Pakiet dokumentów
LEGALNA konferencja
Pakiet dokumentów LEGALNA konferencja zawiera zestaw kluczowych dokumentów, które wykorzystasz przeprowadzając zgodnie z prawem konferencję, meetup, czy innego rodzaju wydarzenie.
Pakiet dokumentów zawiera:
- Regulamin konferencji,
- Umowa z prelegentem,
- Umowa z fotografem wraz z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych,
- Zgoda na wizerunek wraz z klauzulą informacyjną,
- Regulamin konkursu
Kup pakiet w wyjątkowej cenie 960 zł brutto!
Jak to działa?
- Wzory dokumentów otrzymasz w edytowalnym pliku DOCX. Dzięki temu możesz dostosować je do swoich potrzeb 📄
- W przygotowaniu finalnej wersji dokumentów pomogą Ci komentarze z instrukcją wypełnienia ℹ️
- Wzory dokumentów zawierają wszystkie niezbędne postanowienia, ale możesz je rozbudować o dodatkowe zapisy 📝
Dokumentacja prawna na konferencję, meetup lub inne wydarzenie promocyjne
Planujesz promować swoją firmę, idee, czy pomysł w ramach konferencji, meetup, czy wydarzenia? A może chcesz zorganizować wydarzenie dla instytucji lub placówki, którą zarządzasz? Chcesz żeby wszystko odbyło się legalnie, bez problemów, a finalnie żebyś mógł wykorzystywać dokumentację fotograficzną i wideo z wydarzenia do promocji jego dalszych edycji?
Nie chcesz też przepłacać za zindywidualizowaną dokumentację prawną bo jeszcze nie wiesz ile zyskasz dzięki nowej strategii marketingowej albo po prostu Twój budżet jest ograniczony?
Jeśli tak to nasza oferta na pewno Cię zainteresuje!
W tym pakiecie przygotowaliśmy zestaw kluczowych dokumentów, które wykorzystasz przeprowadzając zgodnie z prawem konferencję, meetup, czy innego rodzaju wydarzenie.
Dokumenty, które dla Ciebie oferujemy to:
📄Regulamin konferencji
To kluczowy dokument wyjaśniający gdzie, kiedy i na jakich zasadach odbywa się konferencja, czy a jeśli tak to kiedy może dojść do zmiany prelegentów, a przede wszystkich czy w razie konieczności będziesz mógł odwołać konferencję, albo ją przesunąć. Dodatkowo, w dokumencie uregulowane są kwestie związane z konsekwencjami niewłaściwego zachowania podczas wydarzenia i inne mające znaczenia w tego rodzaju wydarzeniach. Dokument jest przystosowany do konferencji organizowanych zarówno w formule B2B, jak i B2C, także może bez obaw z nich korzystać także wtedy, gdy bilety sprzedajesz na rzecz konsumentów co często jest pomijane w tego typu regulaminach.
👨🏫Umowa z prelegentem
W przypadku wielu konferencji prelegenci nie dostają do podpisu nawet oświadcza o zezwoleniu do rozpowszechnienia ich wizerunku, czy klauzuli informacyjnej z RODO. Oczywiście do momentu, w którym nie ma problemu na linii organizator – prelegent, albo Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie dojdzie do wniosku, że dobrze byłoby zweryfikować, czy aby zawsze przetwarzasz dane osobowe zgodnie z prawem to nie będzie to problem. Gdy jednak problem się zacznie może Cię to kosztować nawet zaprzepaszczenie wszelkich starań o pozyskanie treści do promocji Twojej marki, czy wysokimi karami. Dlatego też lepiej sformalizować choćby podstawowe kwestie związane ze współpracą oraz posiadać dokumenty konieczne do tego, aby wykorzystywać wizerunek prelegenta, czy też jego dane osobowe zgodnie z prawem. Umowę, którą dostaniesz możesz wykorzystać w dwóch wariantach, gdzie prelegent występuje nieodpłatnie albo za wynagrodzeniem.
📷Umowa z fotografem wraz z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych
Na pewno chcesz, aby Twoje wydarzenie zostało uwiecznione i żebyś mógł wykorzystywać jego efekty tak do promocji kolejnych edycji, jak również Twojej firmy. Do tego warto podpisać umowę z fotografem, bo inaczej prawa autorskie do wykonanych przez niego zdjęć czy filmów pozostaną po jego stronie. Oczywiście, może to nie być problemem gdy fotograf nigdy nie wysunąć żadnych dodatkowych roszczeń jednak, szczególnie jeśli zdjęcia rzeczywiście będą fantastyczne, albo dojdzie między Wami do jakiegokolwiek sporu, takie roszczenia mogą się pojawić. Nasza umowa z fotogramem gwarantuje Ci nie tylko to, że prawo autorskie majątkowe do zdjęć przejdą na Twoją rzecz, ale także i to że dzięki odpowiedniemu skonstruowaniu umowy oraz dodatkowej umowie o powierzeniu przetwarzania danych osobowych także przetwarzanie danych osobowych zawartych w wizerunku będzie odbywać się w pełni legalnie.
👩🦰Zgoda na wizerunek wraz z klauzulą informacyjną
Oczywiście dobrze, że będziesz miał świetne zdjęcia z konferencji. Nie oznacza to jednak, że zawsze będziesz mógł je bez problemu użyć. Do tego najczęściej będziesz potrzebował dobrowolnej zgody na wykorzystanie wizerunku udzielonej przez uczestników. Dobrowolnej, czyli bynajmniej nie takiej zaszytej w regulaminie wydarzenia, a podpisanej z własnej woli przez uczestnika. Ważne jest też, żeby taka zgoda miała odpowiedni zakres oraz wprost odnosiła się do prowadzenia przez Ciebie działań marketingowych z wykorzystanie wizerunku uczestników i to nieodpłatnie. To jeszcze nie wszystko ponieważ wizerunek należy do danych osobowych! W związku z tym koniecznym jest, aby do zgody dodana była klauzula informacyjna, która wyjaśni uczestnikom konferencji wszystkie kluczowe kwestie związane z RODO.
🎁Regulamin konkursu
Na każdej dobrej konferencji jest konkurs. Warto zadbać o jego legalną stronę, ponieważ ta wcale nie jest tak bez znaczenia jakby się mogło wydawać. Rzecz w tym, że przeprowadzenie takiego konkursu wiąże się choćby z przetwarzaniem danych osobowych, ale również i z tym, że może wiązać się z obowiązkiem zapłaty podatku od otrzymanych nagród, a finalnie może omyłkowo stać się grą hazardową, których przeprowadzania wymaga przeprowadzenia skomplikowanej procedury, której brak prowadzić będzie do nałożenia na organizatorów wysokich kar pieniężnych. Dobrze przygotowany regulamin pozwoli skupić się na wydarzeniu, które organizujesz bez konieczności rozpraszania Twojej uwagi na niepotrzebne kwestie.
Dla kogo jest ten pakiet?
Dla przedsiębiorców, którzy chcą przez konferencje promować swój biznes
Dla osób, które chcą legalnie promować swoją firmę
Dla tych, którzy wiedzą jakie konsekwencje niesie ze sobą naruszenie cudzych praw
Dla tych, którzy dopiero zaczynają
Dla tych, którzy już organizowali konferencje, ale dopiero teraz chcą mieć wszystko dopięte na ostatni guzik
Dla kogo nie jest ten pakiet?
Dla osób, którym nie przeszkadza, że naruszają prawo i może ich w związku z tym spotkać sankcja
Dla osób organizujących imprezy masowe to jest imprezy na terenie otwartym powyżej 1000 osób (np. stadiony, place) w przypadku budynków umożliwiających przeprowadzenie imprezy powyżej 500 osób
Dlaczego warto kupić pakiet dokumentów do legalnej organizacji konferencji, meetupu czy wydarzenia?
To może mało intuicyjne, ale na tego typu wydarzenia przede wszystkim ich organizator zbiera znaczną ilość danych osobowych. Warto więc, aby zebrał je w sposób zgodny z prawem bo nielegalne przetwarzanie danych osobowych obarczone jest ryzykiem znacznych sankcji.
Dodatkowo, wizerunek jest dobrem osobistym podlegającym ochronie jako dobro osobiste, dane osobowe i na podstawie przepisów o prawie autorskim więc warto mieć odpowiednio przygotowane zgody do jego późniejszego wykorzystania. Co więcej, jeśli w konferencji biorą udział konsumenci istnieje ryzyko, że dokumentami prawnymi w wariancie „home made” naruszysz ich prawa, a być może także zbiorowe interesy, co także wiąże się z sankcjami.
Finalnie, jeśli chcesz profesjonalnie przygotować konferencje to nie tylko posiadania tych dokumentów powinieneś od siebie wymagać, ale też dokumenty te zabezpieczą Cię przed potencjalnym ryzykiem związanym choćby z brakiem poczucia obowiązku po stronie prelegenta do stawiennictwa i rzetelnego wygłoszenia ciekawej i oryginalnej prelekcji.
Wzór dokumentu to za mało?
Skontaktuj się z nami przed zakupem, a przygotujemy dla Ciebie ofertę opracowania dokumentu „szytego na miarę” lub usługi dostosownia wzoru do Twoich potrzeb.
