Masz świetny pomysł na biznes i poszukujesz kapitału z zewnątrz? Nawiązujesz ścisłą współpracę ze swoim kontrahentem, która będzie wymagać przekazania istotnych dla Twój firmy informacji? Obawiasz się czy, aby Twój pomysł albo inne informacje, które przekazujesz nie zostaną „tak po prostu” wykorzystane przez drugą stronę? W każdej z tych sytuacji najlepszym wyjściem będzie zawarcie umowy o zachowaniu poufności.

Czym jest NDA?

Umowa o zachowaniu poufności z angielskiego non-disclosure agreement czyli w skrócie NDA to umowa, która przede wszystkim ma na celu zobowiązać strony tej umowy, aby zachowały one w tajemnicy przekazywane sobie informacje, tym samym pełni ona funkcję ochroną danych i informacji, które w przedsiębiorstwie uznawane są za poufne. Umowa ta zazwyczaj zawierana jest niejako „przy okazji” zawierania innej umowy i ma w stosunku do niej uzupełniający charakter. Choć niekiedy zdarza się również tak, iż postanowienia mogące być przedmiotem umowy o zachowaniu poufności zawarte są w „umowie głównej”.

Strony zazwyczaj decydują się zawrzeć umowę o zachowaniu poufności w przypadku, gdy podejmą decyzję o ścisłej współpracy między sobą, gdzie wiadomym jest, że do realizacji tegoż zadania będą musiały wyjawić istotne dla siebie informacje. Umowa ta jak zostało uprzednio wspomniane ma na celu zabezpieczyć interesy stron właśnie w zakresie ujawniania danych i informacji dla nich ważnych. Zazwyczaj formą zabezpieczenie prawidłowego wykonania tego zobowiązania są kary umowne, których zapłaty musi dokonać strona dopuszczająca się naruszenia postanowień tej umowy.

Zauważyć należy, iż umowa o zachowaniu poufności, jest umową nienazwaną co oznacza, iż brak jest prawnych regulacji mówiących o tym co konkretnie powinno znajdować się w takiej umowie i jakie elementy są dla niej istotne, aby móc ją uznać za umowę ważnie zawartą. Umowy o zachowaniu poufności kształtowana jest na podstawie obowiązującej w polskim porządku prawnym zasadzie swobody umów. Zasada ta polega na tym, iż strony danego stosunku prawnego mogą swobodnie kształtować treść zawieranej umowy.

Co jest informacja poufną?

Przede wszystkim, w umowie powinniśmy określić jakie informacje są objęte obowiązkiem zachowania poufności. Takimi danymi mogą być informacje o klientach, dostawcach, dotyczące procesu technologicznego wykorzystywanego w przedsiębiorstwie, polityka marketingowa, procedury wewnętrzne w przedsiębiorstwie. Oczywiście podany powyżej katalog informacji stanowi jedynie przykładowe wyliczenie i tak naprawdę możemy zobowiązać swojego kontrahenta do zachowania w tajemnicy zupełnie innych danych, które to faktycznie stanowią dla nas tajemnicę przedsiębiorstwa i które w rzeczywistości chcemy chronić.

Ogólnie rzecz ujmując umowa o zachowaniu poufności ma na celu zabezpieczenie danych oraz informacji, które mają dla Twojego przedsiębiorstwa walor poufności, przez co nie są one publicznie udostępnione oraz przedstawiają jakąś wartość gospodarczą. Co do zasady wskazując w umowie informacje, które mają być chronione powinniśmy je określić w sposób dokładny. Oczywistym jest, że niekiedy będzie to na tyle trudne, a wręcz niemożliwe żeby być tu precyzyjnym. W takim przypadku należałoby wskazać zakres takich informacji, których dotyczyć będzie umowa. Podczas określania tego co stanowi informację poufną musimy pamiętać o tym, że informacje te nie zostały wcześniej ujawnione do wiadomości publicznej oraz przedsiębiorca podjął odpowiednia kroki w celu zachowania ich w tajemnicy, na przykład poprzez wprowadzenie odpowiedniej procedury przepływu danych czy stosowania pewnych zabezpieczeń. Trzeba pamiętać, iż im dokładniej wskażemy jakie informacje są przez nas uznane za poufne tym łatwiej będzie nam później w razie ewentualnego naruszenia tajemnic wykazać, iż druga strona faktycznie dopuściła się tu naruszenia. Przede wszystkim nie będziemy musieli dowodzić, że dane informacje są informacjami poufnymi, a jedynie że doszło do ich ujawnienia. Z drugiej strony, zbyt szerokie określenie tego co stanowi informacje poufną może być problematyczne dla drugiej strony umowy. Problem będzie polegać na tym, że w trakcie współpracy stron będzie ona musiała analizować odrębnie każdą informację i wszelkie dane, czy aby nie są one objęte zakresem tajemnicy przedsiębiorstwa.

Określenie celu wykorzystania danych

W NDA warto również wskazać sposób w jaki dane mogą być wykorzystywane przez drugą stronę. W końcu nie przekazujemy jej tych danych tylko po, żeby była ona w ich posiadaniu – robimy to w celu realizacji jakiegoś zadania. Tym samy dobrze jest wskazać w jaki sposób druga strona ma realizować ten cel, żeby nie doszło do naruszenia tajemnicy. Należałoby również wskazać co stanie się z tymi danymi po realizacji umowy, w jaki sposób druga strona ma zwrócić lub też usunąć dane zawierające informacje poufne.

Konsekwencje naruszenia

Przechodząc dalej, warto wspomnieć o postanowieniach dotyczących ponoszenia odpowiedzialności przez stronę, która dopuściła się naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy. Warto w tym miejscu pokreślić, że w przypadku, gdy nie zawarliśmy umowy o zachowaniu poufności, ten który dopuścił się naruszenia odpowiada na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – artykuł 18 – lub Kodeksu cywilnego – przepisów dotyczących odpowiedzialności za czyn niedozwolony czyli odpowiedzialności deliktowej. W takiej sytuacji zazwyczaj powstają jednak problemy, aby móc określić wysokość powstałej szkody, tym samym może się okazać, iż niemożliwym będzie wycenienie straty jaką ponieśliśmy z tego powodu. Warto więc zawrzeć właśnie umowę o zachowaniu poufności oraz zamieścić w niej postanowienia określające kary umowne za dopuszczenie się naruszenia zachowania tajemnicy. W ten bowiem sposób możemy znacząco uprościć sobie dochodzenia roszczeń w stosunku do naszego nierzetelnego kontrahenta. Kara umowna umożliwia nam naprawnienie powstałej szkody bez udowadniania jej wysokości. Wystarczającym będzie powołanie się na treść postanowienia umownego wskazującego za co przysługuje nam kara umowna i wskazanie, iż zaistniały właśnie te okoliczności. Powstaje więc, pytanie co w przypadku kiedy powstała szkoda przewyższa wartość kary umownej? Musimy tu pamiętać, że o ile nie zastrzegliśmy w umowie odmiennie to nie możemy dochodzić odszkodowania w tym wyższym zakresie. Podpisując umowę o zachowaniu poufności warto więc, o tym pamiętać, aby taki zapis o możliwości dochodzenia wyższego odszkodowania zamieścić.

Czas trwania umowy

Zaznaczyć trzeba, że tajemnica przedsiębiorstwa istnieje dopóty dopóki w dalszym ciągu informację posiadają trzy cechy, o których była mowa we wcześniejszej części artykułu. Dla przypomnienia informacja stanowiąca tajemnicę gospodarczą to taka, która posiada wartość gospodarczą, nie została udostępniona do wiadomości publicznej oraz przedsiębiorca podjął działania mające na celu utrzymanie tych danych w tajemnicy. Tym samym stwierdzić można, że tajemnica ta może trwać przez ograniczony czas. Jednak w celu uniknięcia wątpliwości w tym przedmiocie, w umowie dobrze jest w jasny sposób określić czas przez jaki druga strona zobowiązana jest zachować przekazane przez nas dane w tajemnicy.

Postępowanie z danymi i informacjami po zakończeniu umowy

Na koniec, warto przypomnieć, iż w umowie o zachowaniu poufności warto zawrzeć postanowienia dotyczące tego co odbiorca naszych poufnych danych powinien z nimi zrobić po rozwiązaniu łączącej nas z nim umowy lub też po zrealizowaniu celu w związku, którym była ona zawarta. Tu także dobrym rozwiązaniem może być wprowadzenie kary umownej za niewykonanie tego obowiązku.

Powtórzyć należy przede wszystkim, że umowa o zachowaniu poufności ma na celu ochronę danych, które uważamy za istotne dla naszego przedsiębiorstwa, które to przekładają się na naszą pozycję na rynku. Tym samym warto pamiętać o zawarciu takiej umowy, aby w przyszłości móc uniknąć niemiłych konsekwencji wynikających z naszego zaniechania w tym przedmiocie.