445
0

Praca zdalna po nowemu w 2023 roku

445
0

Zastanawiając się jak zacząć ten artykuł przyszło mi do głowy, że warto postawić pytanie w jak wielu zdaniach można napisać to, co dało się powiedzieć w jednym? Myślę, że to zupełnie adekwatne porównanie, jeśli cofniemy się w czasie do 8 marca 2020 r. zobaczymy jak wówczas brzmiał przepis, który pozwalał pracodawcy na wprowadzenie pracy zdalnej. Otóż tego dnia całość regulacji brzmiała ni mniej, ni więcej jak tylko tak:

W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Rzecz jasna w miarę rozwoju pandemii przepis ten ewoluował i finalnie zajmował nieco więcej miejsca i zawierał kilka zdań więcej. Mogę jednak powiedzieć, że kiedy pierwszy raz widziałem projekt przepisów, które już 7 kwietnia 2023 roku zaczną obowiązywać, moją pierwszą myślą było to czy aby koniecznym było rozbudowanie tej regulacji aż do takich rozmiarów. Cóż, czytając ten artykuł pewnie będziecie wiedzieć jakie finalnie jest moje stanowisko w tym zakresie.

Ile rodzajów pracy zdalnej można wymyślić?

Zacznijmy od tego, że obecnie będziemy mieli nie tyle cztery rodzaje pracy zdalnej – finalnie praca zdalna to praca zdalna – ale cztery podstawy do jej wykonywania. Przede wszystkim możliwe będzie jej wykonywanie:

  1. za uzgodnieniem z pracodawcą,
  2. na polecenie pracodawcy,
  3. na co do zasady wiążący wniosek pracownika,
  4. a finalnie w trybie tak zwanej pracy zdalnej okazjonalnej, czyli takiej, którą pracownik może na swoje żądanie wykonywać przez nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym.

Nie wchodząc w tym miejscu w przesadne szczegóły można powiedzieć, że podstawowymi są w zasadzie dwie z powyższych podstaw wykonywania pracy zdalnej – uzgodnienie i okazjonalna praca zdalna. Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy jest bowiem przeznaczone do sytuacji, w których istnieje zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika, jeśli dalej będzie wykonywał pracę w miejscu jej stałego wykonywania u pracodawcy. Praca zdalna wykonywana na wniosek pracownika będzie natomiast dotyczyć wyłącznie określonych grup pracowników,
a w szczególności pracowników niepełnosprawnych, wychowujących dziecko do lat 4, pracownic w ciąży i kilku jeszcze innych kategorii pracowniczych.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Czy pracę zdalną można wykonywać z kawiarni, czyli o miejscu wykonywania pracy zdalnej słów kilka

W przeciwieństwie do poprzednich przepisów miejsce wykonywania pracy zdalnej nie jest już określone negatywnie jako – poza miejscem stałego wykonywania pracy. Zgodnie z nowymi regulacjami:

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika,
w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Wynika z tego, że po wejściu w życie nowych przepisów, czyli już od 7 kwietnia 2023 r. pracownik i pracodawca muszą uzgodnić miejsce wykonywania pracy zdalnej. Co więcej, miejsce to musi być wskazane przez pracownika, a zaakceptowane przez pracodawcę. Czytając dalej z pewnością utwierdzisz się w poczuciu, że miejscem wykonywania pracy zdalnej nie może być dowolne miejsce, ale teraz warto przede wszystkim zwrócić uwagę, że co prawda miejsce wykonywania pracy zdalnej można ustalać w zasadzie na każdy dzień inne, to jednak nigdy nie można wykonywać pracy zdalnej w miejscu niezaakceptowanym przez pracodawcę i to niezależnie od tego czy brak akceptacji wynika z braku pytania, czy też z odmowy udzielenia zgody.

Warto też podkreślić, że prawdopodobnie dla większości firm w praktyce miejscem możliwym do uzgodnienia będzie wyłącznie miejsce na obszarze Polski. Rzecz w tym, że jeśli pracownik rozpocznie pracę w innym kraju to po pierwsze musi być to uwzględnione co do zasady w rozliczeniach podatkowych, będzie to miało wpływ na kwestie ubezpieczeń społecznych, a jeśli miejsce to będzie dostatecznie egzotyczne to wymusi to jeszcze dodatkowe wymagania w kontekście ochrony danych osobowych, czyli RODO.

Jakie wymagania musi spełniać miejsce uzgodnione z pracodawcą?

Wydawać by się mogło, że miejsce, w którym będzie wykonywana praca zdalna nie musi spełniać przesadnie wielu wymogów. To jednak wyłącznie pozory. Sęk w tym, że co prawda pracownik ma złożyć oświadczenie, że uzgodnione miejsce nadaje się do wykonywania pracy zdalnej, ale nie oznacza to bynajmniej, że ma się to sprowadzić wyłącznie do tego, że da się w tym miejscu po prostu otworzyć i włączyć laptopa.

Warto zwrócić uwagę na dodatkowe obowiązki pracodawcy, które wiążą się z umożliwieniem pracownikom wykonywania pracy zdalnej. Po pierwsze, powinien on stworzyć odpowiednie procedury związane z przetwarzaniem danych osobowych. Jeśli uwzględnimy, że procedury te w sposób oczywisty muszą być zgodne z RODO to w zasadzie jako miejsce świadczenia pracy zdalnej odpada nam większość przestrzeni otwartych typu kawiarnia czy nawet cowork bez specjalnego przystosowania stanowiska. Co więcej, jak już wspomniałem, egzotyczne wyspy i wszystkie miejsca poza OECD też będą tu newralgiczne, bo to przecież kraje trzecie w kontekście RODO i masa nowych obowiązków.

Kolejną kwestią, która wiąże się z pracą zdalną to obowiązek przeprowadzenie oceny ryzyka stanowiskowego i przygotowania odpowiednich instrukcji BHP. Można by zadać pytanie czy aby jest to celowe, uwzględniając fakt, że pracownik pracujący zdalnie prawdopodobnie będzie w czasie pracy siedział dokładnie w tym samym miejscu i w ten sam sposób jak podczas korzystania z komputera w domu to jednak – takie mamy przepisy i takie wymogi musimy spełnić. Kwestie BHP są zresztą bardzo ważne, bo ich nieprzestrzeganie może doprowadzić nawet do nakazania pracownikowi powrotu wykonywania pracy w poprzednich warunkach.

Zadbaj o legalną pracę zdalną w swojej firmię!

Sprawdź przygotowany przez nas regulamin pracy zdalnej, który pomoże Ci w dostosowaniu firmy do nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej.

Ryczałt i ekwiwalent, czyli ile dodatkowo zarobi pracownik?

Są tacy, którzy liczą już ile dodatkowo zarobią, jeśli zaczną wykonywać pracę zdalną. Najczęściej kalkulują to w kosztach utrzymania mieszkania. Czy jednak faktycznie pracownik powinien uwzględniać takie kalkulacje do swojego budżetu? Czy realnie zarobi przechodząc na pracę zdalną? Przede wszystkim warto powiedzieć, że zgodnie z przepisami ryczał i ekwiwalent wypłacane w związku z pracą zdalną nie są opodatkowane, ani tym bardziej nie podlegają ZUS.

Nie oznacza to jednak, że można w ten sposób wypłacić pracownikowi drugą pensje. Jak się okazuje, realne koszty świadczenia pracy z domu to kwota nie przymierzając kilkudziesięciu złotych. Jeśli dodamy do tego nawet amortyzację mebli wykorzystywanych jako stanowisko pracy to i tak dojdziemy do kwoty 100 zł, być może 200 zł, ale nie wyższej. Potwierdzają to zresztą wydane jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów interpretacje podatkowe. Co istotne, w przypadku pracy okazjonalnej ryczałt ani ekwiwalent nie przysługuje.

Czy pracodawca może nie wdrażać rozwiązań związanych z pracą zdalną w firmie?

Być może właśnie myślisz sobie to co ja po lekturze nowych przepisów. Było tak pięknie, jeden przepis i regulacja tak ważnej kwestii, a teraz – tak wiele przepisów i obawy wylania dziecka z kąpielą. Mam dla Ciebie jednak informację, że jeśli nie jesteś pracodawcą w firmie budowlanej (lub innej podobnej), gdzie wszystkie obowiązki biurowe wykonujesz samodzielnie to musisz liczyć się z koniecznością przygotowania odpowiednich dokumentów dotyczących pracy zdalnej.

Jeśli bowiem nawet Ty nie będziesz chcieć wdrożyć pracy zdalnej w zakładzie pracy, to pracownicy mogą złożyć Ci (w zasadzie) wiążący wniosek o taką formę wykonywania pracy albo skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej. Dlatego też jeśli pracy zdalnej nie wdrażasz poprzez kompleksowe porozumienia to koniecznie powinieneś w swojej firmie posiadać co najmniej regulamin pracy zdalnej. W ramach autopromocji powiem Ci natomiast w tajemnicy, że przy stosunkowo niskim nakładzie kosztów możesz zaopatrzyć się we wzór takiego regulaminu
w sklepie w serwisie prawodlabiznesu.eu.

Doceniasz tworzone przeze mnie treści?

Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY

Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.