Warto omówić kilka zagadnień związanych z bezpieczeństwem obrotu. Co prawda na ten temat napisano już bardzo dużo, jednak są pewne kwestie podstawowe, o których często się zapomina, skupiając się na niuansach i detalach. Tymczasem pominięcie tych właśnie podstawowych kwestii, a w szczególności nienależyte sformułowanie ich w umowie, prowadzić może do najdalej idących w skutkach problemów, z nieważnością umowy włącznie. Jedną z takich kwestii jest prawidłowe określenie reprezentacji danego podmiotu – strony zawieranej umowy.

Sposoby reprezentacji

Poniżej krótko przedstawiono, jak wygląda sposób reprezentacji w przypadku poszczególnych uczestników obrotu gospodarczego. Są to kwestie podstawowe, ale wciąż można zobaczyć umowy, które choć zawarte przez całkiem duże firmy, nie zostały należycie podpisane, a tym samym są nieważne, a co najmniej – bezskuteczne. Należy więc zapoznać się z tym, kto i w jakich sytuacjach jest uprawniony do reprezentacji zależnie od formy prowadzenia biznesu:

• jednoosobowa działalność gospodarcza – uprawnienie do reprezentacji posiada w tym przypadku sam przedsiębiorca;

• spółka cywilna – w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Kwestię tę jednak można ustalić jedynie na podstawie niejawnej dla stron umowy spółki, dlatego też, szczególnie przy większych transakcjach, warto zadbać o jej przedłożenie przez naszego kontrahenta;

• spółka jawna – każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. Prawo wspólnika do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki, albo, że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem;

• spółka partnerska – każdy partner ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie, chyba, że umowa spółki stanowi inaczej. Umowa spółki partnerskiej może przewidywać, że prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki powierza się zarządowi;

• spółka komandytowa – spółkę reprezentują komplementariusze, których z mocy umowy spółki albo prawomocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono prawa reprezentowania spółki;

• spółka komandytowo-akcyjna – spółkę reprezentują komplementariusze, których z mocy statutu lub prawomocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono prawa reprezentowania spółki;

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – sprawy spółki prowadzi i spółkę reprezentuje zarząd. Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Co jednak istotne, w przypadku umów zawieranych z członkiem zarządu spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą wspólników albo rada nadzorcza, nawet jeśli zarząd jest wieloosobowy. Ta ostatnia kwestia jest niezmiernie ważna i pojawia się co do niej bardzo dużo błędów prowadzących do nieważności umów tak zawartych;

• spółka akcyjna – sprawy spółki prowadzi i spółkę reprezentuje zarząd. Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków. Jeżeli statut nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Co istotne, w umowach z członkami zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia;

• prosta spółka akcyjna – sprawy spółki prowadzi i spółkę reprezentuje zarząd. Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, a umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki jest wymagane współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. W przypadku umów z członkiem zarządu spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą akcjonariuszy albo rada nadzorcza. W prostej spółce akcyjnej istnieje możliwość ustanowienia zamiast zarządu rady dyrektorów, którzy dzielą się na wykonawczych i nie wykonawczych. Zasady reprezentacji spółki pozostają jednak co do zasady takie same.

W kontekście reprezentacji spółek warto podkreślić, że w pewnych przypadkach do zawarcia danej umowy konieczne jest też podjęcie określonej uchwały. Zgodnie z art. 17 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna.

Zgoda może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej. Czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu spółki, wymaganej wyłącznie przez umowę spółki albo statut, jest ważna, jednakże nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki albo statutu.

Przedsiębiorcy mogą być także reprezentowani przez pełnomocnika lub prokurenta. Jak wynika z Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków w przepisach przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. W przypadku czynności dokonywanych w ramach prowadzenia biznesu wyjątków takich brak. Należy pamiętać, że czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Bezpłatna konsultacja

Pełnomocnik

Wyróżniamy następujące rodzaje pełnomocnictw:

1. ogólne,
2. rodzajowe (do określonej kategorii czynności),
3. szczególne (do konkretnych czynności prawnych, np. zawarcia konkretnej umowy z konkretnym kontrahentem).
4. Należy pamiętać, że jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności zwykłego zarządu zalicza się wszelkie czynności, mające na celu utrzymanie rzeczy w dotychczasowym stanie oraz zarządzanie nią dla umożliwienia korzystania z niej i pobierania pożytków, nie ma jednak ustawowej definicji czynności zwykłego zarządu oraz niemożliwe jest ich wyczerpujące skatalogowanie.

Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba, że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.

Druga strona transakcji może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy. Staje się ona wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu. W braku potwierdzenia ten, kto zawarł umowę w cudzym imieniu, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę, nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.

Co ciekawe, zdarzyć się może, że pełnomocnictwo do działania w imieniu naszego kontrahenta wygaśnie. Jeżeli pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej w granicach pierwotnego umocowania, czynność prawna jest ważna, chyba, że druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć. Warto też wiedzieć, że pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy, chyba, że co innego wynika z treści pełnomocnictwa, albo, że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy.

Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony. Odnosząc się do kwestii pełnomocnictwa od strony praktycznej, należy podkreślić, że warto po pierwsze przeanalizować czy osoby, które udzieliły pełnomocnictwa, były do tego umocowane. W przypadku pełnomocnictwa ogólnego warto też zweryfikować czy dana czynność na pewno mieści się w zakresie zwykłego zarządu. W innych przypadkach natomiast zasadna jest szczegółowa analiza pełnomocnictwa – czy obejmuje ono dokładnie ten zakres, co przedmiot umowy, którą zamierzamy zawrzeć, oraz czy zostało udzielone w formie tożsamej z tą, w której finalnie zostanie zawarta umowa.

W tym kontekście warto też wiedzieć, że zgodnie z art. 97 k.c. osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Obecnie podkreśla się jednak, że w dobie powszechnego korzystania z Internetu jako przekaźnika nie tylko informacji, ale i decyzji, odwoływanie się do kryterium przestrzenno-funkcjonalnego lokalu przedsiębiorstwa traci na aktualności. W związku z tym w orzecznictwie przyjmuje się, że za „osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa” można przykładowo uznać osobę wyznaczoną do kontaktów w kwestiach związanych z zawieraniem umów czy też składaniem zamówień, z którą kontakt jest wyłącznie online.

Prokura

W biznesie zdecydowanie częściej spotykaną formą reprezentowania przedsiębiorców niż pełnomocnictwo jest prokura. Zgodnie z art. 1091 k.c. prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. Prokura, podobnie jak pełnomocnictwo, może być udzielona kilku osobom łącznie (prokura łączna) lub oddzielnie.

Prokura może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej. Udzielenie i wygaśnięcie prokury przedsiębiorca powinien zgłosić do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, więc bez problemu możemy sprawdzić, czy w przypadku naszego kontrahenta prokura została ustanowiona. Warto jednak podkreślić, że zarówno udzielenie prokury, jak i jej odwołanie jest skuteczne jeszcze przed wpisem odpowiednio do ewidencji albo rejestru.

Co istotne, niezależnie od tego czy prokurent jest uprawniony do samodzielnej reprezentacji przedsiębiorcy, czy też łącznie z innym prokurentem lub członkiem zarządu, prokura nie obejmuje umocowania do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania oraz do zbywania i obciążania nieruchomości. Do czynności tych wymagane jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. W przypadku prokury zakres umocowania jest więc bardzo szeroki, jednak nie jest on nieograniczony.

Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY

Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja