Co znajdziesz w tym materiale:

W działalności spółek kapitałowych takich jak spółka z o.o., spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna nierzadko pojawiają się sytuacje, w których członek zarządu, rady nadzorczej, prokurent czy likwidator miałby zostać stroną umowy zawieranej ze spółką. Jest to dość częsta praktyka zwłaszcza pomiędzy członkami zarządu, a spółką. Członkowie zarządu spółek kapitałowych, którzy chcą zawrzeć umowę ze spółką, muszą dochować jednak odpowiedniego trybu, aby umowa była ważna. Więcej o tym w tym artykule.

Jednak Kodeks spółek handlowych poza specjalnym trybem zawarcia umowy wymaga w przypadku niektórych tego typu umów także zgody najwyższego organu spółki kapitałowej, aby ta była ważna. Wymóg ten dotyczy tylko niektórych umów, niemniej prowadząc biznes w formie spółki z o.o., spółki akcyjnej lub prostej spółki akcyjnej warto go znać, bowiem brak wiedzy o nim, może skutkować nieważnością danej umowy, nawet jeżeli ta zostanie zawarta z formalnego punktu widzenia poprawnie. W tym artykule przedstawi Ci krok po kroku co zrobić aby tak się nie stało.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

W przypadku kogo do zawarcia umowy konieczna jest zgoda zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy?

Po pierwsze zgoda zgromadzenia wspólników (w przypadku spółki z o.o.) lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy (w przypadku spółki akcyjnej lub prostej spółki akcyjnej) jest wymagana tylko w przypadku konkretnych osób związanych z organami danej spółki. Do kategorii tychże osób zgodnie Kodeksem spółek handlowych należą:

członkowie zarządu,
członkowie rady nadzorczej,
członkowie komisji rewizyjnej,
prokurenci,
likwidatorzy.

Choć Kodeks spółek handlowych wskazuje konkretne kategorie osób, to jednak do tego grona należy również zaliczyć członków rady dyrektorów prostej spółki akcyjnej. Jest tak dlatego, że z Kodeksu spółek handlowych wynika wprost, że w prostej spółce akcyjnej ustanawia się zarząd albo radę dyrektorów. W efekcie w prostej spółce akcyjnej organem wykonawczym jest albo zarząd, albo rada dyrektorów – w zależności od przyjętego modelu. To właśnie ten organ, zgodnie z zasadami reprezentacji, reprezentuje spółkę. Skoro tak, to nie ulega wątpliwości, że członkowie rady dyrektorów również będą zaliczeni do grona osób w stosunku do których zgoda walnego zgromadzenia akcjonariuszy będzie niezbędna, jeżeli te będą chciały zawrzeć określoną umowę ze spółką albo umowa ta będzie zawarta na ich rzecz.

W przypadku jakich umów potrzebna jest zgoda zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy?

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób, wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej. Już w tym miejscu warto podkreślić, że przepis mówi o „innych podobnych umowach” co delikatnie mówiąc nie upraszcza jego wykładni.

Zawarcie przez spółkę kapitałową określonych umów z członkami jej organów lub innymi kluczowymi osobami (jak prokurent czy likwidator), wymaga uprzedniej zgody właścicieli spółki. Zatem wymóg omawianej zgody nie dotyczy każdej umowy związanej z osobami, o których mowa powyżej, lecz tylko konkretnych umów do których należą:

umowa kredytu,
umowa pożyczki,
poręczenie,
oraz inne podobne umowy.

Co istotne, wymóg ten obowiązuje nie tylko wtedy, gdy umowa jest zawierana z członkiem organu, ale również gdy jest zawierana na jego rzecz. Wynika z tego, że obowiązek ten powstanie nie tylko wtedy, gdy członek zarządu weźmie pożyczkę od spółki, ale także wtedy, gdy spółka zapożyczy się u członka zarządu. Ponadto, w literaturze podkreśla się, że w przypadku poręczenia przepis ten dotyczy umów, które zostały zawarte na rzecz tych osób. Warto zwrócić uwagę, że umowa poręczenia, to umowa między wierzycielem, a osoba trzecią więc poręczenie zobowiązań jednej z tych osób, gdy są one dłużnikami także będzie wymagało podjęciach uchwały. Przy poręczeniu w tym wariancie stroną umowy nie jest członek zarządu ale nie ulega wątpliwości, że taka umowa jest na jego rzecz, stąd w tym wypadku również konieczna będzie zgoda wspólników albo akcjonariuszy.

Czym są „inne umowy podobne”?

Jak już wspomniałem, Kodeks spółek handlowych co prawda wymienia cztery rodzaje umów, w stosunku do których konieczna jest zgoda zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia akcjonariuszy, niemniej problemy może rodzić ostatnia z wyszczególnionych rodzajów umów ponieważ są to „inne umowy podobne”. Umowa kredytu, pożyczki lub poręczenia to konkretne umowy, których elementy przedmiotowo istotne są jasno określone w przepisach prawa i tutaj nie ma wątpliwości że jak któraś z tychże będzie zawierana z powyższymi osobami lub na ich rzecz, to konieczna jest zgoda najwyższego organu spółki. Z kolei „inne umowy podobne” to termin ogólny, który już rodzi wiele pytań i wątpliwości odnośnie umów, w przypadku których konieczna jest zgoda. Niektórzy przedstawiciele prawa opowiadają się za poglądem, że chodzi tutaj o wszystkie umowy nazwane lub nienazwane, z którymi wiąże się rozporządzenie majątkiem spółki w stosunku do osób wymienionych powyżej, albo które są zawarte na ich rzecz. Z literatury prawniczej wynika, że do kategorii innych umów podobnych zalicza się umowy takie jak:

umowy sprzedaży, darowizny lub zamiany, z którymi wiąże się rozporządzenie mieniem spółki
umowy w przedmiocie wykonania czynności związanych ze sprzedażą i wykupem obligacji;
umowy w przedmiocie emisji papierów wartościowych i innych zleconych bankowych czynności;
umowy w przedmiocie przechowywania przedmiotów i papierów wartościowych oraz udostępnianie skrytek sejfowych;
umowy związane z rozliczeniami pieniężnymi między bankiem a innymi podmiotami;
umowy leasingu.

Powyżej to tylko przykładowe wyliczenie, które znajduje swoje poparcie w literaturze prawniczej (vide: Art. 15 KSH red. Jara 2025, wyd. 29/D. Kupryjańczyk, Legalis). Natomiast pod pojęciem innych umów o podobnym charakterze mieszczą się umowy, na podstawie których osoba z powyższych kategorii otrzymuje pewną korzyść majątkową, co wiąże się z rozporządzeniem mieniem spółki lub zaciągnięciem zobowiązania w związku z tym.

Warto zaznaczyć, że w przypadku wątpliwości czy dana umowa nazwana lub nienazwana zalicza się do kategorii „innych umów podobnych” dobrym rozwiązaniem jest zwołanie zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy w celu podjęcia uchwały wyrażającej zgodę na zawarcie tejże umowy. Jest tak dlatego, że zgoda w sytuacji, w której jednak okaże

Kto wyraża zgodę i w jakiej formie?

Zgoda powinna być udzielona przez najwyższy organ spółki kapitałowej. Dlatego w spółce z o.o. wymagana jest zgoda zgromadzenia wspólników, natomiast w spółce akcyjnej lub prostej spółce akcyjnej walnego zgromadzenia akcjonariuszy.

Rzeczona zgoda powinna mieć formę uchwały i być podjęta najlepiej przed zawarciem danej umowy, ewentualnie po jej zawarciu, jednakże nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych.

Co ważne uchwały zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy są protokołowane poprzez umieszczenie ich w treści protokołu ze zgromadzenia lub jako załączników do protokołu. Zasady zwoływania i przeprowadzania zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń akcjonariuszy, w tym obowiązek protokołowania zgromadzenia, określają szczegółowo przepisy Kodeksu spółek handlowych, ewentualnie postanowienia umowy spółki. Niemniej jest to temat na inny artykuł. Zwołanie oraz przebieg zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy w celu wyrażenia zgody na zawarcie danej umowy winno się odbyć z zachowaniem wspomnianych zasad.

Brak zgody zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy

Z kodeksu spółek handlowych wynika, że jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę Kodeks wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna.

Zatem brak zgody zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy w sytuacji, w której ta jest wymagana jak w przypadku umów z osobami wskazanymi powyżej lub na ich rzecz – mamy do czynienia z nieważnością umowy. W takim wypadku umowę traktuje się jakby nigdy nie została zawarta, co skutkuje tym, że jeżeli ta została już wykonana w całości lub części, to jej strony powinny oddać sobie wszystko to co otrzymały od siebie w wyniku realizacji umowy.

Spółka zależna a członek organu spółki dominującej – jak działa przepis w grupie kapitałowej?

Warto wiedzieć, że z Kodeksu spółek handlowych wynika również, że zawarcie przez spółkę zależną jednej z umów wskazanych powyżej z członkiem zarządu, prokurentem lub likwidatorem spółki dominującej wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia spółki dominującej. Inaczej mówiąc, nawet jeśli to spółka zależna udziela pożyczki, a nie „główna”, decyzję o zgodzie podejmują wspólnicy lub akcjonariusze tej głównej spółki (dominującej).

Podsumowanie

Jak już wiesz, z zawarciem umowy z członkiem zarządu, rady dyrektorów, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na ich rzecz, wiąże się szereg formalności, w tym także uzyskanie zgody zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy pod rygorem nieważności umowy. W przypadku członków zarządu lub rady dyrektorów oraz likwidatorów trzeba także pamiętać o specjalnym trybie zawarcia umowy określonym we właściwych przepisach Kodeksu spółek handlowych. Są to istotne kwestie, gdyż ich brak będzie skutkował nieważnością umowy, co w przypadku strategicznych umów dla spółki może mieć katastrofalne wręcz skutki, jeżeli w wyniku nieważności umowy spółka będzie obowiązana do zwrotu świadczeń otrzymanych w związku z realizacją umowy.

Dlatego jeżeli prowadzisz firmę w formie spółki kapitałowej to pamiętaj aby zawsze przed zawarciem umowy z członkiem zarządu, rady dyrektorów, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na ich rzecz; upewnić się czy jest konieczna zgoda zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Ponadto w przypadku członków zarządu lub rady dyrektorów oraz likwidatorów trzeba pamiętać o określonym trybie zawierania umów ze spółką.

Marcin Sierżęga
PRAWNIK

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych. Specjalizuję się również w prawie własności intelektualnej, w szczególności w ochronie znaków towarowych. Wspieram firmy w zabezpieczeniu umów i biznesu.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.