W najnowszym odcinku podcastu porozmawiamy o tym, jak weryfikować swoich potencjalnych i obecnych kontrahentów przy użyciu bezpłatnych metod, aby uniknąć problemów z odzyskaniem należnych nam pieniędzy oraz jak reagować, gdy już dojdzie do tego, że pieniądze nie zostały nam zapłacone w terminie. Ten odcinek do zapis mojej rozmowy z Radkiem Budnickim w jego podcascie Po Ludzku o pieniądzach!

---

Dzień dobry, cześć. Witam Was bardzo serdecznie. Ja nazywam się Piotr Kantorowski, jestem radcą prawnym, a to kolejny już odcinek podcastu „Prawo dla biznesu”.

Tym razem będzie to kompletnie inny od dotychczasowych odcinków, a to z tego powodu, że w zasadzie po tym krótkim wstępie usłyszycie podcast innego podcastera, ale już wyjaśniam o co chodzi i dlaczego taka nietypowa formuła. Mianowicie jakiś czas temu, do swojego podcastu „Po ludzku o pieniądzach” zaprosił mnie jeden z bardziej znanych podcasterów: Radek Budnicki, z którym miałem przyjemność porozmawiać na temat tego jak zabezpieczyć swoje transakcje jeżeli prowadzimy firmę czy jesteśmy freelancerem oraz o tym jak się zachować, co zrobić w sytuacji  której już tych pieniędzy nie dostaliśmy.

Tematyka dość istotna dla każdego przedsiębiorcy a szczególnie dla tych którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem. Mogę ująć to w ten sposób, że po pierwsze na pewnym etapie rozwoju firmy zazwyczaj, chociaż też oczywiście żadna z tego reguła a tym bardziej żadne pocieszenie, brak terminowej płatności boli nas troszeczkę mniej, natomiast z drugiej strony też już większość osób przez te bolączki prowadzenia biznesu miała wątpliwą przyjemność przejść i z tego powodu poznała już pewne mechanizmy które pozwalają się przed takimi problemami zabezpieczyć.

Ten odcinek jest szczególnie dedykowany tym spośród Was którzy zaczynają dopiero swoją przygodę z biznesem i którzy będą w związku z tym stawiać pierwsze kroki i chcą te kroki postawić jak najbardziej bezpiecznie mając pełną kontrolę nad tym z kim wchodzą w transakcję i jak powinni zabezpieczyć swoje interesy.

Korzystając z okazji chciałem też jeszcze raz podziękować Radkowi Budnickiemu za zaproszenie do jego podcastu „Po ludzku o pieniądzach”. Była to naprawdę duża przyjemność z nim porozmawiać i zarazem podzielić się z Wami, a w zasadzie z nowymi słuchaczami wiedzą prawniczą, ale taką wiedzą podaną w sposób który jest przydatny dla przedsiębiorcy i zarazem zapraszam Was do słuchania podcastu Radka, zarówno „Po ludzku o pieniądzach” który za moment będziecie mieli możliwość usłyszeć, jak również do drugiego jego podcastu „Lepiej teraz” gdzie można usłyszeć wiele inspirujących rozmów na temat większości dotyczący biznesu.  W większości przypadków są to rozmowy z osobami które prowadzą swoje firmy, natomiast możecie w tym podcascie poznać także temat kreatywnego minimalizmu, który mnie osobiście bardzo zainteresował i wydaje mi się, że w świecie w którym bardzo wyraźnie rysuje się nurt konsumpcjonistyczny jest to doskonała alternatywa dla wielu z nas i jest to całkiem ciekawy sposób na życie, ale przekonajcie się sami słuchając podcastu Radka.

Teraz zapraszam Was do przesłuchania podcastu „Po ludzku o pieniądzach” gdzie miałem możliwość porozmawiać z Radkiem Budnickim na temat tego, jak przedsiębiorca, freelancer powinien dbać o swoje interesy czyli jak powinien zabezpieczyć swoje umowy oraz jak powinien postąpić kiedy zaczynają pojawiać się problemy z terminowym otrzymaniem wynagrodzenia za wykonaną przez niego pracę.

– Na pewno powinniśmy trzymać rękę na pulsie i nie powinniśmy dawać naszemu kontrahentowi który nie wywiązał się terminowo z płatności zbyt wiele czasu na uiszczenie tej zapłaty.

-Ile czasu mu dajemy? Kiedy reagujemy?

– Jest takie powiedzenie, że pieniądz jest dobrym sługą ale kiepskim panem.Drogą do wolności finansowej są świadome decyzje oparte na zrozumieniu jak to wszystko działa w praktyce. Mamy dostęp do wielu informacji  z tej dziedziny, mimo to dla wielu ludzi finanse to skomplikowany świat niezrozumiałych klauzul pisanych drobnym drukiem. W internecie można trafić na wiele samozwańczych guru zarabiania czy biznesu, wiele osób myśli, że trzeba być ekspertem w tej dziedzinie i jest to świat zarezerwowany dla wybranych. Nic bardziej mylnego. Nazywam się Radosław Budnicki i prowadzę „Podcast po ludzku o pieniądzach” na codzień jestem autorem podcastu „Lepiej teraz”, mówcą, mentorem i certyfikowanym  coachem. W tym podcaście chciałbym porozmawiać ze swoimi gośćmi jak się w finansach odnaleźć. Jak sprawić by pieniądze służyły realizacji naszych celów życiowych. Tak po ludzku i zrozumiale. Zapraszam.

– Dzień dobry kochani, witam Was serdecznie w kolejnym odcinku podcastu „po ludzku o pieniądzach’, dzisiaj odcinek który nagrałem z innym podcasterem, z podcastu „Prawo dla biznesu”, moim gościem Proszę Państwa jest Piotr Kantorowski, prawnik z Rzeszowa. Prowadzimy rozmowę na odległość przez telefon, więc ja nagrywam ze swojego improwizowanego studia w Bobo coworking w Warszawie a Piotr właśnie skończył prace o godzinie 16. Podejrzewam, że specjalnie o 16 bo on pracuje o wiele dłużej i postanowiliśmy nagrać.

On siedział prawdopodobnie w swojej kancelarii więc jakość tego nagrania jest naprawdę dobra. Jestem pewien, że będzie to dość ciekawy odcinek dla osób które kiedykolwiek miały problemy ze ściągnięciem należności. Z otrzymaniem pieniędzy które im się należą. Z otrzymaniem zapłaty za fakturę. Często nawet jeżeli nie jesteście przedsiębiorcami, nie prowadzicie własnej działalności gospodarczej to słyszycie takie bolączki swoich bliskich, czy to męża, czy żony, kolegi czy koleżanki , kogoś bliskiego kto narzeka na to, że „nie mam pieniędzy bo ktoś spóźnia się z płatnością”.

Pomyślałem, że odezwę się do Piotra i nagram poświęcony temu odcinek- co zrobić.

Piotr jest prawnikiem i od strony prawnej wytłumaczył jakie kroki można podjąć w momencie gdy ktoś spóźnia się z opłaceniem naszej faktury, czy jesteśmy freelancerem czy jesteśmy przedsiębiorcą zatrudniającym pracowników , czy jesteśmy na swoim. Dokładnie mówi co robić i nie spodziewajcie się, że będzie to reklama usług prawnych. Wręcz przeciwnie , Piotr też mówi o różnego rodzaju organach i krokach które można zrobić samemu, bez uciekania się do pomocy prawnej, do dzwonienia czy wizyty w kancelarii prawnej, mimo tego, że Piotr właśnie zajmuje się taką pomocą.

Mam nadzieję, że ten odcinek Wam się będzie podobał. Piotra znam już od roku , pamiętam, że rok temu do mnie napisał, kiedy tylko prowadziłem podcast „Lepiej teraz” jest moim słuchaczem i nie wyobrażam sobie, żebym mógł zrobić wywiad z inną osobą, prawnikiem więc serdecznie Was zapraszam do wysłuchania tego odcinka

– Witam Cię serdecznie w podcascie „Po ludzku o pieniądzach”, bardzo cieszę się, że zgodziłeś się wystąpić.

– Cześć Radku, witam wszystkich. Ja też bardzo się cieszę, że dałeś mi możliwość wystąpienia w Twoim podcascie.

– Moi drodzy, Piotra znam już rok jak mówiłem w zapowiedzi. Piotr prowadzi podcast, własny podcast: „Prawo dla biznesu”, ale powiedz coś więcej o sobie moim słuchaczom.

– Od około 4 może 5 lat prowadzę swoją własną kancelarię prawną. Jakiś czas temu przekształciliśmy się w spółkę. Jeżeli chodzi o tematykę którą się zajmujemy w kancelarii to jest to tematyka dotycząca obsługi prawnej firm, dość szerokie spektrum działania jeżeli chodzi o nasz target. Natomiast jeżeli mówimy o podcastingu jest to dla mnie dość świeży temat bo wystartowałem dopiero w tym roku z podcastem „Prawo dla biznesu”. W dniu w którym to nagrywamy jest opublikowany 13, a w zasadzie 14 licząc z zerowym odcinkiem, odcinek tego podcastu. W tym podcascie daję Wam w prosty sposób wiedzę prawną która może się przydać każdemu przedsiębiorcy na każdym etapie funkcjonowania jego firmy. Przekazuje ją w sposób który jest pozbawiony przepisów, paragrafów, a jedynie dostajecie informacje które pozwalają na wdrożenie pewnych mechanizmów czy działań w życie, w Waszych firmach.

Odzyskanie pieniędzy za wykonaną pracę

– Super. Piotrze może od razu podpowiem, słuchaczom też, o czym będzie ta rozmowa, bo chciałbym przede wszystkim Ciebie wypytać o to, w jaki sposób odzyskać pieniądze za wykonaną pracę? Mówiąc w skrócie: wiem, że zajmujesz się głównie przedsiębiorstwami, ale wiem, że też dotyczy to osób które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, dotyczy to wszelkich osób które prowadzą jakąkolwiek działalność i generalnie freelancerów, osób które wykonują jakiekolwiek zlecenia i potem mają problem z niezapłaconą fakturą. Powiedz może z Twojej perspektywy, z jakimi problemami najczęściej się borykają młodzi tzw. „na swoim” czy to freelancerzy czy to już przedsiębiorcy?

Problemy przedsiębiorców: nieterminowe płacenie należności

– Może zacznę od tego, że jeżeli chodzi o freelancerów to jak najbardziej zaliczyłbym ich też do przedsiębiorców, albo przynajmniej w ramach modelu biznesowego naszej kancelarii tak ich uznajemy nawet jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej, bo jednak jest to wykonywanie czynności specjalistycznych. Wiadomo, freelancer działa w swojej branży, natomiast przede wszystkim jest to zorganizowane i ciągłe działanie po stronie freelancerów, więc definicja przedsiębiorcy będzie tu spełniona.

Co do Twojego pytania Radku, to jeżeli chodzi o problemy z którymi borykają się młodzi przedsiębiorcy czy też przedsiębiorcy na późniejszym etapie to w kontekście prawnym, myślę, że takim pra-początkiem wszystkiego jest zawsze model w ramach którego będą prowadzić swoją działalność. Czyli krótko mówiąc czy to będzie CEIDG czy to będzie jakaś spółka w KRS, czy to będzie freelanc związany z umowami zlecenia, czy umowami o dzieło, bo wiadomo, zależy od tego co dany freelancer robi.

Natomiast niezależnie też od tego jaką decyzję podejmą przedsiębiorcy w tym zakresie to niestety patrząc na to od strony bardziej globalnej to prędzej czy później, praktycznie każdy przedsiębiorca który pracuje w modelu B2B spotyka się z problemem niezapłaconej należności lub nieterminowo zapłaconej należności. Ten problem, powiedziałbym, dotyczy wszystkich przedsiębiorców, przy czym niektórzy jeszcze nie mieli tej nieprzyjemności się z tym problemem zmierzyć w praktyce.

Z czego wynika brak płatności lub płatności nieterminowe

– Powiedz, z czego wynikają te problemy, że nie otrzymują oni pieniędzy za pracę, za zlecenie, za wykonane dzieło? Przyznam Ci się, że często stykam się z takimi sytuacjami. Znajomi mówią mi „Słuchaj Radek, nie mam pieniędzy bo mi kontrahent nie przelał”

– Radku, powiem tak. Skąd się bierze sam problem, to na to pytanie nie będę w stanie jednoznacznie odpowiedzieć, natomiast no mam czasami takie wrażenie, że to takie działania łańcuchowe. Jedna osoba nie zapłaci komuś w terminie i ta osoba automatycznie nie płaci pozostałym swoim kontrahentom w terminie.Jak na takiej skali globalnej pewnie trzeba by było poddać to szerokiej analizie, niekoniecznie prawnej, chociaż tutaj też pewne mechanizmy pozwalają na redukcję tego nie płacenia w terminie, natomiast z całą pewnością możemy porozmawiać o tym jak się przed takimi sytuacjami maksymalnie zabezpieczyć. Mówiąc wprost będzie zawsze część sytuacji gdzie pieniędzy nie będzie mógł przedsiębiorca finalnie odzyskać, bo mówiąc ogólnie z pustego w próżne, to nawet Salomon nie przeleje…

– Tak, ale Piotrze, są sytuacje , że wiemy ewidentnie, że ten człowiek wydaje pieniądze na różne rzeczy a jakoś nie potrafi odnaleźć pieniędzy na to, żeby nam zapłacić za pracę. Czyli są osoby które generalnie rzeczywiście nie mają pieniędzy, mają jakieś problemy albo są osoby które… nie lubią płacić. Słyszysz o tym?

– Jest dokładnie tak jak powiedziałeś Radku. Tu na te dwie kategorie można by było śmiało podzielić rynek. Tzn.są osoby które nie płacą bo nie mają z czego, a są osoby które tak jak to ująłeś zgrabnie nie płacą bo nie lubią. Tak jak co do tych drugich można podjąć skuteczne działania prawne i zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami, tak co do tych pierwszych tzn. tych którzy nie mają pieniędzy na płacenie, myślę, że jest kilka zupełnie bezpłatnych i darmowych metod które pozwolą przedsiębiorcom uniknąć relacji biznesowej z tego typu przedsiębiorcami, bo pewne kwestie dotyczące problemów finansowych naszych kontrahentów możemy po prostu sprawdzić w internecie.

Brak płatności w terminie, jak reagować

– No właśnie i tutaj pytanie do Ciebie. Powiedz, jak sprawdzić, co zrobić. Może od początku- jak reagować? Zdarzyło Ci się pewnie, że przychodzili do Ciebie ludzie którzy byli troszkę, mówiąc delikatnie zdenerwowani nie płaceniem czy od razu wyciągać te działa, czy na razie na spokojnie? Tak po stoicku?

– Ja myślę, że tu taki pełnowymiarowy stoicyzm polegający na niepodejmowaniu działań na pewno nie byłby dobrym rozwiązaniem natomiast też nie będę stawiał tezy, żeby następnego dnia po terminie płatności już, jak to ująłeś, wyciągać te działa przeciwko naszemu kontrahentowi. Na pewno powinniśmy trzymać rękę na pulsie i nie powinniśmy dawać naszemu kontrahentowi który nie wywiązał się terminowo z płatności zbyt wiele czasu zapłacenie nam.

Ile czasu dać kontrahentowi na uregulowanie należności

– To powiedz w takim razie  ile czasu im dajemy? Kiedy reagujemy? W którym momencie? Czy czekamy 1 dzień czy dajemy mu miesiąc? Jak to jest?

– Słyszałem o statystykach które mówią, że odwleczenie działań windykacyjnych o 3 miesiące od terminu płatności zmniejsza szanse na zwindykowanie naszej należności o 70 %. Ja o tych badaniach tylko słyszałem, więc nie potrafię podać ich źródła, natomiast nawet jeżeli one są w pewnym stopniu tutaj tylko obrazem, a nie rzeczywistymi liczbami to myślę, że tak trochę to wygląda.

Im więcej damy naszemu kontrahentowi czasu , czekając spokojnie aż on nam te pieniądze zapłaci, tym zmniejszamy swoje szanse na ich odzyskanie. Wydaje mi się, że pierwsza reakcja która może być zwykłym mailem, zwykłym telefonem powinna nastąpić w przeciągu kilku dni po terminie płatności. Może nie następnego dnia bo to często są sytuacje księgowe, na rachunkach bankowych zrobienie tego przelewu dzień po terminie, natomiast te kilka dni to jest dobry moment na pierwszą reakcję, a jeśli już nasz kontrahent zwleka dłużej z płatnością , jest to okres kilku tygodni, to na pewno trzeba już wystosować formalnie wezwanie do zapłaty i później myślę, że to powoli zaczyna być ten moment kiedy powinniśmy albo samodzielnie zacząć myśleć o drodze sądowej, przy wykorzystaniu e-sądu czy przez zwykłe procedury sądowe, zwykły pozew do nazwę to może w ten sposób: stacjonarnego sądu, czy też do przekazania sprawy do prawnika albo i firmy windykacyjnej. Nie chcę tutaj ograniczać naszym słuchaczom rynku, że tutaj tylko i wyłącznie do prawnika, można oddać sprawę która nie została uregulowana, jeżeli chodzi o płatności.

Wezwanie do zapłaty – co i jak

– Dobrze, czyli pierwszy krok: wezwanie do zapłaty? Na czym to polega? Słuchają mnie osoby które nigdy czegoś takiego nie robiły, zaczęły działalność i zdarzyło im się pierwszy raz coś takiego. Na czym polega robienie takiego wezwania do zapłaty? Co to jest takiego?

– Wezwanie do zapłaty tak przynajmniej się przyjęło, jest standardowo wysyłane pocztą tradycyjną i tutaj może nie tyle jest wymóg żeby je wysłać listem poleconym, co jednak wysyłając go listem poleconym będziemy mieli dowód, że nadaliśmy tą przesyłkę. Też ma to taki wydźwięk trochę bardziej formalnej korespondencji przez taki urzędowy odbiór tego listu przez naszego dłużnika.

Treść wezwania do zapłaty – co powinno zawierać

– Jeżeli chodzi o treść wezwania do zapłaty to nie ma ono jakiegoś wymaganego przez przepisy prawa określonego tekstu który powinien się znaleźć na wezwaniu do zapłaty, natomiast na pewno powinniśmy napisać jaka kwota jest nam należna i z jakiego dokumentu, czyli najczęściej faktury Vat lub rachunku, ta nasza należność wynika. Myślę, że jeżeli jesteśmy przy wezwaniu do zapłaty to warto też podkreślić, że jest to dobry moment żeby napisać w nim o tym, że nasz dłużnik powinien nam zapłacić także odsetki za nieterminową płatność.

– Czy umieszcza się też informację czy w przypadku nieuiszczenia zgłosimy sprawę do sądu , jest coś takiego, jest takie zdanie?

– Tego zdania być nie musi, natomiast ze względu na jego oczywisty wydźwięk, tzn, że jest to już ten ostatni moment kiedy my pozwalamy naszemu dłużnikowi bo już tak w zasadzie należy to nazwać, dobrowolnie uiścić należne nam pieniądze, to wydaje nam się, że jest bardzo wskazanym, żeby zamieścić taką właśnie adnotację na wezwaniu do zapłaty. Tu może powiem coś od swojej strony na ten temat.

Wezwanie do zapłaty – moc prawna

Jeżeli chodzi o moc prawną wezwania do zapłaty, od nas samych jako przedsiębiorców, czy z kancelarii prawnej to jest ona dokładnie taka sama, natomiast czasami kwestia tego, że jest to jednak na firmówce kancelarii pobudza wyobraźnię naszego dłużnika i przyczynia się do tego, że ten nasz kontrahent już czuje powagę sytuacji , że to faktycznie może za chwilę wylądować w sądzie, a to może bez przesadnych szczegółów będzie się dla niego wiązało ze znacznie większymi kosztami niż tylko i wyłącznie uregulowaniem należnej faktury nawet z odsetkami.

Brak płatności – organy do których można się zwrócić

– Mówiłeś też o jakichś innych organach do których można się zwrócić poza prawnikiem, albo sądem?

Krajowy Rejestr Dłużników

-Jeżeli chodzi o inne organy to myślę, że niektórzy przedsiębiorcy już teraz korzystają ze współpracy z KRD i tam zawsze można takiego, naszego dłużnika pod pewnymi warunkami wpisać.

– KRD to Krajowy Rejestr Dłużników, tak?

– Tak jest. Natomiast tu jeszcze zwróciłbym uwagę na jedną kwestię. Ja mówię o postępowaniu cywilnym, czy też gospodarczym, bo to między przedsiębiorcami jeżeli i chodzi o odzyskiwanie należności.

Brak płatności a zgłoszenie na policję

Natomiast warto też uczulić na to, że jeżeli czujemy, że ktoś z premedytacja nie płaci nam pieniędzy, wręcz oszukał nas na etapie kiedy się dogadywaliśmy, że on tę należność dla nas ureguluje, to taką sprawę możemy też zgłosić na policję, ponieważ jest to krótko mówiąc przestępstwo oszustwa. Oczywiście nie każdy brak zapłaty będzie stanowić oszustwo, natomiast w pewnych sytuacjach, każda policja powinna nam pomóc jeżeli chodzi o dochodzenie naszych należności, jeżeli nasz kontrahent umyślnie wprowadził nas w błąd, że ureguluje należności na które się umówiliśmy.

Brak płatności ze strony kontrahenta, jak się zabezpieczyć

– Ok, rozumiem. Wyobraźmy sobie, że chcemy uniknąć takiej sytuacji. czy jest jakaś metoda która pomoże nam uniknąć takich właśnie nieprzyjemnych sytuacji z niepłaceniem?

Przedpłata

– Nikogo nie oszukując, takiej metody która na 100 % nam pozwoli uniknąć nie płacenia w zasadzie nie ma… No nie, znam jedną. Jest to przedpłata 100 % i ta metoda jest w pewnych branżach dość rozpowszechniona i nie odmówię jej ani trochę słuszności bo jest bardzo dobrą metodą. W każdym innym przypadku są metody które pozwalają nam wyeliminować tych kontrahentów którzy stwarzają największe zagrożenia  jeżeli chodzi o nieuregulowanie naszych należności.

Informacje z rejestrów KRS i CEIDG

– Po pierwsze możemy tutaj skorzystać z rejestrów rządowych które pozwalają nam zdobyć pewne informacje o naszych kontrahentach. Nie mówię tu wcale o jakichś wyszukanych rejestrach tylko o KRS i CEIDG. W obu tych rejestrach wpisuje się pewne dane dotyczące naszych kontrahentów i innych przedsiębiorców z których często możemy wyczytać nawet bardzo dalekie informacje dotyczące ich sytuacji finansowej.

Czego możemy dowiedzieć się z KRS o potencjalnym kontrahencie

– Z KRSu możemy się dowiedzieć np. że przeciwko naszemu kontrahentowi jest prowadzona egzekucja przez urząd skarbowy czy przez komornika sądowego.

Taki wpis może być zamieszczony w KRS i jest to dla nas powiedziałbym bardzo głęboki, żółty kolor jeżeli chodzi o światła na sygnalizatorze, żebyśmy się poważnie zastanowili co do tego czy z tym kontrahentem wchodzić w biznes jeżeli mamy pieniądze otrzymać w okresie późniejszym.

Z KRS możemy też wyczytać czy aby nie doszło do takiej sytuacji, że nasz kontrahent ma odwołany zarząd. Tzn. ten zarząd został wykreślony z KRS a mimo to, ktoś imieniem spółki zaczyna próbować zawrzeć z nami jakąś umowę. Przyznam szczerze, że jest to sytuacja dość dziwna, wydawałoby się z perspektywy mojej-prawnika, bo spółka bez zarządu co do zasady(bo są tu pewne wyjątki) działać nie powinna, a okazuje się, że rzeczywistość jednak jest odmienna i często zdarzały mi się w kancelarii sytuacje, że jeden z klientów miał kontrahenta z odwołanym zarządem, gdzie w zasadzie finalnie okazywało się nie wiadomo kto chciał np. kupić towar i stwarza to duże ryzyko nie uiszczenia płatności za usługę czy towar.

Rejestr Podatników Vat czynnych

Kolejnym rejestrem gdzie można przeczytać pewne informacje na temat naszego kontrahenta jest rejestr podatników Vat czynnych prowadzony przez Ministra Finansów.

Ci którzy są podatnikami Vat to z pewnością wiedzą kim jest podatnik Vat czynny i że w większości branż jest to kwestia być albo nie być na rynku, mówiąc krótko bycie podatnikiem vat czynnym pozwala dokonywania rozliczeń Vatu z faktur zakupowych z tymi, które wystawiamy naszym kontrahentom. Krótko mówiąc pozwala nam to płacić niższy vat.

Jeśli zajrzymy do tego rejestru i zobaczymy, że kontrahent który powinien być podatnikiem vat czynnym, nie jest tym podatnikiem, to to również jest sygnał, że urząd skarbowy mógł go wykreślić także ze względu na jakieś nieprawidłowości po jego stronie z tego właśnie rejestru. Więc KRS, CEIDG i rejestr podatników vat na stronie Ministra finansów to są te miejsca gdzie powinniśmy rzucić okiem co najmniej zanim wejdziemy w jakiś biznes z naszym potencjalnym kontrahentem.

– Piotrze, powiedz mi w jaki sposób może nam pomóc umowa. Czy przydaje się w takich sytuacjach ta umowa?

Odzyskiwanie pieniędzy za wykonaną pracę – dlaczego warto sporządzić umowę

– Umowa przydaje się na pewno w każdej sytuacji i jest czymś co nas zabezpiecza, a nie reliktem przeszłości. Bardzo często słyszę od przedsiębiorców, że przecież napisaliśmy kilka maili, wymieniliśmy się informacjami , więc po co nam ta umowa. Natomiast umowa po prostu w sposób precyzyjny i jednoznaczny wskazuje na to co mamy zrobić, za jaką kwotę mamy zrobić i w jakim terminie mamy zrobić, więc jest to istotne tak ze względu na ewentualne późniejsze problemy z wykonywaniem umowy, bo sprecyzowaliśmy przecież w tej umowie co ma być zrobione, że ma być to wykonanie strony internetowej a nie stworzenie loga , albo, że umówiliśmy się na sprzedaż 10 książek a nie 15 i w terminie do 15 maja 2018 roku, a nie 10 dni wcześniej. To wszystko w tej umowie jest w sposób precyzyjny i jednoznaczny zapisane.

Natomiast ze względu na to, że pod umową, co do zasady podpisują się jej strony, co często nie ma miejsca w przypadku maili bo często korespondujemy z pracownikiem jakiejś firmy, to przesądza zawarcie takiej umowy to, że nasz kontrahent będzie miał co najmniej ogromny problem, żeby udowodnić przed sądem, że mimo podpisania umowy z wynagrodzeniem w kwocie X on w rzeczywistości powinien zapłacić inną kwotę.

Taka praktyka sądowa pokazuje, że w przypadku korespondencji mailowej, często jednak w tej korespondencji pozostają jakieś luki i te luki są skrupulatnie wykorzystywane w przypadku sprawy sądowej, właśnie na wskazywanie, że nie umówiliśmy się na tę kwotę albo coś było jeszcze objęte umową i ta umowa nie była wykonana. Umowa jak najbardziej jest kwestią bardzo istotną jeśli chcemy mieć zabezpieczoną transakcję.

Umowa się spóźnia – na co nalezy uważać

– Dla mnie takie czerwone światło jest w momencie, kiedy słyszę taki tekst , że umowę dostaniesz później bo księgowość się spóźnia, ale chcemy żebyś już zaczął pracować. To jest dla mnie taki alert.

– Ujmę to w tych kategoriach. Drugim wariantem tego alertu to jest to, że prawnik się spóźnia i w każdym przypadku powinno się mieć zapalone bardzo czerwone światło. Powiem w ten sposób: te umowy bardzo często są finalnie podpisywane, tylko zupełnie inaczej się negocjuje umowę w momencie przed rozpoczęciem wykonywania danych czynności, danego zlecenia a zupełnie inaczej się ją negocjuje jak praktycznie kończymy robić to, co było umówione, a żadna umowa dalej nie jest podpisana, przygotowana, ani nie ma żadnego śladu. Natomiast jest też dużo sytuacji w których takim zwodzeniem budzimy się w momencie w którym już wykonaliśmy wszystko na co mieliśmy się umówić,w tej umowie co do której się „księgowość spóźnia”, a żadnej umowy nie ma, nie ma pieniędzy i nagle przestają być od nas maile, telefony i w zasadzie nie mamy kontaktu  z naszym kontrahentem.

Freelancerzy a prawo autorskie

– Tu chciałem na jedną rzecz zwrócić uwagę, bo wielu freelancerów jakby w kontekście prawnym wykonuje jako przedmiot tej umowy utwór, w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Nie mówiąc za dużo na temat problematyki praw autorskich chciałem zasygnalizować jedną istotną rzecz dla freelancerów.

A mianowicie,jeżeli ich kontrahent nie zawrze z nimi pisemnej umowy gdzie wskaże się na przeniesienie praw autorskich tego utworu wykonanego (jako przykład podam logotyp czy stronę internetową), to jeśli ten kontrahent będzie chciał to logo wykorzystywać szerzej niż tylko do takiego zwykłego używania, chciałby zarejestrować je jako znak towarowy, to mamy dość mocną pozycję jako osoby posiadające majątkowe prawa autorskie do tego logo czy strony internetowej.

Przeniesienie majątkowych praw autorskich

Majątkowe prawa autorskie można przenieść  tylko i wyłącznie podpisując pisemną umowę i to jeszcze o bardzo szczegółowej treści co do pól eksploatacji na których to przeniesienie będzie miało miejsce. Wszyscy freelancerzy którzy zajmują się wykonywaniem grafik, logotypów czy temu podobnych rzeczy mają dość dobrą sytuację jeżeli chodzi o wymuszenie płatności.

Rekompensata za opóźnioną płatność

– Powiedz, czy za opóźnienie płatności, jeżeli już się zdarzy, należy nam się jakaś rekompensata?

– To po pierwsze należą nam się odsetki o których już wspomniałem. Jeżeli umowa jest B2B czyli po każdej stronie mamy przedsiębiorcę to te odsetki będą wyższe i są to tzw odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, to jest coś co do czego większość przedsiębiorców ma świadomość. Poza odsetkami, zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych należy nam się jeszcze tzw ustawowa rekompensata. Już nie popadając w drobiazgi, ona jest kwocie równej równowartości 40 euro.

Brak płatności  – jak wygląda sprawa w sądzie

– Jeżeli już jest sprawa w sądzie, bo nie udało nam się uzyskać tych pieniędzy to jak wygląda taka sprawa?

– Jeżeli chodzi o to jak wygląda sprawa, to bardzo często ona tak jest w sądzie w ten sposób, że my tego nie czujemy.

Takim pierwszym etapem w większości spraw gospodarczych jest to, że my składamy pozew, a sąd wydaje nakaz zapłaty. To się nie odbywa na rozprawie, na niejawnym posiedzeniu czy krótko mówiąc bez naszego udziału. Jeśli ten nakaz zapłaty się uprawomocni czyli nie zostanie zaskarżony przez naszego kontrahenta, naszego dłużnika to tak naprawdę sprawa się kończy i możemy z egzekucją tych należności iść do komornika, który będzie dokonywał już czynności związanych z wyegzekwowaniem pieniędzy dla nas, czyli np. zajmie rachunek bankowy naszego dłużnika, zajmie mu ruchomości np.komputer którym się posługuje, czy samochód.

Natomiast jeżeli nakaz zapłaty zostanie zaskarżony to sprawa będzie rozpatrywana na rozprawie. Tu jest istotna kwestia dotycząca tego, o czym już trochę wspomniałem czyli podpisywania umów. Nie zdziwcie się kiedy w tym, najczęściej będzie to sprzeciw od uzyskania nakazu zapłaty przeczytacie, że w zasadzie druga strona kwestionuje każdy jeden element transakcji, nawet najbardziej dla nas oczywisty jak to, że w ogóle mieliśmy coś dla nich zrobić. Krótko mówiąc taka formuła wynika z dużej mierze z tego, że to my dochodząc należności mamy udowodnić nie tylko, że ona się nam należy , ale też ile konkretnie nam się należy i wszystkie inne okoliczności które są z naszego punktu widzenia istotne, tzn, że wykonaliśmy umowę, że była ona wykonana w terminie. To wszystko będzie obciążało nas przed sądem jako powodów, bo tak się formalnie nazywa ta strona, która dochodzi należności przed sądem.

Tu często, jeżeli ktoś należy do tej wspomnianej na początku kategorii osób które nie płacą bo nie lubią, to zaczyna się kwestionowanie każdego jednego elementu transakcji i potem my będziemy musieli udowadniać, że jednak faktycznie zawarliśmy umowę, że jednak umówiliśmy się na kwotę z faktury, że jednak wykonaliśmy przedmiot umowy. Bywa to dla niektórych przedsiębiorców, powiedziałbym dość stresującym elementem i dlatego jeśli nawet już nie podpiszemy formalnie umowy która wszystkie te kwestie potwierdza w sposób niebudzący wątpliwości to pamiętajmy o tym, żeby ta nasza korespondencja mailowa była jak najbardziej szczegółowa, żebyśmy te wszystkie elementy mieli gdzieś potwierdzone, żeby to nie było tak , że my się co do wszystkiego umówiliśmy, tylko cena ostatecznie została uzgodniona przez telefon, więc potwierdzenia tego ile nam się należy nie mamy w żadnej innej formule, jak tylko, że my wiemy o czym rozmawialiśmy przez telefon.

– Piotrze, bardzo dużo informacji, już rozmawiamy ponad pół godziny, jestem pod wrażeniem. Mam nadzieję, że słuchacze są bardzo zadowoleni i podejrzewam, ze będą musieli chyba wziąć coś do pisania. Mam do Ciebie ostatnie pytanie. Czy masz może jakieś inne rady na wypadek braku zapłaty?

– Ja mam może jeszcze jedna radę do tych freelancerów którzy prowadzą działalność gospodarczą. Bo często jest tak, że ten brak płatności miał miejsce a nam przychodzi odprowadzić podatek, czy to Vat, czy to podatek dochodowy do urzędu skarbowego, albo zapłacić ZUS. warto w takich sytuacjach pamiętać o tym, żeby złożyć do urzędu skarbowego czy to ZUSu wniosek o odroczenie terminu płatności takich należności, albo rozłożenie ich na raty. Ja oczywiście nie twierdzę, że za każdym razem ten wniosek zostanie uwzględniony, ale w sytuacjach kiedy udokumentujemy to, że przez brak płatności ze strony naszego kontrahenta nie byliśmy w stanie uiścić należnych podatków czy ZUSów to pozbędziemy się przynajmniej problemu dotyczącego dość szybkiego działania US i ZUSu w zakresie ich należności, no bo patrząc na to zero jedynkowo sam fakt braku płatności nie zwalnia nas z obowiązku zapłaty należności  na rzecz skarbu państwa i czasami wiedza o tym, że możemy złożyć taki wniosek o rozłozenie na raty czy odłożenie terminu płatności danej należności już pozwala nam przynajmniej uniknięcia tego jednego problemu który zaistniał na skutek tego, że nasz kontrahent nie wywiązał się z umowy.

-Super, Piotrze, bardzo Ci dziękuję za ten wywiad, krótki, zwięzły i treściwy, jest bardzo dużo wiedzy. Mam nadzieję, że da się to przetrawić moim słuchaczom . Mam nadzieję, że jeszcze nie raz będziesz gościł w moim podcascie, nie tylko w „Po ludzku o pieniądzach”

– Radku, bardzo Ci dziękuję za zaproszenie i tak zupełnie nie przekłamując, jest to dla mnie bardzo duży zaszczyt bo od samego początku śledzę Twój podcast „Lepiej teraz” a odkąd powstał podcast „Po ludzku o pieniadzach” to także mam wszystkie odcinki na bieżąco, tak więc jako świeżemu podcasterowi takie dzisiejsze doświadczenie i możliwosć wystąpienia w Twoim podcascie jest to dla mnie duże przeżycie, tak już nie od strony prawnej, a od strony  czysto ludzkiej.

– Bardzo dziękuję, dla mnie to też był duży zaszczyt, dziękuje Ci i pozdrawiam, do usłyszenia

-Dziękuję, pozdrawiam, do usłyszenia