Z prowadzeniem spółki z o.o. wiąże się wiele formalności i obowiązków. Jednym z nich jest zamknięcie roku obrotowego w spółce. Jest to jeden z kluczowych elementów prowadzenia działalności gospodarczej w tej formie, a jego niedopełnienie może skutkować nawet pociągnięciem członków zarządu takiej spółki do odpowiedzialności karnej. Aby tak się nie stało, to w tym artykule opowiem Ci jak krok po kroku prawidłowo i w terminie zamknąć rok obrotowy w spółki z o.o. i skutecznie złożyć sprawozdanie finansowe do repozytorium dokumentów.

Czym jest rok obrotowy?

W pierwszej kolejności warto wiedzieć czym jest rok obrotowy w spółce z o.o. Tutaj z pomocą przychodzi ustawa o rachunkowości, gdyż definiuje ona wprost pojęcie roku obrotowego. Zgodnie z przepisami rok obrotowy, to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Zatem rok obrotowy to co do zasady czas od dnia 1 stycznia do końca dnia  31 grudnia danego roku kalendarzowego. Jednak są od tej zasady pewne wyjątki, gdyż rok obrotowy nie zawsze będzie się pokrywał z rokiem kalendarzowym.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

Warto wiedzieć, że jeżeli spółka z o.o. rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można zamknąć księgi rachunkowe dopiero z końcem pierwszego pełnego roku kalendarzowego jej istnienia i dopiero wtedy  sprawozdaniem finansowym za rok następny. Oznacza to, że w takiej sytuacja pierwszym rokiem oborowym spółki może być okres trwający w praktyce nawet półtorej roku (w zależności od dnia utworzenia spółki). Taką możliwość ma spółką tylko co do pierwszego roku obrotowego. Aby tak się stało koniecznym jest jednak odpowiednie określenie roku obrotowego już na poziomie umowy spółki. Każdy kolejny rok obrotowy będzie czasem 12 pełnych miesięcy następujących po sobie. W praktyce najczęściej będzie to każdy kolejny rok kalendarzowy. Trzeba też dodać, że w przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy. Z kolei rok obrotowy oraz jego zmiany powinna określać umowa spółki.

Formalności związane z zamknięciem roku oborowego będziemy zaczynać po tzw. dniu bilansowym. Dzień bilansowy także ma swoją definicje w ustawie o rachunkowości. Jest to ostatni dzień roku obrotowego, na który spółka sporządza sprawozdanie finansowe. W większości przypadków dzień bilansowy to dzień 31 grudnia roku kalendarzowego. Jednakże w sytuacji jeżeli rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy będzie inny, aczkolwiek sytuacje te są rzadkością.

Zatem jak pewnie się domyślasz jeżeli rok obrotowy pokrywa się w spółce z rokiem kalendarzowym to formalności związane z jego zamknięciem będziemy rozpoczynać dopiero w kolejnym roku kalendarzowym, następującym po roku obrotowym, którego będziemy „formalnie” zamykać w spółce.

Przygotowanie sprawozdania finansowego

Zamykając rok oborowy, trzeba zacząć od przygotowania sprawozdania finansowego. To zadanie dla działu księgowości. Sprawozdanie finansowe ma ściśle określone elementy w ustawie o rachunkowości, zaś spółka z o.o. powinna mieć prowadzoną pełną księgowość, z której to te właśnie dane i informacje będą wynikać. Stąd to sprawozdanie powinno być przygotowywane przez księgowość.

Z rzeczy elementarnych należy pamiętać że sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy powinno składać się z rachunku zysków i strat, bilansu oraz informacji dodatkowej – zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Ponadto, sprawozdanie powinno być sporządzone w formacie XML oraz podpisane przez osobę je sporządzającą czyli księgowego lub księgową oraz przez kierownika jednostki czyli przez zarząd spółki w tym wypadku. Jeśli zarząd jest wieloosobowy to wszyscy jego członkowie powinni podpisać sprawozdanie finansowe. Podpisuje się je ePUAPem, albo podpisem kwalifikowanym.

Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli dzień bilansowy to ostatni dzień roku kalendarzowego, to sprawozdanie finansowe powinno być gotowe najpóźniej do 31 marca następnego roku.

Zwołanie zgromadzenia wspólników

Przygotowane i podpisane sprawozdanie finansowe to dopiero pierwszy element z zamknięcia roku obrotowego w spółce z o.o. Gdy jest ono już gotowe, to kolejny krok należy do zarządu spółki. Przede wszystkim zarząd zwołuje zgromadzenie wspólników spółki zgodnie z zasadami Kodeksu spółek handlowych oraz umową spółki jeżeli ta zawiera postanowienia w tym zakresie. Zgromadzenie musi odbyć się najpóźniej w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Zatem jeżeli dzień bilansowy to ostatni dzień danego roku kalendarzowego, co ma miejsce w większości przypadków, to czas na odbycie zgromadzenia w spółce jest do  30 czerwca roku kalendarzowego następującym po roku obrotowy.

Zarząd powinien odpowiednio wcześniej zawiadomić wszystkich wspólników spółki, wysyłać im listem poleconym lub kurierem zawiadomienie o odbyciu zgromadzenia. Warto wiedzieć, że zamiast listu poleconego lub przesyłki kurierskiej, zawiadomienie to może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą e-mail, jeżeli przed rozpoczęciem procedury zwołania wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

Takie zawiadomienie powinno zawierać dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. Zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w siedzibie spółki, chyba że wszyscy wspólnicy zgodnie postanowili wybrać inne miejsce. Niemniej zasadą jest, że zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki. Dla porządku przypomnę jednak, że siedziba to miasto, a nie adres wpisany do KRS.

Alternatywnym rozwiązaniem jest odbycie zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania. Kodeks spółek handlowych dopuszcza takie rozwiązanie ale pod pewnymi warunkami. Otóż jeżeli cały kapitał zakładowy spółki jest reprezentowany w danym miejscu przez wspólników lub ich pełnomocników, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad, to wówczas można odbyć zgromadzenie wspólników bez formalnego trybu zwołania. W przypadku spółek z o.o., w których jest kilku wspólników logistycznie nie powinno być problemów aby wspólnicy zebrali się w jednym miejscu bez formalnego zebrania, szczególnie jeśli nie ma między nimi konfliktu. Jeśli jednak masz co do tego jakiekolwiek wątpliwości, a jesteś w zarządzie – zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników wydaje się najlepszą decyzją.  Nieformalne odbycie zgromadzenia staje się natomiast z reguły niewykonalne przy większej liczbie wspólników.

Przygotowanie sprawozdania z działalności spółki

Po przygotowaniu sprawozdania finansowego, na zarządzie ciąży jeszcze jeden obowiązek poza zwołaniem zgromadzenia wspólników. Otóż zarząd jest zobowiązany do przygotowania sprawozdania z działalności spółki za rok obrotowy.

Szczegółowe wytyczne co powinno zawierać sprawozdania z działalności spółki określają ustawa o rachunkowości. Jej przepisy precyzyjnie wskazują elementy takiego sprawozdania. Tworząc takie sprawozdanie warto słowem wstępu zacząć od informacji ogólnych o spółce, a to od zwięzłego przedstawienia sposobu powstania spółki; ponadto podania wysokości kapitału zakładowego w roku obrotowym, którego sprawozdanie dotyczy oraz udziałowców spółki wraz z liczbą i wartością ich udziałów.

W sprawozdaniu z działalności spółki warto również wskazać, kto w danym roku wchodził w skład zarządu spółki oraz jaką funkcję sprawował. W sprawozdania zarządu z działalności spółki powinno się zawrzeć dane i informacje w szczególności co do następujących kwestii:

1. Szczegółowy opis aktualnego stanu majątkowego spółki oraz jej sytuacji finansowej.
2. Ocenę uzyskiwanych efektów, w tym analizę osiągniętych wyników finansowych w kontekście przyjętych strategii biznesowych.
3. Wskazanie czynników ryzyka i opis potencjalnych zagrożeń dla działalności spółki.
4. Ważne wydarzenia, które wpłynęły na firmę w danym roku obrotowym.
5. Fazy realizacji planów przedstawionych w sprawozdaniach z lat ubiegłych.
6. Plany dotyczące przyszłego rozwoju firmy.
7. Informacje o osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju.
8. Dane o posiadanych przez spółkę oddziałach lub zakładach.
9. Informacje o instrumentach finansowych, w tym o ryzyku i zabezpieczeniach.
10. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) związane z działalnością firmy.
11. Informacje dotyczące zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.
12. Opis czynników gospodarczych i społecznych wpływających na działalność i wyniki finansowe spółki.
13. Prognozy odnośnie sytuacji finansowej w przyszłości
14. Informacje o udziałach własnych, jeśli spółka je posiada

Na końcu sprawozdania warto zrobić część podsumowującą powyższe elementy oraz przedstawiającą działania na dalsze lata działalności spółki.

Sprawozdanie z działalności spółki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym

Udostępnienie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki wspólnikom

Warto wiedzieć, że zarząd spółki z o.o. ma obowiązek udostępnić wspólnikom sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu z działalności spółki na następujących zasadach:

Termin udostępnienia:

• Najpóźniej na 15 dni przed dniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników,
• Niezwłocznie po zgłoszeniu żądania przez wspólnika, nie później niż w ciągu dwóch dni powszednich od dnia zgłoszenia takiego żądania,

Sposób udostępnienia

• Zarząd może udostępnić dokumenty w siedzibie spółki do wglądu, wysłać je pocztą elektroniczną lub tradycyjną,
• Na żądanie wspólnika dokumenty muszą być udostępnione w postaci elektronicznej, w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,

Zakres udostępnianych dokumentów:

• Sprawozdanie finansowe,
• Sprawozdanie zarządu z działalności spółki,
• Sprawozdanie z badania biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlega obowiązkowi badania),

Trzeba też podkreślić, że obowiązek udostępnienia dokumentów istnieje niezależnie od tego, czy zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się poprzez formalne zwołanie, czy nie, oraz wynika wprost z przepisów ustawy o rachunkowości oraz Kodeksu spółek handlowych.

Co istotne za niedopełnienie powyższego obowiązku zarząd spółki ryzykuje ukaraniem karą grzywny albo ograniczenia wolności za nieudostępnienie wymaganych dokumentów).

Przebieg zgromadzenia wspólników

Jak już sprawozdanie finansowe oraz sprawozdania z działalności spółki za dany rok obrotowy są gotowe, to czas na ich zatwierdzenie przez wspólników. To jeden z głównych powodów zwoływania przez zarząd spółki zgromadzenia wspólników, o czym mowa w powyższej części.

Przed rozpoczęciem zgromadzenia wspólników, trzeba mieć na uwadze, że przebieg zgromadzenia jest protokołowany. Kodeks spółek handlowych wprost wprowadza taki wymóg. Następnie ten protokół powinien być umieszczony w księdze protokołów spółki. Co ważne wszystkie podejmowane przez wspólników uchwały powinny być zawarte bezpośrednio w treści protokołu albo stanowić załączniki do protokołu, zaś w treści protokołu w tym wariancie powinna być wyraźnie wskazane jakie numery załączników mają poszczególne uchwały.

We wstępie protokół ze zgromadzenia powinien jasno określać pełne dane spółki, wraz ze wskazaniem sądu rejestrowego. Także na początku protokołu powinna być informacja w jakim dniu oraz miejscu odbywa się zgromadzenie, oraz czy było formalnie zwołane zgromadzenie czy też jest ono w trybie bez formalnego zwołania. Idąc dalej, na początku zgromadzenia powinno się przedstawić proponowany porządek obrad, ja jeżeli zgromadzenie było formalnie zwołane to ten porządek obrad, który był przedstawiony w treści zawiadomienia. Z formalności, to trzeba jeszcze sporządzić listę obecności, aby móc stwierdzić prawidłowość zgromadzenia oraz jego zdolność do podejmowania uchwał.

Jak już formalności zostaną dopełnione, to należy wybrać przewodniczącego zgromadzenia oraz protokolanta. W przypadku dużych spółek, gdzie jest liczne grono wspólników, dobrym rozwiązaniem jest powołanie także komisji skrutacyjnej, która zajmie się liczeniem głosów wspólników nad podejmowanymi uchwałami, jednakże nie jest to obowiązkowe. Zgromadzenie wspólników może wybrać tak ze swojego grona, jak i z poza niego osoby do sprawowania tychże funkcji. Częstą praktyką jest że funkcje przewodniczego sprawuje prezes zarządu spółki, jednakże wybór przewodniczącego, protokolanta czy też członków ewentualnej komisji skrutacyjnej, to decyzja uznaniowa wspólników. Warto tutaj doprecyzować, że na zgromadzeniu wspólników mogą być obecni nie tylko sami wspólnicy, ale także członkowie zarządu lub rady nadzorczej czy nawet prokurenci lub pracownicy spółki. Nie jest to zamknięte spotkanie tylko dla wspólników, jednakże prawo głosu mają tylko wspólnicy lub ich pełnomocnicy.

Po wyborze przewodniczącego i protokolanta, zgromadzenie wspólników powinno w drodze uchwał zająć się następującymi sprawami:

1. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy,
2. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
3. podjęcie uchwał o udzieleniu absolutorium z wykonania obowiązków wszystkim członkom zarządu (każdemu z osobna, a nie wszystkim razem jedną uchwałą), a jeżeli w spółce działa rada nadzorcza lub inne organy nadzorujące np. komisja rewizyjna – to także wszystkim członków tychże organów; zaś gdy spółka jest w stanie likwidacji to wówczas wszystkim likwidatorom spółki;
4. podjęcie uchwały o przeznaczeniu zysku albo pokryciu straty, uwzględniając planowany sposób jej pokrycia (w zależności od sytuacji finansowej spółki).

Co ważne jeżeli sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności wykazują stratę spółki przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, to zgromadzenie wspólników powinno podjąć także uchwałę o dalszym istnieniu spółki.

Jeżeli powyższe uchwały zostaną powzięte, zaś nikt z obecnych nie zgłasza wolnych wniosków, to przewodniczący zamyka zgromadzenie. Pod treścią protokołu winien się podpisać przewodniczący oraz protokolant, zaś na liście obecności wszyscy obecni wspólnicy lub ich pełnomocnicy.

Warto wiedzieć, że jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, to jeden udział odpowiada jednemu głosowi na zgromadzeniu. Natomiast głosowania nad uchwałami co do zasady są jawne, chyba że dotyczą spraw osobowych jak np. powołanie przewodniczącego, protokolanta, oraz udzielenie absolutorium; lub jeżeli chociaż jeden ze wspólników o to wnosił. Ma to o tyle znaczenie, że pod każdą z podejmowanych uchwał powinna być informacja ile głosów oddano „za” a ile „przeciw” oraz ile ewentualnie się wstrzymało, oraz czy uchwałę podejmowano w głosowaniu tajnym czy też jawnym.

Dobrze jest również zawrzeć informacje czy w sprawie danej uchwały głosowało 100% osób uprawnionych do głosowania czy też nie. Ma to o tyle znaczenie, że często wspólnicy są także członkami zarządu lub innych organów spółki. W takie sytuacji wspólnik, będący jednocześnie członkiem zarządu lub organu nadzorczego, powinien nie głosować w uchwale dotyczącej udzielenia mu absolutorium ze sprawowanej funkcji, gdyż zgodnie z Kodeksem spółek handlowych jest to działanie niedopuszczalne. W takiej uchwale głosują pozostali wspólnicy, nawet jeżeli wszyscy razem mają mniejszość udziałów, gdyż stanowią oni grono 100% osób uprawnionych do głosowania nad tą konkretną uchwałą.

Jeżeli mamy do czynienia z jednoosobową spółką z o.o., to wspólnik będący jedynym członkiem zarządu powinien odstąpić od udzielenia sobie absolutorium z powołaniem się w treści protokołu ze zgromadzenia na przepisy KSH w tym zakresie.

Złożenie dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych

Po odbytym zgromadzeniu wspólników, na którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy, trzeba dokonać ich złożenia we właściwym rejestrze w terminie z ustawy o rachunkowości. Należy pamiętać, że dokumenty w postaci: sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, uchwał w przedmiocie ich zatwierdzenia oraz uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty; trzeba złożyć najpóźniej w ciągu 15 dniu od dnia zatwierdzenia dokumentacji przez zgromadzenie wspólników do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Repozytorium Dokumentów Finansowych to specjalny rejestr działający w ramach Portalu Rejestru Sądowych, który zawiera podstawowe dane finansowe o spółkach prawa handlowego.

W praktyce często obok sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności, zamieszcza się pełny tekst protokołu ze zgromadzenia wspólników, zamiast poszczególne tylko uchwały. Jest to na pewno bezpieczniejsze rozwiązanie i dzięki niemu nie ma ryzyka, że ktoś będzie próbował podważyć ważność tychże uchwał. Jeżeli sprawozdanie finansowe było badane przez biegłego rewidenta, to opinię biegłego także należy złożyć do repozytorium.

Obowiązek złożenia powyższej dokumentacji do repozytorium spoczywa na członkach zarządu spółki. Zarząd może zrobić to osobiście lub przez pełnomocnika. Dopiero po złożeniu omawianej dokumentacji w terminie można odetchnąć z ulgą, że zamknęło się poprawnie rok obrotowy.

Badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta

Warto dodać, że jeżeli w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spółka z o.o. spełniała co najmniej dwa z następujących warunków, a to:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 3 125 000 euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 6 250 000 euro,

to sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu przez biegłego rewidenta. Jak pewnie trafnie się domyślasz, wiążą się z tym dodatkowe obowiązki i formalności,  obok tych kwestii przedstawionych w powyższej części artykułu.

W takim wypadku zgromadzenie wspólników powinno przede wszystkim  dokonać wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia takiego badania. Biegły rewident podlega wpisowi do specjalnego rejestru biegłych rewidentów, który prowadzi Polska Izba Biegłych Rewidentów.  Zatem jak pewnie się domyślasz, konieczne jest zwołanie w tym celu dodatkowego zgromadzenia wspólników zgodnie z powyższą procedurą.

Warto tego wyboru dokonać na przełomie lat obrotowych, aby mieć czas na dopełnienie wszystkich formalności, o których mowa w powyższej części artykułu. Po uchwale wspólników w przedmiocie wybrania firmy audytorskiej, zarząd działając w imieniu spółki dopełnia formalności z audytorem zawierając stosowną umowę w imieniu spółki. Następnie dział księgowości przygotowuje sprawozdanie finansowe i oddaje biegłemu rewidentowi do badania, przed jego podpisaniem i zatwierdzeniem. Biegły z badania sporządza stosowną opinię, którą także składa się do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Warto doprecyzować, że powyższe badanie przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowego nie jest tym samym co skonsolidowane sprawozdanie finansowe, które jest szczególnym rodzajem sprawozdania finansowego. Szczegóły tak badania przez biegłego rewidenta, jak i dotyczące skonsolidowanego sprawozdania finansowego określa ustawa o rachunkowości, zaś w kontekście dopełniania obowiązków z zamykanie roku obrotowego w spółce z o.o. warto wyjaśnić, że są to odrębne pojęcia, oznaczające innego rodzaju dokumenty, jednak szczegóły w tym zakresie to już temat na odrębny artykuł.

Postępowanie przymuszające ze strony Krajowego Rejestru Sądowego

Dobrze jest wiedzieć, że sąd rejestrowy może przeciwko spółce wszcząć postępowanie przymuszające, jeżeli ta nie złożyła dokumentów związanych z zamknięciem roku obrotowego w powyższych terminach. Jeżeli tak się zdarzy to Sąd rejestrowy wzywa zarząd spółki do złożenia sprawozdania w określonym terminie pod rygorem nałożenia grzywny na podstawie przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Jeżeli chodzi o wysokość grzywny to w jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15 tysięcy złotych, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Natomiast ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 miliona złotych. Jeżeli chodzi o zasady wymiary grzywny, w tym jej ewentualne umorzenie lub zamiana na areszt, to tutaj przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym odsyłają do przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych.

Warto wiedzieć, że jeżeli spółka mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, to jest to podstawa do wszczęcia z urzędu przez sąd postępowania o rozwiązanie spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Co grozi za niedopełnienie powyższych obowiązków?

Trzeba jasno zaznaczyć, że zamknięcie roku obrotowego to poważny obowiązek spoczywający przede wszystkim na członkach zarządu, zaś niewywiązanie się z niego w terminie może skutkować nawet pociągnięciem zarządu do odpowiedzialności karnej. Także w tym wypadku nieznajomość prawa może z całą pewnością okazać się szkodliwa dla zarządu spółki.

Rzeczą istotną jest fakt, że za niesporządzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności spółki za dany rok obrotowy, osoby odpowiedzialne mogą ponieść odpowiedzialność karną polegającą na grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Chodzi tutaj o sytuacje, gdzie w ogóle sprawozdania nie zostały sporządzone.

Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, zaś terminy o których mowa powyżej upłynęły, to wówczas są podstawy do odpowiedzialności karnej członków zarządu.  Jeżeli do takiej sytuacji dojdzie, to należy możliwie jak najszybciej dopełnić powyższych obowiązków, aby były one dopięte przed ewentualnym zainteresowaniem się tą sytuacją przez organy państwowe w szczególności sąd rejestrowy, urząd skarbowy lub prokuraturę. Wówczas w razie sytuacji interwencji organów państwowych z pewnością będzie to okoliczność łagodząca, jeżeli finalnie obowiązki z zamknięciem roku obrotowego będą należycie dopełnione.

Dodatkowo, Krajowy Rejestr Sądowy może rozpocząć postępowanie przymuszające i obciążyć grzywną zarząd.

Warto wiedzieć, że nawet jeżeli sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności zostały sporządzone ale nie zostały złożone, to również jest to podstawa do wymierzenia grzywny albo kary ograniczenia wolności. Trzeba mieć na względzie, że odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego ponosi kierownik jednostki, np. członek zarządu spółki z o.o., a nie biuro księgowe.

Podsumowanie

Zatem jak widzisz zamknięcie roku oborowego to bardzo istotna sprawa przy prowadzeniu biznesu w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Bardzo ważnym jest, aby zarząd spółki z o.o. przy współpracy z księgowością pamiętali o przygotowaniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalność.  Zarząd ponadto winien pamiętać o zwołaniu zgromadzenia wspólników i zadbać o to aby wspólnicy zatwierdzili wspomniane sprawozdania, oraz podjęli inne konieczne uchwały, a po ich zatwierdzeniu złożyć je we właściwym terminie w Repozytorium Dokumentów Finansowych. W przeciwnym razie członkowie zarządu spółki mogą zostać narażenia nawet na odpowiedzialność karną za niedopełnienie tychże obowiązków.

Marcin Sierżęga
PRAWNIK

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych. Specjalizuję się również w prawie własności intelektualnej, w szczególności w ochronie znaków towarowych. Wspieram firmy w zabezpieczeniu umów i biznesu.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja