Gdy pracodawca zatrudnia pracownika, nie oznacza to, że może swobodnie zaglądać w jego prywatne sprawy. Ochrona prywatności to fundament demokratycznego społeczeństwa
i państwa prawa, które respektuje prawa człowieka. W krajach o rozwiniętych demokracjach prywatność działa niczym tarcza, chroniąca mniejszości i jednostki przed nadużyciami władzy lub presją większości. Bez niej ludzie tracą dostęp do swoich podstawowych praw i wolności. Brzmi pięknie, prawda ? Ale przechodząc do konkretów, czy te zasady znajdują potwierdzenie w prawie pracy? Jeśli tak, czy zawsze? Żaden przepis – czy to na poziomie krajowym, regionalnym, czy nawet wewnętrznym regulaminie firmy – nie może ograniczać czy naruszać prywatnej sfery pracownika. Dobitnie podkreślono to w wyroku Wielkiej Izby ETPCz z 5 września 2017 r. w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii, który stał się wykładnią dla sądów krajowych Wspólnoty, w tym także i Polski oczywiście. Ale po kolei…

Poszanowanie sfery prywatnej pracownika

Sprawa dotyczyła zwolnienia pracownika, który korzystał z firmowego konta e-mail do celów prywatnych, mimo że pracodawca wcześniej zakazał takich działań. Pracodawca monitorował wiadomości pracownika, odkrywając, że prowadził on korespondencję o charakterze prywatnym, co zostało uznane za naruszenie regulaminu pracy. Monitoring przeprowadzono bez wyraźnego poinformowania pracownika o jego zakresie, co wzbudziło wątpliwości prawne dotyczące naruszenia prawa do prywatności.

W sprawie tej, kluczowe było pytanie, czy pracodawca miał prawo monitorować wiadomości i wykorzystywać ich treść jako dowód w sprawie dyscyplinarnej. Europejski Trybunał Praw Człowieka (ETPCz) zbadał, czy działania pracodawcy były zgodne z art. 8 EKPC, który gwarantuje prawo do poszanowania życia prywatnego i korespondencji. Trybunał wskazał, że monitorowanie przez pracodawcę jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełnia określone warunki – musi być zgodne z prawem, proporcjonalne i co najważniejsze, jest poprzedzone odpowiednim poinformowaniem pracownika o zamiarze kontroli oraz jej zakresie.

Trybunał podkreślił, że pracownicy mają prawo do „uzasadnionego oczekiwania” poszanowania prywatności, nawet w miejscu pracy. Brak informacji o monitoringu może prowadzić do naruszenia tego prawa. Trybunał zauważył, że pracodawca nie poinformował pracownika o szczegółach monitoringu, co mogło skutkować nielegalnością działań. Nadto, wskazał też, że kontrola korespondencji powinna być stosowana jedynie w wyjątkowych sytuacjach, a jej zakres musi być jasno określony i ograniczony.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

Orzeczenie w tej sprawie stało się precedensem, podkreślającym konieczność ochrony prywatności pracowników. Sprawa Bărbulescu uwypukliła również znaczenie terminów takich jak „życie prywatne” i „korespondencja”, które w świetle prawa europejskiego mają szeroki zakres. ETPCz uznał, że ochrona życia prywatnego obejmuje także relacje zawodowe oraz korespondencję prowadzoną z miejsca pracy, niezależnie od tego, czy używano do tego firmowych, czy prywatnych urządzeń.

Poszanowanie prywatności w kontekście stosunku pracy

Artykuł 8 ust. 1 EKPC gwarantuje każdej osobie prawo do poszanowania życia prywatnego, rodzinnego, mieszkania i korespondencji. Jednak ustęp 2 tego artykułu dopuszcza możliwość ograniczenia tych praw, o ile jest to konieczne i proporcjonalne do osiągania określonych celów, takich jak bezpieczeństwo publiczne czy ochrona praw innych osób. Czy te same zasady można zastosować w przypadku ingerencji w prywatność pracownika przez pracodawcę – podmiot prywatny ? Wszakże, w sprawie Bărbulescu pracodawca monitorował korespondencję elektroniczną pracownika, co skutkowało zwolnieniem dyscyplinarnym. Otóż, trzeba pamiętać iż pierwszym i najważniejszym warunkiem ewentualnego „poluzowania” zasad prywatności korespondencji, jest w każdym przypadku powiadomienie o powyższym zamierzeniu pracownika objętego monitoringiem. W przypadku niedopełnienia powyższego wymagania monitorowanie będzie nielegalne, co naraża pracodawcę na odpowiedzialność.

Problematyka ingerencji w prywatność

ETPCz zbadał, czy krajowe władze publiczne i sądy skutecznie zrównoważyły prawa i interesy stron stosunku pracy. Po jednej stronie znajdowało się prawo pracodawcy do ochrony własności i efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem, po drugiej – prawo pracownika do poszanowania prywatności i korespondencji. Trybunał podkreślił, że specyfika stosunków pracy, opartych na hierarchii i podporządkowaniu, wymaga szczególnej ostrożności przy rozstrzyganiu takich spraw. Nie można w tym kontekście stosować zasad pełnej równowagi stron, charakterystycznych dla innych stosunków cywilnoprawnych.

Uzasadniając ww. wyrok, Trybunał sformułował sześć kluczowych gwarancji ochrony prawa do prywatności pracowników, które powinny być respektowane przez pracodawców oraz egzekwowane przez władze publiczne:

• Wyraźne uprzedzenie pracownika o monitoringu – Pracownik powinien zostać jasno poinformowany o charakterze, zakresie i celu monitoringu. Brak takiego powiadomienia narusza art. 8 EKPC.
• Zakres ingerencji – Monitoring powinien być proporcjonalny i ograniczony do niezbędnego minimum. Należy uwzględnić intensywność, zakres oraz czas trwania działań kontrolnych.
• Uzasadnione powody monitoringu – Pracodawca musi wykazać, że monitoring jest uzasadniony, a jego celem jest ochrona istotnych interesów firmy.
• Alternatywne metody kontroli – Pracodawca powinien rozważyć możliwość zastosowania mniej inwazyjnych metod niż wgląd w treść korespondencji.
• Ocena proporcjonalności działań – Monitoring musi być oceniony pod kątem proporcjonalności do celu, jaki miał zostać osiągnięty.
• Zabezpieczenia dla pracownika – Systemy monitorowania powinny zawierać mechanizmy zabezpieczające prywatność pracownika, a pracodawca powinien informować o ich ograniczeniach.

Regulacje monitoringu korespondencji w Polsce

Jak już było mowa powyżej, wpływ orzeczenia Bărbulescu oraz innych podobnych wywarł wpływ także na prawo polskie. Kiedy zatem mowa o monitorowaniu poczty służbowej,
na gruncie prawa polskiego to zgodnie z artykułem 22 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca może to robić tylko w określonych sytuacjach i znowu pojawia się dobrze nam znany „ważny powód”, a dokładniej chodzi o:

• – zapewnienie, że praca jest dobrze zorganizowana i czas pracy wykorzystywany efektywnie, 
• – upewnienie się, że sprzęt służbowy jest używany zgodnie z przeznaczeniem. 

W praktyce oznacza to, że pracodawca może zaglądać do skrzynki służbowej pracownika, jeśli ma uzasadnienie związane z jedną z ww. kwestii.  Pierwszy powód, czyli efektywne wykorzystanie czasu pracy, może dotyczyć np. sprawdzania zakresu i ilości zadań oraz czy pracownik jest w stanie wyrobić się z nimi w danym czasie. Drugi powód, czyli dbanie o właściwe użycie sprzętu służbowego, to na przykład upewnianie się, że pracownik nie wykorzystuje komputera czy e-maila do prywatnych spraw albo nie wchodzi na strony, które nie mają nic wspólnego z jego pracą. 

Krótko mówiąc, monitoring jest możliwy, ale tylko wtedy, kiedy naprawdę służy firmowym potrzebom, a nie stanowi zaspokojenia ciekawości pracodawcy.

Wpływ orzeczenia Bărbulescu

Wyrok w sprawie Bărbulescu ma daleko idące konsekwencje dla pracodawców. Zwraca uwagę na konieczność przestrzegania standardów ochrony praw człowieka także w środowisku pracy. Pracodawcy nie mogą dowolnie ingerować w prywatność pracowników, nawet jeśli korzystają oni z firmowych zasobów w celach osobistych. Orzeczenie to przyczyniło się do kształtowania standardów zaufania i wzajemnego poszanowania w stosunkach pracy, które są fundamentem „zdrowego” środowiska zawodowego. Wprowadzenie jasnych zasad dotyczących monitorowania korespondencji może ograniczyć konflikty między pracodawcami a pracownikami, sprzyjając budowie bardziej sprawiedliwych i przejrzystych relacji w miejscu pracy.

Mateusz Kwilosz
ADWOKAT

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa karnego i karno – skarbowego. Specjalizuję się również w prawie cywilnym ze szczególny uwzględnieniem spraw odszkodowawczych i rynku ubezpieczeń Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych, a także w zabezpieczeniu umów i biznesu.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja