Urlop na żądanie od lat budzie wiele emocji i nieporozumień, zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców.  Nasuwa się w związku z tym wiele, pytań takich jak: czy faktycznie urlop na żądanie można wykorzystać w każdej sytuacji, czy pracodawca musi wyrazić na niego zgodę? To tylko podstawowe pytania, które jako pracownik możesz sobie zadać.

Choć w firmach często funkcjonują plany urlopów zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy, to warto pamiętać, że nie są one wszędzie obowiązkowe. Z obowiązku ich tworzenia zwolnione są firmy, w których nie funkcjonują związki zawodowe, ewentualnie te, w których one funkcjonują jednak wyraziły zgodę na odstąpienie od tworzenia tych planów.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłam? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

Na czym polega urlop na żądanie?

Ustawodawca instytucję tę uregulował w art. 167 ² Kodeksu pracy. Co istotne, nie wprowadza jej jako osobny rodzaj urlopu, lecz zalicza go do puli urlopu wypoczynkowego w jego aktualnym dla pracownika wymiarze.

Zgodnie z przepisami pracodawca, na wniosek pracownika zobowiązany jest do udzielenia mu urlopu na żądanie, który nie jest uwzględniony w planie urlopowym danej firmy. Pracownik ma prawo w każdym roku kalendarzowym wykorzystać maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie.

Jak już zostało wspomniane, urlop na żądanie należy do urlopów wypoczynkowych, w związku z czym pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Chcąc skorzystać z dodatkowej opcji urlopu wypoczynkowego, należy pamiętać o kilku kluczowych kwestiach:

odmienne reguły, mogą zostać uregulowane w regulaminie danego pracodawcy lub w przyjętych u niego zwyczajach, lecz nie mogą być surowsze niż te, które przewidział ustawodawca

Wniosek o urlop na żądanie należy zgłosić NAJPÓŹNIEJ w dniu, w którym chcemy wykorzystać urlop

zgłoszenie do pracodawcy musi nastąpić przed godziną rozpoczęcia pracy

W jakiej formie należy zgłosić urlopu na żądanie?

Sąd Apelacyjny w Szczecinie, w wyroku z dnia 27 stycznia 2015 r. w wyroku o sygnaturze III APo 5/14 stwierdził, że: forma zgłoszenia może być dowolna: telefon, SMS, e-mail, czy też ustnie. „Udzielenie części urlopu nie jest bowiem uwarunkowane od złożenia formalnego (pisemnego) wniosku (…)”.

Powyższe stanowisko potwierdził również Sąd Najwyższy, który wyrokiem z dnia 22 marca 2022 r. w sprawie o sygn. I PSKP 59/21 stanowi: „nie ma znaczenia sama forma zgłoszenia żądania pracodawcy przez pracownika woli korzystania z urlopu na podstawie art. 167² k.p. Żądanie takie może być zgłoszone także, np. faksem skierowanym do pracodawcy”. Innymi słowy, zgłoszenie wniosku o urlop na żądanie może być dokonane w dowolnej formie.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Co do zasady, pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. Instytucja ta ma bowiem chronić pracownika w sytuacjach losowych, których nie mógł przewidzieć.

Jednak, istnieje kluczowa sytuacja, gdy pracodawca może nie wyrazić zgody na udzielenie pracownikowi urlopu na żądanie. Pracodawca w pierwszej kolejności bierze pod rozwagę konieczność zapewnienia normlanego toku pracy. Jeśli nieobecność pracownika, zagrażałaby normalnemu funkcjonowaniu zakładu pracy, pracodawca może odmówić udzielania mu urlopu. Oznacza to, że interes zakładu pracy w wyjątkowych sytuacjach może przeważyć nad prawem pracownika.

Jednak pojawia się jeszcze jedna skomplikowana sprawa.

Co w sytuacji, gdy pracodawca nie udzieli nam jasnej odpowiedzi na wniosek?

Czy brak odpowiedzi jest równoznaczny ze zgodą pracodawcy?

Zacząć trzeba od tego, że Sąd Najwyższy w swoim wyroku z dnia 22 listopada 2018 r. o sygnaturze II PK 199/17, wskazuje, że: „prawodawca nie przesądza formy w jakiej akt pracodawcy ma nastąpić”. Zatem, udzielenie pracownikowi urlopu na żądanie może nastąpić zarówno:

• ustnie,
• pisemnie,
• jak i w sposób dorozumiany.

W praktyce oznacza to, że brak wyraźnego sprzeciwu może być potraktowany jako zgoda.

Warto jednak zaznaczyć, że każda sytuacja wymaga analizy konkretnego przypadku. Istotne znaczenie mają zwyczaje oraz praktyki zawodowe przyjęte u danego pracodawcy. Co więcej, Sąd Najwyższy w wyroku z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04) podkreślił, że nie można uznać, że nieobecność pracownika bez jednoznacznej odpowiedzi pracodawcy stanowi nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, a co więcej, że może być powodem do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Należy więc raczej przychylić się do tezy, że jedynie wyraźny sprzeciw nie jest wyrażeniem zgody.

Urlop na żądanie, to pewnego rodzaju narzędzie, które ma służyć pracownikom w nagłych sytuacjach życiowych, a pracodawca, co do zasady – powinien go udzielić. Odmowa jest możliwa wyłącznie w szczególnych przypadkach, gdy zagrożony byłby normalny tok funkcjonowania przedsiębiorstwa pracodawcy.

Paulina Bogdan
ASYSTENTKA PRAWNA

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Przedsiębiorcom pomagam również w tematach dotyczących prawa pracy. Wspieram firmy w zabezpieczeniu umów i biznesu, a także w ochronie marki i produktów.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja