131
0

Kiedy firmy poniżej 50 osób powinny wdrożyć wewnętrzne procedury dotyczące sygnalistów

131
0

Śledząc regulacje dotyczące sygnalistów z pewnością większość osób wie, że obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur dotyczących zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów dotyczy co do zasady firm, które zatrudniają, niezależnie od podstawy prawnej tego zatrudnienia, co najmniej 50 osób. Co jednak ważne, ustawa o ochronie sygnalistów wprost dopuszcza, aby taką procedurę posiadały też firmy, które zatrudniają mniejszą liczbę pracowników. Czy jednak taka decyzja jest racjonalna? O tym napiszę w tym artykule.

Firmy poniżej 50 zatrudnionych, a ustawa o ochronie sygnalistów

Zacząć warto od tego, że wbrew często przeze mnie spotykanemu obiegowemu poglądowi nie jest prawdą, że ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje jedynie te firmy, czy inne instytucje, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Regulacja ta obowiązuje wszystkie firmy, a cenzus 50 zatrudnionych dotyczy wyłącznie wymogu posiadania wewnętrznej procedury związanej z procedowaniem zgłoszeń naruszeń prawa. Tym samym, przede wszystkim nie jest prawdą teza, że poprzez uchwalenie wewnętrznej procedury dotyczącej ochrony sygnalistów przyjmujemy na sobie obowiązki, których w innym przypadku z pewnością byśmy nie mieli. Raczej przychyliłbym się bardziej do tezy, że tworzymy firmową regulację, która wyjaśnia nam jak należy postępować w określonych przypadkach i jak powinniśmy sobie radzić ze zgłoszeniami naruszeń prawa.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Jeśli nie zgłoszenie wewnętrzne, to co?

Szukając odpowiedzi na pytanie, czy warto wdrożyć wewnętrzne procedury dotyczące ochrony sygnalistów w firmie, która zgodnie z przepisami nie ma obowiązku ich wdrożenia warto uświadomić sobie jakie alternatywy będzie miała osoba, która zauważy naruszenie prawa i będzie je chciała wyeliminować. Rzecz w tym, że jeśli nie zgłoszenie wewnętrzne to zgłoszenie zewnętrzne, albo nawet publiczne ujawnienie. To pierwsze polega na tym, że osoba chcąca zgłosić naruszenie prawa i uzyskać status sygnalisty zawiadamia o fakcie naruszenia odpowiedni organ administracji publicznej lub prokuraturę, ewentualnie Rzecznika Praw Obywatelskich, który nada sprawie dalszy bieg kierując ją do właściwego urzędu lub instytucji. Innymi słowy, brak procedury wewnętrznej bardziej prowadzić w prostej linii do tego, że o potencjalnym naruszeniu zostanie powiadomiony organ uprawniony nie tylko do prowadzenia kontroli zgodnego z prawem działania w danym zakresie, ale także do wyciągania konsekwencji za brak takiej zgodności.

Co gorsza, brak procedury wewnętrznej może też skłonić do publicznym ujawnienie. Na czym ono polega? Na podaniu informacji do publicznej wiadomości! Warto pamiętać, że nawet jeśli zarzuty w przyszłości się nie potwierdzą to opinia publiczna raczej zapamięta to, że w ogóle się one pojawiły, a nie późniejsze, najpewniej formalne, przeprosiny, czy sprostowania.

Nawet jeśli weźmiemy więc pod uwagę fakt, że posiadanie procedury wewnętrznej nie obliguje sygnalisty do jej wykorzystania i może on od razu powiadomić właściwy urząd lub inną instytucję, czy też fakt że ujawnienie publiczne pozwoli uzyskać status sygnalisty tylko wtedy, gdy dana osoba bezskutecznie próbowała wdrożyć procedurę ujawnienia wewnętrznego i zewnętrznego to z pewnością wdrożenie takiej procedury przynajmniej stworzy nam większe szanse wyjaśnienie takich spraw wewnątrz firmy. Już więc sam ten fakt powinien zachęcać nas do podjęcia decyzji o wdrożeniu takiej procedury.

W czyim interesie dochodzi do ujawnienia naruszenia prawa?

O celowości wdrożenia wewnętrznych procedur ochrony sygnalistów nawet jeśli nie jest się do tego zobowiązanym powinno przemawiać także to, że te procedury – wbrew temu co można by w pierwszym rzędzie pomyśleć – mają za zadanie chronić interesy firmy. Sęk w tym, że co najmniej część z naruszeń, które w ramach procedur dla sygnalistów może być zgłoszone to naruszenia, które raczej zagrażają firmie niż porządkowi prawnemu, albo co najmniej zagrażają i firmie i interesom innych osób. 

Zupełnie przykładowo rozważmy tu sytuację, w której sygnalista zgłasza naruszenie dotyczące ochrony konsumentów. Z pozoru sytuacja mogłoby się wydawać jest wymierzona w firmę, ale gdy zestawimy możliwość poddania takiego działania ponownej analizie wewnątrz firmy z wszczęciem postępowania przez UOKiK, które może być zakończone karą nawet do 10% przychodu z roku poprzedniego to nasze pierwotna ocena traci na wartości. Analogicznie może być też w sytuacji, w której zgłoszenie dotyczy naruszenia ochrony danych osobowych. Także w tym przypadku odpowiednio wczesne wykrycie naruszenia, a nawet sama możliwość poddania go ponownej analizie będzie miało pierwszorzędne znaczenie.

PRZYGOTUJ SWOJĄ FIRMĘ NA NOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE OCHRONY SYGNALISTÓW!

Już 24 września 2024 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy prawne dotyczące ochrony sygnalistów. Czy Twoja firma jest na nie gotowa?

Twoja firma zatrudnia co najmniej 50 pracowników (bez względu na podstawę zatrudnienia)? Zgodnie z nowymi przepisami Twoim obowiązkiem jest wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych!

Firmy będące na granicy?

Wdrażając obecnie procedury wewnętrzne związane z ochroną sygnalistów spotykam się często z sytuacją, że w wielu firmach ilość osób świadczących pracę jest niejako na granicy. Mowa o 45 i więcej osobach, ale nie 50. W takiej sytuacji praktycznie zawsze rekomenduje wdrożenie. Należy zakładać, że w większości przypadków przekroczenie liczby 50 osób świadczących pracę jest kwestią miesięcy, być może nieco ponad roku. Dobrze jest więc w takim przypadku przygotować organizację do nowych procedur, obowiązków, ale i uprawnień już teraz kiedy jeszcze wszyscy będziemy uczyć się jak one działają. Co istotne, taka decyzja zdejmuje z nas większą część ryzyk związanych z wdrażane wewnętrznej procedury zgłoszeń ponieważ firma jeszcze nie ma obowiązku posiadania tej procedury. Mając więc na względzie możliwość bezpiecznego przygotowania się do jej obligatoryjnego stosowania w najbliższej przyszłości taka decyzja wydaje się być jedynym słusznym rozwiązaniem.

Transparentność

Dla wielu firm transparentność jest wartością samą w sobie. Tak wewnątrz, jak i na zewnątrz. Wdrożenie procedury ochrony sygnalistów dla firm, które nie mają takiego obowiązku jest z całą pewnością pokazaniem światu i konkurencji, że uczciwość, rzetelność i transparentność to dla nas wartości nadrzędne. Także również z tego powodu warto rozważyć wdrożenie wewnętrznej procedury zgłoszeń naruszeń prawa w przypadku firm, które jeszcze nie są zobligowane ustawowo do jej posiadania. Będzie to ewidentny sygnał tak na zewnątrz, jak i do wewnątrz organizacji, że zależy nam na grze fair play i jesteśmy otwarci na przyjęcie feedbacku.

Odpowiedzialność firmy i kadry menadżerskiej

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, gdy nie jest to jeszcze zgodnie z przepisami konieczne, może mieć jeszcze jeden korzystny skutek. Rzecz w tym, że w wielu przypadkach w sytuacji, gdy firmie, czy też jej kadrze menadżerskiej wymierzana może zostać kara za naruszenie określonych przepisów pod uwagę należy brać także okoliczności towarzyszące naruszeniu. Nie jest natomiast wykluczone, że za takie może być uznany fakt, że po zgłoszeniu wewnętrznym firm podjęła działania mające na celu wyeliminowanie naruszeń. Może tak być w szczególności jeśli naruszenia dopuściłyby się osoby inne  niż zarząd i dodatkowo działania takie byłyby bez jego woli.

Co więcej,  jeśli nawet do zgłoszenia w ramach tej procedury nie dojdzie, może okazać się, że sam fakt wdrożenia jej wdrożenia w stacji, gdy naruszenia dopuszcza się osoba na innym stanowisku niż zarządzające a menedżerowie o naruszeniu nie wiedzieli będzie okolicznością zmniejszającą wysokość sankcji. W konkretnych okolicznościach fakt swoistego wyjścia przed szereg z wdrożeniem procedury wewnętrznej może być odebrany jako podejmowanie działań mających za zadanie przeciwdziałanie naruszeniom prawa.

Kiedy nie rekomenduję wdrożeń?


Są jednak sytuacje kiedy co do zasady nie rekomenduję wdrożenia procedur wewnętrznych zgłaszania naruszania prawa w sytuacji, gdy nie jest to konieczne. Pierwszą z nich są firmy, których kadra zarządzająca chce postępować niezgodnie z prawem. Po co w takiej sytuacji wdrażać procedury skoro mają być tylko fikcją i prawdopodobnie finalnie miałyby być tak skonstruowane, aby utrudniać zgłaszanie naruszeń prawa. Co więcej, podkreślanie, że takie procedury są wdrażane, gdy w rzeczywistości nie są one wcale przestrzegane, a wręcz jawnie łamane może prowadzić do zwiększenia sankcji. Nie rekomenduję też wdrożenia tej procedury, gdy firma daleko odbiega od 50 osób, a jednocześnie nie funkcjonują w niej żadne inne procedury. W większości przypadków byłby to bowiem przerost formy nad treścią, który nie jest niczym dobrym w biznesie.

Podsumowanie

Jak widać, nie zawsze jest tak, że jak czegoś zrobić nie musimy to tego zrobić nie powinniśmy. Wbrew temu co często słyszę procedury wewnętrzne ochrony sygnalistów nie są wcale wymierzone przeciwko firmie, czy biznesowi. Często pomagają one na eliminowaniu patologii wewnątrz firmy. Niekiedy mogą nawet pomóc nawet jeśli nie wyeliminować sankcje za naruszenie to przynajmniej ją zminimalizować. Dlatego też warto rozważyć wdrożenie wewnętrznych procedur ochrony sygnalistów nawet jeśli nic nas do tego jeszcze nie obliguje.

Doceniasz tworzone przeze mnie treści?

Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY

Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.