Zależy ci na tym żeby informacje pozyskiwane przez Twojego kontrahenta w ramach współpracy były objęte tajemnicą, nawet jeśli nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa? Jeśli tak to z pewnością tym bardziej zależy Ci na tym, żeby Twój kontrahent nie miał wątpliwości jakie informacje uważasz w ramach swojej firmy jako poufne, czy chronione i to niezależnie od tego, czy stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa czy nie.

Jak wiadomo, w dzisiejszych czasach wiedza daje przewagę, a przewaga daje pieniądze, więc dobrze jest odpowiednio zabezpieczyć swoją wiedzę, żeby finalnie pieniądze, które ona generuje trafiły do Twojej firmy, a nie do konkurencji.

W dzisiejszych czasach informacje o charakterze biznesowym, czy know-how stanowią ogromną wartość i mogą przyczynić się do przewagi nad konkurencją. Stąd też w przypadku współpracy z innymi przedsiębiorcami warto zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystaniem wypracowanych przez nas procesów czy informacji. Tu z pomocą przychodzi nam właśnie umowa o zachowaniu poufności, na podstawie której zobowiążemy drugą stronę do zachowania w tajemnicy informacji pozyskanych w toku trwania współpracy.

W tym artykule znajdziesz informacje czym jest NDA, w jakim celu zawierać taką umowę oraz co powinno znaleźć się w jej treści. Przeczytaj go uważnie, ponieważ kwestie te mogą uchronić Twój biznes i to nawet biorąc pod uwagę, że pewna ochrona w zakresie tajemnicy firmowej wynika już nawet z przepisów prawa, w szczególności z ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

W ustawie tej znajdziesz między innymi legalną, czyli ustawową, definicję tajemnicy przedsiębiorstwa, która niekiedy wprost pokrywa się z tym co chcemy chronić umową NDA, niemniej jednak – najczęściej zależy nam na uzyskaniu szerszej niż tylko ustawowa ochrony i dlatego dopiero zawarcie takiej umowy pozwoli nam na zapewnienie ochrony w takim właśnie zakresie. Chcesz wiedzieć jak to zrobić? Zapraszam Cię do dalszej lektury.

1.Co to jest NDA?

Umowa o zachowaniu poufności z angielskiego non-disclosure agreement (NDA) to umowa, na podstawie której strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy przekazywanych sobie informacji. Umowa taka co do zasady zawierana jest subsydiarnie, czyli niejako „obok” innej umowy. Dla przykładu jest ona zawierana w związku z podpisaniem umowy współpracy i ma wobec niej uzupełniający charakter. Warto jednak podkreślić, iż tak naprawdę nie ma potrzeby zawierania takiej umowy osobno, a jej postanowienia mogą zostać zawarte w treści „umowy głównej”.

2.Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?

Umowa NDA nie jest umową zdefiniowaną przez przepisy i tym samym jest tak zwaną umową nienazwaną. Oznacza to, iż brak jest jakichkolwiek regulacji wskazujących co konkretnie w takiej umowie powinno się znajdować oraz jakie elementy mają charakter istotny, aby móc uznać ją za ważną. Możliwość jej zawarcia oraz dowolność kształtowania jej treści wynika z zasady swobody umów. Chodzi o to, że strony mogą swobodnie kształtować treść zawieranej umowy, chyba, że będzie się temu sprzeciwiać konkretny przepis.

Nie oznacza to jednak, że w NDA możesz wpisać „cokolwiek”. Przede wszystkim umowa o zachowaniu poufności ma zapewnić ochronę danych oraz informacji, które dla strony są poufne. W przypadku zawierania takiej umowy strony mogą przede wszystkim swobodnie określić co faktycznie stanowi dla nich informacje, czy dane o charakterze poufnym. Tym samym zakres tego co stanowi informację poufną czy też tajemnicę przedsiębiorstwa może być szerszy niż ten wynikający z definicji tajemnicy przedsiębiorstwa zawartej w ustawie.

3.Co stanowi informację poufną?

Warto pamiętać, żeby umownej definicji informacji poufnej nie rozszerzyć przesadnie, bo bardzo często spotyka się umowy, z których treści wynika jakoby informacją poufną miałaby być każda informacja nawet ta zupełnie jawna i powszechnie dostępna. Takie postanowienie uznane byłoby najprawdopodobniej przez Sąd za nieważne.

Informacjami poufnymi mogą być między innymi dane dotyczące klientów, współpracowników, informacje o dostawcach, wykorzystywanych surowcach, dotyczące procesu technologicznego, planów marketingowych czy też dane o ilościach zgłaszanych reklamacji. Jest to rzecz jasna wyłącznie przykładowe wyliczenie i nie stanowi zamkniętego katalogu. Strony w swojej umowie mogą w sposób dowolny określić co faktycznie stanowi dla nich informacje poufne.

Celem umowy o zachowaniu poufności jest zabezpieczenie tych danych oraz informacji, które są dla stron istotne oraz nie są one publicznie udostępnione, a dodatkowo posiadają walor gospodarczy. Przyjmuje się, że określając w umowie informacje, które mają być chronione powinniśmy je określić w sposób dokładny pozwalający na jednoznaczne stwierdzenie co faktycznie strony zabezpieczają w umowie.

Tylko takie określenie informacji poufnych pozwoli uniknąć ewentualnych sporów. Jak już wspomniałem przy określaniu informacji poufnych warto pamiętać, aby te nie zostały uprzednio ujawnione do wiadomości publicznej jak również strona musi podjąć w celu zabezpieczenia tych danych odpowiednie kroki, tak aby możliwym było zachowanie ich w tajemnicy. W tym kontekście warto wskazać, iż w przypadku dokładnego określenia co jest przedmiotem ochrony to w sytuacji ewentualnego naruszenia łatwiej będzie wykazać, iż druga strona dopuściła się naruszenia tajemnicy.

4.Inne kwestie warte uregulowania w umowie o zachowaniu poufności

Skoro już wiemy czym jest informacja poufna, bo prawidłowo ją zdefiniowaliśmy to warto też w umowie zaznaczyć czy i ewentualnie komu można ją ujawnić. Tu warto przede wszystkim pamiętać o wszelkiego rodzaju doradcach, współpracownikach na umowach B2B, a niekiedy może chodzić też o inne podmioty z grupy kapitałowej.

Ponadto, co oczywiste, dane o charakterze poufnym przekazywane są drugiej stronie w celu realizacji konkretnej usługi, w związku powyższym warto w umowie określić również cel oraz sposób wykorzystania tych danych. Warto więc wskazać drugiej stronie w jaki sposób ma realizować swoje zadanie przy wykorzystaniu poufnych informacji, aby nie doszło do naruszenia obowiązku poufności.

5.Czas trwania umowy NDA

Co do zasady przyjąć trzeba, że obowiązek zachowania poufności istnieje do czasu, kiedy informacja taka faktycznie posiada cechę informacji poufnej. Tym samym nie jest ona znana publicznie, jest chroniona przez stronę, do której należy oraz przejawia ona wartość gospodarczą. Jednak w umowie warto wprost określić przez jaki czas strony zobowiązane będą do zachowania poufności. Zazwyczaj wskazuję się, iż obowiązek ten trwa np. jeszcze 3 lata po rozwiązaniu lub wygaśnięciu takiej umowy.

6.Skutki naruszenie obowiązku zachowania w poufności

Zawierając umowę o zachowaniu poufności należy wskazać co grozi stronie, która dopuściła się tego naruszenia. Jak zostało to wspomniane na wstępie, w przypadku braku zawarcia umowy NDA strona naruszająca obowiązek zachowania w tajemnicy pewnych informacji może ponosić odpowiedzialność na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Co więcej do odpowiedzialności podmiot taki może zostać pociągnięty również na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego i przepisów ogólnych związanych z obowiązkiem naprawienia szkody. Niemniej jednak w obu przypadkach dochodzenie stosownego odszkodowania może być problematyczne. Przede wszystkim poszkodowana tym naruszeniem strona zobowiązana będzie do wykazania wysokości szkody, co w takich przypadkach jest bardzo utrudnione, a niekiedy wręcz niemożliwe. Będzie ona również zobowiązana do wykazania, iż pomiędzy szkodą a zachowaniem podmiotu dopuszczającego się naruszenia istnieje związek przyczynowo – skutkowy. W przypadku ujawnienia takich informacji czasem będzie to trudne do wykazania, jeśli weźmiemy pod uwagę, że chodzi tu o adekwatny związek przyczynowy w znaczeniu prawnym.

Tym samym zawarcie umowy o zachowaniu poufności z zastrzeżonymi na wypadek dopuszczenia się naruszenia karami umownymi ułatwi dochodzenie roszczeń od nierzetelnego kontrahenta. W tym miejscu wskazać należy, iż zastrzegając w umowie karę umowną na wypadek wystąpienia pewnej okoliczności nie ma obowiązku udowadniania wysokości szkody czy też wykazania związku z zachowaniem strony, a powstałą szkodą. Wystarczającym jest tutaj wystąpienie okoliczności, w związku z którymi zastrzeżona została kara umowna.

7.Co z danymi po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy?

W umowie o zachowaniu poufności warto określić również co strona otrzymująca od nas nasze dane poufne powinna zrobić z nimi po rozwiązaniu lub wygaśnięciu takiej umowy. Najczęściej w umowie wprowadza się obowiązek ich zwrotu, jeśli jest to ze względu na ich charakter możliwe oraz ich usunięcia z własnych nośników, jeśli mają charakter cyfrowy. W tym wypadku dobrym rozwiązaniem jest również zastrzeżenie kary umownej na wypadek niezwrócenia czy też usunięcia danych po wygaśnięciu umowy.

Plusy zawarcia umowy o zachowaniu poufności

Umowa o zachowaniu poufności ma zapewnić ochronę naszych interesów poprzez zabezpieczenie danych i informacji, które z perspektywy naszej firmy są istotne. Warto więc zawierając współpracę z podmiotem, który w celu realizacji swoich usług będzie korzystał z takich informacji zawrzeć umowę NDA.

Jeśli zawrzesz taką umowę to zyskujesz w szczególności:

Jeśli natomiast jej nie podpisz, ewentualnie podpisz, ale jej postanowienia będą nieprawidłowo sformułowane to ryzykujesz:

Regulamin konkursu w social mediach

Umowa licencji niewyłącznej

Umowa współpracy w zakresie SEO dla agencji