Wbrew temu co można przypuszczać, przepisy pozwalające na wykonywanie przez pracowników pracy poza zakładem pracy obowiązują już od bardzo dawna. Pierwszą regulacją w tym zakresie była telepraca, która jednak przesadnie się chyba u nas nie przyjęła. Swoisty „rozkwit” zdalnych form świadczenia pracy przyniósł dopiero COVID-19. Co tu dużo mówić, pandemia nie tylko wymusiła świadczenie pracy w innej formule niż było to dotychczas przyjęte, ale też skłoniła prawodawcę do stworzenia w tym zakresie regulacji.

Z perspektywy dnia dzisiejszego, kiedy już 7 kwietnia 2023 r. zacznie obowiązywać kompleksowa regulacja pracy zdalnej, która liczy sobie dobre kilka stron A4 tekstu może być dużym zaskoczeniem, że pierwsze przepisy, które pracę zdalną wprowadzały miały zaledwie jedno zdanie! Czy jednak te regulacje będą pozwalać pracodawcom na całkowite uzdalnianie ich firm?

Czy praca zdalna to dobre rozwiązanie dla pracodawców?

Zacznę od kwestii nieprawniczej i postawię pytanie – czy praca zdalna to dobre rozwiązanie dla pracodawców? Z pewnością wiele będzie zależeć od branży, jednak w szczególności, jeśli pracę potocznie określilibyśmy jako „biurową” to nie powinno nic stać na przeszkodzie temu, żeby z tego rozwiązania korzystać. Z pewnością sporym jego plusem jest, przy wdrożeniu całkowitej pracy zdalnej, możliwość rezygnacji z biura, a tym samym zmniejszenie kosztów w tym zakresie.

Można jednak postawić tezę, że na dłuższą metę całkowita praca zdalna może być o tyle newralgiczna, że jednak ogranicza ona kontakt z innymi ludźmi, co niekoniecznie dla każdego musi być to aż tak pozytywne. Niemniej jednak, jeśli po stronie pracownika jest wola wykonywania pracy zdalnej i taka sama wola jest po stronie pracodawcy, a ponadto rodzaj pracy pozwala na taki sposób jej świadczenia realnie, dopiero nowe przepisy stwarzają dla takich rozwiązań optymalne warunki.

Kiedy pracodawca może w całości przejść na pracę zdalną?

Analizując nowe przepisy, przede wszystkim możemy wyróżnić cztery rodzaje sytuacji, w których pracownicy mogą przejść na pracę zdalną. Będą to kolejno:

1. uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej z pracodawcą,
2. polecenie pracodawcy,
3. co do zasady wiążący wniosek pracownika,
4. praca zdalna okazjonalna do 24 dni w roku kalendarzowym.

Warto jednak zauważyć, że w zasadzie poza poleceniem pracodawcy wszystkie pozostałe warianty pracy zdalnej są w zasadzie zależne od decyzji pracownika i jedynie, i to nie zawsze, zgody pracodawcy. Nie zaskakuje, że forma konsensusu, czyli uzgodnienia wymaga zgody pracodawcy, co nie zmienia jednak faktu, że ustawodawca wskazuje, że inicjatywa takiego uzgodnienia powinna wyjść ze strony pracownika.

Polecenie pracodawcy będzie skuteczne tylko w nielicznych sytuacjach, gdy brak możliwości do bezpiecznego wykonywania pracy w miejscu pracy. W dwóch ostatnich sytuacjach mamy finalnie do czynienia z arbitralną niemal decyzją pracownika. Do tego, w zasadzie w każdym przypadku, praca zdalna może być wykonywana o tyle, o ile pracownik posiada do jej wykonywania odpowiednie warunki.

Jaka więc płynie z tego konkluzja? Pracodawca w zasadzie własną decyzją nie może przejść na pracę zdalną, jeśli nie będą tego chcieli pracownicy. Analogicznie zresztą sytuacja będzie wyglądać w przypadku pracy hybrydowej.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Bezpłatna konsultacja

Czy pracownik może zrezygnować z pracy zdalnej?

Sytuacja jeszcze o tyle bardziej komplikuje się u pracodawców, którzy chcieliby „uzdalnić” swoją firmę w całości, że pracownik zawsze może zażądać przywrócenia poprzedniego sposobu wykonywania pracy. Jak wynika z nowych przepisów, w przypadku podjęcia pracy przez pracowników, którzy wcześniej jej nie wykonywali, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Wynika z tego, że wyłącznie w przypadku pracowników, z którymi została od samego początku zawarta umowa o pracę zdalną nie będą oni mieli możliwości na swój wniosek żądać wykonywania pracy w zakładzie pracy. Wszyscy pozostali pracownicy takie prawo będą już mieli.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika, który odmówił przejścia na pracę zdalną?

Zacząć trzeba od tego, że zasadą jest, że o wykonywanie pracy zdalnej może wystąpić zarówno pracownik jak i pracodawca. Niemniej jednak, do rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej konieczne jest, aby między stronami doszło do uzgodnienia, a dodatkowo pracownik miał jeszcze miejsce do wykonywania pracy zdalnej. Co jednak, jeśli pracodawca oczekuje przejścia przez pracownika na wykonywanie pracy zdalnej, a pracownik takiej woli nie wyrazi?

Z przepisów wynika, że w zasadzie z tego powodu nie może stać się pracownikowi nic! Ustawodawca wprowadził bowiem regulację, zgodnie z którą odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy w trakcie trwania stosunku pracy, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, który jest do tego uprawniony, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę. Realnie więc pracodawca w żaden sposób nie może „wymusić” wykonywania pracy zdalnej, chyba, że przewidział ją już od samego początku.

Co więcej, zgodnie z nowymi regulacjami wprowadzone zostało – rzec można – nowe kryterium dyskryminacji, którym jest właśnie praca zdalna. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy. Ponadto, pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

Czy pracodawca może całkowicie zrezygnować z biura?

Już nawet analizując powyższe kwestie można odnieść wrażenie, że zgodnie z nowymi przepisami praca zdalna jest to kwestia decyzji pracowników, na którą pracodawcy muszą co do zasady się godzić. Innymi słowy, przepisy wydają się sugerować, że realnie pracodawca powinien ciągle liczyć się z powrotem pracowników do biura.

Co więcej, został on też zobowiązany, aby umożliwić wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników. Wszystkie te kwestie co najmniej stawiają pod znakiem zapytania czy nowa regulacja pracy zdalnej jest aby na pewno wyjściem naprzeciw potrzebom także pracodawców, a nie tylko pracowników.

Sens wprowadzania regulaminu pracy zdalnej?

Czy więc w świetle powyższego warto wdrażać regulamin pracy zdalnej w firmie? W mojej ocenie wszystkie te argumenty jednoznacznie wskazują na to właśnie, że warto! Przede wszystkim regulamin wskaże (na ile pozwalają na to przepisy), jak u danego pracodawcy określone kwestie mają się odbywać w kontekście pracy zdalnej właśnie.

Ponadto, jeśli regulamin ten będzie przygotowany w sposób prawidłowy to ułatwi odparcie ewentualnych zarzutów o dyskryminacyjnym charakterze wyrażenia zgody na przejście na pracę zdalną przez pewnych pracowników albo odmowy im tego. Finalnie, nie bez znacznie jest też to, że regulamin pracy zdalnej bynajmniej nie jest dokumentem znacząco bardziej obszernym od uzgodnienia indywidualnego z pracownikiem, jeśli w firmie brak regulaminu natomiast – wdrożenie regulaminu znacząco skróci obszerność uzgodnienia co do wykonywania pracy zdalnej.

Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY

Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja