21 lutego bieżącego roku weszły w życie nowe przepisy prawa pracy. Umożliwiają pracodawcy przeprowadzanie kontroli trzeźwości pracowników zgodnie z nowelizacją. Ponadto, dużo mówi się o regulacjach dotyczących pracy zdalnej, które zaczną obowiązywać od 7 kwietnia tego roku. Zastanówmy się teraz, czy kontrola trzeźwości w pracy zdalnej jest możliwa?

---

Kontrola trzeźwości w pracy zdalnej?
To może się nie udać, to nie tylko ze względu na przepisy.

Cześć, z tej strony Piotr Kantorowski, a to kolejny odcinek podcastu Prawo dla Biznesu.

Zmiany w prawie pracy dotyczące pracy zdalnej

Odpowiedź na to pytanie znajduje się na samym wstępie, lecz rozpocznę od kontekstu.

Odcinek ten pojawia się w momencie, gdy przepisy dotyczące kontroli trzeźwości w miejscu pracy prowadzonej przez pracodawcę już obowiązują. Zaczęły one obowiązywać 21 lutego 2023 r., ale nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej jeszcze nie zostały wdrożone. Te ostatnie wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r.

Fakt, że te przepisy wejdą w życie, nie oznacza, że nie było żadnych regulacji dotyczących tematu, który omawiam dzisiaj. Praca zdalna istniała od dawna. Być może pojawiły się pierwsze regulacje, gdy byłem jeszcze na studiach, ale od tamtego czasu wiele się zmieniło. Choć nie będę się teraz odnosił do tamtej formuły, która była znana jako telepraca.

Praca zdalna, zrozumiałe, miała swój początek w czasach pandemii COVID-19, kiedy to regulacje były lakoniczne. Zaledwie jeden artykuł w ustawie covidowej. Teraz, po ponad 3 latach, wchodzą w życie nowe, bardziej rozbudowane przepisy, które bez udziału prawnika mogą być trudne do wdrożenia. Praca zdalna ma teraz skomplikowaną strukturę, wymagającą odpowiednich dokumentów prawnych. Mam wrażenie, że regulacje te są bardziej złożone, niż to było konieczne.

Sytuacje, w których praca zdalna może być wykonywana

Możemy wyróżnić cztery takie sytuacje. Pierwsza to porozumienie między pracownikiem a pracodawcą, które może mieć miejsce zarówno podczas trwania stosunku pracy, jak i przy zawieraniu nowej umowy.

Kolejna sytuacja to praca zdalna na zlecenie pracodawcy. Co może mieć miejsce w sytuacji, gdy wykonywanie pracy w miejscu pracy jest mniej bezpieczne. W takiej sytuacji pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Termin wykonywania tej pracy należy określić. Nie sądzę, że trzeba rozpisywać się bardziej na ten temat, gdyż mam nadzieję, że sytuacja pandemii się nie powtórzy.

Kolejna kategoria to praca zdalna na wniosek pracownika. Dotyczy to pewnych grup pracowników, takich jak osoby wychowujące dzieci do 4 roku życia. Choć pojawił się również pomysł na podniesienie tego limitu do 8 lat. Jednak został odrzucony przez Sejm.

Inne grupy pracowników, które mogą skorzystać z prawa do pracy zdalnej, to osoby niepełnosprawne, kobiety w ciąży, oraz inne określone kategorie pracowników. Warto zaznaczyć, że nie dotyczy to wszystkich pracowników. Na koniec, istnieje również możliwość pracy zdalnej okazjonalnej, którą można wykonywać na wniosek pracownika przez maksymalnie 24 dni w ciągu roku. Jeśli praca w ogóle nie może być wykonywana w formie zdalnej, pracownik nie będzie miał możliwości zgłoszenia takiego wniosku.

Sposoby wdrożenia pracy zdalnej

Po pierwsze, jeśli istnieją związkowe organizacje zawodowe, można w porozumieniu z nimi wdrażać regulacje dotyczące pracy zdalnej. Większość firm posiada obsługę prawną, więc ten aspekt możemy pominąć. Jeśli istnieje regulamin pracy, to w mojej ocenie również tam można umieścić odpowiednie postanowienia. Warto jednak zauważyć, że ustawa mówi o możliwości wdrożenia regulacji dotyczących pracy zdalnej w regulaminie, a nie w regulaminie pracy. Daje to możliwość stworzenia oddzielnego regulaminu dotyczącego pracy zdalnej. W przypadku kontroli trzeźwości, mowa jest już bezpośrednio o regulaminie pracy. Może to także być uregulowane w ustaleniach z pracownikiem, co możemy określić jako aneks do umowy o pracę.

Z mojego doświadczenia wynika, że często u pracodawców wprowadzających pracę zdalną w okresie pandemii, regulacje te były albo niewystarczające, albo ich w ogóle nie było. Okazuje się jednak, że oprócz wymienionych, pracodawca powinien sporządzić dokument dotyczący przetwarzania danych osobowych w kontekście pracy zdalnej.

Ponadto, powinien również przeprowadzić ocenę ryzyka związanego z wykonywaniem pracy zdalnej dla określonej grupy zawodowej oraz przygotować odpowiednie dokumenty, które wskażą, w jaki sposób należy wdrożyć zasady BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

W tym miejscu warto wspomnieć, że na stronie prawodlabiznesu.eu dostępne będą wzory wymienionych dokumentów, które ułatwią wdrożenie prawa pracy zdalnej. Szczegółowe informacje znajdą Państwo w zakładce „Sklep”, a także w dziale „Artykuły” lub “BLOG”, gdzie udostępnione zostaną dodatkowe materiały.

Oświadczenia pracownika dotyczące pracy zdalnej

Przed wdrożeniem pracy zdalnej istotne jest, aby pracownik złożył szereg oświadczeń. Wymagane jest, między innymi, oświadczenie stwierdzające, że pracownik dysponuje odpowiednimi warunkami do wykonywania pracy zdalnej w miejscu, które zostało uzgodnione z pracodawcą. Istnieje zatem precyzyjne określenie lokalizacji pracy zdalnej, a pracownik nie ma dowolności w wyborze miejsca pracy.

W przypadku wprowadzania regulaminu pracy zdalnej, ważne jest rozważenie obszaru, na którym będzie on obowiązywał. Pomimo elastyczności, jaka towarzyszy pracy zdalnej, istnieje konieczność uwzględnienia lokalizacji pracowników ze względów podatkowych i ubezpieczeniowych.

W praktyce często ogranicza się możliwość pracy zdalnej wyłącznie do obszaru Rzeczypospolitej Polskiej, co szczególnie dotyczy młodszych pokoleń, takich jak pokolenie „Z”. W przypadku pracy zdalnej poza granicami kraju, preferowaną formą może być współpraca w modelu B2B, co pozwoli uniknąć komplikacji związanych z opodatkowaniem i ubezpieczeniami społecznymi.

Kolejnym wymaganym oświadczeniem jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz akceptacja przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika

Proces zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika może być złożony. Wydatki związane z prądem i Internetem są często rozliczane w formie ryczałtu, natomiast koszty związane z zakupem narzędzi pracy, takich jak biurko czy lampka, mogą być rekompensowane w formie ekwiwalentu.

Warto zauważyć, że nie wszystkie wydatki są opodatkowane, co otwiera drogę do potencjalnych oszczędności podatkowych. Niemniej jednak, kwoty zwrotu są ograniczone, co uniemożliwia wykorzystanie tego mechanizmu jako formy premiowania pracowników.

Praca zdalna może być również odwołana, a obie strony mają możliwość złożenia takiego wniosku. W przypadku pracownika, który wcześniej nie pracował zdalnie, powrót do poprzednich warunków pracy niekoniecznie oznacza powrót do biura.

Kontrola trzeźwości

Bez odpowiedniej dokumentacji i procedur nielegalne jest przeprowadzanie kontroli trzeźwości. Nowe przepisy umożliwiają pracodawcy samodzielną kontrolę, ale jedynie po wprowadzeniu odpowiednich regulacji.

Kontrola ta powinna być przeprowadzana z odpowiednim wyprzedzeniem i może dotyczyć osób, które wykazują zanieczyszczenia alkoholowe lub innych substancji psychoaktywnych.

Podsumowując, kontrola trzeźwości w ramach pracy zdalnej powinna być odpowiednio uregulowana i przeprowadzana zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz procedurami wewnętrznymi pracodawcy.