Planując promować swoją firmę, idee, czy pomysł z wykorzystaniem materiałów z sesji fotograficznej z udziałem modeli, warto mieć odpowiednio przygotowaną umowę z fotografem. W końcu to fotograf wykonuje całą sesję, a następnie dokonuje obróbki zrobionych zdjąć. Stąd wręcz wskazanym jest określić z fotografem w umowie wszystkie istotne kwestie związane z sesją, żeby móc legalnie i bez żadnych obaw, czy ograniczeń wykorzystywać w działaniach marketingowych Twojej firmy materiały promocyjne stworzone z wykorzystaniem zdjęć wykonanych podczas sesji.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną! Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja

Przedmiot umowy z fotografem o wykonanie sesji fotograficznej

W pierwszej kolejności w umowie o wykonanie sesji należy jasno określić, że fotograf jest zobowiązany do wykonania sesji fotograficznej związanej z promocja konkretnych towarów lub usług dotyczących Twojej firmy. Warto także określić dokładny czas i miejsce wykonania sesji fotograficznej.

W paragrafie – przedmiot umowy – dobrze jest zawrzeć postanowienie, że w ramach sesji mogą być tworzone zarówno zdjęcia jak i filmy w zależności od przyjętej koncepcji kreatywnej, tak aby umowa obejmowała nie tylko wykonanie zdjęć ale także i filmów. Oczywiście, jeśli wykluczamy tworzenie filmów to nie będzie to konieczne, jednak w innym przypadku nie można o tym zapominać.

Co istotne w tej części umowy lub w załączniku do umowy trzeba konkretnie wskazać wszystkie obowiązki fotografa wliczając w to także harmonogram jego prac nad obróbką zdjęć lub filmów. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zobowiązać fotografa do samodzielnego wykonania obowiązków umownych, chyba że nie jest dla Ciebie przeszkodą , żeby fotograf mógł korzystać z podwykonawców. Jest to o tyle istotne, że wyszczególnienie wprost zobowiązań fotografa pozwoli uniknąć ewentualnych nieporozumień co do zakresu jego pracy.

Wreszcie warto w tej części umowy zawrzeć postanowienie, że fotograf zobowiązuje się także do przeniesienia na Twoją rzecz lub Twojej firmy jeżeli jest to spółka prawa handlowego autorskich praw majątkowych oraz że udzieli Ci zezwolenia do wykonywania praw zależnych.

Wynagrodzenie fotografa za wykonanie sesji fotograficznej

Rzeczą istotną jest kwestia wynagrodzenia fotografa za wykonanie sesji. Oczywiście należy konkretnie ustalić kwotę wynagrodzenia wraz z terminem i sposobem jego zapłaty. Trzeba także zwrócić uwagę na określenie kwoty wynagrodzenia. Chodzi o to czy kwota powinna być to netto czy brutto. Jeżeli fotograf prowadzi działalność gospodarczą to dobrze jest zapisać kwotę wynagrodzenia w wysokości netto, z informacją, że do rzeczonej kwoty zostanie doliczony obowiązujący podatek VAT wedle obowiązujących w chwili powstania obowiązku podatkowego stawek. Natomiast jeżeli zdarzyłoby się, że fotograf nie prowadzi działalności gospodarczej, to kwota jego wynagrodzenia winna być ujęta jako brutto. Co istotne, nie przesądzając być może wszystkich możliwych konfiguracji umów z fotografem, co do zasady są to umowy o dzieło, które nie będą podlegać pod ZUS.

Co więcej dobrze jest wskazać w treści umowy że zapłata wynagrodzenia zostanie dokonana na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej fakturze VAT , ewentualnie po doręczeniu rachunku księgowego w przypadku, gdy fotograf nie prowadzi działalności gospodarczej. Jeżeli faktura lub rachunek będą doręczane elektronicznie, to w umowie dobrze jest wpisać, że upoważniasz fotografa do przesłania faktury VAT lub rachunku w formie elektronicznej oraz wskazać konkretny adres e-mail do przesłania dokumentu księgowego.

Bardzo istotne jest w części umowy z fotografem dotyczącej wynagrodzenia dodanie postanowienia, że wynagrodzenie umowne fotografa stanowi wynagrodzenie nie tylko za wykonanie przedmiotu umowy, lecz także za przeniesienie majątkowych praw autorskich na wszystkich polach eksploatacji wymienionych w umowie oraz za udzielenie zezwolenia na wykonywanie praw zależnych także bez nadzoru autorskiego – do zdjęć i filmów wykonanych w ramach sesji fotograficznej.

Dzięki konkretnemu określeniu powyższych kwestii, nie tylko sprecyzujesz sposób rozliczenia się z fotografem, ale także rozliczysz się za przeniesienie majątkowych praw autorskich i przede wszystkim unikniesz ewentualnych nieporozumień z fotografem. Istotne jest to, że czym innym jest wynagrodzenie za wykonanie sesji zdjęciowej, a czym innym jest wynagrodzenie za przeniesienie majątkowych praw autorskich, czy też udzielenie innych uprawnień, o których mówiłem powyżej.

Przeniesienie majątkowych praw autorskich w umowie o wykonanie sesji fotograficznej

Jest to bez wątpienia jedna z najistotniejszych części umowy z fotografem o wykonanie sesji fotograficznej. Jeżeli pominiesz tą część umowy lub w sposób wadliwy ją określisz, to w praktyce nie będziesz mógł w pełnym zakresie legalnie korzystać ze zdjęć lub filmów wykonanych przez fotografa, gdyż to fotograf będzie posiadał autorskie prawa majątkowe do  tychże zdjęć lub filmów. Oczywiście, nie oznacza to, że nie będziesz mógł z nich korzystać wcale jednak Twoim prawem będzie w tym przypadku najczęściej licencja niewyłączna, która da fotografowi możliwość legalnego udzielenia licencji na te same zdjęcia nawet dla Twojej konkurencji.

W pierwszym rzędzie fotograf w ramach wykonania umowy powinien być zobowiązany do wykonania przedmiotu umowy w ramach indywidualnej pracy twórczej, której wyniki będą stanowić utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Co istotne, nie każde zdjęcie stanowi utwór. Jako przykład można powiedzieć, że zdjęcia paszportowe, czy do dowodu osobistego, które są standaryzowane w przepisach prawa utworem nie będą. Rzecz jasna, także zdjęcia niestandaryzowane przepisami utworem być nie muszą więc warto dookreślić w umowie, że fotograf ma się jednak wykazać inwencją twórczą.

Ponadto z umowy o wykonanie sesji powinno wprost wynikać, że fotograf w ramach umownego wynagrodzenia przenosi na Ciebie lub Twoją spółkę bez ograniczeń terytorialnych i czasowych majtkowie prawa autorskie na wprost wymienionych w umowie polach eksploatacji. Tutaj zapewne zastanawiasz się czym są wspomniane pola eksploatacji i dlaczego są takie ważne. Otóż pola eksploatacji to – w dużym uproszczeniu – sposób korzystania z utworu czyli w tym wypadku ze zdjęć lub filmów wykonanych przez fotografa. Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych zawiera tylko podstawowy katalog pól eksploatacji, który nie jest być może zbyt wąski w normalnej sytuacji, ale może okazać się takim jeśli nie przemyślisz dostatecznie wcześniej jak chcesz takie zdjęcia wykorzystywać. i Dobrze jest więc ten katalog zawsze dostosować do konkretnej umowy pod konkretną sesję z uwzględnieniem przeznaczenia zdjęć lub filmów z tejże sesji.

Poza wyszczególnieniem pól eksploatacji, w tej części umowy z fotografem trzeba także jasno określić moment przeniesienia majątkowych praw autorskich. Z reguły autorskie prawa majątkowe powinny przejść na ciebie lub Twoją spółkę z chwila przekazania przez fotografa zdjęć lub filmów, ale możliwości jest więcej bo możecie się umówić na moment powstania utworu, albo moment zapłaty wynagrodzenia określonego umową.

Co więcej w tej części umowy dobrze jest zawrzeć postanowienie, z którego wynika, że wraz z majątkowymi prawami autorskimi nabywasz wyłączne prawo wykonywania praw zależnych oraz prawo do zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich na rzecz osób trzecich; na polach eksploatacji dotyczących przeniesienia majątkowych praw autorskich. Tu jednak jedna ważna uwaga. Jeśli współpracujesz z renomowanym fotografem możesz mieć problem z wprowadzeniem takiej klauzuli. Oznacza ona nie mnie nie więcej jak tylko tyle, że będziesz uprawniony do modyfikowania przekazanych przez niego gotowych zdjęć co niekoniecznie musi mu być na rękę.

Należy zwrócić uwagę, że fotograf – jak pokazuje praktyka rynkowa – będzie chciał wykorzystywać wykonane zdjęcia w sowim portfolio. Dlatego dobrze jest w tej części umowy zawrzeć postanowienie, że fotograf ma prawo do wykorzystania zdjęć lub filmów wykonanych w ramach sesji w swoim portfolio na potrzeby działalności promocyjno-marketingowej.

Bardzo istotną kwestią jest forma w jakiej zawierasz umowę z fotografem. Żeby  skutecznie przenieść majątkowe prawa autorskie, trzeba zawrzeć umowę z fotografem o wykonanie sesji fotograficznej w formie pisemnej. Wszelka forma dokumentowa (np. wymiana podpisanych skanów, podpis przez popularne programy do podpisywania umów), czy tym bardziej forma ustna będą nieskuteczne. Co istotne, nie spowoduje to nieważności samej umowy o wykonanie sesji, ale jednak nie doprowadzi do skutecznego przeniesienia rzeczonych praw autorskich, gdyż przepisy prawa wymagają do tej kwestii formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Czy zawsze musi to być podpis odręczny? Nie! Może być to też podpis złożony kwalifikowanym podpisem elektronicznym ponieważ jego skutek jest analogiczny ze skutkiem podpisu ręcznego. Co istotne, podpisanie umowy za pomocą popularnego e-PUAPU nie spełni wymogu formy pisemnej, gdyż nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny. Zatem zawierając umowę z fotografem o wykonanie sesji trzeba dopilnować, aby była ona zawarta w formie pisemnej albo z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, gdyż w przeciwnym razie prawa autorskie nie zostaną skutecznie przeniesione.

Umowa powierzenia przetwarzania danych obok umowy o wykonanie sesji fotograficznej

Powinieneś wiedzieć, że nawet dobrze sformułowana umowa z fotografem nie zabezpiecza w pełni Twoich interesów od strony prawnej, jeżeli chodzi o wykonanie sesji fotograficznej jeśli w sesji uczestniczą modele lub modelki. Wizerunek modela stanowi jego danę osobową. Fotograf wykonując zdjęcia lub filmy oraz dokonując ich obórki i modyfikacji, pracuje także nad wizerunkiem modeli biorących udział w sesji. W efekcie dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych osób biorących udział w sesji i dlatego należy w odrębnej umowie określić zasady w jaki sposób te dane będą przetwarzane, aby nie narazić się na ewentualne kary administracyjne ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych Ty lub Twoja spółka spełniają rolę administratora, zaś fotograf jest podmiotem przetwarzającym. Co więcej umowa powierzenia przetwarzania danych powinna być zawarta na piśmie, a także określać rodzaj, sposób, zakres i cel przetwarzania danych osobowych. Dlatego właśnie taka umowa również powinna być indywidualnie sporządzona z uwzględnieniem charakteru konkretnej sesji fotograficznej.

Podsumowanie

Zatem jak widzisz z umową z fotografem wiąże się co najmniej kilka istotnych aspektów, których pominięcie nie tylko nie zabezpieczy Twoich praw  i interesów związanych z sesją oraz późniejszym wykorzystaniem zdjęć lub filmów z sesji, ale może nawet narazić Cię lub Twoją firmę na kary administracyjne, jeżeli nie dopełnisz należycie obowiązku powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Poza kwestiami omówionymi powyżej, w umowie o wykonanie sesji fotograficznej można zawrzeć szereg kwestii pobocznych. Dla przykładu może to być klauzula poufności lub zakaz konkurencji, jak również kary umowne za naruszenie tychże, jeżeli jest to konieczne z uwagi na charakter sesji fotograficznej oraz ochronę interesów tak Twoich, jak i osób biorących udział w sesji. Nadto w samej umowie z fotografem o wykonanie sesji lub w formie załącznika do umowy, dobrze jest wkomponować klauzulę informacją RODO. Dlatego dobrze jest tak umowę z fotografem o wykonanie sesji fotograficznej, jak i związaną z nią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych dostosować indywidualnie do konkretnej sesji fotograficznej.

Marcin Sierżęga
PRAWNIK

Zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Przedsiębiorcom pomagam głównie w procesach sądowych. Specjalizuję się również w prawie własności intelektualnej, w szczególności w ochronie znaków towarowych. Wspieram firmy w zabezpieczeniu umów i biznesu.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja