400
0

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych. Jak stworzyć wzór procedury?

400
0

Po wielu miesiącach oczekiwania do polskiego porządku prawnego wdrożona została unijna dyrektywa dotycząca ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, czyli tzw. sygnalistów. Już 25 września 2024 r. wejdą w życie nowe przepisy ustawy o ochronie sygnalistów. Regulacje te nakładają szereg obowiązków na podmioty dla których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Jednym z głównych obowiązków jest konieczność wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. W tym artykulę omówię najważniejsze kwestie związne ze stworzeniem regulaminu zgłoszeń naruszeń prawa.

Przeczytaj również:

Jakie podmioty muszą wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Na etapie prac nad polską ustawą o ochronie sygnalistów polski ustawodawca długo zastanawiał się nad tym jakie podmioty powinny być objętę obowiązkiem wdrożenia wewnętrznych procedur dotyczących sygnalistów. Finalnie stanęło na tym, że obowiązek ten dotyczy organizacji dla których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.

Ten zwrot “wykonuje pracę zarobkową” jest tu niezwykle istotny, ponieważ oznacza on, że do limitu 50 osób wlicza się nie tylko osoby zatrudnione na umowię o pracę, ale również na podstawie umów cywilnoprawnych, czy na kontraktach B2B (jeżeli wykonuję pracę samodzielnie).

Takie sformułowanie przepisów oznacza, że nawet branże w których przeważająca część osób zatrudniona jest w modelu B2B również będą objęte nowymi obowiązkami wynikającymi z ustawy o ochronie sygnalistów.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej darmowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów określają zarówno te elemenyt procedury, które koniecznie muszą się w niej znaleźć, jak i te, które jedynie mogą być w niej zamieszczone.

Do obligatoryjnych postanowień procedury zgłoszeń wewnętrznych należą:

  • określenie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiotu zewnętrznego, upoważnionej przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
  • określenie sposobu przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
  • wskazanie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnionej do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
  • określenie trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
  • obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
  • obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę do tego upoważnione;
  • maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
  • zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń

Jednym z obligatoryjnych postanowień procedury zgłoszeń wewnętrznych jest określenie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, które są upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest wskazanie konkretnej osoby w ramach struktury organizacyjnej firmy, która jest uprawniona do realizaowania czynności w ramach systemu ochrony sygnalistów. Osoba taka określana jest jako administrator systemu zgłoszeń, czy też pełnomocnik ds. zgłoszeń.

Co istotne, do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania związanych z tym danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie.

Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Czynności związane z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych realizowane mogą być również przez podmiot zewnętrzny, któremu w ramach umowy może zostać zlecone wykonywanie tych czynności.

Upoważnienie podmiotu zewnętrznego wymaga zawarcia umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą.

Co istotne zawarcie takiej umowy, nie uchyla odpowiedzialności przedsiębiorstwa za dochowanie obowiązków określonych w ustawie, w szczególności dotyczących zachowania poufności, udzielenia informacjizwrotnej oraz podjęcia działań następczych.

Osoba upoważniona do obsługi zgłoszeń

Wskazanie osoby (lub podmiotu zewnętrznego) upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń to jedno. Druga kwesta, która również jest koniecznym elementem procedury, to określenie osoby upoważnionej do obsługi zgłoszeń.

Obsługa zgłoszenia polega na podejmowaniu działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Co warte podkreślenia, osobą upoważnioną do obsługi zgłoszenia, może być również ta sama osoba, która jest uprawniona do przyjmowania zgłoszeń, pod warunkiem, że zapewnia bezstronność. Nie może to być natomiast podmiot zewnętrzny.

W związku z tym o ile czynności związane z przyjmowaniem zgłoszeń i kontaktem z sygnalistą można zlecić “na zewnątrz”, tak te czynności, które są związane z faktyczną obsługą zgłoszenia muszą być realizowane przez bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu.

PRZYGOTUJ SWOJĄ FIRMĘ NA NOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE OCHRONY SYGNALISTÓW!

Już 24 września 2024 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy prawne dotyczące ochrony sygnalistów. Czy Twoja firma jest na nie gotowa?

Twoja firma zatrudnia co najmniej 50 pracowników (bez względu na podstawę zatrudnienia)? Zgodnie z nowymi przepisami Twoim obowiązkiem jest wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych!

Kanały zgłoszeń, czyli sposób zgłaszania naruszeń prawa

Obligatoryjnym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych jest wskazanie tzw. kanałów zgłoszeń, czyli sposobów w jaki sygnalista może zgłosić naruszenie prawa.

Przepisy nie określają w tym zakresie żadnych wymogów, wskazując jedynie, że sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. To więc na podmiocie ustalającym procedurę zgłoszeń wewnętrznych spoczywa obowiązek stworzenia odpowiednich kanałów zgłoszeń i wskazanie ich w regulaminie. Może być ich kilka, przykładowo listownie, ustnie lub mailowo. Może być w tym celu również wykorzystywane dedykowane oprogramowanie umożliwiające dokonywanie zgłoszeń, czy też utworzona skrzynka na zgłoszenia w siedzibie firmy.

Co istotne, zgodnie z przepisami zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Co za tym idzie, tak naprawdę wskazanie jako kanału zgłoszeń wyłącznie poczty mailowej będzie wystarczajce dla spełnienia wymogów ustawowych.

Osobiście jednak stoję na stanowisku, że kanały zgłoszeń powinny być dostosowane do specyfiki danego podmiotu. Przykładowo, w przypadku przedsiębiorstwa produkcyjnego, w którym 90% zatrudnionych stanowią pracownicy produkcji nie najlepszym pomysłem byłoby ograniczanie kanałów zgłoszeń wyłącznie do poczty elektronicznej, a za bardziej wskazane rozwiązanie należałoby uznać umieszczenie skrzynki na zgłoszenia w siedzibie firmy.

Kanały zgłoszeń należy dostosować również do tego czy podmiot zdecyduje się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych. Co istotne, nie jest to obowiązkowe, ale własnie zależy od decyzji podmiotu ustalającego procedurę. Jeżeli przedsiębiorstwo zdecyduje się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych to kanały zgłoszeń powinny rzeczywiście gwarantować sygnaliście anonimowość i to nie tylko na etapie przyjęcia zgłoszenia, ale przede wszystkim na etapie podejmowania działań następczych i przekazania sygnaliście informacji zwrotnej. Przy zgłoszeniach anonimowych wręcz konieczne może być skorzystanie z podmiotu zewnętrznego i dedykowanego oprogramowania do przyjmowania i obsługi zgłoszeń.

Jeżeli chodzi natomiast o zgłoszenia ustne to mogą być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. To również zależy od decyzji podmiotu i wymaga określenia w wewnętrznej procedurze.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej należy udokumentować za zgodą sygnalisty w formie:

  • nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
  • kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.

W przypadku nastomiast gdy rozmowa telefonicznia nie jest nagrywana należy ją udokumentować w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. W sytuacji natomiast dokonywania zgłoszenia w formie ustniej, podczas bezpośredniej rozmowy, za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

  • nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
  • protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

W przypadku sporządzenia protokołu rozmowy telefonicznej/spotkania sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu przez jego podpisanie

Działania następcze i informacja zwrotna dla sygnalisty

Koniecznym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych jest również określenie trybu postępowania po otrzymaniu zgłoszenia. Składa się na to przede wszystkim obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych, jak również przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.

O ile obowiązek przekazania sygnaliście potwierdzenia zgłoszenia w terminie 7 dni nie budzi wątpliwości tak rozwinięcia z pewnością wymaga obowiązek podjęcia działań następczych.

Działanie następcze to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

W skrócie więc są to wszystkie czynności związane z obsługą zgłoszenia, podjęte po jego otrzymaniu, mające na celu weryfikację zgłoszenia, wyjaśnienie okoliczności przedstawionych w zgłoszeniu i podjęcie określonych środków zaradczych.

Jest to ten element procedury zgłoszeń wewnętrznych, który zostawia dużą swobodę podmiotu ustalającemu procedurę. Pewne jest jednak to, że procedura powinna szczegółowo opisywać tryb postępowania ze zgłoszeniem. Można w tym zakresie spotkać się z różnymi rozwiązaniami, polegającymi chociażby na powołaniu specjalnego zespołu wyjaśniającego.

Procedura powinna również określić tryb przekazania sygnaliście informacji zwrotnej. Zgodnie z ustawą maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Informacja o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego

Obligatoryjnym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych jest również zamieszczenie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Zgodnie z przepisami bowiem sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Oznacza to, że sygnalista nie musi korzytać z wewnętrznej procedury zgłoszeń, obowiązującej w organizacji, ale może z pominięciem tej procedury, zgłoszenie skierować od razu do Rzecznika Praw Obywatelskich albo właściwego organu publicznego.

Co jeszcze może zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Oprócz omówionych wcześniej obligatoryjnych elementów procedury zgłoszeń wewnętrznych ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje również szereg postanowień, które mogą, ale nie muszą być zamieszczone w wewnętrznej procedurze.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może zawierać ponadto:

  • wskazanie naruszeń, dotyczących wewnętrznych regulacji lub standardów etycznych, jeżeli podmiot przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
  • wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
  • wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
  • określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Doceniasz tworzone przeze mnie treści?

Paweł Głąb
RADCA PRAWNY

Specjalizuję się w prawie e-commerce, prawie własności intelektualnej oraz prawie danych osobowych. Pomagam firmom chronić ich marki, produkty i walczyć z nieuczciwą konkurencją. Przygotowuję regulaminy, polityki prywatności i cookies oraz dokumentację RODO. Zajmuję się również tworzeniem i audytowaniem umów.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.