Newsletter w dalszym ciągu pozostaje jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działań marketingowych w e-biznesie. To doskonały sposób na pozyskanie nowych klientów, jak również dbanie o relacje z obecnymi. Dzięki newsletterowi możesz informować o promocjach, nowych produktach czy też po prostu o ważnych wydarzeniach związanych z Twoją działalnością. Oczywiste jest, że jeżeli startujesz z newsletterem, to zależy Ci na tym, żeby poziom konwersji był jak najwyższy i żeby – mówiąc wprost – do newslettera zapisało się jak najwięcej osób.

Jak powinien wyglądać formularz zapisu na newsletter?

Ogromny wpływ na poziom konwersji ma to, jak wygląda sam formularz zapisu na newsletter. Musi on być na tyle user friendly, żeby może nie tyle zachęcał do zapisu, ale z całą pewnością nie „odstraszał” osób, które już zdecydują się zostać subskrybentami. W tym zakresie, oprócz kwestii związanych z doświadczeniem użytkownika (ang. user experience – UX), istotną rolę odgrywają także te czysto prawne.

Czyli jeśli chcemy uzyskać dobrze konwertujący i legalny newsletter, musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, jak stworzyć formularz zapisu,  aby był w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami i jednocześnie „nie straszył”. Każdy z pewnością spotkał się z newsletterem zawierającym kilka obowiązkowych checkboxów i masę niejasnych informacji. Czy taki formularz zachęca do zapisu? Z pewnością nie. Jednocześnie musisz sobie zdawać sprawę z faktu, że pozostawienie w formularzu zapisu jedynie pola na wprowadzenie maila i przycisku „zapisz się” lub innego tego typu, jest dalekie od zgodności z prawem i w prosty sposób może prowadzić do naruszenia nie tylko RODO, ale również pozostałych przepisów mających zastosowanie w przypadku newslettera.

Jak stworzyć legalny newsletter?

Istnieje jednak sposób na to, jak stworzyć legalny newsletter zapewniający maksymalnie wysoki poziom konwersji. Pewne ułatwienia w tym zakresie wprowadziła tzw. ustawa dostosowująca polskie przepisy do RODO, która weszła w życie 4 maja 2019 r. Co prawda przepisy te nie wprowadzają żadnej rewolucji, a potwierdzają dotychczas istniejące interpretacje, opowiadające się za możliwością uproszczenia zapisu m.in. na newsletter, jednak ich znaczenie w procesie stworzenia konwertującego i legalnego newslettera jest niemożliwe do przecenienia.

Zanim jednak przejdę do szczegółów, warte podkreślenia jest, że w przypadku newslettera zastosowanie mają przepisy aż trzech aktów prawnych, mianowicie:

1. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO,

2. ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

3. ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Bezpłatna konsultacja

Aż tyle? Niestety tak, co wynika z tego, że każda z tych ustaw reguluje inny aspekt funkcjonowania newslettera. Newsletter zawsze – choćby potencjalnie – wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, stąd zastosowanie mają przepisy RODO. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną reguluje natomiast kwestie dotyczące przesyłania informacji handlowej, którą najczęściej stanowi newsletter, a w prawie telekomunikacyjnym znajdziemy przepisy mówiące o zgodzie na pewne działania marketingowe przy wykorzystaniu np. wiadomości mailowych.

Checkboxy, czy są potrzebne?

Zadbanie o przestrzeganie wszystkich ww. przepisów dopiero pozwoli nam mówić o newsletterze zgodnym z przepisami. Dotychczas bardzo często wiązało się to z wprowadzeniem do newslettera trzech checkboxów, obejmujących:
1. zgodę na przetwarzania danych osobowych,
2. zgodę na otrzymywanie informacji handlowych,
3. zgodę na wykorzystywanie wiadomości mailowych w celach marketingowych.

Mam dla Ciebie jednak dobrą wiadomość. Nie potrzebujesz żadnego z tych checkboxów! Jak zatem zrobić legalny newsletter bez checkboxów?

Zacznijmy od krajowych regulacji prawnych. Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej. Niezamówionej, czyli takiej, na którą odbiorca nie wyraził zgody. Jak już wiemy, newsletter najczęściej jest informacją handlową, dlatego też zgodnie z ww. ustawą musimy mieć zgodę subskrybenta na wysyłkę newslettera do niego.

Jak to zatem zrobić bez checkboxów? Tutaj właśnie zastosowanie znajdą przepisy, które obowiązują od 4 maja 2019 r. Otóż, do ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną wprowadzono przepis, zgodnie z którym do zgody w myśl tej ustawy stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. Zmiana pozornie kosmetyczna, ale mająca daleko idące konsekwencje. Mianowicie oznacza ona, że do zgody na otrzymywanie informacji handlowej wprost stosujemy wszystkie przepisy dotyczące zgody z RODO.

Dotyczy to warunków wyrażenia zgody, jej wycofania, jak również sposobów jej wyrażenia. To właśnie sposoby wyrażenia zgody są tu najbardziej istotne. Zgodnie z RODO, można wyrazić zgodę w formie oświadczenia, jak również poprzez wyraźne działanie potwierdzające. Takim działaniem potwierdzającym może być np. wprowadzenie adresu e-mail do formularza. Co istotne, aby można było mówić o wyrażeniu zgody, konieczne jest zamieszczenie informacji, że konkretne działanie użytkownika wiąże się z określonymi konsekwencjami. Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych będzie mogła być zatem wyrażona przez wyraźne działanie potwierdzające wyłącznie wówczas, gdy przy formularzu zapisu zamieścisz informację, że podanie adresu e-mail będzie wiązało się z zapisem na newsletter i przesyłaniem informacji handlowych.

Podobnie rzecz ma się z prawem telekomunikacyjnym. Także w tej ustawie wprowadzono analogiczny przepis, jak w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zatem do zgody z p.t. stosuje się przepisy RODO ze wszystkimi tego konsekwencjami. Oznacza to, że taka zgoda może także być wyrażona przez wyraźne działanie potwierdzające. Pamiętaj jednak, że musisz poinformować użytkownika, że w ten sposób wyraża zgodę na otrzymywanie newslettera na podany adres mailowy.

Na koniec RODO. W myśl unijnego rozporządzenia zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celu świadczenia usługi newslettera będzie mogła być wyrażona poprzez wyraźne działanie potwierdzające. Konieczne jednak jest poinformowanie subskrybentów przede wszystkim o tym, kto, jakie dane i w jakim celu będzie na podstawie tej zgody przetwarzał.

W ten sposób możemy pozbyć się wszystkich checkboxów z formularza zapisu na newsletter. Subskrybent nie musi niczego „odfajkować”, żeby zgodnie z przepisami zapisać się na newsletter. Checkboxy musimy jednak zastąpić czytelnymi, zrozumiałymi informacjami, co wiąże się z podaniem adresu e-mail przez subskrybenta. Musi znaleźć się tam informacja, że subskrybent będzie otrzymywał informacje handlowe w postaci newslettera na podany adres e-mail i w tym celu przetwarzane będą jego dane osobowe.

Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY

Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja