Co znajdziesz w tym materiale:
Zagadnienie dotyczące zachowania odpowiedniej formy umowy lub też późniejszych jej zmian jest o tyle istotna, iż może rzutować na ważność całej umowy lub jej konkretnych zapisów i postanowień. W praktyce niejednokrotnie zdarza się, iż w umowach znajdziemy właśnie zapis, iż wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Często bywa również tak, że strony umowy pomimo narzucenia na siebie tego „ciężkiego rygoru” zapominają o nim i wprowadzają do umowy zmiany bez jego zachowania. Z czego więc przedmiotowe wynika?
Porozmawiaj z ekspertem 🎯
Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.
W mojej ocenie przede wszystkim z faktu, iż niekoniecznie zdają sobie sprawę z faktycznego znacznie tego zastrzeżenia lub też nie zwracają na niego uwagi – zazwyczaj postanowienie to znajduję się w postanowieniach końcowych, które to często są bagatelizowane. Przyczyną jest również nieprawidłowe rozumienie tego co kryje się pod „pisemną formą”.
Przeoczenie formy zastrzeżenia lub też zwyczajne jej zignorowanie może nieść za sobą negatywne konsekwencje, które często wychodzą w późniejszych sporach pomiędzy stronami umowy, a zazwyczaj dotyczących zmiany terminu realizacji, wysokości wynagrodzenia, zakresu prac czy też nawet sposobu odstąpienia od umowy.
Formy w jakich może być złożone oświadczenie woli
W tym miejscu warto wskazać możliwe formy zawierania umów, które przewidziane są przepisy prawa, a mianowicie przez Kodeks cywilny.
Oświadczenie woli (w kontekście niniejszego artykułu – zawarcie umowy) może zostać złożone w formie ustnej, pisemnej (bez rygoru nieważności), elektronicznej, aktu notarialnego lub właśnie formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego dla zachowania ważności niektórych czynności prawnych wymagane jest zachowanie odpowiedniej formy.
I tak na przykład w celu zawarcia skutecznej umowy sprzedaży nieruchomości wymagane jest sporządzenie umowy w formie aktu notarialnego. W przypadku zawarcia umowy w innej formie umowa taka jest nieważna. Nieważność umowy oznacza, iż umowa taka nie wywiera żadnego skutku prawnego. W Kodeksie cywilnym znajduję się kilka rodzajów umów, które muszą zostać zawarte w formie szczególnej dla zachowania swojej ważności.
W przypadku, gdy w treści Kodeksu cywilnego wskazana została forma dla danej umowy – bez zastrzeżenia, iż w przypadku jej braku umowa jest nieważna – to co do zasady umowa taka jest umową ważną. Przykładem takiej umowy jest umowa pożyczki kwoty powyżej 1.000,00 złotych.
Wskazać trzeba jednak, iż niedochowanie odpowiedniej formy skutkuje jedynie powstaniem ograniczenia dowodowego w przypadku ewentualnego sporu sądowego, a nie nieważnością całej umowy. W przypadku powstania sporu niedopuszczalnym jest przeprowadzenie dowodu z przesłuchania stron umowy czy też świadków na fakt dokonania czynności określonej w umowie. Od przedmiotowego ograniczenia istnieją wyjątki; wystarczająca jest zgoda obu stron lub gdy jedną ze stron sporu z przedsiębiorcą jest konsument.
W przypadku umowy pożyczki, której przykład został przytoczony możemy powiedzieć o formie pisemnej dla celów dowodowych, nie zaś pod rygorem nieważności.
Warto wskazać, co istotne z punktu widzenia zasygnalizowanego w niniejszym artykule problemu, iż zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego zmiany lub uzupełnienia umowy dla zachowania swej ważności wymagają zachowania takiej samej formy jaka jest przewidziana przez przepisy lub strony przewidziały w chwili jej zawarcia.
Oznacza to, że jeżeli dla swojej ważności wymagana jest forma pisemna to przy wprowadzeniu zmian strony powinny dochować właśnie takiej samej formy. Wprowadzenie zmiany w innej formie nie będzie jednak skutkować nieważnością przedmiotowej umowy.
Forma pisemna
Jak zostało to wskazane na początku przedmiotowego artykułu jedną z przyczyn niedochowania przez strony formy pisemnej pod rygorem nieważności jest właśnie błędne rozumowanie pojęcia „formy pisemnej”. Otóż zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego formą pisemną jest złożenie własnoręcznego podpisu pod dokumentem zwierającym oświadczenie woli.
Wskazać trzeba, że do zawarcia umowy w takiej formie wystarczającym jest wymiana dokumentów pomiędzy stronami, na których to złożone zostały ich podpisy. Chodzi tutaj o fizyczne złożenie pod przedmiotowymi podpisu. Wskazać w tym miejscu trzeba, że do zawarcia umowy dochodzi z chwilą wymiany przez obie strony dokumentów, które zawierają oryginalne podpisy stron.
Błędnym przekonaniem jest, iż formą pisemną jest wysłanie do kontrahenta podpisanego skanu umowy. W takiej sytuacji mamy miejsce wyłącznie z formą dokumentową – to jest formą, która pozwala na ustalenie osoby, która złożyła oświadczenie woli o danej treści.
Forma dokumentowa nie jest tożsama z formą pisemną. Warto tutaj wspomnieć, iż „podpisany” skan nie jest również formą elektroniczną. Bowiem dla zachowania ważności formy elektronicznej należy opatrzyć dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W tym wypadku należy mieć odpowiedni certyfikat
Skutki wprowadzenia zmian w innej formie niż pisemnej
W przypadku, gdy strony wprowadziły w łączącej ich umowie postanowienie nakładające na nich obowiązek zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności to w przypadku dokonania zmian umowy bez zachowania tej formy zmiany te nie wywierają żadnych skutków. Tym samym wprowadzenie zmiany w treści umowy poprzez podpisanie i zeskanowanie aneksu nie może zostać uznane za wiążące dla drugiej strony.
Pamiętać trzeba, że w przypadku, gdy przepisy nie przewidują zachowania konkretnej formy złożenia oświadczenia woli, a strony umowy postanowią zawrzeć w jej treści zastrzeżenie formy pisemnej to strony przy zmianie lub uzupełnieniu jej treści zobowiązane są do zachowania tejże formy. I tym samym każda jej zmiana powinna zostać dokonana w formie pisemnej.
Doceniasz tworzone przeze mnie treści?
Daniel Sobota
RADCA PRAWNY
Prowadzę sprawy gospodarcze oraz reprezentuję przedsiębiorców w sporach sądowych. Zajmuję się również sporządzaniem i audytowaniem umów oraz dokumentów korporacyjnych. Ponadto prowadzę sprawy związane z ochroną danych osobowych oraz pomagam firmom w wypełnianiu obowiązków związanych z rejestrem BDO.
Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.
