Co znajdziesz w tym materiale:
Dużymi krokami zbliża się termin wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów. Dniem zero będzie 25 września 2024 r., choć są i głosy że będzie to dzień wcześniej. Wydawać by się mogło, że kwestia jest bardziej niż trywialna – ot ustawa wchodzi w życie i procedury powinny obowiązywać. Tak przecież było w przypadku RODO, gdy unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych zaczęło obowiązywać. W przypadku ochrony sygnalistów sprawa przedstawia się jednak nico inaczej, ponieważ ustawa przewiduje stosowny tryb w jakim procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być wdrożona, a tym samym sprawa się komplikuje.
Porozmawiaj z ekspertem 🎯
Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!
Jak kwestię terminu wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów reguluje ustawa?
Co istotne, z prawnego punktu widzenia ustawa zaczyna obowiązywać nie z momentem jej uchwalenia, a z momentem jej wejścia w życie. Tym samym, fakt że ustawa o ochronie sygnalistów została już uchwalona nie zmienia w żadnej mierze tego, że nie obowiązuje ona aż do dnia jej wejścia w życie. Choć i w tym temacie pojawiają się spory, to za dzień wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów uznaje się 25 września 2024 r.
Co ważne, ustawa w żadnym przepisie nie wskazuje, że po jej wejściu w życie przedsiębiorcy i inne podmioty nią objęte mają określony czas do tego, aby wprowadzić wewnętrzne procedury zgłoszeń dla sygnalistów. Rzecz jasna nie wskazuje ona nawet, że procedury te powinny być wdrożone na dzień wejścia ustawy w życie co być może byłoby informacją oczywiście sprzeczną z zakazem działania prawa wstecz, ale byłoby też pewną informacją co do tego jak kwestie tę ocenia sam ustawodawca.
Nic w sprawie nie zmienia fakt, że polska ustawa o ochronie sygnalistów została uchwalona długo po terminie, który w tym zakresie dawała nam unijna dyrektywa. To, że przepisy powinny być, a ich nie ma może być co najwyżej podstawą do sporu na linii państwo – obywatel, ale między obywatelami nie prowadzi do powstania żadnych praw, czy obowiązków. Tym samym, do dnia 25 września 2024 r. brak jest jakichkolwiek polskich przepisów, które pozwalałyby uchwalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów, a co znamienne – ustawa bynajmniej nie wskazuje, że ten dzień będzie dniem od którego dopiero wdrażanie całej procedury powinniśmy rozpocząć.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – tryb wdrożenia wewnętrznego regulaminu dla sygnalistów
Jak już wspomniałem, sprawa nie jest prosta ponieważ ustawa wprowadza cały, rozbudowany, tryb wdrażania regulaminu zgłoszeń dla sygnalistów, który musi być zrealizowany, aby można było powiedzieć, że procedura zgłoszeń wewnętrznych została wdrożona zgodnie z przepisami. Jak powinna wyglądać taka procedura? Kolejno powinny wydarzyć się następujące działania.
Pierwszym krokiem, który powinien mieć miejsce to rzecz jasna opracowanie wzoru procedury zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów. Przygotowanie takiego wzoru co do zasady obciąża podmiot, który będzie tę procedurę wdrażał. Oczywiście nie chodzi o to, aby właściciel, czy zarząd taką procedurę przygotowywali samodzielnie. Rzecz jasna warto ją przygotować zlecając to prawnikowi, albo też kupując wzór takiej procedury. Gdy już mamy wzór procedury zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów procedurę taką należy poddać konsultacji.
Z kim konsultować procedurę wewnętrzną dla sygnalistów? Zależy to od tego, czy w naszej firmie działają, czy też nie działają związki zawodowe. Jeśli działają to konsultacje powinny zostać przeprowadzone przy ich udziale. Jeśli natomiast brak związków zawodowych, co przynajmniej w MŚP jest raczej standardem, to konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami załogi. Kim są Ci ostatni? To osoby, które reprezentują pracowników i zostali przez nich wybrani. Co ciekawe, przedstawiciele załogi nie muszą być wybrani spośród pracowników, ale zawsze są oni wybierani przez pracowników właśnie.
Co jednak istotne, ustawa nie mówi o przedstawicielach załogi, a o przedstawicielach osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego wyłonionych zgodnie z przyjętymi u niego procedurami. Takimi przedstawicielami z całą pewnością mogą być właśnie przedstawiciele załogi, ale co jeśli w przypadku danego podmiotu brak jest osób zatrudnionych na umowy o pracę, a mimo to zatrudnia on 50 osób w rozumieniu przepisów o ochronie sygnalistów? Wydaje się, że w takim przypadku nie ma konieczności prowadzenia konsultacji procedury wewnętrznej ponieważ co do zasady nie istnieje w takim przypadku żaden tryb do wyłaniania przedstawiciele i w zasadzie brak będzie takich procedur.
Oczywiście nie oznacza to, że nie można dobrowolnie skonsultować przygotowanego wzoru procedury wewnętrznej zgłoszeń dla sygnalistów, ale – o czym więcej później – nie będzie sankcji za ich niewdrożenie. Ile powinny trwać takie konsultacje? Tu ustawa jest precyzyjna i mówi nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Z takich konsultacji dobrze jest sporządzić protokół.
Warto jednak przypomnieć, że u sporej części podmiotów prawa brak jest „stałych” przedstawicieli załogi i trzeba ich dopiero wybrać bo inaczej nie będzie z kim prowadzić konsultacji. Stąd warto też uwzględnić i ten czas jako konieczny do wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń dla sygnalistów. Finalnie, gdy już ustalimy procedurę zgłoszeń, to zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów wchodzi ona w życie w terminie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości.
PRZYGOTUJ SWOJĄ FIRMĘ NA NOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE OCHRONY SYGNALISTÓW!
Już 25 września 2024 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy prawne dotyczące ochrony sygnalistów. Czy Twoja firma jest na nie gotowa?
Twoja firma zatrudnia co najmniej 50 pracowników (bez względu na podstawę zatrudnienia)? Zgodnie z nowymi przepisami Twoim obowiązkiem jest wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych!
Kiedy powinniśmy mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów ?
Teraz możemy już przejść do odpowiedzi na podstawowe pytanie. Kiedy, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, powinniśmy dysponować wewnętrzną procedurą zgłoszeń dla sygnalistów? Przyjmując bowiem nawet, że wzór wewnętrznej procedury zgłoszeń dla sygnalistów będziemy mieli gotowy już 25 września 2024 r. to uwzględniając najkrótsze nawet okresy wynikające z ustawy procedurę wdrożymy nie wcześniej niż 7 października 2024 r. i to pod warunkiem, że wszystko pójdzie po naszej myśli.
Zacznijmy od tego z jakimi poglądami można się spotkać jeśli chodzi o ostateczny termin na wdrożenie wewnętrznych procedur zgłoszeń dla sygnalistów. Przed szereg niech będzie stanowisko urzędowe. Jakiś czas temu Resort Rodziny ogłosił, że termin ten przypada na 1 stycznia 2025 r. Co to oznacza? Zdaniem resortu, zatrudnienie co najmniej 50 osób ma być badane na dzień 1 stycznia oraz 1 lipca każdego roku, a pierwsza wiążąca data po wejściu w życie ustawy to właśnie 1 stycznia 2025 r.
Jednak to stanowisko budzi kontrowersje. Jak można ustalić obowiązek wdrożenia procedur i jednocześnie wprowadzić je w życie tego samego dnia zachowując tryb konsultacji przewidziany ustawą? Ponadto, argumenty, które się pojawiają na poparcie tego poglądu, a to że ustalenie ilości osób zatrudnionych na dzień 1 lipca 2024 r. byłoby działaniem prawa wstecz są co najmniej mocno dyskusyjne.
Oczywiście poza interpretacją Resortu są też inne. Mówią one, że procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być wdrożona dopiero od 25 września 2024 r., a stan zatrudnienia ustalony na 1 lipca 2024 r. Bardzo często ten pogląd jest połączony z twierdzeniem, że wszystkie procedury, które zaczęto nawet ustalać wcześniej będą nieważne. Jeszcze inni uważają, że procedury powinny być wdrożone już w dniu wejścia ustawy w życie, czyli właśnie 25 września 2024 roku.
A co ja o tym sądzę? Nie zgadzam się z tezą przedstawioną przez Resort Rodziny. Ustalenie liczby zatrudnionych na 1 lipca 2024 r. nie jest działaniem prawa wstecz, lecz odniesieniem do stanu sprzed wejścia w życie ustawy w celu ustalenia obowiązków, które nałożone zostają dopiero od jej wejścia w życie.
Z mojego punktu widzenia rozpoczęcie ustalania procedur od 25 września 2024 r. będzie wystarczające, choć nie warto zwlekać. Można też wdrożyć procedury przed wejściem ustawy w życie, o ile procedury tak ustalone będą zgodne z jej wymaganiami. Dla uzasadnienia tego poglądu warto przypomnieć jaką sankcję przewiduje ustawa.
Otóż, odpowiedzialności za wykroczenie podlega ten, kto będąc zobowiązany do wdrożenia wewnętrznych procedur nie wdraża ich lub ich wdraża je w istotnie nieprawidłowy sposób. Trudno natomiast postaci tezę, że zachowanie trybu ustawowego jeszcze nie obowiązującą ustawą oraz wdrażając procedurę zgłoszeń wewnętrznych z ustawą zgodną można ustawę istotnie naruszyć jeśli całe wdrożenie przeprowadzimy tak, że już w dniu 25 września 2024 r. będziemy posiadać u siebie obowiązujące procedury.
Skoro sankcje dotyczą tylko braku wdrożenia procedur lub ich istotnie wadliwego wdrożenia, samo wcześniejsze ustanowienie procedury wewnętrznej nie stanowi powinno być ocenione jako nieskuteczne wdrożenie procedur, ani tym bardziej jako podstawa do wymierzenia sankcji
Doceniasz tworzone przeze mnie treści?
Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY
Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.
Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.
