Znaczenie dokumentów w sprawach gospodarczych

W prowadzeniu działalności gospodarczej przedsiębiorcy koncentrują się zwykle na dwóch kwestiach, a to na zdobywaniu klientów oraz na wykonywaniu usług lub dostarczaniu towarów. Z reguły nikt nie zakłada rozpoczynając jakąś współpracę, że kontrahent odmówi zapłaty albo zacznie kwestionować wykonanie świadczenia. Jednak praktyka pokazuje, że w biznesie spory są niemal nieuniknione i prędzej czy później zdarzy się sytuacja, że ktoś nie zapłaci Ci faktury lub w ogóle zakwestionuje podstawę jej wystawienia, wysokość ceny itd. Gdy do sporu już dochodzi, to nie jakość świadczonych usług decyduje o wyniku sprawy, lecz to, czy przedsiębiorca potrafi udowodnić, że to świadczenie zostało wykonane zgodnie z umową, a druga strona powinna zapłacić za nie określoną kwotę.

Dlatego w tym artykule powiem Ci jak ważnym jest w biznesie zawieranie przemyślanych i precyzyjnie napisanych umów z kontrahentami, oraz jakie może mieć to przełożenie na ewentualny proces sądowy.

Pierwszeństwo dowodów z dokumentów w postępowaniu gospodarczym

Warto wyjaśnić na początku, że sprawy sądowe pomiędzy przedsiębiorcami to z zasady sprawy o charakterze gospodarczym. W efekcie tego rodzaju spory sądowe będą rozpatrywane nie w wydziałach cywilnych właściwego sądu powszechnego, a wydziałach gospodarczych. Pewnie zastanawiasz się jakie to ma znaczenie w kontekście problematyki artykułu. Otóż ma i to całkiem spore.

Wyjaśnić trzeba, że postępowaniu gospodarczym dowód z zeznań świadków to dowód o charakterze uzupełniającym, stosowany dopiero wtedy, gdy sąd wyczerpał już wszystkie inne możliwości. Wynika to wprost z przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, który w tym zakresie stanowi, że dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Innymi słowy świadkowie w sprawach gospodarczych są wyjątkiem, a nie regułą. Sąd zakłada bowiem, że przedsiębiorcy — jako profesjonaliści — powinni tak organizować swoją działalność, aby najważniejsze ustalenia miały formę co najmniej dokumentową. Oczywiście nie oznacza to bynajmniej, że w sprawach gospodarczych sąd nie przesłuchuje świadków. Niemniej, kiedy materiał z dokumentów jest wystarczający do rozstrzygnięcia sprawy, to sąd może pominąć dowód z zeznań świadków lub przesłuchania stron.

W tym stanie rzeczy, jeżeli nie będziesz miał dostatecznych dokumentów na potwierdzenie Twoich racji, zaś druga strona będzie dysponować kontrargumentami utrwalonymi w tej właśnie formie to możesz przegrać sprawę, nawet jeżeli masz świadków, których zeznania mogły by zmienić oblicze danej sprawy. Jeżeli nie będziesz miał odpowiedniej dokumentacji na okoliczność współpracy z kontrahentami, to możesz pewnych wątków w procesie nie udowodnić, co może skutkować częściowym przegraniem sprawy i poniesieniem proporcjonalnych kosztów procesu w tym zakresie, lub co gorsza sąd może uznać Twoje roszczenie za nie udowodnione w całości, co skutkuje przegraniem sprawy i poniesieniem kosztów procesu, w tym kosztów drugiej strony.

Oczywiście prymat dowodów z dokumentów nad dowodami o charakterze osobowym to względna zasada, bowiem są od niej wyjątki. Niemniej w praktyce dużo zależy od uznania sędziego w tym zakresie. Dlatego niewątpliwie dowody rzeczowe w sprawach gospodarczych są skuteczniejsze na okoliczność danych faktów niż świadkowe.

Na marginesie należy zaznaczyć, że dzięki dowodom o charakterze rzeczowym masz większe szanse na zakończenie sprawy, gdyż dzięki tym możesz uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym albo nakazowym. Jeżeli nakaz się uprawomocni to zastępuje wyrok sądowy. Wówczas możesz wystąpić o klauzulę wykonalności i skierować sprawę do komornika.

Znaczenie dowodów z dokumentów w procesie

Zatem jak już wiesz – w sprawach gospodarczy dowody z dokumentów mają wyższą rangę niż dowody o charakterze osobowym, choć wszystkie je – pod warunkiem ich przeprowadzenia – będą oceniane wedle tych samych kryteriów. Problem tkwi natomiast w tym, że dowody osobowe mogą po prostu nie zostać przez sąd dopuszczone.

Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim, że jeżeli firma opiera współpracę wyłącznie na rozmowach telefonicznych lub ustnych ustaleniach biznesowych i nie potwierdza faktów tych poprzez spisaną umowę lub inne formy dokumentowe np. prowadzenie korespondencji e-mail co do danej współpracy, zlecenia, to taki przedsiębiorca bierze na siebie znaczące ryzyko procesowe w postaci przegrania sprawy, jeżeli dojdzie do jakiegoś sporu sądowego. W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że dokumentem jest nie tylko podpisana umowa, ale również wspomniana korespondencja mailowa, protokoły, wiadomości SMS lub z aplikacji do komunikowania się, potwierdzenia wysyłki towaru, zdjęcia wykonanych prac czy nawet nagranie wideo. Każdy materiał, który można utrwalić i odtworzyć, może pełnić funkcję dowodową. Oczywiście najbardziej pożądane formą co do ustaleń stron w zakresie współpracy jest zawarcie umowy w tym zakresie, ale np. złożenie mailowo oferty drugiej stronie i jej akceptacja również za pośrednictwem korespondencji e-mail, także stanowi umowę w formie dokumentowej. Chociaż nie ma ona kształtu jednolitego dokumentu, niemniej stanowi to wyraz ustalenia przez strony warunków określonej współpracy i ich wzajemnej akceptacji.

Nawet jeżeli świadkowie będą gotowi zeznawać, sąd może uznać, że ich zeznania nie zastępują dokumentów, których w ocenie sądu po prostu powinno się dopilnować bo nic nie stało temu na przeszkodzie. Ponadto, gdy sąd dopuści świadków, to ich przesłuchanie znacząco wydłuży sprawę sądową, a im dłuższy upływ czasu od danego zdarzenia, to dany świadek może nie pamiętać szczegółów okoliczności konkretnej sprawy. Dlatego w biznesie warto stawiać na dokumenty, gdyż to samo w sobie jest pewną formą zabezpieczenia Twojej firmy, zwłaszcza gdy dochodzi do sporów sądowych na tle jakieś współpracy. Dzięki temu możesz lepiej i skuteczniej bronić Twoich racji w sprawach sądowych, oraz masz większą szansę, że ewentualny proces sądowy zakończy się szybciej.

Dlaczego przedsiębiorcy powinni zawierać umowy przynajmniej w formie dokumentowej

Forma dokumentowa jest jedną z największych zalet współczesnego obrotu gospodarczego. Umożliwia zawieranie umów szybko, wygodnie i bez konieczności spotkań. Co ważne — forma dokumentowa jest w pełni zgodna z polskim prawem cywilnym i co do zasady ma taką samą moc dowodową jak umowa podpisana odręcznie, o ile da się ustalić, kto złożył oświadczenie woli.

W relacjach typu B2B, zlecenie, świadczenie usług przedsiębiorcy często rozpoczynają współprace, której realizacja trwa miesiącami lub jest podzielona na etapy. Brak utrwalonych ustaleń — zwłaszcza co do zakresu prac i wynagrodzenia — może później prowadzić do sporu, w którym jedna ze stron twierdzi, że miała wykonać mniej lub że miała otrzymać wyższą zapłatę.

Warto zatem wprowadzić w firmie zasady ustalające, że:

1. umowy z kontrahentami zawierane są w formie pisemnej (zwykłej lub elektronicznej) albo formie dokumentowej np. poprzez przesłanie umowy podpisanej przez ePUAP, wzajemne przesłanie skanów podpisanej umowy, wzajemną wymianę korespondencji e-mail z treścią umowy;
2. każda oferta jest wysyłana w formie dokumentowej, a nie przedstawiana ustnie,
3. każda akceptacja oferty również ma formę dokumentową, a nie telefoniczną, czy ustną,
4. każda zmiana zakresu prac musi być uzgodniona przez strony i potwierdzona co najmniej dokumentowo a najlepiej aneksem do umowy,
5. wykonanie usługi dokumentuje się protokołem, e-mailem lub za pomocą dedykowanego systemu.

Sam protokół odbioru może mieć formę wiadomości e-mail od kontrahenta, w której ten potwierdza, że prace wykonano i nie zgłasza zastrzeżeń.

Z punktu widzenia procesowego, umowa zawarta w formie co najmniej dokumentowej stanowi jeden z kluczowych warunków uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Co ważne, forma dokumentowa jest w pełni wystarczająca — nie trzeba podpisanej umowy, aby sąd wydał nakaz, o ile pozostałe dokumenty potwierdzają wzajemne świadczenia stron, o czym szerzej poniżej.

Dokumenty firmowe jako podstawa do uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym i zabezpieczenia Twojego roszczenia

W tym kontekście warto zaznaczyć, że nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym to jedno z najskuteczniejszych narzędzi do odzyskiwania należności w biznesie. Jednak jego wydanie możliwe jest tylko w sytuacjach ściśle określonych w Kodeksie postępowania cywilnego. Katalog tych sytuacji jest katalogiem zamkniętym.

Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym można uzyskać przede wszystkim, jeżeli dochodzisz roszczenia:

1. z dokumentu urzędowego;
2. z zaakceptowanego przez dłużnika rachunku, którym w realiach biznesowych jest co do zasady podpisana faktura przez odbiorcę;
3. objętego wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu (tutaj kolejność może być naprzemienna),
4. z weksla lub czeku.

Prócz powyższych głównych sytuacji, w których sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym istnieje jeszcze jedna sytuacja –  bardziej złożona ale zarazem i mniej wymagająca w zakresie dokumentów. Otóż sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli łącznie do pozwu dołączysz:

1. umowę dotyczącą współpracy z Twoim dłużnikiem;
2. dowodu wykonania świadczenia niepieniężnego np. protokół wykonania usługi lub wydania określonego towaru;
3. dowodu doręczenia faktury lub rachunku dłużnikowi np. dowodów nadania z poczty, korespondencji e-mail z przesłaną fakturą lub rachunkiem.

Jeżeli na podstawie trzech powyższych dokumentów dochodzisz zapłaty roszczenia kwalifikowanego jako transakcja handlowa wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienia w transakcjach handlowych oraz rekompensatą euro za koszty odzyskiwania należności, o których mowa w o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, to jest to łącznie podstawa do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym przez Sąd.

Zapewne zastanawiasz się czym jest ta wspomniana transakcja handlowe oraz pewnie masz obawy, że to dotyczy dużych przedsięwzięć biznesowych. Otóż nic bardziej mylnego. Transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zwarta m.in. pomiędzy przedsiębiorcami w związku z wykonywaną przez nich działalnością. Zatem praktycznie każde świadczenie usług czy sprzedaż towaru pomiędzy przedsiębiorcami będzie mieć znamiona transakcji handlowej. Jeżeli zadbasz o to, aby ta transakcja handlowa była spisana umową co najmniej w formie dokumentowej, oraz będziesz miał potwierdzenia doręczeń faktur wystawianych w oparciu o zawartą umowę, potwierdzenia wydania towaru lub wykonania usługi; to uzyskasz nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym. Co więcej ustawowe odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych są wyższe niż zwykłe odsetki ustawowe z kodeksu cywilnego, zaś rekompensata euro to dodatkowe roszczenie pieniężne. Tak ustawowe odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych jak i wspomniana rekompensata euro wynikają wprost z przepis prawa i przysługują wierzycielowi, jeżeli jego roszczenie główne to transakcja handlowa.

Zatem dzięki odpowiedniej dokumentacji z kontrahentem możesz nie tylko w sprawach sądowych mieć silniejszą pozycję ale także uzyskać wyższe roszczenia uboczne jak odsetki czy wspomniana rekompensata euro.

Dlaczego warto mieć nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym?

Pewnie po przeczytaniu tego artykułu zastanawiasz się, dlaczego nakaz zapłaty postępowaniu nakazowym w kontekście dochodzenia roszczenia jest tak istotny. Otóż nakaz zapłaty z chwilą wydania stanowi tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności. Kwota zasądzona nakazem wraz z wymagalnymi odsetkami stanowi sumę zabezpieczenia, którą komornik zabezpiecza i przekazuje do specjalnego depozytu, gdzie kwota ta będzie zabezpieczona do końca procesu.

W praktyce w wielu sytuacjach uniemożliwia to lub poważnie utrudnia dłużnikowi uniknięcie odpowiedzialności cywilnej, gdyż komornik już na początku procesu może zabezpieczyć Twoją należność i przekazać ją do wspomnianego depozytu. To szczególnie istotne w czasach, gdy wiele firm znika z rynku lub celowo opóźnia płatności lub prowadzi obstrukcje procesową, aby jak najdłużej przeciągać sprawy sądowe i odwlekać prawomocność orzeczeń sądowych.

Inne korzyści w sprawie, która kwalifikuje się do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, to:

• niższa opłata sądowa, gdyż to ¼ tego, co trzeba byłby zapłacić w sprawie której brak podstaw do wybadania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym,
• szybkie rozpoznanie sprawy — sąd powinien wydać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym w terminie nie później niż dwa miesiące od dnia wniesienia pozwu;
• obowiązek złożenia zarzutów przez dłużnika, co generuje dla niego koszty i część dłużników zniechęca,
• nawet w przypadku wniesienia zarzutów, nakaz zapłaty nie traci mocy jak w postępowaniu upominawczym, zaś dokonane zabezpieczenie nadal jest w mocy.

Wszystko to sprawia, że masz znacznie większe szanse powodzenia w procesie sądowym i uzyskania zaspokojenia roszczeń.

Podsumowanie

W biznesie dokumenty to nie tylko biurokracja, lecz przede wszystkim fundament bezpieczeństwa, zwłaszcza jeżeli dojdzie do spraw sądowych. W postępowaniu gospodarczym są one podstawowym środkiem dowodowym, a brak dokumentacji może przesądzić o wyniku sporu. Co więcej określone dokumenty są podstawą do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, co z kolei zwiększa skuteczność odzyskania przez Ciebie należności na drodze sądowej i generuje mniejsze koszty.