Co znajdziesz w tym materiale:
Zawarcie umowy pomiędzy członkiem zarządu spółki z o.o. a samą spółką może wydawać się nieco dziwna na pierwszy rzut oka. W końcu to zarząd kieruje spółką, więc jak członek zarządu działający w imieniu spółki może podpisać umowę de facto z samym sobie? Faktycznie wydaję się, że to coś niecodziennego. Jednakże w biznesie bardzo często takie umowy są podpisywane. Praktycznie każdy członek zarządu spółki z o.o. zetknął się z czymś takim w praktyce chociaż raz w czasie swojej kadencji w zarządzie spółki. Cały szkopuł polega na tym aby zawrzeć taką umowę w sposób zgodny z prawem, ponieważ w innym przypadku sankcją najczęściej będzie jej nieważność. To właśnie o tym powiem Ci w artykule, a to jak skutecznie zawrzeć umowę pomiędzy członkiem zarządu spółki z o.o., a samą spółką. Ze względu na wagę tej kwestii i niejednokrotnie nieodwracalne skutki temat ten jest niezmiernie istotny tak z perspektywy spółki jak i jej zarządu..
Nieważność umowy pomiędzy członkiem zarządu spółki z o.o., a samą spółką
Jeżeli ma dojść to sytuacji, w której członek zarządu spółki z o.o. zawiera jakąkolwiek umowę z samą spółką z o.o., to spółki w tej umowie nie może reprezentować zarząd. Nawet jeżeli zarząd jest wieloosobowy i każdy z członków zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę, to niedopuszczalna jest sytuacja, w której za spółkę podpisuje się jeden z członków zarządu, podczas gdy drugą stroną umowy jest inny członek zarządu. Zasada ta ma zastosowanie do wszelkich umów cywilnych, handlowych czy nawet umowy o pracę. Jeżeli mimo wszystko zarząd będzie reprezentował spółkę w takiej umowie to choć odbyłoby się to nawet z poszanowaniem zasad reprezentacji w spółce, to taka umowa będzie bezwzględnie nieważna! W efekcie będzie traktowana przez inne osoby lub organy państwowe tak jakby nigdy nie miała miejsca, a strony powinny zwrócić sobie wszystko co wzajemnie sobie świadczyły. W przypadku umów o strategicznym znaczeniu dla spółki, nieważność takiej umowy może w istocie zaważyć nawet na losach całej spółki.
Trzeba też zaznaczyć, że nawet jeżeli spółka ustanowiła prokurentów, to także i oni nie mogą reprezentować spółki w tego typu umowie. Kto w takim razie powinien reprezentować spółkę, skoro ani zarząd (niezależnie od sposobu reprezentacji i liczby osób) ani prokurent nie może reprezentować spółki w tego typu umowie.
Zgodnie z zasadami Kodeksu spółek handlowych w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Zatem do reprezentacji spółki uprawniona jest rada nadzorcza, a jeżeli takowej w spółce nie ma, co jest częstym zjawiskiem, to wówczas wspólnicy powołują w drodze uchwały specjalnego pełnomocnika, który jest uprawniony do zawarcia konkretnej umowy w imieniu spółki z członkiem jej zarządu.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯
Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.
Prawidłowe zawarcie umowy pomiędzy członkiem zarządu spółki z o.o., a samą spółką
Jak już wiesz spółkę, chcącą zawrzeć umowę z członkiem jej zarządu, reprezentuje rada nadzorcza lub specjalny pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników.
W większości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością rada nadzorcza nie funkcjonuje, gdyż co do zasady jest ona organem fakultatywnym w spółce z o.o., a tylko w konkretnych sytuacjach jej powołanie jest obowiązkowe. W efekcie w przypadku braku rady nadzorczej zgromadzenie wspólników musi powołać specjalnego pełnomocnika z umocowaniem do zawarcia konkretnej umowy z członkiem zarządu. Jeżeli jednak w danej spółce jest powołana rada nadzorcza to wówczas rada nadzorcza reprezentuje spółkę zgodnie z zasadami określonymi w umowie spółki lub regulaminie rady nadzorczej.
Jeżeli jednak zachodzi konieczność powołania pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników, to w istocie los umowy, którą spółka zamierza zawrzeć z członkiem zarządu będzie zależał od woli zgromadzenia wspólników. Jeżeli zgromadzenie wspólników finalnie nie powoła pełnomocnika, zaś spółka nie posiada rady nadzorczej, to zawarcie umowy z członkiem zarządu nie będzie możliwe, a nawet jeżeli zarząd postawi na swoim, to umowa będzie nieważna.
Zatem pierwszy krok do zawarcia umowy pomiędzy członkiem zarządu a spółką, to zwołanie zgromadzenia wspólników na zasadach określonych w Kodeksie spółek handlowych. Warto tutaj wiedzieć, że nadzwyczajne zgromadzenie wspólników może odbyć się bez formalnego zwołania, jeżeli na zgromadzeniu cały kapitał zakładowy spółki jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Dzięki tej zasadzie z Kodeksu spółek handlowych w spółkach z o.o., w których jest kilku lub kilkunastu wspólników, można nawet podczas spontanicznego spotkania odbyć zgromadzenie, jeżeli w danym miejscu są wszyscy wspólnicy spółki lub ich pełnomocnicy, oraz jeżeli wszyscy wyrażą zgodę co do odbycia nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i zaproponowanego porządku obrad przez zarząd. Jeżeli jednak wspólnicy nie wyrażą na odbycie zgromadzenia w powyższym trybie, to niestety ale zarząd spółki będzie musiał zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników w sposób formalny, co odroczy w czasie zawarcie umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu.
Kiedy dojdzie do zgromadzenia wspólników, to wspólnicy w drodze uchwały powołują konkretna osobę fizyczna, aby reprezentowała spółkę w konkretnej umowie z członkiem zarządu. Tutaj ważne, aby z treści chwały wynikało wprost po pierwsze kto reprezentuje spółkę, po drugie jaka konkretnie umowa będzie zawierana i po trzecie z którym konkretnie członkiem zarządu (to w przypadku zarządu wieloosobowego).
Dobrą praktyką jest, aby w tego rodzaju uchwale zgromadzenie wspólników przyznało powoływanemu pełnomocnikowi uprawnienie do samodzielnego kształtowania treści umowy, albo przeciwnie – dokładnie określało treść takiej umowy. Dzięki temu nie będzie wątpliwości, iż pełnomocnik może w dowolny sposób negocjować lub kreować treść zawieranej umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu, albo też wręcz przeciwnie – może taką umowę zawrzeć tylko na określonych warunkach.
Oczywiście nie można zapomnieć o tym, że uchwała ta ma być częścią protokołu zgromadzenia wspólników, który następnie winien trafić do księgi protokołów spółki ze zgromadzeń wspólników. Poza treścią samej uchwały z protokołu musi wynikać prawidłowość zwołania zgromadzenia, oraz to że jest ono władne do podejmowania uchwał. Nadto koniecznym jest sporządzenie listy obecności ze zgromadzenia celem potwierdzenia obecności wspólników biorących udział w zgromadzeniu. Co więcej, dobrze jest wyłonić przewodniczącego oraz protokolanta w na początku zgromadzenia. W sposób wzorcowy wspólnicy powinni ich wybrać w drodze uchwał podjętych podczas zgromadzenia.
Zatem jak widzisz ze zwołaniem i przeprowadzeniem zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. wiąże się wiele ważnych kwestii, oraz jest to proces złożony, w którym uchwala o powołaniu pełnomocnika to tylko jeden z wielu istotnych elementów. Dla prawidłowości przebiegu zgromadzenia koniecznym jest zachowanie wszystkich elementów, które w tym zakresie przewiduje Kodeks spółek handlowych lub ewentualnie umowa danej spółki.
Jak już zgromadzenie wspólników powoła pełnomocnika, zaś treść umowy z członkiem zarządu będzie już ustalona, to w komparycji takiej umowy jako osobę reprezentującą spółkę z o.o. wpisujemy powołanego pełnomocnika ze wskazaniem na uchwałę zgromadzenia wspólników, na mocy której pełnomocnik jest uprawniony do reprezentacji spółki. Dobrą praktyką jest przedłożyć kopię protokołu ze zgromadzenia wspólników jako załącznik do umowy, aby osoby trzecie, w szczególności sądy lub organy administracji publicznej jak np. urząd skarbowy czy zakład ubezpieczeń społecznych, nie miały wątpliwości, iż umowa jest skutecznie zawarta. Zatem w tego typu umowie kluczowym jest odpowiednie określenie komparycji umowy, aby nie było wątpliwości co do umocowania pełnomocnika, który działa po stronie spółki.
Sam protokół ze zgromadzenia wspólników powinien być w formie pisemnej. Jeśli spółka została utworzona przy użyciu wzorca za pośrednictwem systemu s24, to w tymże systemie jest możliwym również powołania pełnomocnika za pomocą wzorca uchwały w tym zakresie.
Zawarcie umowy pomiędzy członkiem zarządu a jednoosobową spółką z o.o.
Może się zdarzyć tak, że koniecznym będzie zawarcie umowy pomiędzy członkiem zarządu a jednoosobową spółką z o.o. Tutaj wyjaśniając po krótce trzeba zaznaczyć, że spółka z o.o. jako spółka kapitałowa może mieć formę jednoosobową to jest taką, w której jest tylko jeden wspólnik posiadający całość udziałów w kapitale zakładowym spółki, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu w spółce. W takiej sytuacji powyższe zasady nie mają zastosowania, zaś procedura zawarcia umowy pomiędzy członkiem zarządu a spółką jest inna.
Otóż członek zarządu jednoosobowej spółki z o.o., chcąc aby umowa pomiędzy nim a spółką była ważna, musi udać się do notariusza. Wówczas notariusz sporządza umowę pomiędzy członkiem zarządu a spółką w formie aktu notarialnego. Tylko wtedy taka umowa jest ważna. Taka procedura jest niestety konieczna, gdyż jedyny członek zarządu spółki, który jest jednocześnie jej jedynym wspólnikiem, nie może sam powołać pełnomocnika do reprezentacji spółki, jak to ma miejsce w spółce z o.o., w której mamy co najmniej dwóch wspólników lub dwóch członków zarządu. Byłoby to działaniem wręcz nielogicznym i niecelowym z punktu widzenia ochrony interesów samej spółki jako osoby prawnej. Stąd koniecznym jest obecność notariusza, który tworząc akt notarialny, jednocześnie pełni ochronę interesów spółki ponieważ taką umowę jest zobowiązany zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego.
Warto wiedzieć, że wymogu zachowania formy aktu notarialnego, o czym mowa powyżej, nie stosuje się w przypadku umowy zawieranej pomiędzy spółką a członkiem zarządu przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie s24. Chodzi tutaj o spółki utworzone za pomocą systemu s24. W ich przypadku Kodeks spółek handlowych przewiduje taką możliwość.
Brak skuteczności zawarcia umowy o pracę pomiędzy członkiem zarządu a spółką z o.o.
Na koniec chcę Ci przedstawić sytuację, w której umowa o pracę zawarta pomiędzy członkiem zarządu, a spółką będzie nieważna i to nawet po spełnieniu wszystkich wymogów, o których pisałem. Oczywiście, jeżeli rzeczona umowa zostanie zawarta z naruszeniem powyższych zasad to będzie bezwzględnie nieważna. Niemniej w przypadku, gdy dochodzi do zawarcia umowy o pracę pomiędzy spółką a członkiem zarządu, to jest jeszcze jeden ważny aspekt, który trzeba wziąć pod uwagę, a to – podporządkowanie pracownicze właściwe dla stosunku pracy.
W sytuacji kiedy członek zarządu spółki jest jednocześnie wspólnikiem posiadającym większość udziałów w spółce, to nawet jeżeli zawrze umowę o pracę ze spółką zgodnie z zasadami Kodeksu spółek handlowych, to w istocie nie będzie ona uznana za umowę o pracę, gdyż nie będzie tutaj elementu podporządkowania, który jest jednym z podstawowych elementów stosunku pracy. Ten element nie zaistnieje, gdyż jeżeli członek zarządu jest większościowym wspólnikiem, to w istocie ma pakiet kontrolny nad spółką. W takim stanie rzeczy jego głos jest decydujący jeżeli chodzi o jakiekolwiek działania w spółce.
Stąd nie sposób przyjąć, iż w takiej sytuacji zaistnieje stosunek pracy, nawet jeżeli umowa o pracę zawarta pomiędzy członkiem zarządu i spółką będzie w pełni z poszanowaniem zasada Kodeksu spółek handlowych w tym zakresie. Żeby stosunek pracy miał miejsce, to muszą wystąpić wszystkie jego cechy, o których mowa w Kodeksie pracy, w tym rzeczone podporządkowanie pracownika w stosunku do pracodawcy. Brak choćby jednej spowoduje, iż w istocie zawarta umowa nie będzie umową o pracę, a co najwyżej może być uznana za umowę cywilnoprawną.
Podsumowanie
Zatem jak już wiesz, zawarcie umowy pomiędzy członkiem zarządu spółki z o.o., a samą spółką, to tylko z pozoru prostu proces. W istocie wiąże się z tym wiele istotnych elementów, na które trzeba zwrócić uwagę. W przeciwnym razie taka umowa pomiędzy członkiem zarządu a spółką będzie nieważna i nie wywrze pożądanych skutków.
Marcin Sierżęga
PRAWNIK
Zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych. Specjalizuję się również w prawie własności intelektualnej, w szczególności w ochronie znaków towarowych. Wspieram firmy w zabezpieczeniu umów i biznesu.
Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.
