Aktywność pracowników w Internecie. W jednych firmach deficytowy i rozchwytywany towar, a w drugich niepożądany aspekt rzeczywistości. Podstawowym pytaniem jest jednak to, czy firmy w ogóle mają prawo w jakikolwiek sposób ingerować w prywatne działania pracowników, albo też – patrząc od drugiej strony – czy mogą takiej aktywności żądać. Sprawa nie jest tak oczywista jakby się mogło wydawać nawet pomimo to, że działania pracowników podejmowane w Internecie są w większości przypadków publiczne. W tym artykule przedstawię jednak główne aspekty całego zagadnienia, które pozwolą Ci obrać właściwy kierunek działań w Twojej organizacji.

Pożądana aktywność pracowników w Internecie

Zacznijmy od kwestii mniej zawiłych. Otóż pierwszym pytaniem, na które odpowiem będzie to, czy pracodawca może od pracownika oczekiwać aktywności w Internecie. Rzecz jasna  takie oczekiwania być może nie będą dotyczyć wszystkich branż, ale zawsze tam, gdzie w grę wchodzą usługi specjalistyczne publikowanie przez pracowników w Internecie może okazać się tym, co przyciągnie nowych Klientów do firmy. Dlatego też często pracodawcy oczekują w tym zakresie proaktywności od pracowników. Innymi słowy, oczekuję, że pracownicy będą publikować w Internecie czy to treści związane z firmą, czy też specjalistyczne, które zainteresują potencjalnych klientów.

Czy jednak oczekiwania te mają podstawy prawne? Odpowiedź uzależniona jest od tego jaki zakres obowiązków powierzymy danej osobie. Będzie tak bowiem tylko wtedy, gdy tego rodzaju działania powierzymy danej osobie i będą wchodzić do jej obowiązków pracowniczych. W innym przypadku jako pracodawcy możemy co najwyżej wyrazić nadzieję, że dana osoba będzie chciał takie aktywności przejawiać, a dodatkowo, że te aktywności da się powiązać w jakiś sposób z Twoją firmą. Innymi słowy, jeśli nie umówimy się w umowie o pracę i nie sformalizujemy tego w zakresie obowiązków pracowniczych na to, że dana osoba ma publikować promujące czy to pracodawcę, czy też nawet nią samą treści to nie mamy prawa tego od niego żądać.

Prawo do treści tworzonych przez pracowników

Wiemy już jak jest z możliwością oczekiwania od pracowników jakichkolwiek aktywności w Internecie. Co jednak z prawem do treści? Zasada ogólna jest tu prosta. Jeśli z umowy o pracę nie wynika nic innego – treści stworzone przez pracownika w ramach stosunku pracy to jest w granicach jego obowiązków służbowych będą stanowiły niejako własność pracodawcy. Życie jest jednak bardziej skomplikowane niż ta prosta zasada. Jeśli tego typu treści są bowiem publikowane na kanale, blogu, czy w podcaście firmowym to treści te będą stanowiły własność firmy.

Co jednak jeśli pracownik publikować je dla przykładu będzie na swoim profilu LinkedIn, koncie na Instagramie i tym podobne? Choć nie spotkałem się jeszcze z orzeczeniem w tym przedmiocie to taki profil jest – rzec można, choć będzie to duże nadużycie w innym kontekście –własność pracownika. Brak wiec podstaw prawnych do tego, aby po rozwiązaniu umowy zażądać od pracownika „wydania” takiego profilu, czy też usunięcia określonych treści choć, gdy te wprost dotyczyły marki to takie działanie wydaje się jeszcze dopuszczalne. Cóż, w moim przekonaniu należy przyjąć, że będziemy mieli tu sytuację podobną do tej, gdy nasz pracownik reprezentuje firmę na konferencji jako prelegent. Co prawda możemy później posłużyć się jego prezentacją, napisać że wziął on udział w tej konferencji, ale koniec końców w kontekście innym niż „tu i teraz” nie będziemy mieli prawa do skorzystania z jego działań, nie będziemy mogli mu wydać polecenia żeby nauczył on swojego następcę występować równie porywająco i tym podobne.

Dodam tu jeszcze jedynie, że sprawa jest bardziej skomplikowana jeśli współpracujemy z daną osobą na innej podstawie niż umowa o pracę. W takiej sytuacji w przypadku, gdy treści publikowane przez taką osobę będą stanowić utwór musimy w umowie zastrzec odpowiednie klauzule, aby prawa do takiego utworu przeszły na naszą rzecz. W przypadku umowy o pracę dzieje się tak niejako z automatu pod warunkiem, że nie zmieniliśmy w umowie zasad ogólnych i że tworzenie takich treści mieści się w zakresie obowiązków pracownika.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Bezpłatna konsultacja

Niepożądane działania pracowników w Internecie

Sprawa nieco komplikuje się jednak, gdy pracodawca chcę wyciągnąć konsekwencje w stosunku do pracowników, gdy Ci – mówiąc delikatnie nie najlepiej reprezentują jego interesy i to robiąc to dodatkowo w przestrzeni publicznej. Już w tym miejscu warto powiedzieć, że obecna linia orzecznicza mówi, że takie zachowania mogą stanowić podstawę do wyciągnięcia konsekwencji służbowych w stosunku do pracownika jednak nie jest to teza bezwzględna i nie w każdym przypadku będzie to możliwe.

Analizując tę kwestię bardziej szczegółowo przede wszystkim warto pamiętać, że życie prywatne pracownika podlega ochronie jako jego dobro osobiste. Co istotne, fakt, że dana osoba wypowiada się publicznie, ale w czasie prywatnym i bez związku z pracą, nie czyni jej od razu pozbawionej ochrony. Osoba ta co prawda sama niejako częściowo rezygnuje z ochrony prywatności poprzez podzielenie się czy to swoimi przemyśleniami, czy to zdjęciami z szerszą publicznością, ale nie zmienia to charakteru takich treści z perspektywy pracodawcy. W dalszym ciągu będą to jednak treści wchodzące w sferę życia prywatnego tej osoby. Patrząc na sprawę niejako od drugiej strony warto jednak zauważyć, że bardzo często takie osoby są możliwe do powiązania z daną firmą, czy instytucją. Niekiedy nie wymaga to zresztą żadnych analiz bo mają ten „związek” wpisany w profilu.

Po dłuższym czasie niepewności orzecznictwo wypowiedziało się w tym zakresie dość jednoznacznie. Niemożliwe do zaakceptowania z perspektywy renomy pracodawcy, czy też jego kultury organizacyjnej publiczne zachowania pracownika, szczególnie jeśli da się go powiązać z danym pracodawcą, można w przypadku stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, a nawet jej rozwiązania w trybie dyscyplinarnym.

Przykładów takich orzeczeń jest z pewnością więcej, ale można to dla przykładu przytoczyć jeden z wyroków, gdzie były już pracownik pewnej firmy publicznie i obelżywie wypowiedział się na temat Ukrainy. W wyroku wydanym w tej sprawie Sąd podkreślił, że:

Pracownik za pośrednictwem mediów społecznościowych obrażał zarówno Ukrainę jak i jej obywateli, nazwał ukraińska flagę „szmatą”, przy czym informacje zawarte na jego profilu pozwalały na zidentyfikowanie pracodawcy. Zdaniem sądu zgodne z prawem jest zwolnienie bez zachowania okresu wypowiedzenia pracownika, który obraża publicznie obce państwo.  Sąd jednoznacznie stwierdził, iż obrażanie innych osób z powodu narodowości, rasy lub religii nie może być uznane za wyrażanie swoich światopoglądowych opinii w ramach wolności słowa. Wyrok Sądu Rejonowego Szczecin-Centrum w Szczecinie z dnia 16 czerwca 2023 r. (nieprawomocny; IX P 154/22)

Oczywiście jest wiele zachowań bardziej dyskusyjnych i trzeba też oddzielić posiadanie przez pracownika dopuszczalnych prawem poglądów od sposobu ich wyrażenia, a finalnie posiadanie poglądów (co przecież też niekiedy ma miejsce) prawem zakazanych i publiczne ich propagowanie. Każda tego typu sprawa ma z pewnością wiele niuansów, ale warto wiedzieć, że co do zasady także takie działania mogą stanowić przyczynę do rozwiązania stosunku pracy.

Publiczne poszukiwanie pracy przez pracowników w trakcie trwania zatrudnienia

Bardzo kontrowersyjnym zagadnieniem jest już jednak możliwość wyciągnięcia jakichkolwiek konsekwencji w stosunku do pracowników, którzy publicznie informują o tym, że poszukują pracy choćby poprzez nakładkę „Open to work” dostępną na LinkedIn.  Rzecz jasna wiadomym jest, że praca w tym czy innym miejscu jest przynajmniej w części decyzją pracownika. Mówiąc „przynajmniej w części” mam tu na myśli tę oczywistą okoliczność, że wola takiego zatrudnienia musi być także po stronie pracodawcy. Bywa natomiast ta, że ta drastycznie się kurczy, a niekiedy nawet znika, gdy pracodawca widzi, że poziom związania jego pracownika z firmą jest na tyle wątły, że bez ogródek komunikuje on publicznie w trakcie zatrudnienia, że szuka nowej pracy.

Rzecz jasna pracy też szukać nikt pracownikowi nie zabrania, czasem może być to nawet przyczynek do tego, aby porozmawiać z pracownikiem o zmianie warunków jego zatrudnienia na bardziej korzystne, ale są też niekiedy sytuacje, gdy pracodawca chciałby skrócić taką współpracę skoro jest ona dla pracownika niewygodna z tych czy innych względów.

Pozostawmy na chwilę poza naszymi rozważaniami kwestie, czy pracodawca może co do zasady przetwarzać takie dane bo o tym będę pisał poniżej. Skupmy się na tym, czy pracodawca może dla przykładu uprzedzić pracownika składając mu z tego powodu wypowiedzenie, albo odmawiając mu awansu. Kwestia jest tym bardziej kontrowersyjna jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, że wdrożone jakiś czas temu dyrektywy unijne zabraniają co do zasady ograniczania pracowników w podejmowaniu dodatkowego zatrudnienia, a przecież nie można mieć pewności (chyba, że akurat w danym przypadku można), że nie chodzi tu o zmianę pracy tylko o dodatkowe zatrudnienie.

Temat jest niezwykle kontrowersyjny, zdecydowanie bardziej po zmianie przepisów niż jeszcze przed ich zmianą. Wydaje się, że – jednak tu rekomendowałbym zdecydowanie konsultacje każdego przypadku odrębnie – tak jak poszukiwanie nowej pracy może stanowić uzasadnioną podstawę do odstąpienia od awansu danej osoby, chyba że to właśnie brak awansy był przyczyną tego poszukiwania tak w przypadku rozwiązania umowy o pracę będzie to możliwe tylko w przypadku najwyższych, kluczowych stanowisk. Przy tego typu zadaniach zupełnie uzasadnionym jest oczekiwanie od pracownika pełnego zaangażowania, choć to nie zawsze znika, gdy ktoś zaczyna nowej pracy poszukiwać więc tu także przypadek nie będzie równy przypadkowi.

Czy pracodawca może prowadzić monitoring aktywności pracowników w Internecie?

Skoro wiemy już jaki wpływ może mieć działanie lub zaniechanie pracownika w Internecie to warto zastanowić się, czy a jeśli tak to kiedy pracodawca może takie zachowania monitorować. Rzecz w tym, że poza przypadkami kiedy dany pracownik sam zobowiązał się do takiej aktywności możliwości są w tym zakresie ograniczone. Oczywiście, gdy pracownik dopuści się – nazwijmy to – ekscesu o którym pracodawca po prostu się dowie sytuacja będzie dość prosta bo nie będzie tu można mówić o żadnym monitoringu aktywności pracowniczej. Takie sytuacje zdarzają się co raz częściej ponieważ wiele osób niestety publikuje w Internecie wypowiedzi, których nawet prywatne skierowanie do wąskiego grona osób stanowi delikatnie mówiąc naruszenie przepisów prawa.

Inaczej jednak w przypadku, gdyby pracodawca zamierzał prewencyjnie obserwować działania pracowników. W tym przypadku będzie musiał on po pierwsze zawrzeć takie informacje w regulaminie pracy, w tym także wskazać sytuacje w jakich sytuacjach i w jakim zakresie może mieć to miejsce oraz cel takich działań. Sprawa jest jednak newralgiczna im bardziej prywatne dane chcielibyśmy gromadzić biorąc pod uwagę, że po części aktualnym pozostaje wypowiedź Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeszcze z czasów sprzed wejścia w życie RODO, że:

Rozwój społeczeństwa informacyjnego pozwala na „budowanie” swojego wizerunku w sieci. Osoby biorące udział w rekrutacji muszą pamiętać, że mają wpływ na budowanie swojego wizerunku w oczach przyszłego pracodawcy poprzez treści, jakie zamieszczają w Internecie. Z tego względu powinny uważać, jakie informacje na swój temat zamieszczają w mediach społecznościowych i innych ogólnodostępnych źródłach. Coraz częściej zdarza się bowiem, że pracodawcy i agencje rekrutacyjne sięgają do takich informacji – mimo niedopuszczalności ich gromadzenia – co potencjalnie może mieć negatywny wpływ na ocenę kandydata do pracy i prowadzić do profilowania go na podstawie dostępnych w Internecie danych. (https://archiwum.giodo.gov.pl/pl/259/10318 – dostęp 19.08.2024)

Jak więc takie działania podejmować w sposób zgodny z prawem? Konieczne jest wprowadzenie wszystkich powyższych kwestii w odpowiedniej dokumentacji funkcjonującej u pracodawcy. Jeśli pracodawca nie ma regulaminu pracy powinien to zrobić w obwieszczeniu. Nie można jednak zapominać, że taki monitoring musi być zgodny z RODO ponieważ fakt publicznego udostępniania informacji nie zmienia tego, że stanowią one dane osobowe. Tak jak w przypadku uzgodnionych w umowie o pracę działań, do których wykonania pracownik jest zobowiązany podstawą do ich monitoringu będzie mogło być wykonanie umowy, tak w przypadku prewencyjnego monitoringu będzie to co najwyżej uzasadniony interes prawny administratora danych. Ten rzecz jasna może istnieć w wielu przypadkach, ale z pewnością nie dotyczy wszystkich danych. Warto odwołać się tu do wypowiedzi Grupy Roboczej, które podkreśla, że:

Pracodawca monitoruje na portalu LinkedIn profile byłych pracowników, którzy objęci są klauzulą o zakazie konkurencji. Celem takiego działania jest monitorowanie przestrzegania takich klauzul. Monitorowanie ogranicza się do byłych pracowników. Dopóki pracodawca może udowodnić, że takie monitorowanie jest konieczne do ochrony jego uzasadnionych interesów, nie ma innych, mniej inwazyjnych środków oraz że byli pracownicy zostali odpowiednio poinformowani o zakresie regularnego obserwowania ich publicznych informacji, pracodawca może powołać się na podstawę prawną w postaci art. 7 lit. f) dyrektywy o ochronie danych. (Opinia 2/2017 Grupy Roboczej art. 29 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy)

W każdym razie istotnym jest to, że nie będzie to dotyczyć wszystkich danych i informacji, które są możliwe do zgromadzenia analizując aktywności pracowników w Internecie. Taki monitoring może dotyczyć tylko takich danych, do których przetwarzania mamy podstawę prawną w oparciu o RODO.

Podsumowanie

Mimo, że działania pracowników w Internecie są w wielu przypadkach jawne nie oznacza to, że pracodawca może w każdym przypadku wyciągać z nich konsekwencje. Znaczenie będzie tu miało przede wszystkim to, czy a jeśli tak to jak działania te wpływać mogą na firmę oraz czy pracodawca dopełnił obowiązków w kontekście informowania o prowadzeniu monitoringu.

Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY

Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja