PDB #217 – Czy regulamin korzystania z AI jest potrzebny w Twojej firmie

Cześć, z tej strony Piotr Kantorowski. Witam Cię w kolejnym odcinku podcastu „Prawo dla Biznesu”. Dzisiejszy temat jest szczególnie istotny, nawet jeśli Twoja firma nie działa w branży IT, nie tworzy oprogramowania, nie buduje systemów informatycznych i – jak Ci się może wydawać – w ogóle „nie ma nic wspólnego ze sztuczną inteligencją”.

---

„To chyba tylko dla korporacji?” – najczęstsze błędne założenie

Być może myślisz teraz: „regulamin korzystania z AI brzmi jak coś dla korporacji z działem prawnym i rozbudowaną kontrolą wewnętrzną”. A może uważasz, że to przesada w firmie, w której płacisz za jedno konto w ChatGPT albo innym podobnym narzędziu.

I właśnie w takim przypadku regulamin jest jeszcze bardziej potrzebny.

Brak zasad oznacza realne ryzyko

Dlaczego? Mam bowiem silne podejrzenie, że w wielu firmach wygląda to tak: właściciel płaci za jedno oficjalne narzędzie AI, natomiast pracownicy – bez żadnych zasad – korzystają z tego, co akurat „wpadnie im w ręce”: darmowych wersji, losowych generatorów, narzędzi bez umów, bez zabezpieczeń i bez refleksji nad konsekwencjami.

A skoro nie ma żadnych zasad, to… faktycznie nie ma żadnych zasad.

Dlatego regulamin korzystania z AI w firmie jest dziś tematem dla każdego, kto używa choćby ChatGPT, Copilota, Gemini czy innych popularnych narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji. Czyli – nie oszukujmy się – dla większości firm, które chcą działać szybciej, sprawniej i nowocześniej.

Po co w ogóle regulamin korzystania z AI?

Zacznijmy od podstawowego pytania: po co w ogóle taki regulamin?

Najprostsza odpowiedź brzmi: „bo Unia Europejska tego chce”. Tylko że to jest argument, który średnio działa na pracowników. Straszenie regulacjami i karami zwykle nie buduje zrozumienia ani zaangażowania.

Znacznie lepsza odpowiedź jest inna.

AI w codziennej pracy – szybciej, niż się wydaje

Regulamin jest potrzebny dlatego, że sztuczna inteligencja weszła do codziennej pracy bardzo szybko – często zupełnie niezauważalnie, ale z ogromnym impetem. Ktoś wrzuca opis produktu do generatora grafik. Ktoś inny tłumaczy ofertę przy pomocy AI. Jeszcze ktoś pisze posta na LinkedIn z pomocą czatu.

I wszystko byłoby w porządku, gdyby nie to, że: – ktoś może wkleić dane klienta do darmowego narzędzia, – ktoś inny wygeneruje ofertę, która wygląda profesjonalnie, ale zawiera nieprawdziwe informacje, – ktoś opublikuje grafikę wygenerowaną przez AI, która do złudzenia przypomina znaną osobę i wywoła wizerunkowy kryzys, – a jeszcze ktoś inny zacznie korespondować z kontrahentami, wysyłając odpowiedzi z AI, których nawet nie przeczytał.

To ostatnie naprawdę się zdarza – i uwierz mi, nie buduje to renomy firmy. Tłumaczenie „to nie ja, to AI” również niczego tu nie naprawi.

Regulamin AI to nie tylko lista zakazów

Ale to nadal nie wszystko.

Dobrze przygotowany regulamin korzystania z AI: – ogranicza ryzyko kar wynikających z przepisów o AI i ochronie danych, – porządkuje przetwarzanie danych klientów i pracowników zgodnie z RODO, – eliminuje chaos organizacyjny w zespole, – zwiększa zaufanie klientów, bo jasno komunikujesz, jak działa Twoja firma, – poprawia efektywność pracy, bez utraty kontroli nad jakością.

Brzmi sensownie? W takim razie przejdźmy do konkretów.

Jak wdrożyć regulamin korzystania z AI w firmie?

Nie mówię tu o firmach technologicznych, które same tworzą systemy AI – to zupełnie inna historia. Skupiam się na MŚP, które po prostu korzystają z gotowych narzędzi.

Podstawą jest oczywiście sam regulamin, który powinien być dostosowany do specyfiki działalności. To nie oznacza jednak, że każda branża potrzebuje zupełnie innego dokumentu. Owszem – w niektórych obszarach, takich jak rekrutacja czy praca na danych wrażliwych, regulacje muszą być bardziej szczegółowe. Ale z perspektywy przepisów o AI często nie ma znaczenia, czy firma zajmuje się rekrutacją zawodowo, czy tylko rekrutuje własnych pracowników.

Regulamin należy ogłosić pracownikom, najlepiej połączony z krótkim szkoleniem i realnym czasem na zapoznanie się z zasadami.

Co powinien zawierać regulamin korzystania z AI?

Przede wszystkim: – lista dopuszczonych narzędzi AI, – zakres dozwolonego wykorzystania (np. redagowanie tekstów, tłumaczenia, wsparcie przy projektach korespondencji), – jasno wskazane zakazy i ograniczenia, – zasady wprowadzania danych do systemów AI, – obowiązek weryfikacji treści generowanych przez AI.

Skąd wziąć regulamin korzystania z AI?

Pozwolę sobie na krótką autopromocję. W notatkach do tego odcinka znajdziesz link do gotowego regulaminu korzystania z AI w firmie MŚP. Został on przygotowany z myślą o właścicielach i menedżerach firm nietechnologicznych, którzy chcą korzystać ze sztucznej inteligencji legalnie i bezpiecznie, bez konieczności tworzenia dokumentów od zera i bez budżetu na indywidualne wdrożenie.

W pakiecie znajdziesz edytowalny regulamin oraz listę narzędzi, które zostały już ocenione pod kątem prawnym i organizacyjnym.

Zachęcam Cię, abyś zastanowił się, czy uporządkowanie zasad korzystania z AI w Twojej firmie nie jest dziś jednym z ważniejszych kroków organizacyjnych.

Na dziś to wszystko. Dziękuję Ci za wysłuchanie kolejnego odcinka podcastu „Prawo dla Biznesu”. Jeśli chcesz korzystać z AI mądrze – zacznij od zasad. A jeśli masz pytania lub potrzebujesz indywidualnego wsparcia, wiesz, gdzie mnie znaleźć.

Do usłyszenia.