Od niedawna sprawozdania finansowe składa się do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Jego złożenie zostało zwolnione z opłat sądowych i za publikację w MSiG. Na skutek jednak zmian ustawy, podpisać je mogą wyłącznie osoby, które będąc wpisane do KRS posiadają PESEL. Czy posiadanie PESEL jest obowiązkowe jeśli chcemy prowadzić działalność gospodarczą w formie podlegającej wpisowi do KRS? Odpowiedz brzmi: NIE.

 

Sprawozdania finansowe tylko do Repozytorium

Wraz z nowelizacją Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sprawozdania finansowe będą składane do repozytorium dokumentów i będzie się to odbywać za pomocą systemu teleinformatycznego. Wydaje się to dużym uproszczeniem, szczególnie ze w związku z nowelizacją tej ustawy doszło do zwolnienia z opłaty za publikację  w Monitorze Sądowym i Gospodarczym informacji  dotyczącej zamieszczenia tych dokumentów w repozytorium dokumentów.

Kto może złożyć sprawozdanie do Repozytorium?

Jednakże jest pewien „szkopuł” w całej procedurze, a to, że zgodnie z ustawą takie zgłoszenie musi być opatrzone  kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufania ePUAP, co najmniej przez jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze. Osoba ta musi być wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentacji, wspólnik uprawniony do reprezentacji spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Problem polega na tym, że zgodnie z obecnymi regulacjami, nic nie stoi na przeszkodzie – szczególnie w przypadku spółek kapitałowych – aby osoba pełniąca funkcję w zarządzie, nie posiadała numeru PESEL. Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej (obecnie Prawo przedsiębiorców oraz ustawą o  zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej), czy Kodeksem spółek handlowych, nie ma wymogu aby osoby uprawnione do reprezentowania spółki posiadały PESEL.

Co jeśli nie mam numeru PESEL?

Zatem powstaje dosyć duży problem związany z tym, że w takich spółkach nie będzie można spełnić ustawowego wymogu złożenia dokumentów finansowych – sprawozdań finansowych do repozytorium bez ewentualnych zmian w składzie zarządu polegających na „dokooptowaniu” osoby, która numer PESEL posiada albo też uzyskania tego numeru przez osobę, która pełni funkcje w zarządzie już w chwili obecnej. Trzeba podkreślić, że jak nie zawsze system S24, przez który odbywają się złożenie dokumentów finansowych do repozytorium dokumentów jest zgodny z ustawą, tak akurat w tym przypadku ta zgodność zachodzi, gdyż do repozytorium dokumentów nie można złożyć dokumentów inaczej jak tylko poprzez podpisanie ich przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL jest wpisany do KRS.

Konsekwencje braku złożenia sprawozdania

Sprawa jest tym bardziej poważna jeśli weźmiemy pod uwagę, że Sąd Rejestrowy ma obowiązek wszcząć z urzędu postępowanie o rozwiązanie spółki bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego, między innymi wtedy gdy spółka mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożyła rocznych sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe. Jest to problem do rozwiązania na przyszłość, natomiast biorąc pod uwagę uregulowania dotyczące złożenia sprawozdań finansowych do repozytorium dokumentów i wymóg posiadania do tego przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki numeru PESEL może się to stać realnym problemem dotyczącym niejednego podmiotu na terenie Polski. Jak się rozwiąże ta sprawa? Czas pokaże. Być może dojdzie do zmiany przepisów ustawy lub praktyka sądów wypracuje inne rozwiązania.