Nowy rok ma przynieść w prawie pracy szereg zmian, a dotyczących między innymi możliwości weryfikowania trzeźwości pracownika, pracy zdalnej oraz tzw. work-life balance, która wprowadzi liczne uprawnienia związane min. z rodzicielstwem. Niemniej jednak, chyba najwięcej uwagi poświęca się ostatnio pracy zdalnej, która ma zostać wprowadzona do Kodeksu pracy już w nowym roku. Bardzo duży wpływ na zmianę dotyczącą pracy zdalnej miała epidemia COVID-19. Wówczas to z jednej strony wyszło na jaw, iż brak jest regulacji prawnych, które odpowiadałby nowym realiom oraz że  obowiązujące przepisy nie nadążają za dynamicznie zmieniającą się rzeczywistością. Na czas pandemii ustawodawca unormował te kwestie – można powiedzieć – prowizorycznie. Teraz przyszedł czas na kompleksowe regulacje w tym zakresie. Pytaniem otwartym pozostaje jednak czy wprowadzone zmiany faktycznie będą odpowiadać wymaganiom stawianym przez rynek pracy.

Regulacje dotyczące pracy zdalnej mają zostać wprowadzone do Kodeksu pracy poprzez ustanowienie całkowicie nowego rozdziału, to jest IIC. Tym samym ustawodawca przyjął, że będzie to kompleksowo uregulowany sposób świadczenia pracy. Co istotne, niezależnie od tego, czy regulacje te uznamy za odpowiednie, czy też niedostateczne, a być może nawet wadliwe fakt jest faktem, że z chwilą ich wejścia w życie pracodawcy będą zobowiązani dostosować się do nich.

Na czym ma polegać praca zdalna?

Na podstawie proponowanych zmian prawa praca zdalna polegać ma na wykonywaniu przez pracownika jego obowiązków w miejscu uzgodnionym wraz z pracodawcą, przy użyciu środków bezpośredniego komunikowania się na odległości. Wskazać trzeba, iż zgodnie z nowelizacją praca ta może być wykonywana zdalnie w sposób całkowity lub tylko częściowy. Co więcej miejscem ustalonym przez strony stosunku pracy może być miejsce zamieszkania pracownika, ale wcale nie musi to być jego dom.

Warto dla porządku wyjaśnić, że przez środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość należy przede wszystkim rozumieć telefon, komputer lub inne urządzenie, które posiada program lub aplikację umożliwiającą komunikację.

Co istotne, nowe przepisy nie dotyczą tylko nowych pracowników. Kwestia wprowadzenia pracy zdalnej może zostać przez strony określona już na początku ich współpracy, a więc przy zawieraniu umowy o prace, ale może być też wprowadzona w trakcie jej trwania na zasadzie porozumienia w tym przedmiocie czy też wniosku jednej ze stron stosunku pracy. Warto wyraźnie podkreślić, że zarówno pracownik jak również pracodawca w trakcie trwania stosunku pracy wystąpić z takim wnioskiem.

Kiedy pracodawca może nakazać pracownikowi pracę zdalną

Praca zdalna poza wskazanymi powyższej okolicznościami może być również wykonywana na polecenie pracodawcy. Pracodawca może wydać takie polecenie:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2. gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Można powiedzieć, że ta regulacja jest pewnego rodzaju „wentylem bezpieczeństwa” w przypadku kolejnych pandemii, czy innych kataklizmów. To rozwiązanie będzie bowiem możliwe do zastosowania nawet wtedy, gdy pracownik i pracodawca nie rozwiążą kwestii pracy zdalnej wcześniej w żaden sposób. Trzeba jednak podkreślić, że tylko w przypadku pierwszej z przesłanek pracodawca będzie mógł co do zasady w każdym przypadku skierować pracownika do pracy zdalnej. Druga przesłanka wprowadza już bowiem w tym zakresie pewne ograniczenia. W jej przypadku przed skierowaniem pracownika do świadczenia pracy w formie pracy zdalnej pracodawca zobowiązany jest do odbierania od pracownika oświadczenia, iż ten posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenie takie może zostać złożone w formie pisemnej jak również elektronicznej.

W przypadku skierowania pracownika do wykonywania pracy zdalnej na podstawie polecenia pracodawcy polecenie to może zostać przez pracodawcę w każdym czasie odwołane. Ponadto pracodawca zobowiązany jest do niezwłocznego odwołania swojego polecenia w przypadku, gdy pracownik poinformuje go o utracie możliwości lokalowych lub technicznych do pracy w ten sposób.

Kiedy pracownik może żądać skierowania go do pracy zdalnej

Nie tylko pracodawca ma jednak możliwość jednostronnie zażądać pracy w formule pracy zdalnej. Pracownik w pewnych sytuacjach także ma takie prawo. Pracodawca ma obowiązek uwzględnić żądanie pracownika o wykonywanie pracy zdalnie w przypadku, gdy:

1. dotyczy pracownicy w ciąży,
2. wychowuje on dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia – nadmienić trzeba, iż Senat przyjął poprawkę, iż ma być to dziecko do dziesiątego roku życia,
3. sprawuje on opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli osoba ta posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
4. posiada on zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu dziecka, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju albo w czasie porodu.
5. opiekuje się on dzieckiem, które legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
6. opiekuje się on dzieckiem, które posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Co prawda również w tych przypadkach istnieje możliwość, aby pracodawca mógł odmówić skierowania pracownika do po pracy zdalnej jednak są to okoliczności wprost określone przez nowelizowane przepisy i poza nimi w żadnej innej sytuacji nie będzie to możliwe. I tak pracodawca może odmówić, gdy skierowanie do pracy zdalnej nie jest możliwe z uwagi na organizację pracy lub jej rodzaj. Odmowa powinna zostać udzielona pracownikowi w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Wprowadzenie zasad wykonywania pracy zdalnej

Trzeba wiedzieć, że regulacja pracy zdalnej nie kończy się na samych sytuacjach kiedy która ze stron stosunku pracy może żądać świadczenia pracy w tej formie. Nowelizacja przewiduje dodatkowo szereg wymogów, które powinny być w tym zakresie wdrożone. Sposób wprowadzenia warunków oraz zasad pracy zdalnej będzie zależny od tego czy u pracodawcy funkcjonują związki zawodowe. Jeśli te funkcjonują w danym zakładzie pracy to zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu z funkcjonującą u niego organizacją związkową. W przypadku, gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe pracodawca określi zasady oraz warunki pracy zdalnej pracodawca określi w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Niezależnie czy u danego pracodawcy będzie koniecznie wypracowanie porozumienia ze związkami czy też wystarczające będzie skonsultowanie regulaminu z przedstawicielami pracowników dokument ten musi określić w szczególności:

1. grupę lub grupy pracowników, którzy objęci będą pracą zdalną,
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalna,
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych

Kolejnymi sposobami określającymi zasady wykonywania pracy zdalnej będą polecenie wykonania pracy zdalnej lub porozumienie zawarte bezpośrednio z pracownikiem. Zarówno polecenie jak również porozumienie w tym przedmiocie będzie musiało posiadać wskazane powyżej zagadnienia. Dla przypomnienia warto wskazać, że pracodawca może skierować pracownika do pracy zdalnej na podstawie polecenia w następujących przypadkach:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2. gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Jeżeli zaś chodzi o porozumienie to strony stosunku pracy mogą zawrzeć je w dowolnym momencie trwania tego stosunku. Inicjatywa zawarcia może wyjść zarówno od pracodawcy jak również pracownika. Ważnym jest, aby strony w treści porozumienia zastrzegły co najmniej te postanowienia, które wymagane są wymagane przy regulaminie pracy zdalnej. Wskazać bowiem należy, iż stanowią one „niezbędne minimum”.

Koszty związane z pracą zdalną

Z nowelizowanych przepisów wynika, iż pracownik świadczący prace zdalną powinien otrzymać wsparcie od pracodawcy. I tak pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi:

1. materiały, narzędzia oraz urządzenia techniczne niezbędne do świadczenie pracy w formie zdalnej,
2. pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
3. pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
4. pokrycia dodatkowych kosztów, jeżeli takie zostały wymienione w porozumieniu lub regulaminie,
5. pomocy i szkoleń technicznych.

Zwrot kosztów pracy zdalnej poza kosztami związanymi z zapewnieniem urządzenia – np. komputera – obejmują również zapewnienia odpowiedniej infrastruktury IT, to jest odpowiedniego oprogramowania, połączenia z Internetem czy usługi chmurowej. Warto również dodać, że praca zdalna może być wykonywana przy użyciu własnego sprzętu przez pracownika. W takim przypadku strony stosunku pracy będą zobowiązane w szczegółowy sposób uregulować zasady jego używania. Co więcej warto wskazać, aby sprzęt taki spełniał wymagania między innymi związane z bezpieczeństwem. Za korzystanie sprzętu prywatnego pracownikowi przysługuje natomiast ekwiwalent pieniężny, którego wysokość powinna zostać ustalona przed rozpoczęciem świadczenia pracy zdalnej.

Zgodnie z nowymi przepisami obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w pkt. 2 i 3 powyżej lub ekwiwalentu w przypadku korzystania z własnego sprzętu może być zastąpiony ryczałtem. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 

Warto zaznaczyć, że zwrot kosztów, ryczałt czy też ekwiwalent ma nie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Okazjonalna praca zdalna

Poza wskazanymi powyżej okolicznościami wykonywania pracy zdalnej pracownikowi przysługuje również tak zwana okazjonalna praca zdalna. Praca ta może być wykonywana w wymiarze do 24 dni w ciągu całego roku. W przypadku chęci pracy w trybie okazjonalnej pracy zdalnej pracownik powinien złożyć wniosek na piśmie lub elektronicznie.

Co istotne, okazjonalna praca zdalna wyłącza po stronie pracodawcy obowiązek zapewnienia sprzętu oraz zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika. Co do zasady wniosek ten powinien być uwzględniony przez pracodawcę. Podkreśla się bowiem, że wniosek ten przewidziany jest w razie zaistnienia incydentalnych okoliczności np. choroby dziecka i potrzeby opieki nad nim.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej

Pracownik świadczący pracę zdalną może podlegać kontroli. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika i ma obejmować wykonywanie tej pracy, przestrzegania warunków BHP, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Zasady oraz warunki kontroli mają odbywać się na zasadach określonych z pracownikiem Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Kontrola ma nie zaburzać prywatności pracownika oraz innych osób jak również nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

W przypadku stwierdzenie naruszeń w wykonywaniu pracy pracodawca uprawniony jest do odwołania pracownika z pracy zdalnej lub też wezwania do usunięcia uchybień.

Regulamin pracy zdalnej

W kontekście regulaminu pracy zdalnej wskazać trzeba, iż poza zakresem określonym wprost przez przepisy warto również uregulować kwestie związane choćby na przykład z zasadami łączenia i się i komunikowania z pozostałymi pracownikami, czasem pracy i nadgodzinami, dostępem do danych i dokumentów, obowiązkiem zapewnienia poufności danych czy też związanymi z wykonywaniem czynności prywatnych i ich wpływem na czas pracy.

Podsumowanie

Praca zdalna w końcu doczekała się zainteresowania ustawodawcy. Obecnie przepisy są procedowane i ich finalne brzmienie może nieco różnić się od omawianego niniejszym artykułem projektu. Na chwilę obecną projekt ustawy opracowany był przez Senat i trafił ponownie do Sejmu