Obecnie, jeszcze bardziej niż wcześniej, co raz więcej firm zaczyna się uskarżać na brak terminowej płatności ze strony ich kontrahentów. Niestety, jest to jedynie potwierdzenie tego, co wszyscy czują, czyli że obecnie kryzys wcale nie puka do drzwi. On te drzwi otworzył i stoi w progu przyglądając się biznesowi na chwilę przed tym, gdy zacznie siać spustoszenie w gospodarce.

W ostatnim czasie widać, że wiele firm odeszła z odroczonych terminów płatności na przedpłaty – jeśli nie stuprocentowe, to przynajmniej znaczące. Są jednak firmy, które dalej niemal całość swojej sprzedaży prowadzą z odroczonym terminem płatności. Co ma miejsce, czy to z powodu przesadnej wiary w rzetelność wszystkich kontrahentów, czy też braku wiary w możliwość wprowadzenia w swojej firmie zmian w zakresie rozliczeń. Ewentualnie – choć co raz rzadziej – jako element strategii handlowej.

Porozmawiaj z ekspertem 🎯

Borykasz się z zagadnieniem, które tutaj poruszyłem? Skontaktuj się ze mną i ustalimy termin 15-minutowej konsultacji. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Bezpłatna konsultacja

Co daje regulamin sprzedaży?

Regulamin sprzedaży może być wprowadzony w większości firm, ale przede wszystkim powinny o nim pamiętać te z nich, które działając na  rynku B2B większość swojej sprzedaży prowadzą z odroczonym terminem płatności. To właśnie w przypadku takich przedsiębiorców jest niezmiernie ważnym, aby przed dokonaniem sprzedaży prawidłowo i dokładnie sprawdzić nie tylko kontrahenta. Tego przecież możemy znać od lat – ale także jego aktualną sytuację finansową. Oczywiście, nie mamy co liczyć na to, że dowiemy się zawsze wszystkich danych w odniesieniu do dnia dzisiejszego. Niemniej jednak, jeśli nie będziemy mieli żadnej procedury, które dotyczą weryfikacji naszych kontrahentów to z pewnością nie będziemy mieli żadnych miarodajnych – choćby w części – danych odnośnie firm, które w pewien czas po sprzedaży i wydaniu im towaru mają zapłacić nam fakturę VAT.

Poza tym, co także istotne patrząc na temat regulaminu sprzedaży z perspektywy szefa, właściciela, menadżera czy dyrektora warto wspomnieć o jeszcze jednej kwestii. Jeśli takiego regulaminu nie wprowadzimy w firmie to trudno będzie nam postawić zarzut pracownikowi, że dopuścił do określonej sprzedaży. Mimo, że z najbardziej podstawowych rejestrów wynikało wprost, że na rzecz danej firmy nie powinniśmy sprzedawać nic, a już z pewnością wielu kosztowych produktów z odroczonym terminem płatności. Zasada jest bowiem prosta. Jeśli brak wymogów co do określonych cech kontrahentów, którym sprzedajemy z odroczonym terminem to nie można dziwić się, że handlowiec chciał taką transakcję zamknąć jeśli miał dodatkowo od niej prowizję. Jeśli jednak regulamin sprzedaży wprowadzimy to raz, że od transakcji, która nie powinna dojść do skutku nie będzie trzeba płacić prowizji to jeszcze w pewnych sytuacjach będzie możliwym wyciągnięcie sankcji w stosunku do osoby, która regulaminu nie zastosowała.

Weryfikacja kontrahenta

Pierwszą kwestią, która powinna znaleźć się w regulaminie sprzedaży, który wdrożymy w naszej firmie to kwestia związana ze sposobem weryfikacji potencjalnego kontrahenta. Warto wskazać w takim regulaminie w jaki sposób i w jakich rejestrach należy zweryfikować danego kontrahenta. Co więcej jakie wpisy dyskwalifikują sprzedaż. Jakie prowadzą do konieczności zażądania dalszych dokumentów, a jakie wskazują na to, że transakcję można bez wahania przeprowadzić.

Oczywiście konkretna procedura będzie zależeć od konkretnej firmy. Jednak może w regulaminie wprowadzić  wymóg weryfikacja wpisów w KRS, CEIDG, czy też na tak zwanej białej liście podatników VAT, w Rejestrze Zadłużonych. Finalnie w Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS, co do wyników finansowych spółki za lata ubiegłe oraz tego czy rzetelnie wywiązuje się ona z obowiązków sprawozdawczych.

Co można ustalić na podstawie analizy danych z podanych wyżej – co ważne – bezpłatnych rejestrów? Przede wszystkim możemy ustalić, czy nie mamy do czynienia sytuacją, w której ktoś jedynie pod tę firmę się podszywa. Akurat to może nie być najprostszą do sprawdzenia kwestią, ale jeśli zorientujemy się, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma żadnej osoby uprawnionej do jej reprezentacji (np. ma wykreślony zarząd) to takie podejrzenia możemy już realnie  mieć. Można też sprawdzić, czy nie mamy do czynienia z firmą, co do której wszczęto postępowanie restrukturyzacyjne, czy upadłościowe.

Tu przydatny będzie Rejestr Zadłużonych. W KRS będziemy mogli szybko zweryfikować, czy spółka posiada siedzibę. Czasem zdarzają się sytuacje, do których doszło do wykreślenia tych obligatoryjnych danych. Co raczej nigdy nie świadczy o dobrej kondycji finansowej podmiotu, a o fakcie wypowiedziani mu umowy najmu. A niekiedy nawet, czy posiada wierzycieli, który zdecydowali się ujawnić ten fakt właśnie z KRS. W Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS będziemy natomiast mogli ustalić sytuację finansową naszego kontrahenta. Niestety zawsze na datę przeszłą, ale daje to już jakąś o nim wiedzę.

Co zrobić, gdy już wiesz, że transakcja dojdzie do skutku?

Gdy po wstępnej weryfikacji kontrahenta wiesz już, że transakcja dojdzie do skutku i towar będzie sprzedany i to z odroczonym terminem płatności warto pomyśleć o umowie. Jasne, mam świadomość, że większości hurtowni bynajmniej nie ma zwyczaju podpisywania umów w związku ze sprzedażą konkretnego towaru. Warto jednak zastanowić się nad podpisaniem umowy ramowej o współpracy, albo umowy handlowej, które ureguluje najważniejsze kwestie związane z waszą współpracą biznesową. Na tym etapie może Klient podpisać taką umowę. Łatwo „skusić” tym, że dopiero w niej zostanie wprowadzony limit kupiecki, a bez jej podpisania brak  możliwości na sprzedaż z terminem.

Jeśli nawet nie zdecydujesz się na podpisanie takiej umowy pamiętaj o tym, aby chociaż odebrać od swojego kontrahenta formalne zamówienie. Upewnij się też, że osoba która je złożyła jest uprawniona do występowania w imieniu Twojego kontrahenta. Z doświadczenia wiem, że często w przypadku zamówień powiela się jeden i ten sam błąd. Zamówienie powinno zostać złożone przez kupującego sprzedającemu. Niby oczywiste, ale obecnie – kiedy większość tego typu transakcji odbywa się na online. Co najmniej kilka razy spotkałem się z sytuacją, w której przy zleceniu windykacji otrzymałem dokumenty wśród, których było także zamówienie wypełnione i podpisane przez pracownika sprzedającego.

Jak monitorować i monitować płatność?

Skoro kontrahent zweryfikowany, a umowa podpisana, albo zamówienie przyjęte to teraz nic nie pozostaje jak czekać na płatność. Niestety, czasem można by tak czekać i czekać i bez reakcji z naszej strony kontrahent płatności nigdy by nie dokonał. Niestety, można zweryfikować wiele kwestii, ale prawdziwych intencji kontrahenta zweryfikować się nie da. Dlatego też warto również na ten wypadek mieć przewidzianą odpowiednią procedurę.

Dobrze jest zacząć od weryfikacji, czy brak płatności nastąpił celowo, czy przez przeoczenie. Co przecież – nie oszukujmy się – też może się zdarzyć. Tu warto skorzystać z automatycznego wysyłania upomnień, które posiada obecnie większość programów do wystawienia faktur. Ustawmy upomnienie dla przykładu na 3 lub 7 dni po terminie płatności. Jeśli to nie zadziała to będziemy działać dalej. Co istotne, nie ustawiajmy raczej takiego upomnienia  na dzień po terminie płatności. Być może płatność właśnie do nas idzie i będzie to tworzyć niepotrzebne zamieszanie. Klienci płacący w terminie nie przepadają na wyjaśnianiu, że nie zapłacą po upomnieniu,  bo już zdążyli to zrobić przed nim.

Nie zawsze jednak takie upomnienie rozwiąże sprawę. Jako kolejny element procedury ustalmy więc kiedy sprawę przekazujemy do dalszych działań. Oczywiście windykacja prowadzona przez Ciebie „własnymi siłami” może okazać się skuteczna i być może telefon od handlowca, z działu administracyjnego  itp. Twojej firmy będzie skuteczny. Z doświadczenia wiem jednak, że dopiero gdy dłużnik zobaczy, że sprawa trafiła do prawnika to ma świadomość, że dalsza opieszałość nie będzie już pozostawiona bez reakcji. W tym kontekście dobrze jest mieć ustalone w jakim czasie od dnia płatności faktury sprawa zostanie skierowana do prawnika. Takż kiedy – w przypadku dalszego braku płatności – kierujemy ją do sądu.

Wszystkie te założenia warto poczynić z jednej strony mając z tyłu głowy świadomość, że nie zawsze pieniądze da się odzyskać, a im później przystąpimy do działania tym sami zmniejszamy sobie szanse na skuteczność. Z drugiej strony warto pamiętać, że sprawy w sądach potrafią trwać o wiele za długo. Uwzględniając wszelkie możliwe bufory cash flow jakie mogą być wprowadzone w MŚP. Innymi słowy, po prostu ustalając harmonogram działań pamiętajmy, że czas działa tu na naszą niekorzyść.

Dlaczego warto wprowadzić regulamin sprzedaży w firmie?

Pisałem o tym już na początku, ale tu warto to powtórzyć. Pierwszym i podstawowym powodem wprowadzenia takiego regulaminu jest zmniejszenie ryzyka, że za sprzedany towar nigdy – realnie – nie zobaczymy pieniędzy. Drugim, to kwestia wprowadzenia określonych, formalnych i wiążących wymagań, co do tego komu i kiedy handlowiec może sprzedać towar z odroczonym terminem płatności. Nawet jeśli czas i pieniądze poświęcone na wdrożenie takiego regulaminu wydawać Ci się będę znaczące to pamiętaj, że choć tego najprawdopodobniej nie zauważysz, zwrócą Ci się one za każdym razem, gdy Twój niedoszły kontrahent nie zapłaci na rzecz Twojej konkurencji, a nie na Twoją rzecz, bo Ty korzystając z takich waśnie procedur odmówiłeś mu sprzedaży.

Piotr Kantorowski
RADCA PRAWNY

Przedsiębiorcom służę pomocą w kwestiach związanych z prawem własności intelektualnej szczególnie w obszarze digital marketingu i IT. Tworzę też umowy tak, aby oddawały Twoje plany biznesowe i zabezpieczały firmę w najwyższym stopniu. Jeśli trzeba pomagam też poprowadzić spory korporacyjne lub z kontrahentami.

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania dotyczące naszej oferty i przedstawię rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.

Bezpłatna konsultacja