Już 25 września 2024 r. wchodzi w życie długo wyczekiwana ustawa o ochronie sygnalistów. To zatem ostatni dzwonek na wprowadzenie w firmie procedury zgłoszeń wewnętrznych! Więcej na temat tego kiedy przypada “deadline” na wdrożenie procedury w firmie przeczytasz tutaj: Procedura zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów? Tak, ale do kiedy?!

Nowe przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nakładają na firmy zatrudniające co najmniej 50 osób obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. W niniejszym artykule przedstawimy kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w regulaminie dotyczącym zgłaszania naruszeń prawa. Prawdziwa pigułka wiedzy!

Ten artykuł jest jednym z serii artykułów autorów PrawoDlaBiznesu.eu dotyczących nowych przepisów o ochronie sygnalistów. Przeczytaj również:

• Nowa ustawa o ochronie sygnalistów
• Regulamin zgłoszeń wewnętrznych. Jak stworzyć wzór procedury?
• Kim jest sygnalista, czyli kilka faktów w świecie mitów
• Ochrona sygnalistów. Nowe obowiązki dla przedsiębiorców
• Kiedy firmy poniżej 50 osób powinny wdrożyć wewnętrzne procedury dotyczące sygnalistów
• Odpowiedzialność karna w ustawie o sygnalistach
• Wdrożenie ochrony sygnalistów zgodnie z RODO
• Zmowy HR-owe, a ochrona sygnalistów

Kogo obejmuje obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń?

Podczas prac nad ustawą dotyczącą ochrony sygnalistów, polski ustawodawca długo analizował, jakie podmioty powinny być zobligowane do wdrożenia wewnętrznych procedur. Ostatecznie przyjęto, że obowiązek ten dotyczy organizacji zatrudniających co najmniej 50 osób, które wykonują pracę zarobkową, niezależnie od formy zatrudnienia – mogą to być osoby zatrudnione na umowie o pracę, umowach cywilnoprawnych czy kontraktach B2B. To oznacza, że firmy, gdzie dominują kontrakty B2B, również muszą dostosować się do nowych przepisów.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej darmowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Bezpłatna konsultacja

Co powinno znaleźć się w procedurze zgłoszeń wewnętrznych?

Ustawa o ochronie sygnalistów wymienia obligatoryjne elementy, które muszą być uwzględnione w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Obejmują one:

1. Wskazanie osoby lub jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń.
2. Określenie sposobu składania zgłoszeń (np. adres korespondencyjny, e-mail).
3. Zapewnienie bezstronnej jednostki odpowiedzialnej za dalsze działania, weryfikację zgłoszeń i kontakt z sygnalistą.
4. Regulacje dotyczące przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
5. Obowiązek potwierdzenia otrzymania zgłoszenia w ciągu 7 dni.
6. Działania następcze i obowiązek przekazania informacji zwrotnej w ciągu 3 miesięcy.
7. Informacje na temat zgłoszeń zewnętrznych, np. do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń

Jednym z kluczowych elementów procedury jest wyznaczenie osoby lub jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń. Najczęściej jest to specjalnie wyznaczona osoba w strukturze organizacyjnej, np. pełnomocnik ds. zgłoszeń. Taka osoba musi posiadać odpowiednie upoważnienie na piśmie, a także przestrzegać tajemnicy dotyczącej zgłoszeń, nawet po zakończeniu stosunku pracy.

Zadania związane z przyjmowaniem zgłoszeń mogą być także zlecone zewnętrznemu podmiotowi, który będzie realizował obowiązki zgodnie z odpowiednią umową. Ważne jednak, że to to zewnętrzne wsparcie nie zwalnia firmy z odpowiedzialności za zgodność z ustawą.

Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń

Drugim ważnym aspektem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń, która będzie odpowiadała za działania następcze. Może to być ta sama osoba, która przyjmuje zgłoszenia, pod warunkiem, że zachowana zostanie jej bezstronność. Tego zadania nie można powierzyć podmiotowi zewnętrznemu, dlatego odpowiednie działania muszą być realizowane wewnątrz firmy.

Kanały zgłoszeń

Każda procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać informacje o dostępnych kanałach, za pośrednictwem których sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia. Przepisy dają dużą elastyczność w tym zakresie, wymagając jedynie, aby zgłoszenia mogły być składane ustnie lub pisemnie. Mogą to być zgłoszenia listowne, e-mailowe, czy za pomocą dedykowanego oprogramowania.

Kanały zgłoszeń powinny być dostosowane do specyfiki danej firmy. Przykładowo, w przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdzie większość pracowników nie ma stałego dostępu do komputera, lepszym rozwiązaniem może być fizyczna skrzynka na zgłoszenia umieszczona w siedzibie firmy.

Zgłoszenia mogą być anonimowe, ale decyzja o tym, czy przedsiębiorstwo przyjmie anonimowe zgłoszenia, należy do firmy. Jeśli anonimowość ma być gwarantowana, konieczne może być wykorzystanie zewnętrznego podmiotu oraz specjalnego oprogramowania.

PRZYGOTUJ SWOJĄ FIRMĘ NA NOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE OCHRONY SYGNALISTÓW!

Już 25 września 2024 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy prawne dotyczące ochrony sygnalistów. Czy Twoja firma jest na nie gotowa?

Twoja firma zatrudnia co najmniej 50 pracowników (bez względu na podstawę zatrudnienia)? Zgodnie z nowymi przepisami Twoim obowiązkiem jest wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych!

Dowiedz się więcej >>

Działania następcze i informacja zwrotna

Po przyjęciu zgłoszenia, firma ma obowiązek potwierdzenia jego otrzymania w ciągu 7 dni. Następnie, zgodnie z przepisami, w ciągu 3 miesięcy sygnalista powinien otrzymać informacje zwrotne dotyczące podjętych działań. Działania następcze obejmują ocenę prawdziwości zgłoszenia oraz podjęcie kroków w celu przeciwdziałania naruszeniom prawa.

Każda firma ma swobodę w określaniu szczegółów działań następczych, ale musi opisać je w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Mogą to być np. postępowania wyjaśniające czy powołanie zespołu do analizowania zgłoszeń.

Zgłoszenia zewnętrzne

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych musi także znaleźć się informacja o możliwości zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub odpowiednich organów publicznych. Sygnaliści nie muszą najpierw korzystać z wewnętrznych procedur – mają prawo skierować zgłoszenie bezpośrednio do właściwych instytucji.

Elementy fakultatywne procedury zgłoszeń

Oprócz obligatoryjnych elementów, procedura zgłoszeń wewnętrznych może zawierać dodatkowe zapisy, które ułatwią jej wdrożenie i funkcjonowanie. Mogą to być:

• Informacje o zgłaszaniu naruszeń wewnętrznych regulacji etycznych.
• Wskazanie obszarów ryzyka w działalności firmy, które mogą sprzyjać naruszeniom.
• System zachęt do korzystania z wewnętrznych procedur, jeśli sygnalista uzna, że można skutecznie zaradzić naruszeniom wewnątrz firmy.

Podsumowanie – Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Nowe przepisy o ochronie sygnalistów, wchodzące w życie 25 września 2024 roku, nakładają na firmy wiele nowych obowiązków. Wprowadzenie skutecznej procedury zgłoszeń wewnętrznych to nie tylko spełnienie wymagań ustawowych, ale także ważny krok w budowaniu odpowiedzialnej i transparentnej organizacji. Każda firma powinna dostosować swoją procedurę do specyfiki działalności, aby była skuteczna i przynosiła korzyści zarówno pracownikom, jak i samej organizacji.

Paweł Głąb
RADCA PRAWNY

Specjalizuję się w prawie e-commerce, prawie własności intelektualnej oraz prawie danych osobowych. Pomagam firmom chronić ich marki, produkty i walczyć z nieuczciwą konkurencją. Przygotowuję regulaminy, polityki prywatności i cookies oraz dokumentację RODO. Zajmuję się również tworzeniem i audytowaniem umów.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja