21 lutego br. weszły w życie nowe przepisy prawa pracy, zgodnie z którymi pracodawca może prowadzić weryfikację trzeźwości pracowników na określonych w nowelizacji zasadach. Głośno jest również o przepisach wprowadzających pracę zdalną – te z kolei zaczną obowiązywać od 7 kwietnia br. Zadajmy więc sobie teraz pytanie czy kontrola trzeźwości w pracy zdalnej jest możliwa?

---

Kontrola trzeźwości w pracy zdalnej?
To może się nie udać, to nie tylko ze względu na przepisy.

Cześć, z tej strony Piotr Kantorowski, a to kolejny odcinek podcastu Prawo dla Biznesu.

Czego dotyczą zmiany w prawie pracy?

Odpowiedź na pytanie padło na samym wstępie, ale nie od niej zacznę.

Odcinek ukazuje się w momencie, w którym przepisy dotyczące kontroli trzeźwości w miejscu pracy prowadzonej przez pracodawcę już obowiązują. Zaczęły one obowiązywać 21 lutego 2023 r., ale jeszcze nie obowiązują nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Te z kolei wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r.

To, że te przepisy wejdą w życie nie oznacza, że żadne regulacje w zakresie, w którym dzisiaj będę omawiał, nie obowiązywały. Praca zdalna obowiązywała od dawien dawna, chyba byłem na studiach jak pierwsze regulacje wchodziły w życie, to była inna formuła, to była telepraca, ale nie będę do niej nawiązywał.

Praca zdalna to wiadomo, początek COVIDu, lakoniczna regulacja, jeden artykuł w ustawie covidowej, a teraz z perspektywy to po ponad 3 latach wchodzą w życie nowe regulacje, które bez prawnika trudno będzie wdrożyć. Bo praca zdalna ma bardzo rozbudowaną formułę, gdzie gros kwestii muszą znaleźć się w odpowiednich dokumentach prawnych. Mam wrażenie, że jest to regulacja rozbudowana ponad konieczną miarę.

W jakich sytuacjach praca zdalna może być wykonywana?

Mamy 4 takie sytuacje. Uzgodnienie między pracownikiem, a pracodawcą, może ono mieć miejsce w trakcie trwania stosunku pracy i dotyczy wszystkich osób, które są już zatrudnione, jak i przy zawarciu nowej umowy.

Może to być sytuacja, w której praca zdalna wykonywana jest na zlecenie pracodawcy, będzie to sytuacja zbliżona do covidowej, kiedy wykonywanie pracy w miejscu pracy będzie bezpieczniejsze. Kiedy będzie praca w miejscu pracy, takim nazwijmy, stacjonarnym będzie stwarzała pewne zagrożenia dla życia lub zdrowia, to wtedy pracodawca może wydać polecenie do wykonywania pracy zdalnej. Trzeba określić termin jej wykonywania, nie muszę chyba rozbudowywać tej części, bo mam nadzieję, że sytuacja się nie powtórzy.

Kolejna kategoria to praca zdalna wykonywana na wniosek pracownika. To dotyczy pewnych grup pracowników, będą to osoby wychowujące dziecko do 4 r.ż., był pomysł na 8 r.ż, ale sejm uznał, że nie.

Osoby niepełnosprawne, kobiety w ciąży… Jest tych kategorii całkiem sporo, ale nie dotyczy to wszystkich. Finalnie jest jeszcze opcja jak okazjonalna praca zdalna, którą można na zgłoszenie pracownika wykonywać przez maksymalnie 24 dni w ciągu roku. W przypadku, gdy danej pracy w ogóle nie można wykonywać jako pracy zdalnej to pracownik nie będzie mógł skutecznie o to wnioskować.

Jak pracę zdalną można wdrożyć?

Po pierwsze jeżeli są związkowe organizacje zawodowe to możemy w porozumieniu z tymi organizacjami wdrażać regulacje dotyczące pracy zdalnej. Myślę, że w takim przypadku większość firm posiada obsługę prawną, więc ten wątek pominę. Jeżeli jest regulamin pracy to w mojej ocenie także można tam zamieścić postanowienia, ale zwrócę uwagę, że ustawa posługuje się finalnie określeniem, że regulacje dotyczące pracy zdalnej mogą być wdrożone w regulaminie, a nie w regulaminie pracy, co daje możliwość tworzenia odrębnego regulaminu do pracy zdalnej. W przypadku kontroli trzeźwości to już wprost mowa jest o regulaminie pracy. Może być też kwestia uregulowana w ustaleniach z pracownikiem, nazwijmy to formułą aneksu do umowy o pracę.

Mamy więc sytuację, w której w jakiś sposób formalnie musimy tę pracę zdalną wdrożyć. Powiem z doświadczenia, że często u pracodawców wdrażających pracę zdalną covidowo to tych regulacji nie było albo były zdawkowo. A okazuje się, że oprócz tego, co powiedziałem, to pracodawca powinien sporządzić dokument związany z przetwarzaniem danych osobowych w kontekście pracy zdalnej.

Ponadto powinien sporządzić ocenę ryzyka związaną z wykonywaniem pracy zdalnej dla danej grupy zawodowej i przygotować odpowiednie dokumenty, które pokażą w jaki sposób odpowiednio wdrożyć zasady BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Tych dokumentów jest ogrom, dodam teraz w ramach autopromocji, że na stronie prawodlabiznesu.eu będziecie mogli znaleźć wzór odpowiednich dokumentów, które pozwolą Wam to wdrożyć. Szukajcie tego w zakładce „Sklep”, a w zakładce „Artykuły” lub “BLOG” szukajcie więcej wiedzy.

Oświadczenia pracownika dotyczące pracy zdalnej

Warto wiedzieć, że do tego żeby praca zdalna mogła być wdrożona to pracownik musi złożyć szereg oświadczeń, m.in. musi oświadczyć, że w miejscu wykonywania pracy zdalnej ma warunki do jej wykonywania. Będzie miało to największe znaczenie przy poleceniu pracy zdalnej. Kolejną ważną kwestią jest to, że praca zdalna jest wykonywana w miejscu ustalonym z pracodawcą. To nie jest tak, że pracownik idąc na pracę zdalną może sobie pracować skąd chce.

Jeżeli ktoś wprowadza regulamin pracy zdalnej to myślę, że powinien pamiętać o tym, żeby mocno rozważyć jaki potencjalnie obszar wchodzi w grę odnośnie pracy zdalnej, bo przy takiej pracy może być nam obojętne skąd ktoś pracuje, ale może nie być nam wszystko jedno czy ktoś pracuje w Polsce, czy w Tajlandii. Chodzi o to, że może nam to zamieszać w rozliczeniach podatkowych i ZUS-owskich.

Dobrą praktyką, z którą się spotykam jest praktyka smutna, szczególnie dla pokolenia „Z”, czyli ograniczanie możliwości wykonywania pracy zdalnej, jednak wyłącznie do obszaru Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli chce się pracować np. z Tajlandii to formuła B2B będzie okej, bo te wszystkie rozliczenia ZUS-owskie i podatkowe będą obciążać wyłącznie osobę pracującą z Tajlandii.

Zwrócę uwagę na to, że Tajlandia jest krajem 3-cim z perspektywy RODO, więc są dalej idące kwestie prawne. Kolejnym oświadczeniem jest oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych, że został on zapoznany z taką procedurą oraz oświadczenie dotyczące wspomnianych kwestii BHP.

Zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika

Wygląda to całkiem intrygująco, bo zwrot takich kosztów, jeżeli jest to wydatek związany z prądem lub Internetem to jest określony jako ryczałt, a jak chodzi o wydatki na narzędzia konieczne do pracy, np. lampka czy biurko, no to wtedy będzie to ekwiwalent.

Nie jest to opodatkowane, więc stwarza to możliwość zarobienia dodatkowych pieniędzy i zaoszczędzenia na podatku. No niestety nie. Ktoś jednak to policzył i wychodzi na to, że do 150 zł miesięcznie można dyskutować, że są to uzasadnione zwroty, uzasadnione wydatki, ale nie wypłacicie na tym większym pieniędzy i nie będzie to możliwość premiowania.

Z pracy zdalnej można też pracownika cofnąć. Może o to wnioskować każda ze stron, można to zrobić z pracownikiem, który wcześniej był na innej pracy, czyli pracy zwykłej. Taki pracownik, który od początku nie był na pracy zdalnej to przywrócenie mu poprzednich warunków świadczenia pracy raczej nie wiąże się z tym, że wróci do biura.

W przypadku takich pracowników warto pamiętać, że w informacji, którą się dostaje w związku z nawiązaniem stosunku pracy to powinien mieć wskazaną jednostkę organizacyjną pracy, pod którą podlega i osobę, pod którą podlega. W moim przekonaniu te informacje nie są czytane i to jest ich główny cel, natomiast tu jest to o tyle zasadne, że w przypadku pracy zdalnej ktoś mógłby się nie dowiedzieć, co ma robić.

Są możliwości powrotu do zwykłej pracy jeżeli ktoś nie przestrzega zasad BHP. Nieprzestrzeganie tych zasad będzie stanowiło podstawę do różnego rodzaju odpowiedzialności pracowniczej, finalnie nawet do wypowiedzenia umowy albo rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Kontrola trzeźwości

Beż odpowiedniej dokumentacji prawnej nie wdrożycie tego w sposób legalny, w ogóle nie wdrożycie kontroli trzeźwości. Będzie to prowadzić do tego, że kontroli trzeźwości będzie mógł dokonać właściwy organ – policja. Nowe przepisy dają możliwości do przeprowadzenia tej kontroli samodzielnie, przez upoważnionego pracownika lub innej osoby, na innych zasadach współpracujących.

Żeby tak można było sprawdzać trzeźwość to trzeba zasady, które będą w tym zakresie obowiązywać, odpowiednio wdrożyć. A to znaczy, że należy wprowadzić je do układu zbiorowego pracy ewentualnie regulaminu pracy albo przedstawić te zasady w obwieszczeniu.  

Nowe zasady zaczynają obowiązywać po 2 tygodniach od ich zakomunikowania. Mamy tu już pewne możliwości do kontroli przeprowadzonej przez samego pracodawcę, często prewencyjnie, co pozwala na zachowanie większego bezpieczeństwa, szczególnie w branżach związanych z przewozem. Musimy mieć odpowiedni regulamin, oczywiście szereg kwestii takich technicznych wchodzi w grę.

Po pierwsze pracodawca może poddawać pracownika badaniu, ale jedynie metodami nielaboratoryjnymi, czyli w alkomat można dmuchnąć, jakieś testy na narkotyki, bo ważne, ale nie tylko o alkohol może chodzić. Może chodzić też o inne środki działające podobnie do alkoholu.

Jeżeli chcemy dalszej weryfikacji to do tego potrzebny jest organ uprawniony do przeprowadzenia takiej kontroli, czyli policji. W szczególności kiedy pracownik się nam sprzeciwia, poddaniu go badaniu w sposób nielaboratoryjny, albo nie można mu tego badania przeprowadzić z różnych przyczyn, w szczególności w przypadku spożywania alkoholu jestem w stanie sobie wyobrazić, kiedy w dmuchnięcie w alkomat jest utrudnione, ponieważ nigdy nie wiadomo, który z widzianych przez delikwenta alkomatów jest właściwym.

Są to kwestie, które powinny być uregulowane we właściwych dokumentach, w których jest znacznie więcej kwestii do uregulowania. Po przeprowadzeniu kontroli przez pracodawcę lub upoważnioną przez niego osobę istnieje możliwość żądania przez każdej ze stron przeprowadzenia jeszcze raz tego badania przez właściwy organ. Można to też uregulować w ten sposób, że wynik pozytywny po przeprowadzeniu badania jest do powtórzenia.

Co istotne przepisy regulują kwestię związaną z tym, że jeżeli wynik był negatywny, alkohol lub narkotyki nie wyszły podczas badania to informacja taka nie powinna być przechowywana, a jeżeli wynik był pozytywny to należy to przechowywać. Czas jest zależny od tego czy np. toczy się jakieś postępowanie.

Jest to tak uregulowane, że wdrożenie tego prawidłowo samodzielnie, wydaje się być niezmiernie czasochłonne i trudne dla osoby, która jest specjalistą, ale nie w branży prawnej. Dlatego z jednej strony dobrze, że te przepisy się pojawiły, ale z drugiej strony bardzo wrażliwą materię regulują. Z trzeciej strony mam poczucie, że można było prościej, ale nikt się nie pokwapił. 

Praca zdalna, a kontrola trzeźwości

Dzisiaj dużo powiedziałem na temat pracy zdalnej i badania alkomatem i czas teraz odpowiedzieć na pytanie czy można przeprowadzić taką kontrolę w ramach pracy zdalnej, kontrolę trzeźwości?

Moim zdaniem można, ale kontrola w miejscu pracy zdalnej powinna być prowadzona z 3-dniowym wyprzedzeniem, jakiegoś incydentalnego wypicia lampki wina nie wyłapie, i taka kontrola będzie mogła dotyczyć osób ze sporym problemem nadużywania alkoholu. Wśród klientów, których obsługuje to pierwszą ofiarą covidu był mężczyzna, który siedząc w domu na pracy zdalnej po prostu zapił się na śmierć, więc mówię to bez ironii, takie sytuacje się zdarzają i czasem dobrze jest dać pracodawcy możliwość kontroli tego, czyli co dzieje się z takim pracownikiem. Zasadą będzie jednak  to, że powinno się to odbyć z pewnym wyprzedzeniem. Można takiego pracownika wezwać do biura, ale jakby w typowych sytuacjach będzie to mało skuteczne, więc memy z pracą zdalną i lampką martini będą aktualne.

Podsumowanie

Zapraszam Was do naszego sklepu na prawodlabiznesu.eu. Tam znajdziecie dokumenty związane z wdrożeniem pracy zdalnej, jak i wdrożeniem kontroli trzeźwości, jak i kontroli innych środków o podobnym działaniu. Są to ważne rzeczy i warto je mieć, bo nigdy nie wiadomo kiedy mogą się przydać.

Jak cofniemy się do orzecznictwa, które jeszcze przed wejściem w życie tych przepisów się pojawiało to wychodzi na to, że bez przeprowadzenia w sposób legalny takiego badania na trzeźwość, pracodawca nie może, albo w większości przypadków było uznawane, że nie może posłużyć się wynikiem takiego badania i finalnie to pracownik będzie miał rację w sporze sądowym, chociaż tej racji mieć nie będzie.