Cześć, z tej strony Piotr Kantorowski, a to kolejny odcinek podcastu „Prawo dla Biznesu”. Dzisiaj chciałbym porozmawiać o bezpieczeństwie danych w e-mail marketingu, w kontekście RODO i innych przepisów prawnych. Impulsem do nagrania tego odcinka był artykuł, który napisałem dla magazynu Digital Now. Celem tego podcastu jest również promocja tego artykułu i samego magazynu Digital Now. Teraz przejdźmy do meritum. Zacznijmy od tego, co rozumiem przez bezpieczeństwo danych w e-mail marketingu. Podzieliłbym ten temat na dwa zagadnienia: bezpieczeństwo danych przed ich pozyskaniem i bezpieczeństwo danych już posiadanych.

Bezpieczeństwo danych przed pozyskaniem

Na tym etapie musimy przestrzegać określonych zasad prawnych, które chronią osoby potencjalnie powierzające nam swoje dane. Musimy informować, w jakim celu zbieramy adresy e-mail, a także jasno komunikować, że będziemy wykorzystywać te dane do działań marketingowych. Dla przykładu, jeżeli prowadzimy zapis na newsletter, musimy umieścić odpowiednią informację bezpośrednio przy formularzu zapisu, a także wskazać, kto jest administratorem danych osobowych.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Bezpłatna konsultacja

Bezpieczeństwo danych już posiadanych

Gdy już posiadamy dane, musimy zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie techniczne i technologiczne. Warto przyjąć zasadę, że każdy adres e-mail traktujemy jako dane osobowe. Nawet adresy takie jak biuro@firma.pl mogą w pewnych kontekstach być uznane za dane osobowe, zwłaszcza jeśli z treści wiadomości można zidentyfikować konkretną osobę.

Przetwarzanie danych osobowych

Przedsiębiorca musi jasno zakomunikować cel zbierania danych osobowych. W przypadku e-mail marketingu należy zaznaczyć, że dane będą wykorzystywane do działań marketingowych. Gdy zbieramy adresy e-mail, musimy uzyskać zgodę użytkowników na przetwarzanie ich danych osobowych oraz informować o tym, kto jest administratorem tych danych.

Double Opt-In

Kolejnym ważnym krokiem jest weryfikacja danych za pomocą tzw. Double Opt-In, czyli wysyłanie potwierdzenia zapisu na newsletter na podany adres e-mail. Dopiero po potwierdzeniu subskrypcji możemy przetwarzać te dane.

Lead Magnet

Lead magnet, czyli darmowe materiały oferowane w zamian za zapis na newsletter, powinny być jasno komunikowane jako dostępne dla subskrybentów, a nie jako warunek konieczny do otrzymania e-booka. Należy unikać formułowania komunikatów w sposób, który mógłby podważyć uzyskaną zgodę.

Łatwość wypisania się z newslettera

Proces wypisania się z newslettera powinien być równie prosty, jak proces zapisu. Unikanie „zwodniczych interfejsów” jest kluczowe, aby nie naruszać przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Poziom zabezpieczeń technologicznych

RODO nie precyzuje, jakie dokładnie oprogramowanie należy stosować, ponieważ jest technologicznie neutralne. Odpowiedzialność za dobór właściwych zabezpieczeń spoczywa na przedsiębiorcy, który powinien dostosować poziom zabezpieczeń do ryzyka związanego z rodzajem przetwarzanych danych.

Przechowywanie danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym

Ważne jest, aby wykorzystywać narzędzia, które przechowują i przetwarzają dane w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Dzięki temu nie musimy dodatkowo udowadniać, że kraj, do którego przekazujemy dane, zapewnia odpowiednią ochronę zgodną z RODO.

Zgłaszanie naruszeń

Jeśli dojdzie do naruszenia danych osobowych, musimy powiadomić Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od momentu wykrycia incydentu. Brak zawiadomienia tylko pogorszy naszą sytuację, zwiększając odpowiedzialność.

Po więcej szczegółów zachęcam do lektury mojego artykułu w magazynie Digital Now. Dziękuję za wysłuchanie dzisiejszego odcinka. Słyszymy się za dwa tygodnie.

Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY

Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja