Nowy Rok zbliża się wielkimi krokami, a razem z nim nowe postanowienia i cele, ale nie tylko… W nowym roku zacznie obowiązywać nowe przepisy, które dotkną nie tylko duże korporacje, ale również mikro, małych i średnich przedsiębiorców. Krajowy System e-Faktur, obowiązek e-Doręczeń, dyrektywa o przejrzystości wynagrodzenia, regulacje platformowe oraz tzw. „ustawa stażowa” – wejście tych przepisów w życie, będzie miało realny wpływ na funkcjonowanie firm.

Krajowy System e-Faktur – obowiązek dla wszystkich

Choć początkowo można było dobrowolnie testować program KSeF, już od 1 lutego 2026 roku wchodzi w życie powszechny obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Platforma stanie się centralnym miejscem wystawiania, odbierania i przechowywania faktur przez wszystkich podatników VAT. 

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur przez KSeF obejmie przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln złotych.

Od 1 kwietnia 2026 roku system obejmie niemal wszystkich pozostałych podatników.

Tymczasowo bowiem – do końca 2026 roku – zwolnieni będą z tego obowiązku mikro przedsiębiorcy których, których roczny obrót nie przekroczył 10 tysięcy złotych brutto.

W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych oraz przeszkolenia działów finansowo-księgowych, gdyż za błędne przekazanie danych przewidziano sankcje. Już od 2027 roku za m.in. brak wystawienia faktury w systemie KSeF, wystawienie faktury podczas awarii w niezgodnych wzorach naczelnik urzędu skarbowego nałoży w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości nawet do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

e-Doręczenia – obowiązek dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025

Choć system e-Doręczeń działa już od pewnego czasu, obowiązek jego stosowania stopniowo obowiązywał kolejne grupy podmiotów. Przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym  przed 1 stycznia 2025 r. zobowiązani byli do posiadania i korzystania z e-Doręczeń już od  kwietnia 2025 r. Ten sam obowiązek objął już od stycznia 2025 r. przedstawicieli zawodów zaufania publicznego.  W 2026 roku  obowiązek ten dotyczyć będzie już wszystkich przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, którzy będą musieli korzystać z sytemu na takich samych zasadach jak spółki wpisane do KRS.  

Pamiętaj, że obowiązkowo musisz założyć skrzynkę do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku!

Wydawać się może, że jest jeszcze czas, jednak lepiej złożyć wniosek odpowiednio szybciej, ponieważ cała procedura może trwać kilka dni.

Korzystasz już z e-doręczeń jako osoba fizyczna? To świetnie, jednak pamiętaj, że adres do e-doręczeń dla przedsiębiorcy musi być oddzielny od prywatnego.

Przejrzystość wynagrodzeń – koniec tabu płacowego

Do 7 czerwca 2026 roku Polska musi wdrożyć dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970, dotycząca przejrzystości wynagrodzeń i równości płac kobiet i mężczyzn.

Pierwsze zmiany zaczną obowiązywać już teraz, to właśnie od grudnia 2025 roku oferty pracy będą musiały zawierać informację o wysokości wynagrodzenia lub widełkach płacowych opartych na obiektywnych i neutralnych kryteriach.

Ponadto, nowe przepisy gwarantują pracownikom prawo do informacji oraz przejrzystości ustalania wynagrodzeń. Zatem pracodawca będzie musiał zapewnić pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które mają wpływ na określenie wynagrodzenia pracowników, oczywiście muszą być one neutralne ze względu na płeć.

Pracownik będzie mógł na własne żądanie uzyskać informację zarówno o swoim indywidualnym wynagrodzeniu, jak i o wynagrodzeniu średnim, jakie oscyluje na danym stanowisku, również z uwzględnieniem podziału na płeć. Pracodawca będzie musiał odpowiedzieć na żądanie pracownika w ciągu 2 miesięcy! Dodatkowo, pracodawca raz do roku będzie zobligowany przypomnieć o istniejącym prawie do informacji swoim pracownikom.

Kolejnym istotnym obowiązkiem pracodawców zatrudniający od 150 pracowników jest przygotowywanie rocznych raportów o luce płacowej za rok 2026. Pierwsze raporty mają być przedstawione do 7 czerwca 2027 r.  

Istotną zmianą, która zaczęła obowiązywać również w grudniu 2025 r., jest wprowadzenie obowiązku zapewnienia neutralności płciowej zarówno w treści ogłoszeń o pracę, jak i w samych nazwach stanowisk. Pracodawca musi zadbać, aby proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący i odpowiadał zasadzie równego traktowania.

Co oznacza to w praktyce?

Nazwy stanowisk nie mogą sugerować oczekiwanej płci kandydata, tak aby osoby aplikujące niezależnie od swojej tożsamości miały równe szanse zatrudnienia. W praktyce konieczna będzie rezygnacja z określeń nacechowanych płciowo, takich jak „sprzedawca”, „sekretarka” czy „magazynier”, na rzecz form neutralnych, np. „specjalista ds. sprzedaży”, „pracownik administracyjny”, „pracownik magazynu”.

Dyrektywa platformowa – nowe prawo pracy dla gospodarki cyfrowej

W rozwijającej się gospodarce, coraz częściej można spotkać się z pracą na platformach cyfrowych, takich jak: aplikacje dostaw jedzenie, do przewozu osób, zleceń fleerancerskich czy podobne. Unijny ustawodawca wyszedł naprzeciw by zabezpieczyć ochronę pracowników, którzy właśnie wykonują pracę za pomocą platform cyfrowych. Jednocześniedyrektywa platformowa, którą Polska musi wdrożyć do 2 grudnia 2026 r., ujednolici przepisy dotyczące pracy wykonywanej za pośrednictwem platform cyfrowych – od kurierów i kierowców po freelancerów. 

Czym tak naprawdę jest „cyfrowa platforma pracy”?

Oznacza osobę fizyczną lub prawną świadczącą usługę spełniającą wszystkie poniższe kryteria:

• jest udostępniana, przynajmniej częściowo, na odległość za pomocą środków elektronicznych, takich jak strona internetowa lub aplikacja mobilna;
•  jest świadczona na żądanie usługobiorcy;
•  jako niezbędny i istotny element obejmuje organizowanie pracy wykonywanej przez osoby fizyczne za wynagrodzeniem, niezależnie od tego, czy praca ta jest wykonywana przez Internet czy w określonym miejscu;
• obejmuje stosowanie zautomatyzowanych systemów monitorujących lub zautomatyzowanych systemów decyzyjnych;

Najważniejsze zmiany:

Domniemanie stosunku pracy

Jeśli między platformą cyfrową, a pracownikiem, istnieją cechy typowe dla stosunku pracy takie jak: kontrola i kierownictwo uznaje się, że łączy ich stosunek pracy.   

Korzystna pozycja pracownika

To na platformie cyfrowej spoczywa ciężar dowodu, że wykonywana praca nie ma charakteru umowy o pracę uregulowanej zarówno przez prawo krajowe, jak i orzecznictwo unijne.

Przejrzystość algorytmów

Platformy cyfrowe mają obowiązek ujawniania zasad działania systemów decyzyjnych i monitorujących pracowników. Co to oznacza?

Pracownicy muszą być poinformowani o zastosowaniu algorytmów oraz o tym na jakich zasadach one działają i funkcjonują. Ponadto, platformy nie mogą przetwarzać danych osobowych, dotyczących: stanu emocjonalnego i psychicznego,  pochodzenia zarówno etnicznego, jak i rasowego, statusu migracyjnego, orientacji seksualnej, wyznań religijnych, a także danych biometrycznych pracowników.

Wprowadzenie ochrony praw pracowniczych

Dyrektywa ta wprowadza ochronę praw pracowniczych, takich samych jak wynikających z umowy o pracę. Zatem nowymi uprawnieniami pracowników wykonujących pracę na platformach cyfrowych będą:

• Zgłaszanie pracy do odpowiednich organów krajowych takich jak ZUS i Urząd Pracy
• Ochrona przed negatywnym traktowaniem
• Ochrona przed zwolnieniami

Prawo dochodzenia roszczeń i odszkodowania w związku z naruszeniem praw pracowniczych wprowadzonych dyrektywą platformową

Ustawa stażowa – zrównanie umów cywilnoprawnych z etatem w zakresie stażu pracy

Od 1 stycznia 2026 roku w życie wchodzi tzw. ustawa stażowa, która radykalnie zmieni sposób liczenia stażu pracy. Do stażu wliczane będą również:

• umowy zlecenia, agencyjne, a także inne umowy o świadczenia usług
• okresy współpracy jako osoba współpracująca, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• udokumentowany okres pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy
• okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem oraz okres osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą.

Czy pracodawca będzie zobowiązany do samodzielnego i automatycznego przeliczania okresów zatrudnienia swoich pracowników?

Nie, okresy te nie zostają zaliczone automatycznie, a muszą być potwierdzone przez pracowników odpowiednimi zaświadczeniami z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, że w tym okresie podlegali ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym!

Pracowniku, wniosek o odpowiednie zaświadczenie należy składać w postaci elektronicznej na portalu PUE ZUS. Masz na to 24 miesiące od 1 stycznia 2026 roku!

Po upływie tego terminu okresy te nie będą wliczane do stażu pracy.

AI Act

Wraz z szybkim rozwojem i postępem technologicznym w 2024 r. Unia Europejska zaczęła proces regulacji przepisów o sztucznej inteligencji. Celem tych przepisów jest przede wszystkim zharmonizowanie regulacji dotyczących rozwoju, wprowadzania do obrotu, a także użytkowania systemów sztucznej inteligencji na jednolitym rynku UE, tak aby jednocześnie zapewnić w największym stopniu ochronę zdrowia, bezpieczeństwa jak i praw podstawowych człowieka.

Pierwsze zmiany zostały wprowadzone w już w tym roku, m.in. zakaz używania oraz wprowadzania na rynek lub do obrotu systemów AI, które spełniają kryteria praktyk zakazanych. Jakie to są dokładnie systemy i praktyki zakazane? Są to systemy AI, które stosują praktyki manipulacyjne lub wprowadzające w błąd, a także techniki podprogowe tzn. które są poza świadomością danej osoby.

Większość regulacji ma zacząć obowiązywać od 2 sierpnia 2026 r. do kluczowych regulacji należy przejrzystości dla dostawców i podmiotów stosujących niektóre systemy AI.

Dostawcy muszą zapewnić, aby systemy AI, które wchodzą w interakcję z osobami fizycznymi by osoby te były informowane, że prowadzą korespondencję z systemem sztucznej inteligencji.

Podmioty generujące deepfake, czyli wygenerowane przez AI lub zmanipulowane przez AI obrazy, treści dźwiękowe lub treści wideo, które przypominają istniejące osoby, przedmioty, miejsca, podmioty lub zdarzenia, które odbiorca mógłby niesłusznie uznać za autentyczne lub prawdziwe również muszą zawierać informację, że treści zostały sztucznie wygenerowane.

Ten sam obowiązek dotyczy także podmiotów, które korzystają z systemów AI do generowania tekstów publikowany w celu informowania społeczeństwa o sprawach leżących w interesie publicznym.

Nieprzestrzeganie wymogów prawidłowych oznaczeń będzie niosło ze sobą szeroki katalog sankcji, nie tylko finansowymi, które mogą osiągnąć nawet do 6% rocznego obrotu firmy, ale także przepisów o ochronie konsumentów.

Dobrą informacją dla MŚP jest wprowadzanie nieodpłatnych piaskownic regulacyjnych w zakresie AI. Państwa członkowskie muszą zapewnić, by ich właściwe organy krajowe ustanowiły co najmniej jedną piaskownicę regulacyjną w zakresie AI na poziomie krajowym, aby ułatwić rozwijanie i testowanie innowacyjnych systemów AI pod ścisłym nadzorem regulacyjnym przed ich wprowadzeniem do obrotu lub oddaniem do użytku w inny sposób.

Nowy rok niesie ze sobą wiele zmian prawnych, a każda z nich może realnie wpłynąć na sposób funkcjonowania firmy. Warto więc już dziś zadać sobie pytanie, czy faktycznie jesteśmy na nie przygotowani? Czy nasze procedury, dokumenty i praktyki nadążają za dynamicznie zmieniającymi się regulacjami? A może to właśnie dobry moment, by uporządkować obszary, które czekały na aktualizację?

Rok 2026 zapowiada się jako kolejny etap intensywnych zmian. Przedsiębiorcy, którzy postawią na świadome wdrożenie nowych przepisów, zyskają nie tylko spokój, lecz także przewagę konkurencyjną. Co dokładnie przyniesie nowy rok? Tego jeszcze nie wiemy, ale warto już teraz przygotować się do nadchodzących zmian o których wiemy.