Każda firma musi mieć stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Jeżeli w Twoim przypadku firmę będziesz powadził w wynajmowanym lokalu to pamiętaj o podpisaniu umowy najmu, żeby w odpowiedni sposób zabezpieczyć swoje interesy. Ale nie tylko dlatego! Jeżeli będziesz chciał zarejestrować się jako podatnik VAT to konieczne będzie przedstawienie w Urzędzie Skarbowym tytułu prawnego do lokalu siedziby Twojej firmy. Tym tytułem prawnym w przypadku wynajmowanego lokalu jest właśnie umowa najmu.

Niezależnie od tego czy dopiero otwierasz firmę i wynajmujesz lokal w celu rozkręcenia tam biznesu, czy też jesteś już na rynku jakiś czas i po prostu zmieniasz miejsce prowadzenia swojej działalności to odpowiednio skonstruowana umowa najmu siedziby firmy zmniejsza ryzyko wystąpienia problemów i tym samym zapewnia minimalizację kosztów.

Wynajmując lokal konkretnie pod siedzibę firmy trzeba zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii, które w przypadku innego rodzaju umów najmu niekoniecznie muszą się pojawiać. Jeżeli kwestii tych się nie dopilnuje to istnieje duże ryzyko wystąpienia komplikacji w związku z umową najmu, które mogą nawet przerodzić się w spory sądowe, czy też prwowadzić do odmowy zarejestrowania Cię jako podatnik VAT. Dlatego ważnym jest, że jeżeli umowa najmu dotyczyć ma konkretnie najmu lokalu siedziby firmy to istotne jest, żeby była do tego dobrze skrojona, a nie była np. lekko przemodelowaną umową najmu samochodu.

Jeżeli więc szukasz umowy, która zabezpieczy Twoje interesy i pozwoli Ci prowadzić firmę bez zmartwień o kwestie prawne związane z najmem lokalu to nasz wzór umowy jest dla Ciebie odpowiednim rozwiązaniem.

Praktyczne aspekty umowy najmu
lokalu na siedzibę firmy

Biorąc pod uwagę polskie przepisy prawne nie można prowadzić firmy bez siedziby, niezależnie czy jest to jednoosobowa działalność czy potężna spółka giełdowa. Każda firma musi mieć stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Nie każdy przedsiębiorca jednak ma lokal na własność, w którym prowadzi działalność. Często nawet jeśli go ma to nie chce tam rejestrować swojej firmy, bo jest to jego prywatny dom. W takiej sytuacjach lokal pod siedzibę trzeba wynająć. Sam najem może z pozoru Ci się wydawać banalną rzeczą bo przecież najem to najem i skoro np. studenci radzą sobie wynajmując stancje to tym bardziej poradzi sobie przedsiębiorca wynajmując lokal pod siedzibę swojej firmy.

Zbytnia pewność siebie może okazać się jednak niekiedy zgubna, gdyż wynajmując lokal konkretnie pod siedzibę firmy trzeba zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii, które w przypadku innego rodzaju umów najmu niekoniecznie muszą się pojawiać.

Pisemna forma umowy

W pierwszej kolejności trzeba zwrócić uwagę na formę samej umowy. Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Zaś w razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Co za tym idzie, jeżeli strony zawrą umowę najmu siedziby firmy np. na 2 lata, ale będzie to tzw. umowa ustna to w istocie umowa będzie ważna, ale nie będzie zawarta na czas 2 lat, lecz na czas nieoznaczony i dla przykładu kwestie jej wypowiedzenia będą zupełnie inaczej się przedstawiać niż w przypadku umowy na czas określony 2 lat.

Nie każdy ma tego świadomość i w takiej sytuacji strony, a zwłaszcza wynajmujący, mogą mieć swoistą niespodziankę zwłaszcza kiedy upłynie okres ustalonych 2 lat, zaś najemca będzie miał prawo nadal korzystać z lokalu zgodnie z umową, a wynajmujący nie będzie nawet miał jak wykazać jakie były ich pierwotne ustalenia.

Kolejnym argumentem za formą pisemną jest gwarancja ustalonych praw i obowiązków zarówno po stronie wynajmującego jak i najemcy. Jasne, te w znacznej mierze i tak reguluje prawo, ale czy tak jak sobie tego życzycie? W przypadku umowy np. ustnej trudno wykazać dokładną treść umowy i tego kto miał np. doprowadzić do lokalu Internet, albo kto odpowiada za wymianę ewentualnie uszkodzonych elementów lokalu.

Jeśli natomiast umowa jest na piśmie to automatycznie każda z jej stron ma pewną gwarancje co do jej treści, co do tego, kto za co odpowiada, a kto za co ponosi koszty i jakie to koszty. Jest to przydatne zwłaszcza, jeżeli dojdzie do sporów pomiędzy wynajmującym a najemcą, co niejednokrotnie ma miejsce.

Umowa najmu a rejestracja w Urzędzie Skarbowym

Jak być może wiesz, od dobrych kilku lat nie trzeba przedstawiać umowy najmu ani rejestrując się do CEIDG, ani do KRS. Niech to jednak Cię nie zwiedzie, że taka umowa się nie przyda. Otóż, jeśli rejestrujesz się do VAT istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że w ramach weryfikacji Twojego wniosku urzędnik nie dość, że zapuka do Twojego lokalu to jeszcze zażąda przedstawienia mu umowy najmu. Bez niej nawet jeśli finalnie zostaniesz zarejestrowany do VAT to przez dłuższy czas będziesz żyć w niepewności, czy aby finalnie rozliczysz cały VAT z faktur zakupowych z tym od wystawionych przez Ciebie faktur VAT.

Czas trwania umowy i możliwość jej wcześniejszego wypowiedzenia

Jak już wspomniałem, podstawową kwestią na którą powinieneś zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy najmu pod siedzibę firmy to czas trwania umowy, a zwłaszcza czy umowa jest zawarta na czas określony czy też nieokreślony. Jest to o tyle istotne, że jeżeli umowa najmu jest zawarta na czas określony, a w umowie nie ma określonej możliwości jej wcześniejszego wypowiedzenia, to co do zasady nie będzie możliwe jej wcześniejsze wypowiedzenie w okresie, na który została zawarta, chyba że najem powodował by zagrożenie dla zdrowia lub życia najemcy. W przeciwnym wypadku niestety wypowiedzenie nie będzie możliwe, chyba że wprost taką możliwość zastrzeżemy w umowie.

Z kolei przy umowach najmu na czas nieokreślony, jeżeli w umowie nie ma żadnej wzmianki o możliwości jej wcześniejszego wypowiedzenia, to z pomocą przychodzi Kodeks cywilny, który daje taką możliwość na zasadach szczegółowo opisanych w Kodeksie. Warto świadomie uregulować te kwestie w swojej umowie. Zwykło się mówić, że życie kreśli różne scenariusze, zaś dzisiejszy kryzys gospodarczy i rosnące ceny są tego przykładem i niejednokrotnie zmuszają wynajmujących to zwiększenia czynszów, a najemców do zmiany lokali. Dlatego warto zadbać, aby w umowie najmu lokalu pod siedzibę firmy była możliwość jej wcześniejszego wypowiedzenia, a zwłaszcza w przypadku umów najmu na czas określony.

Czynsz najmu

Nie jest dla Ciebie zapewne zaskoczeniem, że jeżeli chcesz wynająć lokal pod siedzibę swojej firmy to będzie się to wiązało z regularnym czynszem płatnym na rzecz wynajmującego. Pierwsza sytuacja, którą warto przewidzieć w umowie, a w której czynsz może ulec zwiększeniu w trakcie trwania umowy jest jego waloryzacja. Może to nastąpić, kiedy wynajmujący i najemca umówią się, że np. wraz z początkiem każdego roku kalendarzowego czynsz najmu będzie waloryzowany wg wskaźnika GUS dot. średniorocznego wzrostu cen lub inny wskaźnik np. inflacji.

Niemniej kwestia waloryzacji czynszu zależy od woli stron, gdyż obie muszą się zgodzić, żeby postanowienie umowne w tym zakresie zostało zawarte. Warto również dodać, że klauzula waloryzacyjna ma praktyczne zastosowanie jeżeli najem jest zawarty na czas nieokreślony, ewentualnie określony kiedy to okres najmu jest stosunkowo długi i wykracza poza jeden rok kalendarzowy.

Nieco inaczej wygląda sytuacja z kwestią wypowiedzenia czynszu przez wynajmującego. Warto wiedzieć, że zgodnie z Kodeksem cywilnym wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Co ważne – może to zrobić bez zgody najemcy i praktycznie z miesiąca na miesiąc ze skutkiem na jego koniec. Niemniej strony umowy najmu mogą w umowie postanowić, że przepisy Kodeksu cywilnego co do tej kwestii nie mają zastosowania, a mówiąc prościej będą wyłączone. Wówczas wynajmujący nie będzie mógł bez zgody najemcy podwyższyć czynszu, ale żeby tak się stało musi być wyraźny zakaz w umowie.

Warto też wspomnieć o sposobie płacenia czynszu. Jak zapewne się domyślasz nie chodzi o możliwość płacenia czynszu kartą lub gotówką, ale o charakter tych płatności tj. że czynsz może być płacony „z góry” albo „z dołu” za dany miesiąc. Z reguły w większości umów czynsz jest płatny z góry czyli na początku danego miesiąca kalendarzowego, którego dotyczy rata czynszu.

Niemniej nic nie stoi na przeszkodzie, jeżeli strony umowy najmu wybrałyby opcję płatności z dołu. Warto, żeby w umowie określić wprost jak ma być płatny czynsz, a także czy będzie on płatny gotówkowo czy np. przelewem na wskazanych rachunek bankowy. Zwróć jednak uwagę, czy płatność gotówką nie będzie rodzić komplikacji na gruncie rozliczeń z fiskusem. Kwestie te na pozór mogą być dla niektórych oczywiste, ale praktyka pokazuje, że nie zawsze te elementy umowy najmu są odpowiednio określone i przez to niejednokrotnie dochodzi do sporów pomiędzy wynajmującym a najemcą.

Jest to szczególnie widoczne w sytuacji, kiedy czynsz był płatny gotówką, zaś najemca nie otrzymywał (z różnych powodów) pokwitowań lub ich nie posiada przez co trudno mu wykazać, że płacił regularnie czynsz w sytuacji ewentualnego sporu. Dlatego przy zawieraniu umowy najmu pod siedzibę firmy obie strony powinny zwrócić uwagę na kwestie przedstawione powyżej, a zwłaszcza co do sposobu płatności czynszu, żeby uniknąć w przyszłości ewentualnych nieporozumień, które mogą finalnie przerodzić się nawet w spór sądowy.

Czy mogę podnająć wynajęty lokal innej firmie?

Niejednokrotnie pytanie to zadaje sobie zarówno najemca, jeżeli np. wynajmuje kilkupokojowy lokal i jeden z pokoi jest wolny; jak i wynajmujący, który np. chciałby mieć gwarancje, że skoro wynajął lokal konkretnej osobie, to nagle nie pojawi się ktoś trzeci bez jego zgody lub wiedzy.

Odpowiedź na to pytanie jest niestety dość złożona. Jeżeli chodzi ogólnie o rzeczy oddane w najem to zgodnie z Kodeksem cywilnym, jeżeli w umowie najmu strony postanowiły, że najemca bez zgody wynajmującego nie może ani użyczyć ani podnająć danej rzeczy, to wówczas najemca musi mieć zgodę wynajmującego na ewentualny podnajem czy oddanie do bezpłatnego używania. Jeżeli brak jest takiego postanowienia w umowie to zgodnie z Kodeksem cywilnym najemca może bez zgody wynajmującego podnająć lub użyczyć lokal innej osobie.

Niemniej zgodnie z Kodeksem cywilnym taki podnajem czy użyczenie rozwiązuje się w momencie zakończenia umowy najmu, oraz najemca jak i osoba trzecia są odpowiedzialni względem wynajmującego za wykorzystywanie lokalu w takim celu w jaki wynajmujący umówił się z najemcą.

Jeżeli jednak mowa konkretnie o lokalu w kontekście podnajmu lub oddania do bezpłatnego używania to tutaj jednak sytuacja wygląda nieco odmiennie, gdyż bez zgody wynajmującego najemca nie może oddać lokalu lub jego części do bezpłatnego używania ani go podnająć. Wyjątek w tej kwestii dotyczy tylko osoby, względem której najemca jest obciążony obowiązkiem alimentacyjnym.

Sprawdzenie lokalu

Bardzo ważną rzeczą jest sprawdzenie lokalu, które ma służyć za siedzibę firmy, zarówno przez wynajmującego jak również i najemcę. Chodzi o zweryfikowanie jakie meble są w lokalu, czy któreś z nich jest może uszkodzone; jaki jest stan liczników odnośnie mediów; czy w lokalu są widoczne jakieś uszkodzenia ubytki np. na ścianach zainstalowanych urządzeniach,  itd.

Jednym słowem chodzi o zrobienie wspólnych oględzin przez obie strony, a następnie przy wydaniu lokalu najemcy przez wynajmującego – spisanie wszystkich uwag po rzeczonych oględzinach w tzw. protokole zdawczo-odbiorczym. Wówczas obie strony najmu mają gwarancje co do stanu technicznego lokalu na dzień rozpoczęcia najmu. Dzięki temu można uniknąć wielu nieporozumień co do ewentualnych uszkodzeń lokalu oraz tego kto ma finalnie zapłacić za ich usunięcie. Dlatego ważnym jest przeprowadzenie rzetelnych oględzin przez obie strony umowy najmu lokalu pod siedzibę firmy. Taką samą procedurę należy też przeprowadzić zdając lokal wynajmującemu po rozwiązaniu umowy.

Czy można mieć siedzibę firmy w swoim miejscu zamieszkania?

Odpowiedź na powyższe pytanie jest twierdząca – tak jest to możliwe, ale wiąże się z tym kilka warunków, które trzeba spełnić. W pierwszej kolejności musisz wiedzieć, że jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą w domu to ta część domu musi zostać zgłoszona do urzędu gminy i wtedy od tej części należny jest podatek od nieruchomości na cele gospodarcze, a nie osobiste jak za pozostałą część, który obciąża właściciela nieruchomości. Taki podatek jest kilkakrotnie wyższy.

Przy takim rozwiązaniu może okazać się problematyczne rozliczanie kosztów, gdyż jeżeli dana nieruchomość czy jej część służy zarówno do celów prywatnych jak i biznesowych to niejednokrotnie może okazać się problematyczne rozlicznie kosztów związanych z działalnością gospodarczą od strony księgowej. Co więcej, można powiedzieć, że może to zachęcać Urząd Skarbowy do wszczęcia w tym zakresie kontroli, czy aby koszty te są dobrze rozliczane.

Kolejne wymogi zależą po pierwsze od tego czy właściciel firmy i właściciel nieruchomości to a sama osoba, oraz od rodzaju działalności gospodarczej, w szczególności czy mamy do czynienia z działalnością jednoosobową czy też spółką prawa handlowego. Jeśli działalność prowadzimy w ramach spółki to i tak musimy jej wynająć lokal nawet jeśli jest on w dalszym własnym mieszkaniu. W innym przypadku po stronie spółki pojawi się nieopodatkowany dochód.

Umowa współpracy w zakresie SEO dla agencji

Umowa o dzieło z prawami autorskimi

Regulamin konkursu w social mediach