Na finiszu prac parlamentarnych znajdują się nowe przepisy ustawy o sygnalistach. Bardzo możliwe, że jeszcze w tym miesiącu ustawa wdrażająca unijną dyrektywę dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenie prawa trafi do podpisu Prezydenta. Nowe przepisy wejdą w życie 3 miesiące po ogłoszeniu ustawy, czyli najprawdopodobniej niedługo po wakacjach. Jakie regulacje wprowadzają nowe przepisy oraz kto i jak powinien się na nie przygotować?

Ustawa zapewni wdrożenie wymaganych Dyrektywą środków ochrony osób zgłaszających oraz osób, których dotyczy zgłoszenie, jak również związanych ze zgłaszaniem rozwiązań organizacyjnych i instytucjonalnych. Nowe przepisy nałożą też na przedsiębiorców obowiązek wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być nie tylko pracownik, ale również inne osoby, które mogą mieć informacje o naruszeniach prawa. Ustawowa ochroną obejmuje również inne osoby, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną z racji wykonywanej umowy (np. umowy cywilnoprawnej), sprawowanej funkcji (np. członek organu osoby prawnej), wykonywania pracy na innej podstawie (np. stażysta, praktykant, czy wolontariusz), a nawet w związku z relacją natury pośredniej (osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy). Katalog ten jest więc bardzo szeroki i zasadniczo istotne jest to, że dana osoba wiedzę o naruszeniu prawa powzięła w kontekście związanym z pracą.

Czego dotyczą nowe przepisy ustawy o ochronie sygnalistów?

Głównym celem nowych przepisów jest zapewnienie sygnaliście ochrony przed działaniami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem naruszenia prawa. Ustawa, ochronę przyznaje jednak nie tylko samemu sygnaliście, ale również osobom pomagających sygnaliście, jak i osobom trzecim z nim powiązanych (w tym współpracowników lub członków rodziny, którzy mogą doświadczyć działań odwetowych).

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej darmowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Bezpłatna konsultacja

Kiedy sygnalista podlega ochronie?

Najważniejszym kryterium ochrony sygnalisty jest jego działanie w dobrej wierze. Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Nie w każdym więc przypadku sygnalista może korzystać z ochrony przed działaniami odwetowymi. Będzie tak wyłącznie w przypadku gdy miał uzasadnione podstawy do przekonania, że:

1. ujawniona przez niego informacja stanowi naruszenie prawa,
2. w chwili zgłoszenia lub ujawnienia informacja ta jest prawdziwa.

Jakie naruszenia prawa mogą być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty?

Ustawa precyzyjnie określa jakie naruszenia prawa mogą być przedmiotem zgłoszenia. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–17.

Katalog naruszeń jest bardzo istotny również z tej przyczyn, że sygnalista co do zasady podlega ochronie, jeżeli sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będą przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa, ale również, że stanowi ona naruszenie prawa, czyli mieści się w katalogu ww. naruszeń. Sygnalista wiec na etapie dokonywania zgłoszenia powinien dokonać samodzielnej oceny, czy przedmiot zgłoszenia stanowi naruszeni prawa w rozumieniu ustawy, ponieważ to warunkuje przyznanie mu późniejszej ochrony.

Warto wskazać, że możliwe jest rozszerzenie powyższego katalogu w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych poprzez umożliwienie zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w danym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Pod warunkiem jednak, że zostały one ustanowione na podstawie przepisów prawa i pozostają z nimi zgodne. W przypadku jednak tego rodzaju naruszeń  wyłączona jest możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych i ujawnienia publicznego.

PRZYGOTUJ SWOJĄ FIRMĘ NA NOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE OCHRONY SYGNALISTÓW!

Już 25 września 2024 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy prawne dotyczące ochrony sygnalistów. Czy Twoja firma jest na nie gotowa?

Twoja firma zatrudnia co najmniej 50 pracowników (bez względu na podstawę zatrudnienia)? Zgodnie z nowymi przepisami Twoim obowiązkiem jest wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych!

Dowiedz się więcej >>

W jaki sposób sygnalista dokonuje zgłoszenia?

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje trzy tryby dokonania zgłoszenia naruszenia prawa przez sygnalistę:

• zgłoszenie wewnętrzne (do podmiotu prawnego dla którego sygnalista wykonuje pracę)
• zgłoszenie zewnętrzne (do organu publicznego)
• ujawnienie publicznego (podanie do publicznej wiadomości)

Szczególnie pierwszy tryb może być istotny dla przedsiębiorców. Ustawodawca nałożył bowiem na podmioty dla których pracę wykonuje co najmniej 50 osób (nie tylko na umowę o pracę) obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura ta powinna określać tryb dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych (czyli tryb obsługi zgłoszeń).

Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Istotnym obowiązkiem jest przekazanie procedury zgłoszeń wewnętrznych nie tylko pracownikowi, ale również osobie ubiegającej się o zatrudnienie wraz z rozpoczęciem rekrutacji.

Procedura wewnętrzna powinna określać sposoby przekazywania zgłoszeń, w tym co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Co istotne, przepisy nie przewidują obligatoryjnego trybu przyjmowania zgłoszeń anonimowych, chociaż w procedurze zgłoszeń wewnętrznych taka możliwość może być przewidziana i dostępna dla sygnalisty.

Zgodnie z nowymi przepisami sygnalista może jednak nie korzystać z trybu zgłoszenia zewnętrznego i od razu dokonać zgłoszenie zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do organu publicznego.

Odrębnym trybem zgłoszenia jest ujawnienie publiczne. Co do zasady może być wykorzystane dopiero po zgłoszeniu wewnętrznym lub zewnętrznym. Kluczowym aspektem ujawnienia publicznego jest zachowanie właściwej sekwencji działań zgłaszającego. Ochrona jest zapewniona, jeżeli sygnalista najpierw dokona zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i w przypadku braku odpowiednich działań w odpowiedzi na to zgłoszenie, dokona ujawnienia publicznego.

Na czym polega ochrona sygnalisty?

Zgodnie z nowymi przepisami wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Ustawa wskazuje przykładowe działania odwetowe, które mogą polegać przykładowo na wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżeniu wynagrodzenia, pominięciu przy awansowaniu, czy też przeniesieniu na niższe stanowisko. Co istotne to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że podjęte działania nie stanowią działań odwetowych. W związku z tym w przypadku chociażby wypowiedzenia umowy o pracę niezwykle istotne jest rzetelne udokumentowanie jego podstaw. W sposób umożliwiający wykazanie, że wypowiedzenia nie było działaniem odwetowym. Ważne jest to, że ochrona obejmuje wszystkie osoby wykonujące pracę również na innej podstawie niż stosunek pracy.

Ustawowa ochrona sygnalisty polega również na tym, że w przypadku gdy sygnalista dokona zgłoszenia mając uzasadnione podstawy sądzić, że: dotyczyło ono naruszenia prawa, było prawdziwe oraz niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa, będzie zwolniony od odpowiedzialności dyscyplinarnej oraz z tytułu zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych i naruszenia tajemnicy, w tym przedsiębiorstwa.

Ochrona sygnalisty przejawia się również w tym, że nieważne są wszelkie postanowienia umów lub innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, które wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub też wprost przewidują stosowanie działań odwetowych.

Ustawa zawiera również przepisy zapewniające ochronę danych osobowych sygnalisty, pozwalających na ustalenie jego tożsamości. Zgodnie z przepisami dane te nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Ujawnienie tych danych może mieć jedynie miejsce, gdy jest to konieczne w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy. W tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Sankcje za naruszenie ustawy o ochronie sygnalistów?

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania. W wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza również szereg sankcji karnych. W tym za uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia, za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, za ujawnienie tożsamości sygnalisty. Zagrożone karą jest również nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jest z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów.

Paweł Głąb
RADCA PRAWNY

Specjalizuję się w prawie e-commerce, prawie własności intelektualnej oraz prawie danych osobowych. Pomagam firmom chronić ich marki, produkty i walczyć z nieuczciwą konkurencją. Przygotowuję regulaminy, polityki prywatności i cookies oraz dokumentację RODO. Zajmuję się również tworzeniem i audytowaniem umów.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja