Wraz z dynamicznym rozwojem technologii, sprzedaż kursów on-line stała się popularnym i dochodowym sposobem na dzielenie się wiedzą i umiejętnościami z szeroką publicznością. Jednak sukces w biznesie e-learningowym wiąże się z odpowiedzialnością za przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych. W tym artykule omówię kluczowe obowiązki prawne związane z prowadzeniem sprzedaży kursów on-line.

Rejestracja działalności gospodarczej a sprzedaż kursów on-line

Jeżeli planujesz uruchomić własną platformę e-learningową to z pewnością jednym z pierwszych pytań jakie sobie zadasz, będzie to, czy musisz zakładać firmę, żeby legalnie sprzedawać kursy on-line. Co do zasady tak, jednakże w przepisach prawa jest pewien ważny wyjątek, który możesz wykorzystać. Przynajmniej na początku działalności.

Generalnie prowadzenie platformy e-learningowej z pewnością uznać należy za prowadzenie działalności gospodarczej. Jest to bowiem działalność zarobkowa prowadzona w sposób zorganizowany i ciągły. Wynika to z tego, że sprzedaż kursu jest zautomatyzowana w ramach wybranej platformy e-commerce, a kurs w sprzedaży jest dostępny cały czas. Taka działalność spełnia, więc ustawowe kryteria działalności gospodarczej.

Czy jednak oznacza to, że od razu musisz zakładać firmę i płacić składki ZUS. Na szczęście istnieje alternatywa. Od niedawna możliwe jest bowiem prowadzenie działalności w formie tzw. działalności nierejestrowanej. Działalność nierejestrowana nazywana jest również firmą “na próbę”, ponieważ do pewnego progu przychodów nie musisz rejestrować firmy w CEiDG, nawet jeżeli Twoja działalnośc wykonywana jest w sposób zorganizowany i ciągły, czyli jest zarobkową działalnością gospodarczą.

Próg przychodów

Zgodnie z przepisami działalność nierejestrowa to działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Próg przychodów w działalności nierejestrowanej wynosi więc 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 lipca 2023 r. jest to kwota aż 2.700 zł!. Co więcej, wraz ze wzrostem wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę od 1 stycznia 2024 r. wzrośnie również próg przychodów w działalności nierejestrowanej. W 2024 roku minimalne wynagrodzenie za pracę ma wynieść docelowo 4.300 zł. Zatem przychód z nierejestrowanej działalności gospodarczej nie będzie mógł przekroczyć kwoty 3.225 zł.

Co to dla Ciebie oznacza? Jeżeli Twój przychód ze sprzedaży kursów on-line nie przekroczy w żadnym miesiącu kwoty 2.700 zł (w 2023 r., w kolejnym jeszcze więcej) nie musisz zakładać firmy!. To doskonały sposób na to żeby zweryfikować, czy Twój pomysł na kurs on-line się sprawdzi i czy będzie cieszył się zainteresowaniem. Pamiętaj, że jeżeli Twój przychód w którymkolwiek miesiącu przekroczy kwotę 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę, w ciągu 7 dni musisz zarejestrować firmę w CEiDG!

Prowadząc działalność w formie nierejestrowanej musisz pamiętać również o obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów (żeby pilnować, czy nie przekraczasz miesięcznego progu przychodów), a także o podatkach. Prowadzenie działalności w formie nierejestrowej nie zwalnia bynajmniej z obowiązku płacenia podatków od zarobionych pieniędzy, tyle tylko, że robisz to raz w roku w rozliczeniu rocznym.

Konieczne zwróc też uwagę na to, że w ewidencji przychodów uwzględniasz przychody, czyli po prostu kwoty, które otrzymałeś od klienta. Ewentualne koszty możesz uwzględnić dopiero w rozliczeniu rocznym i w ten sposób obliczyć dochód, który podlega opodatkowaniu (wg zasad jakich się rozliczasz, ponieważ przychody z działalności nierejestrowanej łączysz w rozliczeniu rocznym z przychodami z innych tytułów).

Kasa fiskalna przy sprzedaży kursów on-line

Kolejnymi kwestiami formalnymi, którymi musisz się zainteresować, jeżeli chcesz prowadzić legalną sprzedaż kursów on-line, jest temat kasy fiskalnej i rejestracji jako podatnik VAT.

Temat kasy fiskalnej będzie dotyczył każdej sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Realnie więc można zakładać, że dotyczył on będzie niemalże każdej platformy e-learningowej, z wyjątkiem tych przeznaczonych wyłącznie dla użytkowników profesjonalnych, czyli przedsiębiorców.

Czy zatem odpalając platformę e-learningową musisz mieć kasę fiskalną? Na szczęście nie jest to konieczne. Zgodnie z przepisami, podatnicy, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 tys. zł, nie muszą ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej. Ta zasada dotyczy zarówno działalności nierejestrowanej, jak i tradycyjnej działalności gospodarczej.

Oznacza to, że jeżeli Twoja sprzedaż na rzecz konsumentów nie przekroczy w danym roku 20 tys. zł to nie musisz mieć kasy fiskalnej. Jeżeli działalność zaczynasz w ciągu roku podatkowego to limit ten obliczasz proporcjonalnie do liczby miesięcy.

Nawet jednak po przekroczeniu tego limitu, w przypadku sprzedaży kursów on-line, nie będziesz musiał posiadać kasy fiskalnej. Warunek jest jeden – wszystkie wpłaty musisz otrzymywać przelewem. W przypadku jednak platformy e-learningowej jest to w zasadzie wręcz standard, bo raczej trudno sobie wyobrazić płatność gotówką za kurs on-line.

Jak można przeczytać w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z ewidencjonowania na kasie fiskalnej, jeżeli dostawca towaru lub usługi otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej czynności ta wpłata dotyczyła, to przedsiębiorca może wówczas skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Co istotne, w ostatnim czasie wydanych zostało wiele interpretacji podatkowych, że zwolnienie to obejmuje również sytuację, gdy płatność nie trafia bezpośrednio na rachunek sprzedawcy, ale następuje za pośrednictwem operatora płatności. W takim przypadku również można skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. To duże ułatwienie, ponieważ sprzedając kursy on-line wydatek w postaci kasy fiskalnej masz – co do zasady – “z głowy”.

Podatek VAT a prowadzenie platformy e-learningowej

Czy sprzedając kursy on-line musisz rejestrować się jak podatnik VAT. W większości przypadków nie jest to konieczne. No chyba, że Twój kurs będzie cieszył się ogromnym powodzeniem. Z czego to wynika? Jeżeli Twoja sprzedaż nie przekroczy w roku podatkowym 200 tys. zł to wówczas nie musisz się rejestrować jako podatnik VAT. Bardzo życzę Ci żebyś musiał/a zostać VATowcem, bo to będzie oznaczało, że naprawdę nieźle zarobił*ś na swoim kursie 😉

Istnieje szereg produktów i usług (np. usługi doradztwa) w przypadku których rejestracja jako podatnik VAT jest konieczna, niezależnie od poziomu sprzedaży. Jednakże typowe kursy on-line nie zaliczają się do żadnego z wyłączeń, dlatego śmiało możesz skorzystać z tego zwolnienia prowadząc platformę e-learningową.

Do VATu można się też zarejestrować dobrowolnie, ale opłaca się to głównie w sytuacji prowadzenia sprzedaży dla VATowców, czyli dla firm. Jeśli twoimi klientami są osoby prywatne, albo firmy zwolnione z VAT, najprawdopodobniej nie opłaca Ci się zostać VATowcem.

Dokumentowanie sprzedaży kursów on-line

Zakładając, że korzystasz ze zwolnienia VAT i nie masz kasy fiskalnej to – co do zasady – nie musisz wystawiać osobom kupującym Twój kurs on-line żadnego dokumentu. Niezależnie od tego, czy kupującym jest osoba prywatna, czy firma. W przypadku jednak gdy kupujący zażąda potwierdzenia takiego zakupu to musisz wystawić mu fakturę. Natomiast gdy kupujący nie prosi o fakturę, nie musisz jej wystawiać.

Wystawiony przez Ciebie dokument sprzedaży musi zawierać co najmniej:

• datę wystawienia
• numer kolejny
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi
• kwotę należności ogółem.

Regulamin sprzedaży kursów on-line

Czy sprzedając kursy on-line musisz posiadać regulamin? Odpowiedź jest krótka – tak. Konieczność posiadania regulaminu platformy e-learningowej wynika z co najmniej kilku przepisów. Jest też inna, bardzo prozaiczna przyczyna – “nie podepniesz” pod swoją platformę e-learningową żadnych płatności on-line, jeżeli nie zamieścisz zgodnego z przepisami prawa regulaminu.

Przede wszystkim sprzedając kursy on-line zawierasz z konsumetami tzw. umowy na odległość. Przepisy ustawy o prawach konsumenta nakładają w takiej sytuacji na sprzedawcę obowiązek przekazania kupującemu szeregu informacji dotyczących zawieranej umowy. Obowiązki te wymienione są szczegółowo w art. 12 ustawy o prawach konsumenta.

Nie powielając w całości dosyć obszernego przepisu (bez problemu jego treść znajdziesz chociażby w Google), wystarczy wspomnieć, że zawiera on aż 21 punktów, czyli informacji, które jako sprzedawca musisz przekazać kupującemu – jak stanowią przepisy – najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową na odległość. W praktyce więc informacje takie musisz przekazać kupujacemu przez złożeniem przez niego zamówienia.

Wśród tych informacji należy wymienić przede wszystkim Twoje dane, dane kontaktowe, w tym adres e-mail oraz – co jest pewną nowością – numer telefonu, informacje o sposobie i terminie zapłaty, sposobie i terminie spełnienia świadczenia, a także sposobie i terminie odstąpienia od umowy.

Najprościej możesz przekazać kupującemu te informacje poprzez zamieszczenie w formularzu zamówienia odpowiedniego checkboxa z linkiem do regulaminu i oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu i jego akceptacją.

Musisz też wiedzieć o tym, że Twoim obowiązkiem jest przekazać konsumentowi potwierdzenie zawarcia umowy na odległość na trwałym nośniku. Potwierdzenie to powinno natomiast obejmować przede wszystkim informacje, które wymienione są we wspomnianym już art. 12 ustawy o prawach konsumenta.

Nie tracąc czasu na zbędne rozważania można stwiedzić, że w przypadku sprzedaży kursów on-line trwałym nośnikiem będzie najczęściej plik PDF z regulaminem (przyjmuje się, że link do strony z regulaminem jest niewystarczający). Prawidłowa procedura sprzedaży powinna więc wyglądać w ten sposób, że w momencie składania zamówienia klient ma możliwość zapoznania się z regulaminem i oświadcza, że się z nim zapoznał (klikając checkbox), a po złożeniu zamówienia powinien otrzymać plik PDF z regulaminem wraz z potwierdzeniem zamówienia wysyłanym przez platformę e-learningową.

Obowiązek wdrożenia regulaminu wynika również z przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Nie ulega wątpliwości, że tworząc platformę e-learningową będziesz świadczył usługi drogą elektroniczną. Przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną nakładają na dostawców tego rodzaju usług obowiązek wdrożenia regulaminu. Regulamin powinien zawierać m.in. rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym głównie wymagania techniczne,warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną, a także tryb postępowania reklamacyjnego.

To kolejne elementy i informacje, które koniecznie muszą znależć się w regulaminie Twojej platformy e-learningowej. To jednak nie wszystko, warto żebyś w swoim regulaminie precyzyjnie opisał/a również procedurę składania zamówienia, moment zawarcia umowy, czy też określił/a warunki licencji udzielanej przez Ciebie na sprzedawany kurs on-line.

Dane osobowe a sprzedaż kursów on-line

Sprzedając kursy on-line będziesz przetwarzał/a dane osobowe kupujących. To pewne. Musisz zadbać więc o to, żeby przede wszystkim Twoja działalność była zgodna z przepisami RODO i to niezależnie od tego czy prowadzisz działalność nierejestrowaną, czy też w formie tradycyjnej. W świetle bowiem przepisów RODO, sprzedając kurs on-line będziesz administratorem danych osobowych kupujących. A to wiąże się z określonymi obowiązkami.

Przede wszystkim wobec kupujących musisz spełnić tzw. obowiązek informacyjny. Polega to na przekazaniu osobie, której dane przetwarzasz informacji dotyczących m.in. Twoich danych jako administratora, celu przetwarzania danych, okresu przetwarzania danych i uprawnienień, jakie przysługują tej osobie. Szczegółowy zakres tych informacji określa art. 13 RODO i tutaj też odsyłam Cię bezpośrednio do przepisów.

W jaki sposób spełnić ten obowiązek informacyjny? Najprościej poprzez opracowanie polityki prywatności. Podobnie jak regulamin link do polityki prywatności powinien pojawić się w formularzu zamówienia na Twojej platfrmie e-learningowej.

To jednak nie wszystko. Przyjmuje się, że w formularzu zamówienia należy zamieścić również podstawowe informacje dotyczące chociażby Twoich danych jako administratora, a link do polityki prywatności powinien stanowić odesłanie po więcej szczegółów dotyczących przetwarzania danych osobowych. To spełnienie obowiązku informacyjnego w tzw. sposób warstwowy, co polega na zamieszczeniu w miejscu pozyskiwania danych (w tym przypadku formularz zamówienia) podstawowej informacji dotyczących m.in. administratora i celu przetwarzania danych, wraz z odesłaniem do szczegółów, po klinkięciu w link odsyłajacy do polityki prywatności.

Czy to już wszystkie obowiązki wynikające z RODO? Niestety nie. Zakres jednak Twoich obowiązków i zabezpieczeń danych, które powinieneś wdrożyć, zależy od tego w jakiej skali prowadzisz działalność i jaka jest skala przetwarzanych przez Ciebie danych. Inne bowiem wymagania RODO stawia wobec dużej korporacji, a inne wobec jednoosobowego przedsiębiorcy. Zgodnie z RODO bowiem każdy administrator danych osobowych musi samodzielnie zastanowić się i podjąć decyzję o doborze środków zabezpieczających.

W przypadku gdy sprzedaż kursu on-line to Twoja jedyna działalność i dopiero rozkręcasz swój biznes, ponadto nie zatrudniasz pracowników, to na pewno nie musisz od razu inwestować ogromnych pieniędzy w rozbudowane procedury przetwarzania danych osobowych. Warto jednak żebyś zadbał/a o to, żeby w jakiś sposób sprecyzować i usystematyzować zasady przetwarzania danych osobowych. W tym celu pomocne może być opracowanie rejestru czynności przetwarzania. Przy małej skali działaności wdrożenie tego dokumentu nie jest obowiązkowe – zgodnie z RODO – ale jestem zwolennikiem prowadzenia takiego rejestru niezależnie od skali działalności. Taki dokument bowiem da Ci wiedzę na temat tego w jaki sposób przetwarzane są dane w Twojej firmie, skąd pochodzą, gdzie trafiają i gdzie są przechowywane.

Tego rodzaju rejstr najprościej będzie zrobić Ci jeżeli po prostu prześledzisz to jak przebiega realizacjia zamówienia na Twojej platformie e-learningowej, a następnie wprowadzisz to w odpowiednie tabele. Przykładowo: dane pochodzą z formularza zamówienia na stronie A, przechowywane są na platformie B, która utrzymywana jest na hostingu firmy C, zamówienia mailowo trafiają na skrzynkę mailową utrzymywną na serwerach firmy D, a dokumenty sprzedaży przekazujesz firmie księgowej E.

Oczywiście proces zamówienia w danym przypadku może przebiegać zgoła odmiennie, ale na tym wlaśnie powinno polegać prowadzenie tego rejestru. W takim sam sposób należy przeanalizować każdą inną czynność przetwarzania danych osobowych np. zapis na newsletter.

Pamiętaj również o umowach powierzenia przetwarzania danych osobowych. W każdym przypadku gdy dane Twoich klientów przekazajesz “na zewnątrz” swojej firmy powinieneś zawrzeć taką umowę, przykładowo z firmą księgową. W przypadku korzystania z różnego rodzaju aplikacji, gdzie trafią dane osobowe Twoich klientów (np. do automatyzacji marketingu) sytuacja jest analogiczna, tyle tylko, że w takim przypadku kwestia powierzenia przetwarzania danych osobowych najczęściej uregulowana będzie w regulaminie tego narzędzia.

Nie możesz też zapomnieć o technicznym zabezpieczeniu danych. To temat rzeka i mocno indywidualny, jednakże w przypadku platformy e-learningowej przede wszystkim musisz pamiętać o jej aktualizacjach. Zadbaj też o silne hasła przechowywane w bezpieczny sposób, np. w menagerze haseł. Pod swoją stronę internetową koniecznie podepnij certyfikat SSL, co zapewni bezpieczne połączenie. Unikaj bezpłatnych skrzynek mailowych, ponieważ z reguły przeznaczone są one wyłącznie do użytku prywatnego, a nie komercyjnego związanego z prowdzeniem działalności gospodarczej. Zadbaj również o oprogramowanie antywirusowe i tworzenie kopii zapasowych.

Pliki cookies na platformie e-learningowej

Pliki cookies to temat z którym również musisz się zmierzyć wdrażając platformę e-learningową. Do niedawna przyjmowało się, że wystarczające jest zamieszczenie na stronie informacji, że strona wykorzystuje pliki cookies i ustawienia dotyczące plików cookies możesz zmienic w ustawieniach swojej przeglądarki.

Nie zagłebiając się w szczegóły trzeba wspomnieć, że obecnie trwają pracę nad zmianami w przepisach dotyczących plików cookies. Trwają prace nad unijnym rozporządzeniem e-Privacy, które podobnie jak RODO, obowiązywać będzie w całej Unii Europejskiej. Rozporządzenie to ma w kompleksowy sposób uregulować kwestie wykorzystywania plików cookies.

Obecnie trend, wynikający z orzeczeń sądowych i wytycznych unijnych organów, zmierza w kierunku pozyskiwania aktywnej zgody na cookies. Polega to na zamieszczeniu na stronie internetowej baneru cookies umożliwiającego personalizację plików cookies, czyli wyrażenie zgody na wykorzystywanie poszczególnych rodzajów cookies, dotyczących m.in. statystyk, czy remarketingu.

W zależności od tego na jakiej platformie stawiasz swój kurs on-line warto żebyś zaineresował/a się jakie rozszerzenia, czy wtyczki możesz wykorzystać w tym zakresie.

Więcej na temat plików cookies przeczytasz w artykule: Pliki cookies, czyli nowy rok i stare problemy

Płatności on-line na platformie e-learningowej

To od Ciebie zależy w jaki sposób zdecydujesz się przyjmować płatności na swojej platformie e-learningowej. Oczywiście możesz wszystkie płatności przyjmować wyłącznie przelewem bankowym. Z pewnością jednak będziesz dążyć do pewnych automatyzacji w tym zakresie i wdrożenia płatności elektronicznych. Na pewno wpływa to również pozytywnie na wiarygodność platformy e-learningowej.

Warto żebyś wiedział/a, że momencie skorzystania z płatności elektronicznych Twój kupujący zawiera odrębną umowę dotyczącą usługi płatniczej z jej dostawcą. Dobrze jest zamieścić taką informację chociażby w regulaminie Twojej platformy.

Jest również szereg informacji, które musisz zamieścić w regulaminie ze względu na wymogi danego operatora płatności. Przykładowo chodzi o postanowienia typu: Czas realizacji zamówienia jest liczony od momentu uzyskania pozytywnej autoryzacji płatności.

Oczywiście te wymogi mogą różnić się w zależności od danego operatora płatności, jednakże co do zasady, jeżeli Twój regulamin będzie po prostu zgodny z obowiązującymi przepisami prawa to nie będziesz miał/a żadnego problemu z przejściem procesu weryfikacji.

Pewną przeszkodą we wdrożeniu płatności elektronicznych na Twojej platformie e-learningowej może być sytuacja, w której zdecydujesz się na prowadzenie działalności w formie nierejestrowanej. Wynika to z tego, że większość operatorów w formularzu rejestracji wymaga podania danych firmy, w tym głównie NIPu, którego prowadząc działalność nierejestrowaną nie będziesz posiadał/a. Co raz jednak więcej operatorów płatności poszerza swoją ofertę o rozwiązania dostępne również dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną, więc w takim przypadku musisz poszukać odpowiedniego dostawcy płatności on-line.

Prawa konsumenta a sprzedaż kursów on-line

Przekazanie konsumentowi informacji wymaganych przez art. 12 ustawy o prawach konsumenta to nie jedyne kwestie jakie wiążą się z przestrzeganiem przez Ciebie praw konsumentów. Chodzi również o realne umożliwienie konsumentom korzystania z przysługjących im na mocy przepisów prawa uprawnień.

Przede wszystkim mam na myśi prawo do odstąpienia od umowy. W związku ze zmianami w przepisach, które weszły w życie z początkiem 2023 r. kwestia odstąpienia od umowy mocno się skomplikowała. Temu tematowi poświęciłem osobny artykuł i zapraszam Cię do zapoznania się z nim, bo z pewnością jest to kwestia o którą również musisz zadbać na swojej platformie e-learningowej.

https://prawodlabiznesu.eu/e-commerce/zwrot-kursu-on-line-czy-to-mozliwe-odstapienie-od-umowy-o-dostarczanie-tresci-lub-uslug-cyfrowych/

Podsumowanie

Sprzedaż kursów online to świetny sposób na dzielenie się wiedzą i jednocześnie generowanie dochodu. Jednak z sukcesem wiążą się pewne obowiązki prawne. Rejestracja działalności gospodarczej, obowiązki księgowe, zgodność z przepisami ochrony konsumentów oraz przetwarzanie danych osobowych to kluczowe elementy, które należy wziąć pod uwagę w prowadzeniu biznesu e-learningowego. Dbanie o zgodność z przepisami pomoże uniknąć problemów prawnych i zbudować zaufanie wśród klientów, co w rezultacie może przyczynić się do osiągnięcia sukcesu na rynku sprzedaży kursów on-line.