a to kolejny odcinek promujący naszą najnowszą książkę „Zabezpieczenie umów i biznesu. Praktyczny poradnik wraz ze wzorami dokumentów”. Dzisiaj porozmawiam z kolejnym ze współautorów, z Jakubem Michalskim o tym, jak można zweryfikować kontrahenta i co nam to daje, bo po coś to robimy. Cześć, Kuba.
– Cześć, wszystkim.

– Kuba, przejdźmy od razu do rzeczy.

Po co warto zweryfikować kontrahentów?

– Kontrahentów weryfikujemy przede wszystkim po to, aby zabezpieczyć swój biznes, ponieważ każdy staje przed decyzją czy zaryzykować i sprzedać towar z odroczonym terminem płatności, czy też od razu zażądać od kontrahenta całej kwoty i liczyć się z tym, że kontrahent może być u nas pierwszy i ostatni raz. I dlatego warto wcześniej zweryfikować kontrahenta i może podjąć to ryzyko, by zastosować pierwszy wariant.

– Najczęściej nie trzeba weryfikować kontrahenta w sytuacji, w której wybieramy przedpłata 100%, jako opcje zapłaty ceny, a to nie zawsze jest prawda, bo jak są tematy związane z podatkiem VAT to lepiej weryfikować mimo wszystko, żeby przypadkiem nie stać się nieświadomym uczestnikiem procederów vatowskich. Kuba, jak mówisz, że warto weryfikować, że czasami jest to kwestia modelu rozliczenia, czasami być a nie być, to gdzie warto zacząć weryfikację?

Gdzie zweryfikować kontrahenta?

– Rozpoczynając działania z weryfikacją natrafimy zapewne na płatne strony internetowe, jednak warto samemu sprawdzić te darmowe. I pojawia się teraz pytanie czy naszym kontrahentem jest osoba prowadząca działalność gospodarczą, spółkę cywilną czy spółki prawa handlowego. Odpowiednio mamy tutaj Centralną Ewidencję Informacji o Działalności Gospodarczej albo Rejestr KRS. W CEIDG sprawdzimy kontrahentów, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, ewentualnie wspólników spółki cywilnej, a w KRS spółki prawa handlowego. Oczywiście w KRS możemy sprawdzić fundacje i stowarzyszenia, ale to jest raczej rzadkość.

– Warto wspomnieć, że jak najbardziej w KRS można ustalić kwestie dotyczące fundacji czy stowarzyszeń, ale okej, możemy sprawdzić, ale czego się tam dowiemy?

– Uzyskamy tam informacje o podstawowych danych, czyli np. jaka jest firma naszego kontrahenta, od kiedy prowadzi działalność, czy jest to działalność aktualna czy zakończona, zawieszona, czy jest zarządca sukcesyjny. Podstawową rzeczą, która często wychodzi to kto jest uprawniony do zawierania transakcji po stronie naszego kontrahenta.

– I to w różnych wariantach może to wyjść, bo to kwestia czy reprezentacja jest jedno czy dwuosobowa, a czasem jak się analizuje KRS to okazuje się, że spółka nie ma zarządu.

– Dokładnie. Możemy również sprawdzić czy spółka nie jest już wykreślona z KRSu, bo i z takimi sytuacjami mieliśmy do czynienia, ale warto też zwrócić uwagę na fakt kapitału zakładowego. Jeżeli zawieramy transakcję z przedsiębiorcą na dużą kwotę, a kapitał wynosi minimum, czyli 5 tys. to powinna nam się zaświecić lampka, czy aby na pewno jest on wypłacalny i tutaj przychodzi nam z pomocą również Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS, gdzie corocznie jest obowiązek składania dokumentów finansowych. Znaleźć tam możemy uchwały o podziale zysków, informacje o tym, jaki przychód miała spółka, czy uzyskała stratę, czy uzyskała zysk…

– Czyli możemy się dowiedzieć czy nasz kontrahent ma płynność finansową, czy jej nie ma, a to może mieć wpływ od zawarcia transakcji zaczynając, na jej zabezpieczeniu kończąc. Tam można przydatne informacje wyczytać, przy czym niestety najczęściej są one nieaktualne, a już z całą pewnością nie są aktualne na dzień, w którym je sprawdzamy, bo sprawozdania finansowe znajdą się w Repozyt5orium w marcu, a dotyczą poprzedniego roku.

CEIDG i KRS

– Tak, ale chciałbym wrócić do tych rejestrów, o których było wcześniej, czyli CEIDG i KRS. Mamy też coś takiego, jak bazę regon, gdzie możemy sprawdzić zarówno osoby, które prowadzą działalność jak i spółki, dlatego warto tam zajrzeć żeby np. sprawdzić czy wszystko się zgadza z poprzednimi rejestrami.

– I tu ciekawostka. Jeżeli ktoś zawiera umowy z rolnikami, którzy nie są przedsiębiorcami, to znajdzie je tylko tam.

– Tak, tak samo jak spółki cywilne, ponieważ w CEIDG znajdziemy wspólników spółki cywilnej, a w bazie regon informacje o spółce cywilnej. Dalej poleciłbym Białą Listę Podatników VAT, bo tam znajdziemy informacje czy nasz kontrahent jest tak zwanym VATowcem.

Biała Lista Podatników VAT

– Ta informacja jest szczególnie przydatna w kontekście kiedy z prowadzonej przez niego działalności wynika, że powinien być, bo niektóre działalności zgodnie z prawem mogą być tylko w ramach opodatkowania VATem prowadzone, a z rejestru wynika, że on, jako VATowiec nie jest wpisany, a co gorsza został wykreślony.

– Tak, może to nam powiedzieć, że Urząd Skarbowy miał zastrzeżenia do jego działalności i chociażby wszczął postępowanie w stosunku do niego.

– Te zastrzeżenia to nie byle jakie, bo jedną z podstaw jest to, że podmiot nie istnieje, a chodzi dokładnie o to, że spółka wpisana w KRS nie ma fizycznego odzwierciedlenia, nie da się z nią nawiązać kontaktu, nie ma siedziby, jest podmiotem słupem. Druga sytuacja jest związana z wystawianiem faktur, które nie dokumentują rzeczywistych zdarzeń gospodarczych, czyli są to uchybienia z wyższej półki działań niedozwolonych w biznesie.

– Tak, ale zwrócę uwagę, że na Białej Liście Podatników oprócz tego, że znajdziemy tam informacje o tym, czy ktoś jest VATowcem czy nie , to znajdziemy tam informacje o jego rachunkach bankowych. Warto to też zweryfikować czy jakiekolwiek rachunki bankowe tam istnieją. To istotna informacja w sytuacji, kiedy to my kupujemy coś od kogoś innego, czy rachunek bankowy, który jest podany na fakturze jest na tej Białej Liście Podatników VAT.

– Bo jeżeli są to wyższe kwoty i nie znajduje się tego rachunku to nie będziemy mogli uznać tych płatności za koszt uzyskania przychodu, nie będziemy mogli ich podatkowo rozliczyć, a także wylądujemy co najmniej na przesłuchaniu  w związku ze sprawą prowadzoną przeciwko tej konkretnej spółce.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

– To może opowiedzielibyśmy o Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, wprowadzony niedawno. Znajdują się w nim informacje o beneficjentach rzeczywistych, czyli osobach, które posiadają przynajmniej 25% udziału w spółce. To z pozoru tylko informacja, ale jeżeli ktoś zna branżę to można wyczytać z tej informacji dużo więcej i może mu to pomóc w zawarciu kontraktu z przedsiębiorcą.

– Może nie zawarciu, jeżeli tam wyczyta, że jest to osoba znana w branży z nierzetelności wywiązywania się z kontraktów, ale w pełni się zgadzam, że informacja jest z pozoru nieznacząca, ale dla bardziej wtajemniczonych w branżę mówiąca najwięcej z możliwych informacji.

– Cały czas mówimy o spółkach, działalnościach, a może się zdarzyć, że naszym kontrahentem będzie osoba spoza Polski, więc istotnym jest żeby wspomnieć, że mamy coś takiego jak wykaz Podatników VAT Unii Europejskiej i tam możemy zweryfikować po krótce naszego kontrahenta, który działa wewnątrzwspólnotowo.

– Dodałbym, że jeżeli zawieramy umowę z kontrahentem, który jest spoza Unii to koniecznie szukałbym rejestrów, które pozwolą go prześwietlić żeby mieć pewność, że wszystkie podawane przez niego dane zgadzają się. Jakkolwiek możliwym jest odzyskanie pieniędzy czy dochodzenie roszczeń w takich transakcjach, nawet międzykontynentalnych to jest to jednak mega skomplikowane, bardzo mocno drogie w stosunku do dochodzenia roszczeń, np. w danym kraju, w którym ma się siedzibę i obawiam się, że też bardzo wydłużonym w stosunku do normalnego dochodzenia roszczeń, więc warto zerknąć do takich danych.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

– Przejdźmy teraz  do najświeższego – Krajowego Rejestru Zadłużonych. Powstał on w zasadzie w tym samym czasie co nasza książka, więc wspomnieliśmy w niej o tym rejestrze. Nie jest ta baza obszerna, ale może się zdarzyć tak, że nasz kontrahent może się znaleźć w tej bazie, więc warto zajrzeć. Jako przedsiębiorcy nie możemy tam nikogo wpisać, ale komornicy już tak, więc istotne jest, żeby tam zajrzeć. Kolejnym sposobem weryfikacji jest Urząd Skarbowy. Możemy złożyć tam wniosek, za drobną opłatą Urząd udzieli nam informacji czy nasz kontrahent figuruje jako osoba niezalegająca z płatnością podatków, tak samo to też dotyczy Zakładów Ubezpieczeń Społecznym, tam też możemy takie za świadczenie uzyskać.

– Dokładnie. Z tych darmowych, albo z tych bardzo tanich to byłoby na tyle.

– Są to główne, podstawowe rejestry, ale przypomniało mi się w związku z tym, co mówiłeś o zaświadczeniu o niezaleganiu to w KRS w przypadku podmiotów tam wpisywanych, można tam wpisać i może to zrobić przedsiębiorca, zaległości w stosunku do nas danego podmiotu. Przez cały okres mojej pracy spotkałem się z tym kilkakrotnie, poziom aktualności tych informacji był pod znakiem zapytania, bo w tych sytuacjach, które ja miałem, zawsze dostawałem postanowienie o umorzeniu egzekucji ze względu na jej zakończenie, ale taka możliwość jest.
Zmieniając temat, w ramach auto promocyjnych, dlaczego warto kupić naszą książkę?

– Warto ją kupić, bo jak sama nazwa wskazuje, pozwoli nam pomoże nam ona zabezpieczyć nasz biznes, tak jak dzisiaj rozmawialiśmy – począwszy od weryfikacji kontrahenta, a kończąc po wzory umów, które będą dla nas przydatne w codziennym prowadzeniu naszej działalności. Do książki jest dołączony suplement z elektronicznymi wzorami tych umów, co pomoże w szybszy i bezpieczniejszy sposób przejść przez trudy, z którymi mierzą się osoby zaczynające swoją przygodę z biznesem.

– Dodam jeszcze, że w notatkach do tego odcinka znajdziecie kod promocyjny do książki i zachęcam, żeby tam zajrzeć. Dziękuję za dzisiaj, do usłyszenia!