Jeżeli prowadzisz swój biznes, to zapewne niejednokrotnie zawierałeś z innym przedsiębiorcą różnego rodzaju umowy cywilnoprawne określające wasze warunki współpracy. Jak chociażby umowę o świadczenie usług, czy też jakiekolwiek inne umowy, których przedmiotem była Twoja współpraca z innym przedsiębiorcą. W relacjach biznesowych takie kontrakty są czymś powszechnym. Natomiast, zastanawiałeś się kiedyś czy w takiej umowie możesz umówić się z drugą stroną, co do dowodów, które zostają wyłączone w ewentualnych przyszłych stornach sadowych? Jeśli nie, to tym bardziej czytaj dalej. Świadome wprowadzenie takich ograniczeń do umowy może znacząco przyspieszyć tok sporów sadowych bez uszczerbku dla ich merytorycznego rozstrzygnięcia. Rzecz jasna, tak będzie tylko wtedy, gdy świadomie i rozsądnie wprowadzimy tego typu klauzulę do umowy.

W tym artykule powiem Ci o tzw. umowie dowodowej. Przedstawię Ci charakterystykę umowy dowodowej, jej formę oraz konsekwencje jakie niesie ze sobą jej zawarcie.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

Czym jest umowa dowodowa?

W pierwszej kolejności należy zacząć od tego czym jest wspomniana umowa dowodowa. Zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego:

Strony mogą się umówić o wyłączenie określonych dowodów w postępowaniu w sprawie z określonego stosunku prawnego powstałego na podstawie umowy (umowa dowodowa).

Zatem umową dowodową nie będzie wcale odrębna umowa. A takie postanowienia stron zawarte w głównej umowie, które wyłączają dane dowody w postępowaniu sądowym dotyczącym konkretnego stosunku prawnego. Czym jest konkretny stosunek prawny?  Mówiąc prościej będzie to konkretna umowa. Warto też podkreślić, że umowa dowodowa nie może obejmować spraw dotyczących czynów niedozwolonych czy też bezpodstawnego wzbogacenia się. W efekcie jeżeli strony umówią się co do wyłącznie określonych dowodów, to postanowienia stron w tym zakresie będą miały skutek w ewentualnym sporze sądowym dotyczącym danej umowy. Co do którego strony się umówiły, iż wyłączają konkretne dowody.

Pod tym względem umowa dowodowa jest podobna m.in. do umowy o właściwość sądu; umowy o mediację; umowy dotyczącej jurysdykcji sądów lub określonego stosowania prawa (krajowego lub innego Państwa) czy tzw. zapis na sąd polubowny. Są to ustalenia, których dokonują strony, które w ten czy inny sposób modyfikują zasady, które wynikają dla nich lub przynajmniej mogą wynikać z przepisów prawa.

Choć umowa dowodowa może być odrębną (samoistną) umową to jednak przeważnie jest częścią tej umowy, co do której strony wyłączyły określone dowody w przypadku ewentualnych sporów  sądowych. Nic więc nie stoi na przeszkodzę, żeby postanowienia wyłączające dane dowody znalazły się w treści np. umowy o świadczenie usług, czy też jakiekolwiek innej umowy cywilnoprawnej, jeżeli ta mieści się w obrębie spraw o charakterze gospodarczym.

Co istotne umowa dowodowa może być zawarta przed wszczęciem postępowania sądowego np. umowa dowodowa zawierana jest jednocześnie z umową, której dotyczy albo w treści tejże umowy. Taka umowa winna być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Umowę dowodową można również zawrzeć w trakcie postępowania sądowego, które wynikło już na kanwie danej umowy. Wówczas taką umowę zawiera się albo ustnie przed sądem, gdzie treść tej umowy jest odzwierciedlona w protokole rozprawy. Ewentualnie na piśmie poza salą sądową, żeby następnie przedłożyć ją sądowi. Na tym etapie, kiedy toczy się już sprawa sądowa z danego stosunku prawnego np. dotycząca konkretnej umowy, to z praktycznego punku widzenia nie jest możliwym zawarcie umowy dowodowej jako cześć innej, gdyż strony ą już w sporze sądowym co do konkretnego stosunku prawnego. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzę, ażeby na etapie sprawy sadowej strony zawarły umowę dowodową.

Jaką formę powinna mieć umowa dowodowa?

Poniekąd powyżej udzieliłem już odpowiedzi na to pytanie. Niemniej warto podkreślić formę umowy dowodowej, gdyż jej nie dochowanie będzie skutkować nieważnością umowy dowodowej.

Zgodnie z regulacjami Kodeksu postępowania cywilnego należy jasno zaznaczyć, że umowa dowodowa może być zawarta w formie pisemnej. Pod rygorem nieważności albo ustnie przed sądem. Zawarcie umowy ustnej przed sądem należy jasno i zdecydowanie odróżnić od formy ustnej zawartej dżentelmeńsko pomiędzy dwiema osobami umowy. Taka umowa dowodowa byłaby nieważna i nie byłaby wiążąca ani dla stron ani dla sądu.  Zawarcie umowy dowodowej ustnie przed sądem oznacza po pierwsze, że strony w obecności sądu składają zgodne oświadczenia woli. Co do wyłączenia konkretnych dowodów. Po drugie taka umowa jest odnotowana w protokole rozprawy. W efekcie zostaje w odpowiedni sposób uwierzytelniona przed sądem oraz stronami postępowania sądowego.

Alternatywne rozwiązanie to forma pisemna takiej umowy. Jej niezachowanie skutkuje nieważnością umowy dowodowej. Tutaj warto zaznaczyć, że jeżeli umowa dowodowa jest częścią innej umowy; to nieważność postanowień umowy dowodowej nie powoduje nieważności całej umowy. Choć odwrotna relacja niekoniecznie będzie już zachodzić. W tej pierwszej sytuacji przyjmuje się swoista fikcje, jakoby strony danej umowy nigdy nie umówiły się co do wyłączenia danych dowodów.

Warto pochylić się na formą pisemną. Jak się pewnie słusznie domyślasz forma pisemna to złożenie własnoręcznych podpisów stron pod treścią umowy dowodowej. Jako odrębnej umowy czy też stanowiącej cześć innej umowy.  To rzecz jasna tradycyjna forma pisemna. Oprócz tej tradycyjnej, umowa dowodowa będzie mieć formę pisemną. Będzie tak, jeżeli strony przy jej zawarciu posłużyły się jednym z tzw. kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Tutaj warto wspomnieć, że kwalifikowany podpis elektroniczny to coś innego niż ePUAP. Umowa dowodowa podpisana przez strony za pomocą ePUAP ma tylko formę dokumentową a nie pisemną. W efekcie umowa dowodowa byłby nieważna, jeżeli strony podpisały by ją za pomocą ePUAP. Chcąc więc zachować formę pisemną, trzeba użyć wspomnianego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Listę kwalifikowanych podpisów elektronicznych można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.

Czy umowę dowodową mogę zawrzeć w dowolnej sprawie?

Otóż nie. Umowa dowodowa może być zawierana tylko w sprawach gospodarczych. Kodeks postepowania cywilnego w sposób precyzyjny określa katalog zamknięty spraw o charakterze gospodarczym. I tylko w tych sprawach stron mogą zawrzeć umowę dowodową. Dla przykładu jeżeli dwóch przedsiębiorców zawrze dowolną umowę cywilnoprawną w ramach prowadzonych działalności gospodarczych, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w takiej umowie przy zachowaniu formy pisemnej umówić się co do wyłączenia konkretnych dowodów. Jak również żeby do takiej umowy cywilnoprawnej zawrzeć odrębną umowę dowodową. Podobnie jeżeli z takiej umowy cywilnoprawnej strony będą prowadzić spór sądowy. To również nic nie stoi na przeszkodzie, żeby przed sądem w takiej sprawie umówić się co do wyłączenia konkretnych dowodów. Natomiast niedopuszczalnym jest zawarcie umowy dowodowej w stosunkach prawnych, które nie mieszą się w katalogu spraw gospodarczych. W takiej sytuacji umowa dowodowa byłby nieważna jako sprzeczna z prawem.

Jakie elementy powinna mieć umowa dowodowa?

Przede wszystkim umowa dowodowa, jak każda inna umowa, winna mieć jasno i precyzyjnie określone strony, które ją zawierają. Podobnie jak każda inna umowa, odzwierciedlając informacje ujawnione w CEIDG albo KRS w przypadku przedsiębiorców.

Nadto umowa dowodowa przede wszystkim powinna konkretnie określać:

• dowód lub dowody, które podlegają wyłączeniu;
• stosunek prawny (umowa) co do którego strony wyłączają stosowanie określonych dowodów w przypadku dochodzenia roszczeń w postępowaniu sądowym.

W tym miejscu warto pochylić się na pojęciem „dowodu”, gdyż przy umowie dowodowej można stwierdzić, iż ma ono elementarne znaczenie. Za „dowód” w kontekście umowy dowodowej należy rozumieć nośnik konkretnej informacji tzw. środek dowodowy, z którego strony uzyskują  informację dotyczące udowodnienia konkretnego faktu w procesie sądowym. Co istotne oznaczenie dowodu winno być precyzyjne, tj,. umowa dowodowa musi określać konkretnie jaki dowód zostaje wyłączony. Przykładem jest dowód z zeznań świadków albo dowód z zeznań świadka Jana Kowalskiego albo dowód z konkretnego dokumenty np.  Nie można zaś ogólnikowo  wyłączyć „wszystkich dowodów” co zresztą prowadziłoby do niemożliwości przeprowadzenia postępowania.

Pozaprecyzyjnym oznaczeniem dowodu w umowie dowodowej trzeba określić też tą umowę, z której w przypadku sporów zostają wyłączone konkretne dowody.

Podkreślić trzeba, że umowa dowodowa nie może być zawarta pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu. Gdyż jest to podstawa do jej nieważności.

Konsekwencje zawarcia umowy dowodowej

Jeżeli w relacjach biznesowych umówisz się z drugą stroną co do wyłączenia konkretnych dowodów, dla przykładu z zeznań świadków, co ma zmobilizować każdą ze stron do utrwalania wszelkich uzgodnień w przewidziany do tego sposób, to musisz wiedzieć, że w ewentualnym sporze sądowym nie będziesz mógł powołać dowodu, co do którego uprzednio umówiłeś się, że zostaje on wyłączony. Sąd bowiem nie dopuści takie dowodu nawet, gdyby jego przeprowadzenie miało istotne znaczenie dla sprawy. W efekcie zawarcie skutecznej umowy dowodowej  – czy to jako odrębnej umowy czy też jako część innej umowy np. umowy o współpracy z Twoim kontrahentem, czy nawet przed sądem – może mieć decydujące znaczenie w przypadku sporów sądowych w sprawie z danej umowy między przedsiębiorcami.

Jeżeli w sprawie gospodarczej wyłączone zostaną dowody, które działałyby na Twoją korzyść, to możesz przegrać sprawę. Nawet jeżeli Twoje roszczenia byłby w pełni zasadne. W sprawach cywilnych trzeba móc udowodnić swoje roszczenie, gdyż w przeciwnym razie sąd oddali Twoje powództwo. A Ty poniesiesz koszty procesu, w tym koszty drugiej strony. Dlatego ważnym jest, żeby przed zawarciem umowy dowodowej dokładnie zastanowić się czy na pewno Twoją wolą jest wyłączenie konkretnego dowodu lub dowodów. A przede wszystkim w jakim celu chcesz to zrobić. Bowiem ta decyzja może mieć decydujące znaczenie dla dalszych losów konkretnej umowy. Jeśli rozstrzygnięcie określonych w niej kwestii trafi do sądu.

Podsumowanie

Zatem jak już wiesz treść umów handlowych jest bardzo ważna. W tejże mogą znaleźć się postanowienia wyłączające dane dowody w przypadku dochodzenia roszczeń. Co z kolei może mieć decydujące znaczenie w późniejszych sprawach sadowych. Dlatego przede wszystkim warto uważnie przeczytać całość umowy. Także jej końcową część. Po drugie, warto rozważyć czy i ewentualnie po co mielibyśmy zawierać umowę dowodową bo sam fakt, że jest możliwe jej zawarcie nie prowadzi jeszcze do tego, że będzie ona celowa w każdych okolicznościach.

Marcin Sierżęga
PRAWNIK

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych. Specjalizuję się również w prawie własności intelektualnej, w szczególności w ochronie znaków towarowych. Wspieram firmy w zabezpieczeniu umów i biznesu.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja