Co znajdziesz w tym materiale:

Bycie członkiem zarządu to rola korporacyjna, nacechowana odpowiedzialnością, podejmowaniem decyzji strategicznych, reprezentowaniem spółki etc. Dodatkowo — gdy jako przedsiębiorca rozważasz również zatrudnienie siebie lub innej osoby pełniącej funkcję w zarządzie na podstawie umowy o pracę — musisz wiedzieć, że to rozwiązanie ma swoje mocne i słabe strony, ale przede wszystkim to, że nie zawsze może być zastosowane. Poniżej, najważniejsze informacje, które warto wziąć pod uwagę.

Co to znaczy: członek zarządu zatrudniony na umowę o pracę

Członkostwo w zarządzie powstaje na mocy Kodeksu spółek handlowych – przez powołanie. To uprawnienia i obowiązki wynikające z pełnienia funkcji zarządczej, niezależnie od ewentualnej umowy o pracę. Kodeks spółek handlowych wskazuje, że do powołania w zakresie nieuregulowanym stosuje się przepisy o zleceniu.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

Umowa o pracę (jeśli zostanie zawarta) to dodatkowy stosunek prawny – stosunek pracy – regulowany Kodeksem pracy, z określonymi obowiązkami, prawami i kosztami. Osoba ta ma być pracownikiem spółki, wykonywać pracę określonego rodzaju, być podporządkowana (chociaż ta kwestia bywa czasem sporna), otrzymywać wynagrodzenie, mieć prawa pracownicze jak każdy pracownik.

Główne zalety takiego rozwiązania

Z perspektywy członka zarządu, najważniejsze korzyści to:

Stabilność dochodu i socjalne zabezpieczenie. Umowa o pracę daje prawo
do urlopu, wynagrodzenie za czas choroby, macierzyńskiego/tacierzyńskiego, świadczeń z ZUS, mniej „ryzyka” w razie trudności finansowych w spółce,
bo pewne gwarancje są ustawowe.
Koszty dla spółki. Wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę jest kosztem uzyskania przychodu spółki (za wyjątkiem pewnych sytuacji, które normy podatkowe / ZUS mogłyby zakwestionować).
Prawo pracy jako ochrona zatrudnionego. To ochrona przed samowolnym rozwiązaniem stosunku pracy, określone minimalne warunki, wymagana forma wypowiedzenia, obowiązki pracodawcy w zakresie BHP, przepisów urlopowych, czasu pracy itd. Dla osoby w zarządzie może się to liczyć, zwłaszcza gdy pełni też zadania operacyjne.
Przejrzystość roli finansowej i podatkowej. Mniej ryzyka, że ZUS / organy podatkowe zakwestionują formę zatrudnienia lub oskładkowania, jeśli wszystko jest formalnie dobrze uregulowane – kto podpisuje umowę, jakie obowiązki, jak wynagrodzenie.

Główne wady i pułapki

Z kolei nie można pominąć problemów, jakie mogą się pojawić – dla spółki i dla osoby zatrudnionej:

Koszty – składki ZUS, podatki zawodowe i inne ciężary pracownicze mogą być znaczące, szczególnie w porównaniu do form bardziej elastycznych (np. umowa zlecenie, umowy menedżerskie, kontrakty) – koszty dodatkowe, np. urlopy, przerwy, ewentualne nadgodziny, obowiązek wyposażenia w sprzęt, warunki BHP etc.
Kwestia podporządkowania. Jeden z kluczowych elementów stosunku pracy
to podporządkowanie – czyli że pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy, w określonym czasie i miejscu. W przypadku członka zarządu, szczególnie gdy jest jedynym wspólnikiem, czy gdy spółka jest mała, ten element może być trudny do wykazania, a niekiedy z oczywistych przyczyn go po prostu brak. Jeśli go nie ma, umowa o pracę może zostać zakwestionowana (np. przez ZUS) albo uznana za fikcyjną.
Ryzyko podwójnych funkcji. Członek zarządu pełni funkcję korporacyjną – strategiczną, decyzyjną, reprezentacyjną. Dodatkowo umowa o pracę nakłada zadania operacyjne, sprawozdawcze, etc. Granica między tym, co jako zarząd,
a co jako pracownik może się zacierać. Im mniej jasne rozdysponowanie obowiązków, tym większa możliwość ryzyka prawnego (np. że ZUS uzna, że wszystkie obowiązki są wykonywane w ramach stosunku pracy).
Ograniczona autonomiczność. Mając umowę o pracę, członek zarządu jako pracownik podlega pewnym rygorom – czas pracy, dyżury, zakaz konkurencji, przepisy pracy – to może kolidować z rolą zarządczą, gdzie często oczekuje się dużej samodzielności.
Sytuacja, gdy jest się jedynym wspólnikiem / jedynym członkiem zarządu.
W tym przypadku sądowe orzecznictwo wyraźnie wskazuje, że umowa o pracę może być niemożliwa: jeśli jesteś jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, nie będzie realnie podporządkowania, bo sprawujesz wszystkie kluczowe funkcje. W takich przypadkach nawet podpisana umowa o pracę może być uznana za „superfukcję”, czyli coś formalnego, bez faktycznych cech stosunku pracy.

Kiedy umowa na czas kadencji / czas pełnienia funkcji może być dobrym rozwiązaniem

Często umowy o pracę z członkiem zarządu zawiera się „na czas pełnienia funkcji” (np. kadencji) — to rozwiązanie, które niekiedy ma sens, bo pozwala powiązać wykonywanie funkcji zarządczej i pracowniczych obowiązków. Jeśli kadencja jest określona, to umowa może być na czas określony / czas pełnienia tej funkcji. Wtedy automatycznie po zakończeniu kadencji / odwołaniu z zarządu umowa może wygasać: „W przypadku członka zarządu spółki prawa handlowego oznacza to tyle, że umowa o pracę zawarta na czas wykonania pracy związanej z pełnieniem określonej funkcji w zarządzie ulega rozwiązaniu wskutek jego odwołania z pełnionej funkcji lub złożenia rezygnacji” (Postanowienie SN z dnia 12 października 2017 r., II PZ 19/17).

Jak dobrze to zrobić — praktyczne wskazówki

Aby uniknąć ryzyka, warto przede wszystkim dokładnie określić zakres obowiązków
i rozdzielić to, co należy do roli członka zarządu, czyli zadania korporacyjne, strategiczne i decyzyjne, od tego, co realizowane jest jako pracownik, na przykład w ramach zadań operacyjnych, projektów czy nadzoru nad codziennymi procesami. Im bardziej precyzyjne wskazanie, co jest wykonywane w ramach umowy o pracę, tym lepiej.

Równie istotne jest zadbanie o formalność reprezentacji — umowę o pracę z członkiem zarządu powinna podpisywać osoba lub organ upoważniony do reprezentacji spółki, który nie jest tą samą osobą, z którą zawierana jest umowa. Najczęściej jest to rada nadzorcza albo pełnomocnik wyznaczony uchwałą wspólników. Warto także sprawdzić, czy pełnienie funkcji zarządczej i jednoczesny status wspólnika nie uniemożliwiają zawarcia stosunku pracy. Jeśli ktoś jest jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, umowa może nie mieć realnego elementu podporządkowania i zostać zakwestionowana, dlatego przed jej podpisaniem dobrze jest skonsultować się ze specjalistą.

Kolejnym ważnym obszarem jest dokumentacja oraz uregulowania wewnętrzne: protokół lub uchwała powołania do zarządu, ewentualna uchwała zgromadzenia wspólników w sprawie zawarcia umowy o pracę, a także ustalenie w samej umowie warunków takich jak czas trwania lub kadencja, zasady wypowiedzenia, wysokość wynagrodzenia, zakres obowiązków, kwestie BHP oraz miejsca i czasu pracy.

Nie można też zapominać o monitorowaniu orzecznictwa i interpretacji ZUS oraz sądów, ponieważ prawo w tym zakresie — zwłaszcza dotyczące podporządkowania, oskładkowania i łączenia obowiązków wynikających z funkcji zarządczej — jest dynamiczne. Niewłaściwie skonstruowana umowa może prowadzić do żądania zwrotu składek lub odmiennej kwalifikacji przychodów niż pierwotnie zakładano.

Przykładowe scenariusze

Dla zobrazowania: oto kilka typowych sytuacji, jak należy postrzegać zawarcie umowy o pracę z osobą w zarządzie.

Scenariusz A: Spółka ma 3 wspólników, zarząd wieloosobowy, ktoś ma być członkiem zarządu, ale też ma prowadzić operacyjnie pewien dział. Warto zawrzeć umowę o pracę, ale tak skonstruowaną, by obowiązki operacyjne były jasno opisane, a czas trwania związany z kadencją. Umowa podpisana przez pełnomocnika / radę nadzorczą.
Scenariusz B: Jesteś jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu. Chcesz dochodu stabilnego, socjalnej ochrony. Tu prawdopodobnie nie zawierałbym umowy o pracę jako członka zarządu, bo sąd może zakwestionować realny stosunek pracy – brak podporządkowania będzie kluczowy. Może lepiej rozważyć inne formy (np. kontrakt menedżerski, inne umowy cywilnoprawne), albo łączyć – ale bardzo ostrożnie.
Scenariusz C: Spółka chce, żeby członek zarządu miał dodatkową ochronę pracowniczą, np. w razie choroby. Umowa o pracę może być dobrym sposobem, ale trzeba liczyć koszty. Warto symulować, policzyć, czy korzyści przewyższają koszty.

Podsumowanie

Ostatecznie umowa o pracę dla członka zarządu to narzędzie, które może działać
na korzyść, jeśli jest przemyślane i dobrze skonstruowane. Zapewnia bezpieczeństwo, ale generuje koszty i rodzi ryzyka, które trzeba znać. Dlatego zanim zostanie podjęta decyzja w tej kwestii, warto sprawdzić, czy w spółce faktycznie istnieje możliwość realnego podporządkowania, czy występuje jedyny wspólnik, a także czy obowiązki da się sensownie rozdzielić. Bez tego łatwo wpaść w pułapkę, w której podpisana umowa będzie tylko formalnością bez prawnego znaczenia.

Mateusz Kwilosz
ADWOKAT

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa karnego i karno – skarbowego. Specjalizuję się również w prawie cywilnym ze szczególny uwzględnieniem spraw odszkodowawczych i rynku ubezpieczeń Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych, a także w zabezpieczeniu umów i biznesu.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.