Prowadzisz własną działalność gospodarczą Sprawdź, co powinieneś wiedzieć o NDA oraz o umowie o powierzaniu przetwarzania danych osobowych

Umowa o zachowaniu poufności, czyli tak zwane NDA (z ang. non-disclosure agreement), oraz umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych będą to umowy, które najczęściej przyjdzie Ci zawierać obok umowy głównej z klientem. Jeśli chodzi o NDA, to niewykluczone, że jej podpisanie zostanie Ci zaproponowane jeszcze na etapie negocjacji umowy właściwej. Co więc powinieneś wiedzieć o tym dokumencie?

Czego dotyczy umowa o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności ma przede wszystkim na celu zobowiązać strony, aby zachowały w tajemnicy przekazywane sobie informacje, tym samym pełni ona funkcję ochronną danych, które w przedsiębiorstwie uznawane są za poufne. Umowa ta zazwyczaj zawierana jest niejako przy okazji podpisywania innych umów i ma w stosunku do nich charakter uzupełniający. Niekiedy zdarza się również tak, iż postanowienia, które mogłyby być przedmiotem umowy o zachowaniu poufności, zostają zawarte w umowie właściwej.

Strony zazwyczaj decydują się na zawarcie umowy o zachowaniu poufności w przypadku, gdy podejmują decyzję o ścisłej współpracy, gdzie wiadomo, że do realizacji danego zadania będą musiały wyjawić istotne dla siebie informacje. Umowa taka ma na celu zabezpieczenie interesów stron właśnie w zakresie ujawniania danych. Zazwyczaj formą zabezpieczenia prawidłowego wykonania tego zobowiązania są kary umowne mające charakter kar pieniężnych, których zapłaty musi dokonać strona dopuszczająca się naruszenia postanowień umowy.

Jakie informacje powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?

W dokumencie takim powinniśmy określić, jakie informacje są objęte obowiązkiem zachowania poufności. Mogą to być między innymi dane o klientach, dostawcach, dotyczące procesu technologicznego wykorzystywanego w przedsiębiorstwie, polityki marketingowej, procedur wewnętrznych obowiązujących w firmie. Oczywiście podany katalog informacji stanowi jedynie przykładowe wyliczenie. Ogólnie rzecz ujmując, umowa o zachowaniu poufności ma na celu zabezpieczenie danych, które mają dla Twojego przedsiębiorstwa walor poufności, przez co nie są one publicznie udostępnione oraz przedstawiają jakąś wartość gospodarczą. Co do zasady, wskazując informacje, które mają być chronione, powinniśmy je określić w sposób dokładny. Oczywiście niekiedy będzie to trudne, a wręcz niemożliwe. W takim przypadku należy wskazać zakres takich danych. Podczas określania tego, co stanowi informację poufną, należy wziąć pod uwagę, czy dane nie zostały wcześniej ujawnione do wiadomości publicznej oraz czy przedsiębiorca podjął odpowiednie kroki w celu zachowania ich w tajemnicy, na przykład poprzez wprowadzenie właściwej procedury ich przepływu czy stosowania pewnych zabezpieczeń. Trzeba pamiętać, że im dokładniej wskażemy, jakie informacje są przez nas uznane za poufne, tym łatwiej będzie nam później w razie ewentualnego naruszenia tej tajemnicy wykazać, iż druga strona faktycznie się tego dopuściła.

W takiej umowie warto również odnotować, w jaki sposób konkretne dane mogą być wykorzystywane przez drugą stronę. W końcu przekazuje się je przecież w celu realizacji konkretnego zadania. Tym samym dobrze jest wskazać, w jaki sposób druga strona ma postępować, żeby nie doszło do naruszenia tajemnicy. Należałoby również uwzględnić informację, co stanie się z tymi danymi po realizacji umowy, w jaki sposób druga strona ma je zwrócić lub też usunąć.

Do najważniejszego dla wszystkich postanowienia umowy należą jednak te, które dotyczą ponoszenia odpowiedzialności za dopuszczenie się naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy. Warto w tym miejscu podkreślić, że w przypadku, gdy nie zawarliśmy umowy o zachowaniu poufności, ten, kto dopuści się naruszenia, odpowiada na podstawie artykułu 18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji lub Kodeksu cywilnego, a dokładniej – przepisów dotyczących odpowiedzialności za czyn niedozwolony, czyli odpowiedzialności deliktowej. W takiej sytuacji zazwyczaj powstają jednak problemy z określeniem wysokości powstałej szkody, tym samym może się okazać, iż niemożliwe będzie wycenianie straty, jaką odnotowaliśmy z tego powodu. Właśnie po to, aby takiej sytuacji uniknąć, warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności, w której znajdą się postanowienia określające kary umowne za dopuszczenie się naruszenia zachowania tajemnicy. Kara umowna umożliwia naprawienie powstałej szkody bez potrzeby udowadniania, iż ta faktycznie zaistniała oraz w jakiej wysokości. Wystarczające będzie powołanie się na treść postanowienia umownego i wskazanie, iż zachodzą właśnie te okoliczności. A co w przypadku, kiedy powstała szkoda przewyższa wartość kary umownej? Musimy pamiętać, że o ile nie zastrzegliśmy w umowie odmiennie, to nie możemy dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. Podpisując umowę o zachowaniu poufności, warto więc pamiętać również o tym.

Zaznaczyć trzeba raz jeszcze, że tajemnica przedsiębiorstwa obowiązuje w stosunku do danej informacji dopóty, dopóki charakteryzują ją trzy cechy:

– stanowi wartość gospodarczą,

-nie została udostępniona do wiadomości publicznej, 

– przedsiębiorca podjął działania, które mają na celu utrzymanie jej w tajemnicy. 

Oznacza to, że niekiedy tajemnica może obowiązywać tylko przez ograniczony czas. Aby uniknąć wątpliwości w tym zakresie, dobrze jest w jasny sposób określić w umowie okres, w którym druga strona zobowiązana jest do zachowania przekazywanych danych w tajemnicy.