167
0

Świadczenie usług w relacjach biznesowych

167
0

W biznesie rzeczą wręcz elementarną jest świadczenie usług rzez przedsiębiorców za wynagrodzeniem. Niemniej praktyki przedsiębiorców odnośnie wzajemnej współpracy są przeróżne. Niektóre firmy świadcząc swoje usługi na rzecz inny podmiotów zawierają obszerne kontrakty, inni ograniczają się do podstawowych, krótkich umów. Jeszcze inni dokonają tylko wymiany e-maili pomiędzy sobą i później na tej podstawie współpracują. Są tez tacy, którzy pomimo wszelkich udogodnień technicznych, zawierają tylko umowy ustne. Twierdzą, że jak do tej pory nigdy nikt ich nie oszukał. Zatem jak widzisz w biznesie ukształtowały się przeróżne formy współpracy handlowej od najbardziej skomplikowanych do najprostszych ustnych uzgodnień. Warto podkreślić, że kiedy współpraca przynosi korzyści z reguły nie myśli się o ewentualnych problemach, które mogą wystąpić w przyszłości.

Jeżeli kiedyś Twój kontrahent przestanie wywiązywać się z umowy, to warto mieć odpowiednio zabezpieczone swoje prawa i obowiązki umowne. Jest to niezwykle przydatne. Zwłaszcza, jeżeli dochodzi do sporu sądowego pomiędzy przedsiębiorcami. W ramach których powoływanie się na ustne ustalenia jest – mówiąc delikatnie – bardzo ograniczone.

W tym artykule powiem Ci o umowie o oświadczeniu usług zawieranej pomiędzy przedsiębiorcami. O elementach takiej umowy, jej formie; jak również o tym, że warto zawierać umowy co najmniej w formie dokumentowej (w tym także o tym czym ta forma właściwie jest), ażeby tym samym mieć pewną gwarancje co do swoich praw i obowiązków oraz odpowiednią oręż w przypadku konieczności skierowania sprawy na drogę sądową.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Czym jest umowa o świadczenie usług w relacjach biznesowych?

W pierwszym rzędzie musisz wiedzieć, że nie ma konkretnej definicji umowy o świadczenie usług. Jak np. ma to miejsce przy sprzedaży, gdzie Kodek cywilny wprost wskazuje, czym jest umowa sprzedaży. W przypadku wspomnianych umów nie ma takiej definicji. W efekcie ich katalog ma charakter otwarty i znajdują się w nim umowy o różnorakiej treści. Jeżeli jedna ze stron świadczy na rzecz drugiej określoną usługę za wynagrodzeniem, to będziemy mieli do czynienia z umową o świadczenie usług. Chyba, że z treści wynika, iż mamy do czynienia z konkretną umowa np. o dzieło; umową agencyjną, komisu itd.

Warto podkreślić, że do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się przepisy o umowie zlecenia. Jest tak dlatego, że umowa o świadczenie usług pod względem konstrukcyjnym jest w praktyce bardzo zbliżona do umowy zlecenia. To co je różni to fakt, że w przypadku zlecenia zleceniobiorca zobowiązuje się do dokonania dla zleceniodawcy określonej czynności prawnej. W przypadku usług chodzi natomiast o czynności faktyczne. Dlatego przy większości umów o świadczenie usług można stosować odpowiednio przepisy o umowie zlecenia.

Jaką formę powinna mieć umowa o świadczenie usług?

Umowa o świadczenie usług co do zasady może mieć dowolną formę, którą dopuszcza polskie prawo. Dla przypomnienia warto wymienić formy umów poczynając od „najwyższej”.

Są to:
1) forma aktu notarialnego,
2) forma z podpisem notarialnie poświadczonym,
3) forma z datą pewną,
4) forma pisemna (w tym z kwalifikowanym podpisem elektronicznym),
5) forma dokumentowa,
6) forma ustna.

Z praktycznego punktu widzenia najbardziej optymalnym dla biznesu wydaje się forma pisemna. Po pierwsze dlatego, że zawarcie umowy w tej formie nie wiąże się z kosztami notarialnymi. Po drugie własnoręczne podpisy stron pod treścią umowy stanowią dostateczny wyraz jej akceptacji przez strony. Dlatego forma pisemna jest czymś więcej niż forma ustna lub dokumentowa.

EPUAP

Warto wspomnieć, że umowa w formie pisemnej, to nie tylko umowa podpisana tradycyjnie przez obie strony. Umowa będzie mieć formę pisemną, jeżeli strony przy jej zawarciu posłużyły się jednym z tzw. kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Tutaj warto wspomnieć, że kwalifikowany podpis elektroniczny to coś więcej niż ePUAP. Umowa podpisana przez strony za pomocą ePUAP również zdaje się dostatecznie potwierdzać ich wole. Niemniej taka umowa ma formę dokumentową a nie pisemną. Bez niepotrzebnego wchodzenia w szczegóły można wyjaśnić, że ePUAP z jednej strony pozwala jednoznacznie zidentyfikować osobę składającą podpis. Z drugiej – jest to forma przewidziana wyłącznie do kontaktów z szeroko pojętą administracja.  Chcąc więc zachować formę pisemną, trzeba użyć wspomnianego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Posiada on stosowną certyfikację, dzięki czemu daje dostateczną gwarancje o do osoby składającej podpis.

Listę kwalifikowanych podpisów elektronicznych można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Do najpopularniejszych podpisów elektronicznych używanych w Polsce można zaliczyć: Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign czy PEM-HEART 3.9 czy też SecureDoc 2 firmy EuroCert.

Z praktycznego punktu widzenia dobrym rozwiązaniem wydaje się korzystanie przez strony z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki niemu strony mogą zawrzeć umowę bez osobistego spotkania się, zaś umowa taka będzie mieć formę pisemna. Dzięki temu strony umowy mogą zawierać kontrakty na odległość. Jednocześnie mieć gwarancje co do akceptacji treści umowy przez drugą ze stron.

Forma dokumentowa

Nie sposób też pominąć formę dokumentową. Jest to co prawda forma „niższa” od pisemnej, ale w obecnym biznesie jej znaczenie zyskuje na popularności. Zacznę jednak od tego, aby wyjaśnić czym forma dokumentowa faktycznie jest. Zgodnie z przepisami dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Tym samym, dokumentem może być w zasadzie wszystko na czym da się przekazać informacje. Do zachowania formy dokumentowej konieczne jest jednak „coś więcej”. Przepisy mówią, że do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Tym samym, dokumentem może być w zasadzie wszystko na czym da się przekazać informacje. O zachowaniu formy dokumentowej będziemy mogli mówić dopiero w takich przypadkach, gdy nośnik informacji umożliwi nam powiązanie go z jej nadawcą.

Żeby te skomplikowane i zawiłe definicje prawne urealnić warto powiedzieć, że do zachowania formy dokumentowej wystarczy przekazanie danej wiadomości w formie e-mail. Będzie ona zachowana też, jeśli te informacje zostaną przesłane przy wykorzystaniu komunikatora internetowego w tym, w formie notatki głosowej.

Co istotne, w biznesie należy unikać wszelkiego rodzaju umów ustnych. W sytuacjach spornych odtworzenie treści takiej umowy jest praktycznie niemożliwe, ewentualnie wiąże się ze znacznymi trudnościami. Przede wszystkim, udowadnianie takiej umowy w ramach postępowania gospodarczego będzie z zasady jeśli nie niemożliwe to co najmniej znacząco utrudnione. W ewentualnym procesie sądowym może to przyczynić się do niewykazania pewnych faktów. Tym samym przegranie procesu, nawet jeżeli powody jego wszczęcia były w pełni zasadne.

Newsletter dla e-biznesu 🎉

Zapisz się do newslettera, uzyskaj dostęp do unikalnych treści tworzonych przez prawników naszej kancelarii oraz otrzymuj informacje o najważniejszych aktualnościach prawnych.

Klikając przycisk „Zapisuję się” wyrażasz zgodę na otrzymywanie od nas newsletterów i akceptujesz Regulamin. Będziemy przetwarzać Twoje imię oraz adres e-mail w celu przesyłania Ci informacji handlowych. Administratorem Twoich danych osobowych jest Kancelaria Prawna Kantorowski, Głąb i Wspólnicy Sp.j. Szczegółowe informacje znajdziesz w naszej Polityce prywatności.

Co powinna zawierać umowa o świadczenie usług w relacjach biznesowych?

Wiesz już czym jest umowa o świadczenie usług oraz w jakiej formie może być zawarta. Jak również, która z możliwych form wydaję się najbardziej optymalna z biznesowego punktu widzenia.

Należy zwrócić uwagę na poszczególne elementy, które winny znaleźć się w umowie o świadczenie usług lub na które warto zwrócić uwagę, a to:

  1. Komparycja umowy
    Zawierając umowę – nie ważne czy o świadczenie usług czy tez jakąkolwiek inna – należy szczególna uwagę poświecić jej komparycji. Komparycja umowy to jej pierwsza, początkowa część, w której określa się strony umowy. Przedsiębiorcą może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka prawa handlowego, ewentualnie jednostki organizacyjne jak np. fundacja czy też stowarzyszenie. W przypadku spółek przepisy prawa wymagają podawania określonych danych w umowie.
  2. Jeżeli strona umowy będzie osobą fizyczną, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, to przed zawarciem umowy warto zweryfikować informacje o tej osobie znajdujące się w CEIDG. Po weryfikacji chcąc określić tą osobę w umowie należy wpisać jej imię nazwisko i firmę, pod którą prowadzi działalność gospodarczą. Ponadto adres prowadzenia działalność gospodarczej ujawniony w CEIDG; numer NIP i REGON.
  3. Z kolei jeżeli mamy do czynienia ze spółką lubą inną jednostką organizacyjną jak np. stowarzyszenie czy fundacja, to warto przed zawarcie umowy zweryfikować informacje o stronie ujawnione w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowym Rejestrze Sądowym potocznie określanym jako KRS. Następnie należy wpisać firmę pod którą działa przedsiębiorcy, jego adres z KRS; numer KRS, NIP i REGON oraz kapitał zakładowy. W przypadku spółek kapitałowych, a w przypadku spółki akcyjnej – także poziom jego pokrycia. Bardzo ważnym jest, aby zweryfikować sposób reprezentacji strony w KRS i określić osoby reprezentujące stronę zgodnie z tym sposobem reprezentacji. Jeżeli osoba mająca podpisać umowę nie jest ujawniona w KRS, to warto zadbać o to, aby przedłożyła pełnomocnictwo do zawarcia umowy podpisane przez osobę lub osoby, które mogą działać za stronę zgodnie z KRS. Kopię pełnomocnictwa warto załączyć do umowy jako jeden z załączników.
  4. Dzięki temu unikniesz ewentualnych problemów związanych z faktem podpisania umowy przez osobę nieuprawnioną do tego.
  5. Warto dodać, iż w przypadku umowy o świadczenie usług jej strony z reguły określa się mianem Usługodawcy i Usługobiorcy. Usługobiorca zobowiązuje się do świadczenia określonej usługi na rzecz Usługodawcy za wynagrodzeniem.
Przedmiot umowy
Kolejną rzeczą, o którą warto zadbać, to odpowiednie określenie przedmiotu umowy. To usługa lub usługi, które jedna ze stron umowy będzie świadczyć na rzecz drugiej za określonym wynagrodzeniem. Zatem jest to swoisty fundament umowy. Dlatego dobrze jest określić stosownie przedmiot umowy, aby nie mieć wątpliwości co do tego jaka usługa lub usługi mają być świadczone oraz z jaką częstotliwością i w jakim miejscu.

Warto zwrócić tu uwagę na jeszcze jedną praktyczną rzecz. Bardzo często jest tak, że dopiero na etapie przygotowywania umowy strony faktycznie doprecyzowują miedzy sobą zakres usług, które mają być potem świadczone. Wielokrotnie w pracy zawodowej spotykałem się z sytuacją, gdzie pierwotnie podany przez firmę zakres usług był w finalnej wersji umowy znacząco zmodyfikowany.

Wynagrodzenie Zleceniobiorcy
Tak jak odpowiednio określamy w umowie o świadczenie usług rodzaj tychże, ich częstotliwość, miejsce świadczenia i wszystkie inne istotne szczegóły; tak również należy odpowiednio określić wynagrodzenie zleceniobiorcy za świadczenie tychże poprzez wpisanie konkretnej kwoty. Ponadto warto w umowie określić również sposób płatności oraz termin. Można rozważyć dodanie do umowy klauzuli waloryzacyjnej dotyczącej wynagrodzenia np. o wskaźnik wzrostu minimalnego wynagrodzenia lub o wzrost cen towarów i usług konsumpcyjnych. Częstym błędem spotykanym w tym zakresie w umowach to podawanie ceny netto bez wskazania na to wprost w umowie. Trzeba pamiętać, że jeśli nie napiszemy w umowie inaczej to podana kwota jest kwotą brutto. Wynika to wprost z przepisów prawa. Nie można jednak zapominać, że jeśli świadczymy usługi na rzecz konsumentów to mamy obowiązek podawać ceny brutto. Tym samym, nawet w tak – wydawać by się mogło – podstawowych i oczywistych kwestiach można spotkać błędy.
Czas trwania umowy oraz możliwość jej rozwiązania
Warto również w umowie określić czas jej trwania tj. czy świadczenie usług będzie na czas nieokreślony czy określony. Co więcej warto również określić sposób wypowiedzenia umowy przez strony, w szczególności jeżeli świadczenie usług ma być na czas nieokreślony. Dzięki temu każda ze stron ma możliwość wypowiedzenia umowy bez ewentualnych konsekwencji. Jest to ważne w sytuacjach jeżeli np. świadczenie usług stałoby się niemożliwe lub poważnie utrudnione. Nawet z przyczyn niezależnych od strony, jak to miało miejsce chociażby w czasie pandemii COVID-19.
Inne elementy umowy o świadczenie usług
Powyżej przedstawiłem podstawowe elementy umowy o świadczenie usług. Natomiast w treść umowy można wkomponować również wiele innych postanowień w celu zabezpieczenia interesów stron. Można tutaj wymienić np. kary umowne; zakaz konkurencji; klauzule poufności; klauzule dot. przetwarzania danych osobowych. W treści umowy strony mogą również określić sąd, w którym toczyłby się ewentualne spory z tytułu umowy. Strony mogą również wprowadzić postanowienia umowne określające procedurę. Na wypadek sytuacji, gdyby któreś z innych postanowień umownych zostało uznane za nie ważne przez sąd. To tylko przykładowe elementy, które również można wprowadzić do treści umowy o świadczenie usług. Wszystko zależy od potrzeb strony i ich oczekiwań.

Podsumowanie

Wiesz już teraz, że choć umowa o świadczenie usług jest bardzo powszechna i większość przedsiębiorców uważa ją za „prostą”, to jednak wiąże się z nią wiele istotnych kwestii, o których warto pamiętać. Co więcej, z uwagi na różnorodność usług warto odpowiednio dostosować treść takiej umowy, tak aby pasowała ona do dane sytuacji. „Pierwszy lepszy” wzór umowy z wyszukiwarki internetowej może niestety nie zawsze odzwierciedlać w pełni potrzeby stron. Tym samym odpowiednio określać ich prawa i obowiązki szczególnie, że tego typu wzory bardzo często nawet nie precyzują jakich usług miałyby dotyczyć. W efekcie na etapie świadczenia usług może dochodzić do konflikty pomiędzy stronami. Dlatego tak ważnym jest stworzenie treści takiej umowy uwzględniając indywidualne potrzeby strony.

Dlatego jeśli chcesz dobrze zabezpieczyć swoje interesy, a zamierzasz podpisać umowę, która nie należy do „zupełnie bagatelnych” lepiej skonsultuj jej treść z prawnikiem. Jedynym momentem kiedy możesz zrobić to bez ponoszenia konsekwencji to czas przed zawarciem umowy. W późniejszym czasie umowa jest już podpisana w takim kształcie w jakim strony złożyły pod nią podpisy. Niestety nie zawsze da się na jej podstawie osiągnąć cel, który przyświecał danemu przedsiębiorcy na etapie jej podpisania.