Cześć, tutaj Piotr Kantorowski, witam Was w kolejnym odcinku podcastu “Prawo dla Biznesu”.

Dzisiaj przygotowaliśmy coś specjalnego – gościem tego odcinka jest Piotr Piasecki z Biura Rachunkowego Piasecki – Gągała z Warszawy! Piotr to specjalista ds. podatków, a dziś rozmawiamy z nim prawie i podatkach w kontekście małych i średnich przedsiębiorstw oraz startupów. Dzięki praktycznej wiedzy Piotra dowiecie się, na co zwracać uwagę podczas kontaktów z Urzędem Skarbowym i ZUS-em!

---

Cześć, Piotrze. Mieliśmy już okazję się poznać, ale teraz możesz się krótko przedstawić naszym słuchaczom i opowiedzieć kilka słów o sobie?

Cześć! Nazywam się Piotr Piasecki i prowadzę Biuro Rachunkowe Piasecki-Gągała. Moja codzienna praca polega głównie na współpracy z mikro przedsiębiorcami, pomagam im zakładać firmy i prowadzić księgowość. Oferuję także wsparcie w zakresie podatkowym.

Teraz przejdziemy do tematu podatków i ZUS-u. Czy uważasz, że w obecnych czasach, kiedy przepisy podatkowe są tak rozbudowane i często zmieniają się, mikro przedsiębiorca jest w stanie samodzielnie radzić sobie bez pomocy biura rachunkowego?

Pomimo pozornej złożoności przepisów, tych, które dotyczą małych przedsiębiorców, tak naprawdę nie jest aż tak wiele. To, co staje się bardziej skomplikowane, pojawia się w miarę wzrostu skali prowadzenia działalności. Samodzielnym freelancerom przeważnie potrzebna jest przede wszystkim czasochłonna praca, a nie specjalna wiedza księgowa czy prawna. Jednakże, w miarę wzrostu firmy i złożoności operacji, próba radzenia sobie samemu staje się niewydajna.

Osobiście polecam model outsourcingu księgowości, szczególnie dla małych firm. To pozwala skoncentrować się na rozwoju biznesu, a biuro rachunkowe zajmuje się skomplikowanymi aspektami podatkowymi i księgowymi.

Rozmawiamy o modelu B2B, który staje się coraz bardziej popularny w Polsce. Czy mógłbyś opowiedzieć o korzyściach i wadach tego modelu współpracy, zarówno od strony zleceniodawcy, jak i wykonawcy? Czy jest to korzystne dla obu stron?

Z perspektywy zleceniodawcy, współpraca w modelu B2B może być bardziej opłacalna niż zatrudnianie pracownika na umowę o pracę, szczególnie przy wyższych dochodach. Składki i koszty księgowe są niższe. Jednakże, zleceniodawca nie ma takiej kontroli nad pracownikiem, jak przy umowie o pracę, więc pewne obowiązki i ryzyko przenoszą się na wykonawcę.

Dla wykonawcy, korzyścią jest fakt, że ma większy wpływ na swoją pracę, ale z drugiej strony, musi samodzielnie rozliczać się z podatków i składek. Wysokość wynagrodzenia netto może być wyższa niż przy umowie o pracę, ale trzeba pamiętać o wszystkich obowiązkach podatkowych i ubezpieczeniowych.

Model B2B jest korzystny dla obu stron, ale należy go stosować zgodnie z prawem i unikać prób obchodzenia przepisów dotyczących umów o pracę.

Czy zauważasz, że coraz częściej urzędy skarbowe czy ZUSy kwestionują stosowanie modelu B2B i próbują go zaklasyfikować jako umowę o pracę? Jakie mogą być konsekwencje takiego zakwestionowania?

ZUS często kwestionuje stosowanie modelu B2B i próbuje je zakwalifikować jako umowę o pracę, szczególnie w przypadku, gdy zleceniodawca ma nadmierną kontrolę nad wykonawcą. W takim przypadku może dojść do konieczności zapłaty składek ZUS zarówno przez zleceniodawcę, jak i wykonawcę.

Jeśli ZUS czy urząd skarbowy stwierdzą, że umowa B2B faktycznie była umową o pracę, zleceniodawca może zostać zobowiązany do zapłaty składek za pracownika i pokrycia ewentualnych zaległych podatków i kar finansowych. Dla wykonawcy oznacza to konieczność zwrotu części wynagrodzenia oraz obciążenie się kosztami składek.

Warto zaznaczyć, że próba obchodzenia przepisów dotyczących umów o pracę jest ryzykowna i może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Kiedy mówimy o działalności nierejestrowanej, jak można dokumentować przychody i koszty? Czy faktury imienne wystarczą, czy lepiej korzystać z faktur VAT?

Działalność nierejestrowana powinna prowadzić ewidencję sprzedaży nierejestrowej oraz wystawiać rachunki dla klientów. Jeśli zostanie o to poproszona, powinna także wystawiać faktury. Nie ma obowiązku prowadzenia miesięcznych rozliczeń, ale przychody i koszty związane z działalnością powinny być dokładnie dokumentowane.

Faktury VAT są zazwyczaj bardziej wiarygodnym dowodem niż faktury imienne, ponieważ zawierają więcej informacji i są zgodne z przepisami podatkowymi. Jednak faktury VAT są konieczne, jeśli dochód przekracza limit, który zwolniony jest z VAT. Dla działalności nierejestrowanej, faktury VAT mogą być użyteczne do ewentualnych rozliczeń z urzędem skarbowym.

Zawsze warto prowadzić dokładną dokumentację finansową, niezależnie od rodzaju działalności, aby uniknąć problemów podatkowych w przyszłości.

Moja obserwacja wskazuje, że coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej firmy, czy to w rejestrze CEIDG, czy w KRS. Coraz popularniejszy staje się model współpracy B2B. Wręcz można by powiedzieć, że odchodzimy od określenia “samozatrudnienie”, które kiedyś było powszechnie używane. Teraz mówimy o współpracy w modelu B2B. Chciałbym, żebyś przyjrzał się temu modelowi pod kątem aspektów podatkowych i składek ZUS, zarówno od strony zleceniodawcy, jak i wykonawcy. Często rozmawia się o korzyściach zleceniodawcy, ale chciałbym, abyś skupił się również na perspektywie zleceniodawcy, czyli osoby, która już prowadziła działalność gospodarczą przed wejściem w taką współpracę. Załóżmy, że teraz jest ona zleceniodawcą.

Dobra, zacznijmy od tego, że najważniejszą kwestią w tym modelu jest kwestia finansowa. Współpracując w modelu B2B, zarówno zleceniodawca, jak i wykonawca mogą ostatecznie dysponować większą kwotą pieniędzy, po uwzględnieniu wszystkich podatków, składek i kosztów księgowości, niż w przypadku umowy o pracę. To jest szczególnie prawdziwe, kiedy dochody osiągną pewien próg, powiedzmy około 4 tysięcy złotych netto na rękę. Oczywiście, te dwa modele nie są zamienne i zależą od konkretnej sytuacji. Jako przedsiębiorcy musimy brać na siebie pewne obowiązki, które zazwyczaj w umowie o pracę spoczywają na pracodawcy. To pracodawca odprowadza składki, oblicza podatki i wypłaca nam wynagrodzenie “na rękę”. W przypadku działalności gospodarczej otrzymujemy płatność za całość wystawionych faktur, ale cała odpowiedzialność za obliczanie podatków i opłacanie składek leży po naszej stronie. Księgowa może wesprzeć nas w tym zakresie, ale ostatecznie odpowiedzialność spoczywa na nas. Musimy także samodzielnie dbać o wszystkie kwestie prawne. Wchodzi tu na przykład prawnik, który może nam pomóc w tym zakresie, ale ostateczna odpowiedzialność spoczywa na nas. Warto podkreślić, że próba unikania przepisów dotyczących umów o pracę jest ryzykowna i może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Teraz porozmawiajmy o modelu B2B z perspektywy zleceniodawcy.

Oczywiście, istnieją również korzyści z perspektywy zleceniodawcy, czyli pracodawcy, który chce nawiązać współpracę z osobą pracującą w modelu B2B. W przypadku zatrudnienia pierwszego pracownika jako mała firma, musielibyśmy zajmować się wszystkimi sprawami związanymi z zatrudnieniem, takimi jak rozliczenia kadrowe. Jeśli jednak współpracujemy z osobą pracującą jako freelancer w modelu B2B, to ta osoba wystawia nam fakturę. To dodatkowy koszt, a wszelkie kwestie związane z jej rozliczeniami spoczywają po jej stronie. Jako pracodawcy nie musimy podejmować tych obowiązków ani ponosić dodatkowych kosztów zatrudnienia. W Polsce koszty pracy są stosunkowo wysokie w porównaniu do modelu B2B czy nieprawidłowo stosowanych umów o dzieło. Na przykład, aby wypłacić pracownikowi 3 tysiące złotych netto na rękę, pracodawca musiałby wydać ponad 5 tysięcy złotych. To oznacza, że suma kosztów pracodawcy wynosi ponad 5070 złotych. Często zapomina się, że kwota brutto z umowy o pracę nie jest kosztem pracodawcy. Do tego należy dodać około 20% dodatkowych kosztów związanych ze składkami, które trzeba opłacić.

Dla małych firm, zatrudnienie pierwszego lub drugiego pracownika wiąże się z ogromnymi kosztami. Pracodawca musi obciąć swoje zarobki, aby zapewnić pracownikowi wynagrodzenie w wysokości 3 tysięcy złotych. Chyba że zdecyduje się na współpracę w modelu B2B, co jest dużo bardziej korzystne finansowo.

Jednak ważne jest, aby podkreślić, że terminologia używana do opisania umowy nie ma takiego znaczenia jak to, jak umowa jest faktycznie realizowana i czy spełnia warunki umowy o pracę, umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Czy zdarza się, że urzędy skarbowe czy ZUS kwestionują model B2B, twierdząc, że tak naprawdę jest to umowa o pracę?

Kwestionowanie modelu B2B przez ZUS jest częste, szczególnie jeśli umowa wydaje się spełniać kryteria umowy o pracę. To, jak nazwiemy umowę, nie jest kluczowe – istotne jest, jak jest ona realizowana. Nie można stosować modelu B2B, jeśli pracownik pracuje na terenie zakładu pracy od 8 do 17, wykazuje się konkretnymi obowiązkami i korzysta z przywilejów pracowniczych. Jednak kiedy mówimy o umowie B2B, myślimy bardziej o osobach, które pracują jako freelancerzy, nie mając ograniczeń ani nadzoru. Do takich osób zaliczają się programiści, prawnicy i inni specjaliści o wolnych zawodach. Próba zamiany pracowników na pseudo-przedsiębiorców jest niezgodna z prawem i nie ma sensu.

ZUS często kwestionuje taki rodzaj współpracy i twierdzi, że jest to w rzeczywistości umowa o pracę.

Opłacenie składek wstecz

Najczęstszy scenariusz to taki, w którym ZUS, podczas kontroli, zakwestionuje tę formę zatrudnienia i zobowiąże pracodawcę do uregulowania składek wstecz, traktując umowę jak umowę o pracę. Jednak ostatnio słyszałem o interesującym przypadku, gdzie pracownik, pracujący na podstawie umowy o działalność, zdołał przed sądem argumentować, że w rzeczywistości była to umowa o pracę. Ostatecznie, choć udało mu się zmienić charakter tego zatrudnienia, ZUS postanowił, że pracodawca musi uregulować swoją część składek, a nowy pracownik odprowadzi swoje. W efekcie pracownik otrzymał wyższą kwotę netto niż w przypadku pełnej składkowej umowy. To tylko jedno z typowych przykładów, że konflikty nie zawsze są korzystne dla obu stron; najczęściej obie strony tracą finansowo.

Działalność nierejestrowana – dokumentowanie przychodów

Muszę zgodzić się z tobą, że w sytuacjach konfliktowych, ludzie często zaczynają kwestionować wcześniej zaakceptowane rozwiązania, co kończy się finansowymi stratami dla obu stron. Omawiamy dużo kwestii związanych z ZUS-em, a ostatnio w kontekście ZUS-u nastąpiły pewne znaczące zmiany. Czy możesz nam powiedzieć coś więcej na temat dokumentowania przychodów w działalności nierejestrowanej? Chciałbym zwłaszcza dowiedzieć się, jak najlepiej udokumentować wydatki jako koszty?

Tak. Obecnie Ministerstwo wydało wytyczne dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży nierejestrowej w działalności nierejestrowanej. Ponadto, osoby prowadzące taką działalność powinny wystawiać rachunki dla swoich kontrahentów i, na prośbę kontrahenta, wystawiać faktury.

Nie ma obowiązku rozliczania się co miesiąc ani dokonywania zaliczek na podatek dochodowy, tak jak w przypadku działalności gospodarczej. Wystarczy rozliczyć przychody z tej działalności w rocznym zeznaniu podatkowym. W tym samym zeznaniu podatkowym masz prawo uwzględnić koszty związane z tymi przychodami. W praktyce oznacza to, że prowadzisz bieżącą ewidencję swoich przychodów, zbierasz informacje o kosztach związanych z działalnością nierejestrowaną, a następnie w zeznaniu podatkowym rozliczasz zarówno przychody, jak i koszty, w połączeniu z innymi dochodami z innych źródeł.

Dokumentowanie kosztów w działalności nierejestrowanej – faktura czy paragon

Chciałbym jeszcze zapytać o jedną kwestię, która może być nieco niejasna, zwłaszcza w kontekście działalności nierejestrowanej. Czy lepiej używać faktur imiennych czy wystawianie paragonów jest wystarczające? Czy jesteś w stanie wyjaśnić, jakie są różnice między nimi i jak to wpływa na dokumentowanie kosztów?

Nie ma ściśle określonych zasad dotyczących wyboru faktury lub paragonu w przypadku działalności nierejestrowanej. Jednak zalecałbym korzystanie z faktur imiennych, zawierających imię i nazwisko lub numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy, jeśli go posiadasz. Jeśli nie masz NIP-u, można rozważyć jego uzyskanie. Wniosek o nadanie NIP-u nie obejmuje rejestracji działalności gospodarczej i jest stosunkowo prosty.

W praktyce faktura imienna jest bardziej wiarygodnym dokumentem podatkowym niż paragon. Faktura zawiera bardziej szczegółowe informacje o transakcji, w tym dane sprzedawcy i nabywcy, opis sprzedanych towarów lub usług, cenę, datę i numer faktury. Dzięki temu jest łatwiejsza do uwzględnienia w ewidencji księgowej oraz w zeznaniach podatkowych.

Paragon natomiast jest bardziej uproszczonym dokumentem, który nie zawiera tak szczegółowych informacji i jest bardziej stosowany w przypadku niewielkich transakcji dokonywanych na przykład w sklepach spożywczych czy restauracjach.

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność nierejestrowaną jest zobowiązany do zachowania kopii wystawionych faktur lub paragonów na potrzeby ewidencji i rozliczeń podatkowych. Wybór między fakturą a paragonem zależy od Twoich preferencji i potrzeb, ale faktura imienna jest zazwyczaj bardziej kompleksowym i wiarygodnym dokumentem do celów księgowych i podatkowych.

To już niestety koniec mojej rozmowy z Piotrem a w zasadzie koniec podcastu ponieważ nasza rozmowa trwała jeszcze sporo ponad godzinę. Rozmawialiśmy nie tylko o prawie i podatkach ale także o prowadzeniu biznesu prawniczego i księgowego. naprawde cieszę się, że miałem okazję Piotra poznać. Mam nadzieję, że Tobie również podobał się ten odcinek podcastu prawo dla biznesu i zapraszam Cię na kolejny odcinek podcastu już za 2 tygodnie.