Każda firma, która prowadzi pełną księgowość, ma obowiązek sporządzania i składania rocznych sprawozdań finansowych. Choć wymóg ten ma na celu zapewnienie transparentności działalności gospodarczej, czasami zdarza się, że z różnych powodów firmy nie są w stanie dotrzymać przewidzianych terminów, niekiedy dopuszczając się nawet znacznego opóźnienia. Co zrobić w takiej sytuacji? Jakie konsekwencje grożą za niezłożenie sprawozdania w terminie i jak można uniknąć kary?

Kto musi składać sprawozdanie finansowe?

Zasadniczo obowiązek składania rocznego sprawozdania finansowego dotyczy wszystkich podmiotów gospodarczych, które prowadzą pełną księgowość. Pełna księgowość oznacza, że firma prowadzi ewidencję zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Taki obowiązek mają m.in. spółki handlowe – zarówno kapitałowe, jak i niektóre osobowe, a także inne osoby prawne. Co ważne, przepisy przewidują pewne wyjątki – spółki jawne i partnerskie podlegają obowiązkowi składania sprawozdań finansowych dopiero wtedy, gdy ich przychody za rok obrotowy przekroczą równowartość 2 milionów euro. W przeciwnym razie nie muszą one składać sprawozdania finansowego.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

Sprawozdanie finansowe – terminy na sporządzenie i złożenie

Zgodnie z polskimi przepisami, spółki muszą przestrzegać kilku kluczowych terminów związanych z rocznym sprawozdaniem finansowym:

1. 31 marca – w przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie musi być gotowe do końca marca kolejnego roku. Jest to ostateczny termin na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego. Spółki mają trzy miesiące na jego przygotowanie licząc od dnia bilansowego.
2. 30 czerwca – termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Firmy mają na to sześć miesięcy od zakończenia roku obrotowego, więc dla firm, których rok obrotowy odpowiada kalendarzowemu, termin ten przypada na 30 czerwca następnego roku.
3. 15 lipca – to ostateczny termin na złożenie zatwierdzonego sprawozdania finansowego w Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego lub do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) za pośrednictwem systemu e-Sprawozdania Finansowe na stronie Ministerstwa Finansów – w przypadku osób fizycznych.
4. Przykładowo więc,dla firm, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, termin złożenia sprawozdania za 2023 rok mija 15 lipca 2024 roku.

Kto jest odpowiedzialny za niezłożenie sprawozdania finansowego?

Zgodnie z przepisami, za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie odpowiada kierownik jednostki – czyli osoba faktycznie zarządzająca firmą. W przypadku różnych form prawnych działalności gospodarczej osobą faktycznie zarządzającą może być inny podmiot. 

W spółkach kapitałowych, takich jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) czy spółka akcyjna (S.A.), kierownikiem jednostki jest zarząd, a w szczególności członkowie zarządu, którzy co do zasady odpowiadają za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie na zewnątrz. Możliwe jest jednak określenie w umowie spółki sposobu reprezentacji, np. wymagania współdziałania kilku członków zarządu lub uzyskania zgody innych organów na określone czynności. W spółkach osobowych, takich jak spółka jawna czy komandytowa, obowiązek prowadzenia spraw spółki i jej reprezentacji spoczywa na wspólnikach, np. komplementariuszach.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej to sam przedsiębiorca jest odpowiedzialny za dopełnienie tego obowiązku. Natomiast w organizacjach non-profit, fundacjach i stowarzyszeniach, odpowiedzialność ponosi zarząd lub inny organ wskazany w statucie.

Co zrobić, jeśli nie zdążyło się złożyć sprawozdania?

Czasami, mimo dobrych chęci, nie uda się dotrzymać wyznaczonego terminu. Niekiedy da się to zrobić, ale z tych czy innych przyczyn osoby za to odpowiedzialne decydują się niedopełnić swoich obowiązków. Niezależnie od sytuacji warto wiedzieć jakie są tego konsekwencje. Przede wszystkim warto wiedzieć, że złożenie sprawozdania po terminie jest także skuteczne. Dlatego też, w pierwszej kolejności, w takim przypadku ważne jest, by jak najszybciej złożyć sprawozdanie, nawet po terminie. Spółki, które nie są w stanie zatwierdzić swojego rocznego sprawozdania finansowego w ustawowym terminie (do 30 czerwca), muszą je mimo wszystko złożyć do KRS. Jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone, obowiązek złożenia dokumentów w rejestrze sądowym powstaje po upływie 15 dni od upływu terminu.

Co grozi za niezłożenie sprawozdania w terminie?

Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie wiąże się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Takie zaniechanie, może skutkować odpowiedzialnością karną, wysokimi grzywnami, a nawet zakazem prowadzenia działalności gospodarczej. Firmy, które uporczywie nie wywiązują się z tego obowiązku, mogą zostać wykreślone z KRS.

Odpowiedzialność karna

Zgodnie z art. 79 pkt 4 Ustawy o rachunkowości, niezłożenie sprawozdania finansowego może skutkować odpowiedzialnością karną. Odpowiedzialność ta dotyczy m.in. członków zarządu spółek z o.o. i akcyjnych, komplementariuszy w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych oraz wspólników prowadzących sprawy spółek jawnych i partnerskich, jeśli spełniają one określone kryteria rachunkowe. W przypadku organów wieloosobowych, odpowiedzialność ponoszą solidarnie wszyscy członkowie zarządu.

Niezłożenie sprawozdania finansowego jest czynem zagrożonym karą grzywny lub karą ograniczenia wolności. Grzywna może wynosić od 10 do 540 stawek dziennych, przy czym wysokość jednej stawki mieści się w przedziale od 10 do 2000 zł. Maksymalna kara grzywny może więc przekroczyć milion złotych, choć w praktyce rzadko osiąga tak wysoką wartość. Kara ograniczenia wolności może trwać od miesiąca do dwóch lat i polegać na wykonywaniu prac społecznych lub potrąceniu części wynagrodzenia na cele społeczne.

W praktyce sądy nakładają różne wysokości grzywien w zależności od okoliczności sprawy. Przykładowo, w wyroku z 25 kwietnia 2018 r. (sygn. akt XII K 211/16) Sąd Okręgowy w Warszawie wymierzył prezesowi spółki grzywnę w wysokości 80 stawek dziennych za każdy rok z pięciu lat, w których nie składał sprawozdań finansowych. Z kolei Sąd Okręgowy w Poznaniu w wyroku z 4 kwietnia 2018 r. (sygn. akt IV Ka 23/18) nałożył na prezesa, który przez cztery lata nie złożył sprawozdań, łączną karę grzywny w wysokości 150 stawek dziennych. Biorąc pod uwagę fakt, że wysokość stawki dziennej może być ustalona w wymiarze od 1/10 do 20 – krotności minimalnego wynagrodzenia, potrafią być to duże kwoty.

Osoba odpowiedzialna za nieterminowe złożenie sprawozdania może również zostać objęta dodatkowymi środkami karnymi, takimi jak:

• zakaz zajmowania określonego stanowiska lub wykonywania określonego zawodu,
• zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, jeśli jej dalsze prowadzenie zagraża dobrom chronionym prawem. W niektórych przypadkach sąd może także zastosować warunkowe umorzenie postępowania, jeśli uzna, że cele kary zostaną spełnione innymi środkami prawnymi.

Wykreślenie z KRS

Brak terminowego składania sprawozdań finansowych przez dwa kolejne lata obrotowe może skutkować wykreśleniem spółki z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) bez przeprowadzania likwidacji. Sąd rejestrowy wszczyna wówczas postępowanie i wzywa spółkę do przedstawienia dowodów na prowadzenie działalności gospodarczej. Jeśli Spółka tego nie zrobi, może zostać rozwiązana z urzędu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Warto wiedzieć, że zgodnie z obecnymi przepisami jeśli okazałoby się, że na spółce pozostawał jednak majątek to po takiej likwidacji przypada on bezpowrotnie na Skarb Państwa.

Jak uniknąć kary za niezłożenie sprawozdania?

Jeżeli firma nie zdążyła złożyć sprawozdania w terminie, może skorzystać z instytucji tzw. czynnego żalu. Jest to narzędzie, które umożliwia uniknięcie odpowiedzialności karnej za niezłożenie dokumentów, pod warunkiem, że firma dobrowolnie zgłosi swoją pomyłkę, czy zaniechanie i ureguluje zaległe zobowiązania publicznoprawne.

Czynny żal należy złożyć jak najszybciej po zaistnieniu problemu, składając pisemne zawiadomienie do organów podatkowych, które zawiera szczegółowe wyjaśnienia na temat przyczyn opóźnienia. Ważne, by zrobić to przed tym, jak organ podatkowy podejmie decyzję w sprawie nałożenia kar.

Czy można powołać się na znikomą szkodliwość społeczną czynu?

W niektórych przypadkach społeczna szkodliwość może być uznana za znikomą. Ocena ta nie oznacza pomniejszenia wartości dobra chronionego, jakim jest przejrzystość obrotu gospodarczego i obowiązek informacyjny przedsiębiorców, lecz wskazuje, że w danej sytuacji naruszenie to miało jedynie minimalny wpływ na interes publiczny. Może to wynikać np. z faktu, że przedsiębiorstwo nie prowadziło aktywnej działalności, a brak sprawozdania nie wprowadził w błąd wierzycieli czy organów nadzoru. W takich przypadkach uznanie czynu za znikomo szkodliwy społecznie pozwala na proporcjonalną reakcję organów ścigania i unikanie nadmiernej represji, a mówiąc wprost – umorzenie postępowania. Każdy przypadek naruszenia rozpatrywany jest jednak indywidualnie.

Podsumowanie

Złożenie sprawozdania finansowego na czas jest jednym z fundamentalnych obowiązków każdej firmy prowadzącej pełną księgowość. Nieterminowe złożenie tych dokumentów wiąże się z poważnymi konsekwencjami, w tym karami finansowymi i odpowiedzialnością karną. Jednak jeśli firma działa zgodnie z przepisami i szybko podejmie odpowiednie kroki, może uniknąć surowych sankcji. Ważne jest, by zrozumieć terminy, procedury oraz dostępne narzędzia, takie jak czynny żal, które pozwalają firmie na uniknięcie kary i naprawienie błędów. Warto pamiętać, że odpowiedzialność za terminowe złożenie sprawozdania leży po stronie kierownika jednostki. Dlatego, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z prawnikiem, który pomoże uniknąć poważniejszych konsekwencji.

Mateusz Kwilosz
ADWOKAT

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa karnego i karno – skarbowego. Specjalizuję się również w prawie cywilnym ze szczególny uwzględnieniem spraw odszkodowawczych i rynku ubezpieczeń Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych, a także w zabezpieczeniu umów i biznesu.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja